CONSEIL DU CHEVAL DE BOURGOGNE
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CONSEIL DU CHEVAL DE BOURGOGNE
REGLEMENT INTERIEUR - UPRA EQUINE - 2016 REGLEMENT INTERIEUR DE L’UPRA EQUINE Le règlement intérieur précise et complète les statuts sur les modalités de fonctionnement. Il ne peut être en contradiction avec les statuts. SOMMAIRE I. COMPOSITION DE L’ASSOCIATION II. FONCTIONNEMENT III. COMMISSIONS IV. DISPOSITIONS DIVERSES Page 1 sur 11 REGLEMENT INTERIEUR - UPRA EQUINE - 2016 I. COMPOSITION DE L’ASSOCIATION Article 1. Cotisation Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle déterminée lors de l'assemblée générale annuelle. Elle peut être prise tout au long de l’année. Depuis 2007 deux types de cotisations existent : - la cotisation de 3 000 frs : si l’adhésion se fait années après années, - le droit d’entrée de 5 000 frs : si l’adhésion n’a pas été prise l’année précédente. Si un animal à plusieurs propriétaires, l’ensemble de ceux-ci devront s’acquitter de leur cotisation. Article 2. Association et sociétés Pour adhérer à l’Upra équine : - toute association doit fournir des copies des statuts, ainsi que le procès-verbal de la dernière assemblée générale ; - toute société doit fournir l’identité du/des signataires. Pour tout achat ou vente d’équidés, l’association vendeuse et/ou acheteuse devra fournir à l’Upra équine une copie du procès-verbal attestant l’accord de l’ensemble de son bureau ou conseil d’administration. Article 3. La perte de qualité de membre La qualité de membre de l’association se perd par : le décès des personnes physiques membre de l’association, la dissolution pour quelque cause que ce soit ou la liquidation judiciaire des membres personnes morales, la démission présentée par lettre adressée au président, l’exclusion est décidée par le conseil d’administration. Les membres démissionnaires, radiés ou exclus, restent tenus de toutes leurs obligations financières afférentes à l’exercice en cours, mais les membres radiés ou exclus cessent immédiatement de bénéficier des avantages que l’association procure à ses membres. a) Démission La démission d’un membre prend effet dès réception du courrier quel que soit le mode de transmission. La demande de démission n’a pas à être justifiée. Un membre démissionnaire est tenu au paiement de ses cotisations arriérées. b) Exclusion Le conseil d’administration a la compétence pour instruire une procédure d’exclusion d’un membre, motivée par : non-paiement de l’adhésion annuelle ou cotisation pour la période d’un an, non-paiement de sommes dues à l’association, non-participation aux activités de l’association ; condamnation pénale pour crime et délit ; Page 2 sur 11 REGLEMENT INTERIEUR - UPRA EQUINE - 2016 toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation. non-respect des intérêts de l’association conformément à son objet social, non-respect des présents statuts et du règlement intérieur, faute grave justifiée dans un rapport écrit. Dans tous les cas, le membre concerné sera averti des manquements qui lui sont reprochés par lettre recommandée et sera invité devant le conseil d’administration pour présenter sa défense. La décision du conseil d’administration sera ensuite notifiée à l’intéressé, par lettre recommandée, dans le mois (1) qui suit la date de réunion. L’exclusion doit être prononcée par le conseil d’administration après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’exclusion est engagée. Le membre sera convoqué par lettre recommandée avec AR quinze jours avant cette réunion. Cette lettre comportera les motifs d’exclusion. Il pourra se faire assister d’une personne de son choix. La décision d’exclusion sera notifiée par lettre recommandée avec AR dans un délai de 7 jours. II. FONCTIONNEMENT Article 4. Assemblée générale ordinaire a) Convocation La convocation devra parvenir aux membres 15 jours ouvrables au moins avant la tenue de la réunion. b) Ordre du jour L'ordre du jour est fixé par le conseil d’administration. Ne feront l’objet d’une décision que les questions figurant à l’ordre du jour. Les questions doivent être envoyées à l’Upra équine quatre jours francs avant l’assemblée générale. Les questions qui seraient soulevées en cours de séance seront mises en délibéré. c) Election Les membres (majeurs) sont électeurs et éligibles. Sauf si une majorité des membres présents se prononce contre cette procédure, le vote a lieu à main levée. Les votes à l’assemblée générale portant sur des personnes peuvent avoir lieu à bulletins secrets. Toutefois l’élection des membres du conseil d’administration a lieu à bulletins secrets. d) Candidature Les candidats doivent se manifester 8 jours avant l’assemblée générale et doivent adresser à l’Upra équine une lettre simple huit jours francs au moins avant la date de l’assemblée générale, le cachet de la poste faisant foi ou remis en main propre contre émargement. Page 3 sur 11 REGLEMENT INTERIEUR - UPRA EQUINE - 2016 e) Représentation Les membres qui ne peuvent être présents à l’assemblée générale ont la faculté de se faire représenter par un autre membre auquel ils auront donné pouvoir. Une seule personne ne peut détenir plus de deux pouvoirs. f) Quorum L’assemblée générale ordinaire délibère valablement quel que soit le nombre de présents ou représentés. Article 5. Assemblée générale extraordinaire Les modalités de convocation, d’établissement de l’ordre du jour, de représentation et de respect du quorum sont les mêmes que celles décrites pour l’assemblée générale ordinaire. Sauf si une majorité des membres présents se prononce contre cette procédure, le vote a lieu à main levée. Les décisions de l’assemblée générale extraordinaire sont prises à la majorité des deux tiers (2/3) des suffrages exprimés. Article 6. Conseil d'administration a) Election du conseil d’administration Tout membre adhérent à l’association participe à l’élection des membres du conseil d’administration et peut présenter sa candidature. Les candidatures à un poste d’administrateur doivent être adressées au bureau de l’Upra équine par lettre simple ou courrier électronique au moins sept jours calendaire (7) jours avant la date prévue de l’assemblée générale ordinaire. Chaque adhérent possède une voix. En cas de vacance, le conseil d’administration peut pourvoir au remplacement d’un de ses membres par cooptation. Le mandat de la personne cooptée est valable jusqu’à la prochaine assemblée générale. Celle-ci confirme le choix du conseil d’administration ou désigne un nouveau membre. Les pouvoirs du membre confirmé ou nouvellement désigné prennent fin à l’époque où aurait dû normalement expirer le mandat du membre initialement remplacé. Tout membre du conseil d’administration qui aura manqué sans excuse trois (ou deux) séances consécutives sera considéré comme démissionnaire. b) Représentation des administrateurs En cas d’empêchement, un administrateur a la possibilité de donner procuration par écrit à toute autre personne membre de l’association qu’il représente. La procuration doit être renouvelée à chaque conseil d’administration. Page 4 sur 11 REGLEMENT INTERIEUR - UPRA EQUINE - 2016 c) Délibération du conseil d’administration Le vote a lieu à main levée ou à bulletin secret à la demande d’un seul des membres. d) Convocation du conseil d’administration Le conseil d’administration est convoqué par le président ou sur proposition d’au moins la moitié (50%) des membres du conseil d’administration. L’ordre du jour est arrêté : - par le président ; - par les administrateurs souhaitant réunir le conseil d’administration. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations qui sont adressées à chaque administrateur au moins 15 jours à l’avance par courrier postal ou électronique. e) Réunions Le conseil d’administration se réunit au moins une fois tous les six mois et toutes les fois que les circonstances l’exigent, sur convocation de son président ou de son vice-président ou encore à la demande de cinq de ses membres. Le conseil délibère valablement sur toutes les questions à l’ordre du jour et que si la moitié de ses membres est présente. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents. En cas de partage, la voix du président est prépondérante. Les délibérations sont prises à main levée, sauf demande contraire d’un membre, et sont consignées dans un registre et signées du président et du secrétaire. Sera considéré comme démissionnaire tout membre du conseil d’administration qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions successives soit du conseil d’administration, soit des commissions d’études ou groupes de travail auxquels il aura été régulièrement convoqué. Sont invités à participer au conseil d’administration à titre consultatif - les représentants de l’Etat, du Territoire et des Provinces : le membre du Gouvernement de la Nouvelle-Calédonie chargé du secteur de l’agriculture et de l’élevage, ou son représentant ; le président de la commission de l’agriculture et de la pêche du Congrès de la NouvelleCalédonie, ou son représentant ; le directeur des affaires économiques de la province des Iles Loyauté, ou son représentant ; le directeur du développement économique et de l’environnement de la province Nord, ou son représentant ; le directeur du développement rural de la province Sud, ou son représentant ; le directeur des affaires vétérinaires, alimentaires et rurales de Nouvelle-Calédonie, ou son représentant ; le représentant, en Nouvelle-Calédonie, du ministère de l’agriculture et de la pêche. - les représentants des organismes professionnels : le président de la chambre d’agriculture de Nouvelle-Calédonie, ou son représentant ; le président du comité régional d’équitation de Nouvelle-Calédonie, ou son représentant ; le président de la fédération des sociétés de courses hippiques de Nouvelle-Calédonie, ou son représentant ; le président de l’association calédonienne du trot, ou son représentant ; le président de l’association calédonienne d’équitation western, ou son représentant ; Page 5 sur 11 REGLEMENT INTERIEUR - UPRA EQUINE - 2016 le président du comité régional de tourisme équestre de Nouvelle-Calédonie, ou son représentant ; le président de l’association des propriétaires entraîneurs éleveurs de galop, ou son représentant ; le président de l’association des propriétaires entraîneurs éleveurs de trot, ou son représentant le directeur du lycée professionnel agricole de Pouembout ; le directeur de l’UCS. - et toute personne que président jugera utile d’inviter. f) Indemnités Des indemnités de déplacement, peuvent être accordées aux membres du conseil suivant les tarifs adoptés à chaque Assemblée générale. Le conseil d’administration vérifie les justifications présentées à l'appui des demandes de remboursement de frais. Il statue sur ces demandes hors la présence des intéressés. g) Révocation du conseil d’administration Une assemblée générale extraordinaire peut mettre fin au mandat du conseil d’administration avant son terme normal par un vote intervenant dans les conditions ci-après : L'assemblée générale extraordinaire doit avoir été convoquée à cet effet à la demande du tiers de ses membres actifs, Les deux tiers des membres actifs de l’association doivent être présents ou représentés à l’assemblée générale extraordinaire, La révocation du conseil d’administration doit être votée à la majorité absolue des suffrages exprimés et des bulletins blancs. h) Perte de la qualité de membre Les membres du conseil d’administration cessent d’en faire partie s’ils démissionnent de leurs fonctions ou s’ils ont été exclus de l’association dans les conditions prévues à l’article 3 du présent règlement intérieur. En cas de vacance, le conseil d’administration peut pourvoir au remplacement d’un de ses membres par cooptation au sein du collège auquel appartenait l’administrateur démissionnaire. Le mandat de la personne cooptée est valable jusqu’à la prochaine assemblée générale. Celle-ci confirme le choix du conseil d’administration ou désigne un nouveau membre. Les pouvoirs du membre confirmé ou nouvellement désigné prennent fin à l’époque où aurait dû normalement expirer le mandat du membre initialement remplacé. Les candidatures aux postes d’administrateurs doivent être adressées à l’Upra équine par lettre simple huit jours francs au moins avant la date de l’assemblée générale, le cachet de la poste faisant foi ou remis en main propre contre émargement. Les candidats mentionnent leur nom, prénom, date de naissance et adresse. Les candidats au conseil d’administration devront être majeurs, jouir de leurs droits civiques et être adhérents à l’Association au moment du dépôt de leur candidature. Tout nouveau candidat mentionne expressément s’il se présente en tant que propriétaire ou en tant qu’éleveur et, le cas échéant, fournit un justificatif de sa qualité d’éleveur. Les candidats au conseil d’administration devront être majeurs, jouir de leurs droits civiques et être adhérents à l’association au moment du dépôt de leur candidature. Ne peuvent être élus au conseil d’administration : Page 6 sur 11 REGLEMENT INTERIEUR - UPRA EQUINE - 2016 Les personnes de nationalité française condamnées à une peine qui fait obstacle à leur inscription sur les listes électorales. Les personnes de nationalité étrangère condamnées à une peine qui, lorsqu’elle est prononcée contre un citoyen français, fait obstacle à son inscription sur les listes électorales. Article 7. Consultations Les décisions collectives des membres, autres que celles ayant pour objet de statuer sur les différents bilans, projets de budget et élections sont prises, soit en assemblée générale, soit par voie de consultation écrite (mail). Elles peuvent encore résulter du consentement de tous les membres exprimé dans un acte authentique ou sous seing privé. La consultation écrite est utilisée en cas d’urgence ou en cas d’empêchement de réunir physiquement les membres du conseil d’administration, ou du bureau. Les membres du conseil d’administration et/ou du bureau pourront être consultés par voie écrite sauf pour des décisions portant sur un montant supérieur à 100 000 de francs CFP. En cas de consultation écrite, le Président de l’association ou toute autre personne dûment mandatée par ce dernier envoie à chaque membre, par tout moyen usuel de communication, le texte des résolutions proposées accompagné d’un rapport et des documents nécessaires à l’information des membres. Les membres disposent d’un délai de sept jours francs à compter de la date de réception du texte des résolutions pour émettre leur vote par écrit. Le vote est formulé sur le texte même des résolutions proposées et pour chaque résolution, par le mot : « oui », « non » ou « abstention ». La consultation électronique sera privilégiée. La réponse des membres est adressée par tout moyen usuel de communication. Tout membre qui n’aura pas adressé sa réponse dans le délai fixé sera considéré comme s’étant abstenu. Chaque décision de la consultation écrite est prise à la majorité absolue. En cas d’égalité des voix sur une ou plusieurs décisions de la consultation écrite, la voix du Président est prépondérante. En cas de consultation écrite, les procès verbaux sont tenus de la même manière que s’il s’agit de décisions prises en assemblée ou réunion. Toutefois, il y est mentionné que la consultation a été effectuée par écrit. La réponse de chaque membre est annexée à ce procès verbal. Article 8. Le bureau a) Rôle Président: Le président est chargé d’assurer le bon fonctionnement de l’association qu’il représente en justice et dans tous les actes de la vie civile, et d’exécuter les décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale. Le président peut décider de déléguer sa signature à d’autres membres du conseil d’administration pour les actes administratifs et financiers courants. Il préside toutes les assemblées et présente le bilan moral de l’association ; en cas d’absence ou de maladie, il est suppléé par le vice-président. Trésorier : Le trésorier tient les comptes de l’association et, sous la surveillance du président, effectue tous les paiements et reçoit toutes les sommes. Il procède, avec l’autorisation du conseil d’administration, au retrait, au transfert et à l’aliénation de tous biens et valeurs. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations qu’il effectue. Il présente un budget, et des comptes annuels à l’assemblée générale qui statue sur sa gestion. Il se fait assister dans ses tâches par un trésorier adjoint. Page 7 sur 11 REGLEMENT INTERIEUR - UPRA EQUINE - 2016 Secrétaire : Le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance courante et la conservation des archives. Le secrétaire propose au président, l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration et des assemblées, prépare les réunions et en établit les procès-verbaux avec le président. Il tient le registre spécial prévu par l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901. Il assure l’exécution des formalités prescrites par le dit article. Il inscrit d’une façon générale, les écritures concernant le fonctionnement de l’association. Il se fait assister dans ses tâches par un secrétaire adjoint. b) Election des membres du bureau Au sein du conseil d’administration, les candidats se présentent pour le poste de leur choix et sont élus à la majorité simple des voix exprimées. En cas d’égalité des candidats et après trois tours de scrutin, les postulants sont départagés au bénéfice de l’âge. Le vote a lieu à main levée ou à bulletin secret à la demande d’un seul des membres. Son renouvellement intervient au plus tard un mois après le renouvellement des membres du conseil d’administration. c) Remplacement d’un membre Si un poste est libéré, les membres du bureau ont la possibilité de coopter un nouveau membre. Sa place au sein du bureau sera validée lors de l’assemblée générale suivante, soumis au vote. III. COMMISSIONS Article 9. Objet Il est créé au sein de l’Upra équine une commission pour chaque race équine ou asine représentée en Nouvelle-Calédonie dont les orientations de sélection et d’amélioration génétique sont gérées au sein d’un stud-book ou d’un registre généalogique néo-calédonien. Cette commission détermine la politique d'amélioration génétique et de sélection au sein du stud-book concerné. Elle est chargée de faire appliquer le règlement du stud-book et statue sur les modifications et compléments éventuels à apporter à ce règlement et tout cas litigieux pouvant se présenter. Article 10. Stud book Pour chaque race équine ou asine, le Conseil d’administration de l’Upra équine approuve un règlement du stud-book proposé par la commission de stud-book concerné. L’Upra équine a un droit de véto sur l’approbation du règlement. En cas de dysfonctionnement d’une commission (absence de réunion, travaux incompatibles avec les programmes d’amélioration ou de sélection, litiges quant au fonctionnement de la commission), le conseil d’administration de l’Upra équine peut suspendre les travaux de ladite commission et en assurer le rôle Page 8 sur 11 REGLEMENT INTERIEUR - UPRA EQUINE - 2016 jusqu’à l’organisation anticipée du renouvellement de la commission. La date anticipée du renouvellement de la commission doit avoir lieu dans un délai de trois mois. Pour les commissions de race équine américaine, la commission doit proposer des modifications réglementaires et/ou conformes à l’esprit du stud-book, à aux conseils d’administration de l’Acew et de l’Upra équine. Ces deux entités doivent contrôler que ces propositions ne compromettent pas le fonctionnement ou le programme d'amélioration ou de sélection du stud book. Les conseils d’administration de l’Upra équine et de l’Acew doivent valider les propositions de modification de la commission pour que le stud-book soit validé et mis en application. Un stud-book peut être modifié et mis en application entre le 15 avril et le 15 août. Lors d’une modification de stud-book, une réunion avec l’ensemble des propriétaires de la race concernée doit être organisée et animée par le responsable de la commission pour présenter et expliquer les modifications. Cette réunion doit être effectuée avant que la saison de reproduction ne débute, et dans un délai d’un mois après la validation du stud-book par l’Acew et l’Upra équine. L’Upra équine assure la tenue matérielle des fichiers généalogiques selon les dispositions figurant dans les règlements de chaque stud-book et l'exécution des décisions individuelles des commissions de stud-book. L’Upra équine peut ne pas approuver un règlement du stud-book si celui-ci compromet le fonctionnement ou le programme d'amélioration ou de sélection d'un autre stud-book ou si les équidés de cette race peuvent être inscrits ou enregistrés dans un stud-book existant et respectant notamment les principes fixés par le studbook d'origine. Article 11. Membre des commissions Les commissions de race se composent de 5 membres au plus rééligibles, répartis parmi les éleveurs et propriétaires de chevaux de la race concernée (propriétaire d’au moins 50 % d’un cheval). L’ensemble des membres de l’Upra équine reçoivent une convocation pour les différentes élections de commissions, en fonction de leurs chevaux en propriété. Les candidats à la commission se présentent le jour de la réunion. Un vote à bulletin secret est effectué pour élire les 5 membres de la commission. Si lors de l’élection, il y a moins de 5 membres, les membres présents sont élus dans la commission, s’ils l’acceptent. D’autres pourront être cooptés durant le mandat de 3 ans par la commission en place, toujours dans la limite de 5 membres maximum. Pour être candidats, il faut être présent lors de la réunion d’élection, et se porter volontaire. Les membres des commissions sont élus au scrutin secret pour 3 ans, à la majorité relative des voix, par les éleveurs et propriétaires de chevaux de la race concernée présent lors du renouvellement des commissions (procurations interdites), adhérents à l’Upra équine à jour de leur cotisation. Les commissions sont renouvelées tous les trois ans, sur convocation par l’Upra équine des éleveurs et propriétaires de chevaux de la race concernée. Le président de l’Acew ou son représentant est convoqué à chaque réunion de race américaine, à titre consultatif. Le président de l’Upra équine ou le Directeur sont convoqués à chaque réunion, à titre consultatif. Article 12. Composition des commissions Le président de la commission est élu par les membres de la commission. Page 9 sur 11 REGLEMENT INTERIEUR - UPRA EQUINE - 2016 Un relevé de conclusion daté et paraphé, sera effectué par le référent de la commission, et approuvé par les autres membres de la commission. Ce référent est un membre de la commission, qui se propose à ce poste, et accepté par les autres membres de la commission. La nomination des membres des commissions est ratifiée par le Conseil d’administration de l’Upra équine sur proposition des responsables des dites commissions, préalablement approuvée par les membres respectifs des dites commissions. Article 13. Réunions des commissions Les réunions de commission sont demandées par le président de la commission, en accord avec le reste de la commission, au directeur de l’Upra équine qui pourra éventuellement convoquer les autres membres, toutes les fois que les circonstances l’exigent, mais également par l’Acew (pour les races américaines) et/ou par l’Upra. Les commissions se réunissent au moins une fois par an. Trois membres au moins composants la commission doivent être présents à une réunion pour que les propositions qui y sont votées soient recevables. En cas de d’urgence, la possibilité de donner une consultation écrite par tout moyen usuel de communication est offerte, avec régularisation en réunion ultérieure. La commission se réserve le droit d’inviter tout éleveur ou propriétaire ou intervenant extérieur pour débattre sur un dossier, ayant voix consultative ou pour une expertise précise. Article 14. Perte de qualité de membre Sera considéré comme démissionnaire tout membre d’une commission qui, sans excuse n’aura pas assisté à trois réunions successives auxquelles il aura été régulièrement convoqué. Toute nouvelle candidature à l’intégration d’une commission ne peut être proposée qu’en remplacement d’un membre démissionnaire de ladite commission. L’Upra équine doit en être informée par courrier. Si un membre perd sa qualité de propriétaire en cours de mandat, il peut continuer à siéger au sein de la commission, jusqu’à la fin de son mandat. Les modifications de la composition d’une commission sont notifiées dans les comptes rendus de réunions de Conseil d’administration de l’Upra équine. IV. DISPOSITIONS DIVERSES Article 15. Règlement intérieur Le règlement intérieur établi par le conseil d'administration et approuvé par l'assemblée générale et fait l'objet d'une diffusion à chaque membre. Toute modification est ensuite approuvée par le conseil qui en tient informée l'assemblée, et mention en est portée dans le procès-verbal de l'assemblée annuelle. Page 10 sur 11 REGLEMENT INTERIEUR - UPRA EQUINE - 2016 TABLE DES MATIERES Sommaire ....................................................................................................................... 1 I. COMPOSITION DE L’ASSOCIATION ............................................................ 2 Article 1.Cotisation................................................................................................. 2 Article 2.Association et sociétés ............................................................................ 2 Article 3.La perte de qualité de membre ................................................................ 2 II. FONCTIONNEMENT ..................................................................................... 3 Article 4.Assemblée générale ordinaire ................................................................. 3 Article 5.Assemblée générale extraordinaire ......................................................... 4 Article 6.Conseil d'administration .......................................................................... 4 Article 7.Consultations ........................................................................................... 7 Article 8.Le bureau ................................................................................................. 7 III. COMMISSIONs ............................................................................................... 8 Article 9.Objet ........................................................................................................ 8 Article 10. Stud book.............................................................................................. 8 Article 11. Membre des commissions .................................................................... 9 Article 12. Composition des commissions ............................................................. 9 Article 13. Réunions des commissions ................................................................ 10 Article 14. Perte de qualité de membre ................................................................ 10 IV. DISPOSITIONS DIVERSES ......................................................................... 10 Article 15. Règlement intérieur ............................................................................ 10 Table des matières ....................................................................................................... 11 Page 11 sur 11