Objet : Processus rationalisés grâce à la facturation électronique

Objet : Processus rationalisés grâce à la facturation électronique
Cher fournisseur,
Dans le cadre de sa stratégie globale favorisant l'efficacité sur tous les plans, Colgate-Palmolive Company Colgate/Hill’s
met en oeuvre un programme de facturation électronique obligatoire pour toutes les factures qui lui seront soumises par
ses fournisseurs de biens et services.
Votre entreprise a été retenue pour ce programme stratégique Colgate/Hill’s et votre participation est requise. Par
conséquent, à compter du 3 1 . j u i l l e t 2 0 1 5 , le service Comptabilité Fournisseurs de Colgate- Palmolive
n'acceptera plus de factures papier de votre entreprise. La facturation électronique sera l'unique façon d'envoyer des
factures à Colgate/Hill’s.
Colgate/Hill’s a instauré un partenariat avec Tungsten Network, anciennement OB10 Ltd, un prestataire de facturation
électronique externe, afin de faciliter votre passage à ce système et de gérer le changement de processus en
cours. Afin de pouvoir commencer à recevoir vos factures électroniques via le réseau Tungsten Network dès que
possible, votre inscription chez Tungsten Network doit être complétée d’ici le 3 1 . j u i l l e t 2 0 1 5 au plus tard.
Avec la facturation électronique, vous bénéficierez de :
 52 factures gratuites – recevez 52 transactions gratuites pour facturer Colgate/Hill’s
 Présentation de facture sécurisée et garantie, plus aucune facture postale perdue
 Cela réduira le temps de traitement de vos factures et, par conséquent, nous pourrons vous payer ponctuellement
 Plus de retards dus à des informations manquantes, des erreurs de destination ou d'intervention manuelle
 Plus grande transparence du traitement et meilleure gestion de la trésorerie grâce à un accès et à une fonction
de reporting 24/7
 Factures conformes à la réglementation sur la TVA, quelle que soit leur destination ou leur provenance
 Envoi de factures facile et économique, à tout moment
De plus, vous recevrez aussi les bons de commandes par voie électronique et vous pourrez consulter le statut des factures
via votre compte sécurisé sur www.Tungsten Network.com.
Pour commencer dès aujourd’hui, enregistrez vous en ligne www.tungsten-network.com/activate en utilisant la clé
d’enregistrement ci-dessous :
• Lien d’inscription : “Registration_Key”
• Numéro Tungsten Network : “OB10_Number”
Si vous avez besoin d’aide, consultez : www.Tungsten-Network.com/Colgate/. S’il y a d’autres raisons qui vous empêchent
de débuter la facturation électronique et qui ne sont pas liées au système Tungsten, veuillez contacter votre interlocuteur
Colgate – Palmolive responsable de l’approvisionnement ou bien l’équipe Colgate – Palmolive chargée du projet de
facturation électronique ([email protected]).
Nous vous remercions par avance de votre soutien dans cette initiative importante et attendons avec impatience de
recevoir prochainement vos factures via Tungsten Network.
Cordiales Salutations,
Manuel Arrese
Chief Procurement Officer
George Odegi
Finance Director Europe
FAQ de Tungsten Network
1. La facturation via Tungsten Network est-elle obligatoire pour la poursuite de rapports commerciaux
avec Colgate/Hill’s ?
Oui. À compter du 31. juillet 2015, ce sera le seul moyen que Colgate/Hill’s acceptera pour la
présentation des factures de fournisseurs. Colgate/Hill’s ne peut pas garantir le paiement si les
fournisseurs continuent à envoyer des factures papier.
2. Quels sont les avantages d'utiliser Tungsten Network pour moi ?
 52 factures gratuites – recevez 52 transactions gratuites pour facturer Colgate/Hill’s
 Présentation de facture sécurisée et garantie, plus aucune facture postale perdue
 Cela réduira le temps de traitement de vos factures et, par conséquent, nous pourrons vous payer
ponctuellement
 Plus de retards dus à des informations manquantes, des erreurs de destination ou d'intervention manuelle
 Plus grande transparence du traitement et meilleure gestion de la trésorerie grâce à un accès et à une
fonction de reporting 24/7
 Factures conformes à la réglementation sur la TVA, quelle que soit leur destination ou leur provenance
 Envoi de factures facile et économique, à tout moment
3. Aurai-je besoin de signer un contrat avec Tungsten Network ?
Si vous choisissez d'utiliser le Formulaire en ligne, on vous demandera d'accepter les modalités et
conditions standard présentées.
4. Aurai-je besoin d'utiliser ce service si mon compte est actuellement payé sans délai ?
Oui. En utilisant le service Tungsten Network, vous aurez l'assurance de continuer à être payé
ponctuellement.
5. Que se passe-t-il si j'envoie encore des factures papier ?
Pendant les modalités d'inscription avec Tungsten Network, nous continuerons volontiers à recevoir vos
factures papier. Nous avons établi la date limite au 31. juillet 2015 pour que les fournisseurs
fassent la transition vers le réseau.
Une fois que vous commencerez à envoyer des factures via le réseau Tungsten Network, veuillez faire
en sorte de cesser d'envoyer des copies papier.
Remarque : les factures papier reçues après que vous aurez commencé l'envoi via Tungsten
Network seront rejetées.
6. La société Colgate/Hill’s effectuera-t-elle des paiements en utilisant Tungsten Network ?
Non. Tungsten Network n'est pas une plate-forme de paiement. Colgate/Hill’s continuera à utiliser le
mode de paiement actuel.
7. Dois-je installer un logiciel ?
Non. Aucun logiciel n'est requis. Tungsten Network fournit une solution facile à utiliser.
8. J'ai déjà la possibilité de mettre des factures à la disposition de mes clients via Internet en leur
permettant de visualiser l'image d'une facture sur Internet. Puis-je faire appel à cette fonctionnalité au lieu
de Tungsten Network ?
Non, le réseau Tungsten Network s'assure que Colgate/Hill’s reçoit les données que vous envoyez dans un
format qui sera téléchargé sur notre logiciel de comptabilité et, le cas échéant, ces données sont
comparées à un registre de bons de réception. Proposer à Colgate/Hill’s une image de facture ou la possibilité
de télécharger les données dans un format fixe ne répond pas aux processus et besoins commerciaux de
Colgate/Hill’s.
9. Que se passe-t-il si je ne possède pas de système capable de créer des factures électroniques ?
Tungsten Network offre un portail Internet convivial pour présenter vos factures électroniquement. Veuillez
prendre contact avec votre interlocuteur Tungsten Network à ce sujet.
10. Puis-je envoyer des factures électroniques à tous mes clients via Tungsten Network ?
Oui. Une fois inscrit sur le réseau Tungsten Network, celui-ci vous permet d'envoyer des factures électroniques
à n'importe quel client membre du réseau.
11. Tungsten Network peut-il offrir de l'assistance dans plusieurs langues ?
Oui, Tungsten Network fournit des services commerciaux, de mise en œuvre et d'assistance en anglais,
français, allemand, néerlandais, espagnol, polonais et italien.
Tungsten Network dispose également de numéros de services clients locaux pour les pays suivants :
Australie +61 (0)1800035399
Belgique +32 (0)24031012
Danemark +45 (0)80885818
Finlande +358 (0)800118871
France +33 (0)170708109
Allemagne +49 (0)69222220293
Irlande +353 (0)12477710
Italie +39 0236006341
Malaisie +60 (0)1800813158
Pays-Bas +31 (0)207121386
Nouvelle-Zélande +64 (0)800448121
Pologne +48 22 397 1851
Singapour +65 (0)8001204757
Espagne +34 (0)914141473
Suède +46 (0)850578454
Royaume-Uni +44 (0) 8701657430
12. Peut-on obtenir des informations supplémentaires sur le service Tungsten Network ?
Oui, il suffit de consulter www.Tungsten-Network.com
13. Comment en savoir plus sur la façon de devenir Acheteur en utilisant le service Tungsten Network ?
Veuillez consulter www.Tungsten-Network.com