Specifieke vermelding

Wommelgem, 12 november 2014
Ontwerpreglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en
Markten van (…2014) over de bewaring van gegevens door de
dienstverleners die verzekeringsbemiddelingsdiensten verlenen op het
Belgisch grondgebied
Position paper FVF - FEPRABEL - BVVM
Dit document is deels in het Nederlands en deels in het Frans opgesteld.
In België wordt bijna 44% van de verzekeringsproducten verdeeld door verzekeringsmakelaars.
Vooral in schadeverzekeringen is de dominante positie van verzekeringsmakelaars
overduidelijk. In dit segment staan zij in voor nagenoeg twee derden van de distributie van
verzekeringen.
Verzekeringsmakelaars zijn een groep van onafhankelijke ondernemers waarvan
professionalisme, integriteit en autonomie garant staan voor de kwaliteit van het advies en de
ondersteuning die zij geven aan de consument. Ze zijn verenigd in drie beroepsverenigingen,
namelijk FVF (Federatie voor Verzekerings- en Financiële tussenpersonen) voor het noorden,
FEPRABEL (Fédération des Courtiers en assurances & Intermédiaires financiers de Belgique)
voor het zuiden, en BVVM (Beroepsvereniging van verzekeringsmakelaars) voor de
(inter)nationale verzekeringsmakelaars (hierna ‘federaties’). Samen vertegenwoordigen zij
bijna 2000 makelaarskantoren.
___________________________
De FSMA organiseert een consultatie over het ontwerpreglement over de bewaring van
gegevens door de dienstverleners die verzekeringsbemiddelingsdiensten verlenen op het
Belgisch grondgebied (hierna ‘ontwerpreglement’ genaamd).
De makelaarsfederaties FVF, Feprabel en BVVM (hierna ‘federaties’ genaamd) wensen aan deze
consultatie deel te nemen en hebben het ontwerpreglement gedetailleerd onderzocht.
Algemene opmerkingen
1. Quid schaalgrootte van de dienstverlener?
Voor de toepassing van dit ontwerpreglement wordt onder ‘dienstverlener’ een
verzekeringsonderneming sensu lato of een andere verzekeringstussenpersoon dan een
verbonden verzekeringsagent verstaan. De meeste regels zijn bijgevolg van toepassing op
grote verzekeringsondernemingen alsook op kleine verzekeringstussenpersonen die een KMO
of een éénmanszaak zijn.
Het
ontwerpreglement
houdt
echter
nergens
rekening
met
het
belangrijke
‘proportionaliteitsbeginsel’ waarbij de vereiste regels ten volle rekening houden met de
schaalgrootte van de betrokken marktspeler. De federaties pleiten uitdrukkelijk voor de
introductie van dit proportionaliteitsbeginsel opdat de regels rond gegevensbewaring geschikt
en passend zijn voor kleinere ondernemingen.
1
2. Focus op de gegevens van de effectieve klant
De federaties stellen vast dat sommige bepalingen uit het ontwerpreglement van toepassing
zijn op ‘potentiële’ en/of ‘bestaande’ cliënten.
De federaties zien weinig meerwaarde om bepaalde gegevens van ‘potentiële’ cliënten verplicht
te bewaren.
In dat kader wensen de federaties elke verwijzing naar ‘potentiële’ klant te schrappen.
3. De noodzaak van een grondige nalezing van de tekst
De federaties stellen een aantal vergetelheden of onregelmatigheden in de tekst vast (bv. de
vertaling van ‘réclamation’ naar ‘advies’ in artikel 1,17°, de ‘verwijzing naar de wet van 27
maart 1995’ i.p.v. de ‘wet verzekeringen’).
Een grondige lectuur van de tekst is dan ook aangewezen.
Opmerkingen per artikel
Artikel 1, 17°
Dit lid omvat een definitie van een ‘klacht’. De federaties verwijzen specifiek naar de
richtsnoeren voor de behandeling van klachten, opgemaakt door EIOPA. EIOPA besliste om
aparte richtsnoeren op te maken voor verzekeringsondernemingen 1 (in 2012) en
verzekeringstussenpersonen 2 (in 2013). Eén de redenen van deze aparte benadering is om in
het bijzonder rekening te kunnen houden met het proportionaliteitsprincipe en de specifieke
activiteitdomeinen en kenmerken van de betrokken marktspelers.
De definitie van een klacht is echter een mengeling van de betrokken definities uit de EIOPA
richtsnoeren. De federaties pleiten daarom voor twee duidelijke en aparte definities
(verzekeringstussenpersonen – verzekeringsondernemingen), aangepast aan de hoedanigheid
van de betrokken entiteit.
Artikel 2
Er is sprake van twee bewaringstermijnen, met name ‘ten minste vijf jaar vanaf de datum
waarop de betrokken gegevens tot stand zijn gekomen, of vanaf de datum waarop zij aan de
cliënt zijn meegedeeld’ en ‘ tijdens de volledige duur van de zakenrelatie met de cliënt’.
Het is voor de federaties absoluut vereist dat er een duidelijke correlatie is tussen de lijst van
de te bewaren gegevens (bijlage bij het ontwerpreglement) en de betrokken
bewaringstermijnen.
1
https://eiopa.europa.eu/fileadmin/tx_dam/files/publications/guidelines/complaints_handling/EIOPA_2012_0005
0000_NL_CORv2.pdf
2
https://eiopa.europa.eu/fileadmin/tx_dam/files/publications/guidelines/complaints_handling/insurance_interme
diaries/EIOPA_GLs_Complaints_Handling_Intermediaries_NL.pdf
2
Artikel 2 (alinea 3) stipuleert ook dat de FSMA in uitzonderlijke gevallen kan eisen dat alle of
bepaalde gegevens langer bewaard dienen te worden. De federaties zijn van mening dat
desgevallend langere termijnen niet éénzijdig door de FSMA mogen worden opgelegd.
Uitzonderingen kunnen eventueel voorzien worden in overleg met de federaties o.b.v. een
gemotiveerde besluitvorming.
Article 3
La rédaction de cet article suscite de nombreuses questions et engendre par conséquent de
nombreuses incertitudes quant à sa portée : Que faut-il entendre par support? Que vise-t-on
par “accéder facilement” – “consulter”? Cet accès doit –il être possible à distance? Qu’est-ce
qui est considéré comme une “étape clé” d’un service d’intermédiation en assurances? Quelle
est la différence entre les termes “modification”, “correction”, “manipulation” et “altération”?
Que vise—on par “vérifier aisément”?
La reconstitution des étapes d’un service d’intermédiation en assurances suppose un traçage
avec horodatage et une gestion des versions. Or, actuellement, les logiciels gèrent
uniquement des versions pour deux éléments à savoir :


l’adresse (sans distinction de la donnée modifiée)
et les versions du contrat.
Les changements de données relatives notamment au preneur d’assurances (soit plus ou
moins 45 données externes adaptables – par exemple : changement de carte d’identité,
permis de conduire, déchéances diverses, statut fiscal statut social, etc…..), relatives au
contrat (hors avenants), relatives aux risques couverts ne sont actuellement pas tracés par
des versions.
Par ailleurs, si des corrections internes devaient être sauvegardées, les logiciels ne
prévoient actuellement rien pour ce type de gestion. Il serait tout à fait inédit de devoir
créer un process informatique qui sauvegarderait l’historique de corrections internes. C’est
un travail de développement qui s’avèrerait d’autant plus lourd qu’il n’est pas concevable,
au vu des délais imposés, de ne pas documenter chaque version.
Altérer des données est impossible pour les logiciels “en cloud” car les dates sont certaines
et figées. Par contre, pour les logiciels en “stand-alone ”, les manipulations de date sont
possibles. L’exigence imposée par le point 3° de l’article 3 suppose un accès à un
« timeserver » certifié lors de toute manipulation.
Combinées avec le nombre important de données, parfois très vagues, qui doivent être
conservées, les obligations contenues dans cet article sont très lourdes voire impossibles à
réaliser. Elles auront un impact important sur la gestion administrative des bureaux de
courtage (qui sont majoritairement des PME) et entraîneront immanquablement des coûts
financiers importants et disproportionnées.
La gestion des versions de documents informatiques n’existent actuellement que de manière
très limitée. Les développements informatiques actuels des logiciels utilisés par les
intermédiaires en assurances ne permettent pas de répondre aux conditions requises par
cet article. Tout développement informatique engendre des coûts importants et nécessite du
temps.
3
Les fédérations plaident pour un équilibre raisonnable et concerté entre la nécessité
du contrôle et la réalité professionnelle, informatique et économique du secteur des
intermédiaires en assurances.
Article 5
Il est indispensable de prévoir une entrée en vigueur qui soit réaliste et réalisable pour le
secteur. Cela n’est pas le cas du 1er janvier 2015.
Bijlage bij het ontwerpreglement
De federaties zijn van mening dat er een grote verwarring heerst tussen de te bewaren
documenten die gerelateerd zijn aan het kantoor en de te bewaren documenten die gerelateerd
zijn aan een specifieke cliënt. Voor de federaties is een duidelijk onderscheid onontbeerlijk!
Verder zijn de federaties van mening dat er een duidelijk onderscheid moet komen tussen
documenten die m.b.t. de verzekeringsbemiddeling in een precontractuele of een contractuele
dan wel in een post contractuele fase dienen bewaard te worden.
Ci-dessous également quelques remarques relatives à différents points de l’annexe du
règlement :
2.
Les fédérations proposent de modifier la rédaction du point comme suit : “un dossier
comprenant “le cas échéant, le contrat d’intermédiation en assurances souscrit par le client ou
les conditions générales du prestataire de services relatives à la fourniture de services
d’intermédiation (….)”.
3.
Ce point est rédigé de manière beaucoup trop vague, trop large et n’est absolument pas clair.
Quel est le lien entre les termes “en ce compris” et les conditions du contrat d’assurance? Que
vise-t-on par “toute information et spécificités relatives à l’identité du client”? Que vise-t-on
par “toutes les informations qui doivent être communiquées au client en lien avec la fourniture
à ce client d’un service d’intermédiation en assurances”?
Une formulation si large ne peut se concrétiser de manière correcte dans une pratique
professionnelle responsable et est source d’insécurité juridique.
5.
La formulation de ce point pourrait être améliorée.
7.
Etant donné que le règlement relatif aux coûts et frais n’a pas encore été adopté,les
fédérations ne peuvent se prononcer sur ce point.
4
8.
Etant donné que le règlement relatifa aux rapports périodiques n’a pas encore été adopté,les
fédérations ne peuvent se prononcer sur ce point.
9.
Que faut-il entendre par communication publicitaire? Ce terme peut être interprété de manière
tellement large que l’obligation de conservation en devient irréalisable. Les fédérations pensent
par exemple aux folders disponibles dans les bureaux et les publicités faites sur le web.
Comment gérer concrètement dans ces cas l’obligation de conservation?
Les fédérations estiment que l’obligation de conservation en matière de communication
publicitaire devrait concerner des formes de publicité précises et suffisamment circonscrites.
Les fédérations se demandent également comment interpréter cette obligation de conservation
au regard de l’article 28 § 5 de la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances.
10. – 11. – 13.
Voir remarques générales relatives à l’annexe du projet de règlement.
S’agit-il de l’information qui est donnée à un moment déterminé au client ou de la version la
plus récente que le prestataire de services conserve à son bureau? La dernière solution est,
pour les fédérations, la seule qui est réalisable dans la pratique.
12.
Les fédérations se demandent ce qui est concrètement visé sous les termes “en ce compris une
information à propos des rémunérations payées ou perçues”. Il paraît évident que les accords
de distribution ou autres accords équivalents comportent une/des clause(s) relative(s) à la
rémunération.
Les fédérations se posent également la question de savoir comment appliquer le délai de 5 ans
pour ce type de document et notamment pour des contrats conclus à durée indéterminée.
14. - 15.
De federaties verwijzen naar de opmerking bij artikel 1,17°. Er dient een aparte definitie te
komen voor een klacht tegen een verzekeringsonderneming en een klacht tegen een
verzekeringstussenpersoon. Daarnaast dient er ten volle rekening gehouden te worden met het
proportionaliteitsprincipe.
Verder zijn de federaties van mening dat enkel klachten die door de consument schriftelijk
t.a.v. de betrokken dienstverlener worden ingediend, onder het toepassingsgebied van punt 14
(registratie) vallen.
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