Marchés et archivage

JUSTIFICATION ET AUDITS
SUR PROJETS EUROPEENS
Marchés et archivage
SOMMAIRE
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1 I Justifier d’une mise en concurrence
2 I Archivage
1 I MARCHES ET MISE EN CONCURRENCE
1 I Justifier d’une mise en concurrence
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Respect des trois principes fondamentaux de l’achat public :
- Liberté d’accès à la commande publique
- Égalité de traitement des candidats
- Transparence des procédures
> risques pénaux encourus (délit d’octroi d’un avantage injustifié dit « délit de
favoritisme ») et justification auprès des financeurs et auditeurs
1 I Justifier d’une mise en concurrence
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1) Connaître son besoin : 2 catégories
- besoins réguliers : besoins homogènes pour lesquels les approvisionnements sont
effectués de manière récurrente ou habituelle sans que puisse être à priori limitée la
durée du besoin
- besoins ponctuels : besoin survenant à un moment donné pour une durée connue
(équipement, colloque…)
1 I Justifier d’une mise en concurrence
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2) Évaluer son montant :
- besoin régulier : par code nomenclature (code famille), par année civile et à priori
(au vu des consommations antérieures)
- besoins ponctuels : pour le temps de sa durée (peut être pluriannuelle)
1 I Justifier d’une mise en concurrence
Achats réalisés sous ordonnance
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Entre 0 et 20 000 € HT
Aucune publicité ni procédure exigée*
Entre 20 000 et 90 000 € HT
Marché à procédure adaptée (MAPA) - PUMA obligatoire
De 90 000 à 130 000 € HT
Marché à procédure adaptée (MAPA)
PUMA obligatoire
Visa préalable service des achats de la DR
Au-delà de 130 000 € HT
Procédure formalisée - Publicité obligatoire (JOUE)
*Aucune publicité ni
procédure exigée
Achat « libre » : publicité facultative, mise en concurrence allégée mais obligatoire :
consultation de catalogues, d’offres préférentielles, demandes de devis…
Marché à procédure adaptée
(MAPA) - PUMA obligatoire
Publication obligatoire via le site PUMA (+ JAL le cas échéant) – Rédaction cahier des
charges en fonction du besoin et/ou du montant
1 I Justifier d’une mise en concurrence
Documents à conserver :
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 Devis concurrents
 Avis de publicité
 Offres complètes de tous les candidats
 Analyse et notation provisoire
 Eléments de négociation
 Analyse des offres finales et notation définitive
 Courriers de rejet et de notification
 Avis d’attribution
 FACOEA
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2 I ARCHIVAGE
2 I Archivage
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Deux types d’archivage :
 Archivage « comptable »
 Archivage « financier »
2 I Archivage
 Archivage « comptable »
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Pour qui ?
-
La cour des comptes
Quoi ?
- Bons de commandes (originaux ou copies), bons de livraison ou
d’intervention (originaux), factures (originales ou copies), OM (copies), état de
frais (copies) et originaux des justificatifs de mission
Combien de temps ?
-
Jusqu’à obtention du Quitus* (aujourd’hui jusqu’en 2005)
* Le quitus décharge le comptable de sa responsabilité personnelle et pécuniaire
2 I Archivage
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 Archivage « financier »
Pour qui ?
Auditeurs externes (financeurs, cabinets d’audit…)
Quoi?
Une copie des documents contractuels (convention de subvention, annexes…)
Une copie des BC, factures, OM, états de frais, facturettes… par RP
 différent de l’audit comptable  classement par année civile
Combien de temps ?
-
PCRD : l’ensemble des documents contractuels et financiers (originaux, ou dans
des cas exceptionnels copies certifiées conformes et copies électroniques)
doivent être conservés pendant une durée de 5 ans après le paiement du solde
-
FEDER (INTERREG) : jusqu’en 2025
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FEDER (SGAR) : jusqu’en 2025