ArchivAge numérique des documents et Accès à distAnce

Exemple pratique :
Faigle Archive Solutions
Archivage numérique des documents
et accès à distance
Le recruteur suisse Randstad archive
sous forme numérique sa documentation
depuis 2011. Il a choisi les solutions
d’archivage de Faigle.
Pour Randstad Suisse, comme pour beaucoup d’autres
sociétés, malgré avoir prôné des « bureau sans papier »,
ses documents sont encore et toujours pour la plupart
sous forme papier. Les dirigeants et les employées se
sont rendus compte de l’énorme potentiel d’optimisation
qui existait dans l’archivage et la recherche de documents. En fait, les archives physiques dictent rapidement
les processus de travail, deviennent de plus en plus
lourds, nécessitent de plus en plus d’espace physique,
ce qui engendre des coûts de plus en plus élevés, sans
améliorer pour autant l’accès qui lui reste toujours limité
à un seul endroit.
Gain de place et processus simplifiés
Chez Randstad, le problème a été exacerbé par le fait
que non seulement il y avait un archive central, mais que
les 50 succursales avait aussi conservés toute leur
documentation. Ainsi, à la mi-2010, la décision fut prise
d’archiver les documents papier sous forme numérique.
Daniel Aumer, directeur informatique chez Randstad
Suisse, déclare: « Avec cette mesure, nous ne voulions
pas seulement économiser de l’espace et de l’argent,
mais surtout simplifier l’accès aux documents et améliorer la sécurité des données. »
Deuxième groupe mondial de services
en ressources humaines
Randstad est spécialisée dans le conseil et les services de
« Ressources humaines » avec des offres allant de la
médiation de postes temporaires et fixes à des solutions
fait-maison. La qualité, le service et la productivité restent
au centre des préoccupations. En Suisse, Randstad est
présente dans les villes principales, de Genève au lac
de Constance avec plus de 50 succursales. Environ
250 professionnels s’occupent des offres de travail et
des demandeurs d’emploi.
Les exigences de Randstad
■■ Faciliter l’accès aux documents
■■ Améliorer la sécurité
■■ Gagner de la place
■■ Accéder aux documents à distance
■■ Partager les données
■■ Rechercher en plain texte (comme Google)
■■ Intégrer l’équipement existant et l’infrastructure
informatique
■■ Avoir une solution compatible avec les lois
et les audits
Numérisation centralisée ou
décentralisée?
Au cours de l’évaluation, nous avons vérifié deux
solutions avec des concepts différents. Un fournisseur
leurs avais demandé d’envoyer tous les documents à
numériser vers un emplacement central. Avec les
solutions d’archivage de Faigle, les documents peuvent
être enregistrés dans les succursales mêmes, vu que les
systèmes multifonctions étaient déjà sur place. Cette
manipulation plus facile et moins coûteuse à été une
proposition plus convaincante qui à donne l’impulsion
pour la solution actuelle.
« La recherche en texte intégral est vitale
pour nous. Elle permet aux employés de
retrouver rapidement et en toute sécurité
les documents à partir de leur poste de
travail. »
Daniel Aumer,
responsable informatique
Une solution simple et efficace
Le nouveau système est en service depuis début 2011.
Daniel Aumer dit: «Tout se déroule bien, la solution est
facile à utiliser. De plus, Faigle Solutions SA s’occupe
très bien de nous et est toujours attentif à nos besoins. »
Randstad numérise et archive principalement des
contrats, des factures fournisseurs et des rapports de
travail. Chaque jour, il y a jusqu’à 500 documents, ce qui
remplirait rapidement des mètres linéaires d’étagères
d’un archive conventionnel. Pour permettre l’archivage
numérique et la recherche rapide en plein texte et en
toute sécurité, certains documents ont dû être partiellement adaptés et corrigés avec des métadonnées. Avec
les documents externes, les métadonnées sont ajoutées
après la numérisation - «une solution simple et efficace»,
explique Daniel Aumer. Ceci s’applique à toutes le
solutions d’archivage de Faigle.
Les solutions d’archivage de Faigle apportent aux entreprises, organisations et organismes gouvernementaux une
gestion efficace des données liées aux documents. Elles
simplifient les processus d’archivage et de recherche de
documents de toutes sortes. Ces solutions se composent
de quatre modules :
1. récolte des données
Premièrement, les documents papier sont numérisés pour
l’archivage. Ceci peut être effectué avec des scanners (idéalement par lots) ou des systèmes multifonctions. Par la suite,
la majorité des documents papier pourra être éliminée. Ceci
s’applique également aux documents juridiques, car les solutions d’archivage de Faigle sont conformes à la loi.
2. trAitement des données
Dans un deuxième temps, ceux qui étaient des documents en
papier, ainsi que les documents d’origine électronique,
comme les courriels, documents bureautiques, seront
indexés, classés et transformés en format PDF (PDF/A) pour
un archivage à long terme. Quand toutes les informations
contenues seront sauvegardées, les documents seront
envoyés vers des destinations précisés : PC, serveurs, bases
de données, dossiers réseaux, messageries électroniques ou
des systèmes de gestion documentaires.
3. gestion des données
Un système de gestion documentaire est conçu pour gérer,
rechercher et faire le suivi des documents et de l’information.
Il empêche également les doublons, les conflits et la perte de
données. Par exemple, l’édition simultanée d’un même document par différents utilisateurs est impossible. Idéalement,
cette solution améliore le flux de travail au sein d’une
organisation.
4. ArchivAge des données
Il s’agit ici de combiner du hardware avec des solutions logicielles, tel que des systèmes de stockage et des applications
qui puissent garantir la compatibilité des processus d’archivage des données. L’objectif est la sécurité, l’efficacité et la
conformité juridique de l’archivage des données
documentaires.
Votre personne de contact
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Nous serons ravis de vous aider !
Daniel Daldini
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Téléphone 079 625 15 05
FAIGLE SOLUTIONS SA
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