conseil général de l`hérault

CONSEIL GÉNÉRAL
DE L’HÉRAULT
FICHE
témoignage
Par
a rc h i m e d
®
Archimed a développé spécifiquement pour le Conseil Général
de l’Hérault des statistiques personnalisées nous permettant
de répondre aux exigences de qualité définies par le CG
FICHE D’IDENTITÉ
Conseil Général de l’Hérault
Interlocuteur : Madame Pieri
Chef de projet à la Direction
des systèmes d’Information
Service Etudes-Méthode-Projets
Un département solaire
aux mille et un atouts
D’une super ficie de 6 101 km², l’Hérault
compte 343 communes réparties sur
49 cantons et recense une population
de plus d’un million d’habitants.
Véritable
institution
de
proximité,
il
est
géré
par
l’Assemblée
départementale
qui
se
compose
de 49 conseillers départementaux,
dont 14 vice-présidents.
http://www.herault.fr/
49 boulevard de Strasbourg - 59042 Lille Cedex - Tél. +33 (0)3 20 13 10 60 - [email protected]
VOLUMÉTRIE DU PROJET
Le Conseil Général de l’Hérault est composé d’un site central et de
130 sites extérieurs (agences sociales, techniques, culturelles, etc.).
La numérisation des courriers entrants est centralisée au niveau
d’un Service Courrier présent sur le site central. L’équipe courrier
est composée de 14 personnes qui réalisent les opérations de tri,
d’indexation des courriers et d’archivage des documents numérisés.
36 000 courriers par an sont numérisés et traités par le biais
de l’application DocFactory qui réalise les opérations d’OCR,
traitement d’images, reconnaissance des codes-barres, conversion
PDF/A des documents et publication automatique des documents
numérisés dans l’application de gestion de courrier Elise.
Environ 200 collaborateurs actifs au sein du Conseil Général
utilisent Elise à ce jour.
INITIALISATION DU PROJET
Le projet, démarré en 2009, a été initié par le Directeur Général des Services du Conseil Général dans le cadre
d’une démarche qualité « Accueil du Public ».
Lors du lancement de la procédure, les fonctions attendues du produit étaient, en sus des fonctions
standards de gestion du courrier, de disposer d’une fonction de workflow et de fonctions de GED
pour le classement des courriers.
indique Madame Pieri, Chef de Projet à la DSI.
L’application Elise a été choisie en remplacement d’un outil, qui n’était utilisé que par certains secrétariats,
en vue d’une extension à tous les services du Conseil Général et aux encadrants.
ENJEUX
Nos enjeux au niveau de la démarche qualité étaient de pouvoir mesurer les délais de réponse,
améliorer le suivi des courriers, et surtout favoriser le partage de l’information
précise Mme Pieri.
Celle-ci ajoute, qu’en outre, la suppression du papier circulant entre les différents sites et la réduction des surfaces de
stockage étaient des enjeux importants.
La démarche qualité impliquait également la capacité de l’application Elise à fournir des indicateurs statistiques
capables de mesurer très précisément l’activité courrier du Conseil Général.
Un autre enjeu, peut-être trop ambitieux en début de projet, concernait la dématérialisation en
masse de l’ensemble des courriers arrivés au Conseil Général et le passage au zéro papier.
Or il y a un environnement qui fait que l’on ne peut pas tout
numériser même si on en avait la volonté
confesse Madame Pieri.
En effet, certains documents ont vocation à n’être utilisés qu’au format papier. Il peut s’agir
par exemple de documents utilisés par les opérateurs sur les chantiers ou des conventions
nécessitant double ou triple signatures. Les documents confidentiels également, tels que les
documents à destination du service de Protection Maternelle et de l’Enfance, ne sont pas
ouverts par le Service Courrier et ne sont numérisés qu’uniquement sur décision du service
pour être ensuite intégrés dans des dossiers.
Le zéro papier nécessite que la chaîne de dématérialisation d’un document, destiné à un traitement
de dossier, soit complète, de l’arrivée dans l’institution à la transmission dans l’outil métier pour éviter la
re-matérialisation et les doubles saisies.
MISE EN ŒUVRE DU PROJET
L’application Elise a été déployée
pôle par pôle au niveau des 5 pôles que compte
le Conseil Général.
« Tout ce qui est dans Elise a donc vocation
à destruction. Tout ce que le Service Courrier numérise
est détruit au bout de 2 mois, à l’exception des arrêts
maladie qui sont conservés 2 ans »
précise Madame Pieri.
« Le plan de classement et le tableau de gestion
pour l’archivage existaient pour le support papier.
Ils ont été adaptés pour le circuit numérique mais
certains collaborateurs ne se sont pas approprié
certaines règles de classement et d’archivage
qu’ils ne maîtrisaient pas. Il a été très difficile
d’amener les collaborateurs vers cela »
indique Madame Pieri.
« Au final, ce sont bien les secrétariats qui se
servent d’Elise principalement et qui ont trouvé
les outils dans Elise pour alerter par mail »,
précise Madame Pieri.
A chaque déploiement de pôle, une rencontre
était organisée entre l’équipe projet et les référents
et assistantes de pôle pour étudier le périmètre
documentaire : « Qu’est-ce que l’on va numériser
? », et ce, en collaboration avec le service des
archives départementales et les juristes, pour définir
précisément quels types de documents pouvaient
être détruits après numérisation.
Les difficultés rencontrées ont été principalement
la difficulté d’adaptation du circuit papier au
circuit électronique pour les utilisateurs et le
manque d’adhésion à l’outil pour certains profils.
Et Madame Pieri d’ajouter :
« Des collaborateurs nous ont souvent dit : « mais
ce n’est pas mon métier. C’est le métier de la
secrétaire de gérer le courrier » »
Cet argument est classique pour des profils
techniques qui veulent bien lire un courrier
papier déposé sur leur bureau mais le lire
à l’écran leur semble plus contraignant.
« Le point de vigilance dans la mise en œuvre
d’Elise est la dif ficulté à mesurer l’impact des
paramétrages, Elise étant en outre un outil très
riche en terme de fonctionnalités. Cela se met
en place petit à petit, or, souvent, la contrainte
que l’on a est de déployer un outil rapidement »,
préviens Madame Pieri.
« Je conseillerais donc aux futurs utilisateurs d’Elise de déployer l’application sur des petits périmètres pour
commencer, à partir de procédures numériques bien établies » explique Madame Pieri.
« Il faut prendre son temps. Il faut réfléchir à l’archivage numérique assez rapidement ainsi qu’à l’intégration
d’Elise dans le Système d’Information ». Ce questionnement est indispensable pour pouvoir valoriser Elise
auprès des utilisateurs.
BÉNÉFICES
Les principaux bénéfices apportés par la solution sont :
la recherche « le courrier est-il bien arrivé ou pas? ». Grâce
à Elise, on est certain qu’un courrier arrivé est numérisé et
présent dans l’application.
le suivi du courrier,
les indicateurs qualité développés spécifiquement par
Archimed pour le Conseil Général.
EVOLUTIONS
FICHE TECHNIQUE
Notre perspective d’évolution concerne essentiellement le travail
3 environnements :
sur les interfaces avec la GED globale Alfresco et les interfaces
possibles à partir de Docfactory
indique Madame Pieri.
Recette
Pré-production
Production
Un lien vers la GED globale utilisée au Conseil Général de l’Hérault
est en cours d’étude pour versement des courriers à des fins d’archivage
intermédiaire et définitif à valeur probante (versement vers un SAE en cours de
montage au sein de la collectivité).
La fonction de push d’informations lors de la connexion d’un utilisateur
à l’application Elise, fonction de la nouvelle version Elise 5.4 R2 m’intéresse
également fortement car il est aujourd’hui très difficile d’établir une liste de diffusion des utilisateurs
Elise à jour (difficulté de gérer les départs, les changements d’organigramme) et de communiquer
auprès d’eux au sujet des nouveautés ou toute fonctionnalité à mettre en exergue à un instant T
précise Madame Pieri.
Pour plus d’informations
www.archimed.fr
49 boulevard de Strasbourg - 59042 Lille Cedex - Tél. +33 (0)3 20 13 10 60 - [email protected]