Mon CE au quotidien Decembre 2016

Votre lettre
MON CE AU QUOTIDIEN
L’essentiel sur la gestion de votre CE
Décembre 2016
Comment préparer votre clôture
comptes au 31 Décembre 2016 ?
Cette newsletter de décembre est, pour
nous, l’occasion de revenir sur l’année 2016
ainsi que sur les principales évolutions
induites par la loi du 5 Mars 2014 et ses
décrets sur le quotidien de votre CE. Audelà de l’état des lieux comptable et
financier, il nous a semblé fondamental de
vous aider à préparer dans les meilleures
conditions les premiers mois de l’année
2017, qui, dans de nombreux CE,
constitueront une période intense durant
laquelle les élus se consacreront à la clôture
des comptes de l’exercice 2016.
Deux années de profondes modifications
comptables et financières pour les CE
L’actualité juridique et comptable des comités
d’entreprise avait été riche en 2015 : les
règlements de l’Autorité des Normes Comptables
(ANC) ont précisé la loi du 5 Mars 2014 et le
contenu légal des différents documents financiers
que doivent désormais produire les CE. Les
nouvelles obligations entraient, pour l’essentiel
d’entre elles, en application à compter de
l’exercice 2015. En 2016, de nombreux CE ont
donc connu, sur leur premier semestre,
l’établissement de leurs comptes 2015 par un
expert-comptable. Nous résumons, par souci de
clarté, les principales obligations dans le tableau 1.
des
La mise en œuvre de ces nouvelles obligations
comptables a amené de nombreux CE à
identifier des points d’amélioration lors de la
clôture des comptes
Citons pêle-mêle, parmi les principales zones
d’amélioration que nous avons identifiées lors de
nos interventions :
o Un
approfondissement
des
clés
de
répartition utilisées pour les charges mixtes
concernant à la fois les budgets AEP et ASC.
o L’élaboration plus soignée du rapport
d’activité et de gestion permettant de
présenter notamment les principales données
qualitatives des activités des CE.
o La présentation simultanée des états
financiers et des rapports de gestion en
plénière, avant le 30 Juin.
o Des inventaires des immobilisations ou
des stocks en fin d’année qui n’étaient pas
toujours disponibles.
o Des migrations de plan comptable et
d’outils informatiques réalisées dans des
conditions de préparation insuffisantes, voire
hâtives, générant des difficultés de reprise des
écritures comptables ou des distorsions
comptables.
o Des
situations
de
dévolution
insuffisamment documentées (procèsverbal de l’ancien CE, procès-verbal du nouveau
CE, comptes de dévolution).
o Pour les CE de grande taille, des procédures
insuffisamment formalisées et diffusées au
sein du personnel permanent du CE ; une
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Mon CE au quotidien
commission des marchés qui met du temps à se
mettre en place et difficile à faire vivre.
Comment préparer au mieux votre clôture des
comptes 2016 sur les premiers mois de 2017 ?
L’expert-comptable et/ou le commissaire aux
comptes vont avoir besoin de s’appuyer sur
plusieurs documents justificatifs indispensables
pour contrôler vos écritures comptables et
réaliser leurs travaux de révision. Nous en listons,
ci-après, les principaux éléments (Cf. Tableau 2
pour une synthèse).
Tout d’abord, le professionnel de la comptabilité va
devoir constituer ou étoffer son dossier
permanent, qui doit impérativement comprendre :
o Les documents identifiant les dirigeants de
l’entité, autrement dit les membres du bureau
dans les CE.
o Le procès-verbal de nomination des membres
du CE.
o Le règlement intérieur du CE, actualisé
en tenant compte des évolutions
nécessaires induites par la loi du 5 Mars
(avec, notamment, des précisions sur les
membres chargés d’arrêter les comptes, les
modalités de présentation des comptes en
plénière).
o Le catalogue des activités sociales et culturelles
du CE, ce qui peut permettre à votre expertcomptable d’étudier les critères que le CE a
fixés pour qu’un ayant droit bénéficie des
activités sociales.
o Les contrats pluriannuels (location, contrat
d’assurances, par exemple).
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Les autres documents à préparer
naturellement concerner l’exercice révisé :
vont
o Détail de la subvention de l'exercice (en
masse salariale et taux) versée par l’employeur
pour les budgets des AEP et des ASC.
Généralement, il s’agit d’un document de
synthèse que vous remet l’employeur et qui
précise la masse salariale servant de référence
ainsi que le taux appliqué, qui peut être issu de
conventions collectives ou d’accords spécifiques
à l’entreprise.
o Dans le cas où le CE a acquis de nouvelles
immobilisations,
l’expert-comptable
vous
demandera les factures des nouvelles
immobilisations pour vérifier le montant, le
caractère d’immobilisation (et non de charges),
le plan d’amortissement et le correct
rattachement à l’exercice comptable.
o Les inventaires des immobilisations, des
stocks et de la caisse à fin d’année.
o Un tableau détaillant l’état des prêts
consentis aux salariés : situation des prêts au
31/12/N-1, nouveaux prêts octroyés, prêts
remboursés, situation au 31/12/N.
o Les relevés de banque sur l’année écoulée
ainsi que les rapprochements bancaires
généralement jusque deux mois après la
clôture de l’exercice.
o Un état des autres relevés bancaires (Titres,
Valeurs Mobilières de Placement détenues par
le CE).
o Les dates de chaque sortie, voyage et
week-end, afin de comprendre si certaines
charges ne sont pas en chevauchement sur
deux exercices. L’exemple classique est celui
d’un voyage pour lequel les ayants droit font
une avance en décembre N, alors que le voyage
a lieu en Février N+1.
o Les budgets des années N-1 et N, afin que
votre expert-comptable puisse rapprocher les
montants réalisés avec ce qui avait été budgété
et étudier les écarts.
o Les clés de répartition appliquées pour
les charges « mixtes », autrement dit la
répartition des charges qui concernent les deux
budgets AEP et ASC.
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Mon CE au quotidien
Décembre 2016
Un dernier point de vigilance concernant la
validation des comptes
Une fois que l’expert-comptable aura réalisé ses
diligences, il transmettra des états financiers signés
aux membres élus chargés d’arrêter les comptes.
Approbation des comptes
Les membres chargés de l’arrêté des comptes vont
ensuite communiquer les comptes annuels aux
autres membres du CE, au minimum 3 jours avant
l’assemblée plénière en charge de l’approbation
des comptes (ce délai s’applique également pour le
rapport de gestion et le rapport sur les
conventions
passées).
Cette
assemblée
plénière doit être organisée dans les 6 mois
de la clôture de l’exercice, porter sur ce seul
sujet et faire l’objet d’un procès-verbal
spécifique.
Cette réunion est également
l’occasion pour le trésorier ou le commissaire aux
comptes de présenter un rapport sur les
conventions passées entre le CE et ses membres.
Les modalités d’approbation des comptes
doivent également être précisées dans le
règlement intérieur.
Arrêté des comptes :
Publicité et communication
Les comptes annuels du CE sont d’abord arrêtés
par des membres élus, désignés par le comité
d’entreprise, selon des modalités prévues par le
règlement intérieur, lorsqu’ils estiment que la
comptabilité, au titre de l’exercice à clôturer, est
exhaustive et ne relèvent pas d’incohérence dans
les comptes.
Enfin, une fois approuvée, les états financiers
(comptes annuels et rapport de gestion) devront
être portés à la connaissance des salariés de
l’entreprise par tous moyens. Ce qui signifie
qu’une démarche active de communication doit
être engagée (Intranet entreprise, site du CE, mail,
panneau d’affichage…). Entendre donc qu’une
démarche passive, telle que « laisser les comptes à
disposition des salariés au local du CE », ne répond
pas à l’esprit de la loi : être transparent et
communiquer sur la gestion du CE.
Les modalités d’arrêté de comptes doivent
donc être prévues par le règlement
intérieur, qui doit préciser quels membres
élus arrêtent les comptes : bureau, trésorier,
secrétaire, autre commission…
Cette responsabilité d’arrêter les comptes
établis doit être constatée dans un procèsverbal. En pratique, la procédure d’arrêté des
comptes est une procédure formelle que nous
recommandons de matérialiser par une inscription
à l’ordre du jour de la réunion et par une
délibération dûment constatée dans un procèsverbal.
Afin d’anticiper au maximum la clôture de
vos comptes 2016, n’hésitez pas à contacter
les experts de Sémaphores spécialisés dans
l’accompagnement des CE.
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Décembre 2016
Tableau 1. Synthèse des obligations comptables des CE à ce jour
Petits CE
Comptabilité simplifiée
• Une présentation simplifiée des comptes :
Un bilan.
Un compte de résultat : distinguant les opérations liées aux attributions économiques et
professionnelles (AEP) et les opérations liées aux activités sociales et culturelles (ASC).
Une annexe.
• Obligation de nommer un expert-comptable (article L 2325-57 du Code du travail) pour la
mission de présentation des comptes annuels, moyennant une rémunération sur le budget
de fonctionnement.
Tous les CE
Grands CE
Comptabilité ultra-simplifiée
• Tenue d'un livre retraçant chronologiquement les montants et l'origine des dépenses que les
CE réalisent et des recettes qu'ils perçoivent.
• Établissement, 1 fois par an, d'un état de synthèse simplifié portant sur des informations
complémentaires relatives à leur patrimoine et à leurs engagements en cours :
Le suivi de la subvention de fonctionnement reçue de l’employeur.
Le suivi de la subvention ASC reçue de l’employeur.
Le patrimoine et placements : terrain, immeubles, matériel, immobilisations financières.
Stocks (par exemple : billetterie - nombre de billets, bons cadeaux, chèques-vacances à la
clôture).
Créances (créances participants, avances et acomptes versés, autres créances).
Trésorerie (comptes bancaires, livrets, caisses, SICAV).
Dettes (crédits, avances de l’entreprise, fournisseurs, autres dettes).
Moyens CE
Les obligations comptables
Comptabilité certifiée
• Présentation d’une comptabilité de droit commun : bilan, compte de résultat par section AEP
et ASC, annexes.
• Obligation de nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de
ceux de l’entreprise.
• Nommer un trésorier parmi les membres titulaires du CE.
• Etablir un rapport de gestion (en plus des états de synthèse).
• Etablir un rapport sur les conventions passées entre le comité d’entreprise et les membres
du CE.
• Conserver l’ensemble des pièces comptables justificatives pendant dix ans.
• Etablir un règlement intérieur ou le mettre à jour.
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Tableau 2 : Les pièces indispensables à la mission de l’expert-comptable et les
questions à vous poser au moment de la clôture des comptes
Disposez-vous des pièces indispensables à la constitution du dossier permanent ?
• Carte d’identité des membres du bureau.
• PV de nomination des membres du CE et PV d’approbation des comptes.
• Règles de gestion des Activités Sociales et Culturelles.
• Règlement intérieur du CE.
• Contrats de location, de mise à disposition, d’assurances, de prêts (avec amortissement de l’emprunt).
Séparation des budgets AEP et ASC
• Les principes de séparation entre les deux budgets ont-ils été respectés ?
• Les charges mixtes ont-elles bien été décomposées entre les deux budgets en fonction de vos clés de
répartition ?
Trésorerie et financement :
Disposez-vous de l’ensemble des justificatifs suivants, de façon à étayer l’état du patrimoine ?
• Relevés des comptes bancaires de décembre 2016 et de janvier 2017.
• Inventaire et solde de caisse au 01/01/2016 et au 31/12/2016 signés par le trésorier.
• Valeur d’achat des Valeurs Mobilières de Placement en portefeuille au 01/01/2016 et au 31/12/2016.
• Solde correct des valeurs à l’encaissement* (chèques, virements, prélèvement, CB) au 31/12/2016.
• Solde des prêts au 01/01/2016 et au 31/12/2016.
Immobilisations :
• Avez-vous établi et signé l’inventaire physique des immobilisations au 31/12/2016 ?
• Les acquisitions d’immobilisations sont-elles bien justifiées avec des factures en bonne et due forme ?
• Vous êtes-vous assuré(e) que la base d’amortissement et les taux utilisés sont appropriés ?
• Vous êtes-vous assuré(e) que les cessions intervenues au cours de l’exercice sont comptabilisées ?
• Avez-vous procédé à la sortie des immobilisations obsolètes, inutilisables ou mises au rebut (à valider par les
élus) ? Avez-vous joint le procès-verbal de cession ou la mise au rebus signé par les élus ?
Prêts aux salariés (le cas échéant)
• Avez-vous complété l’état des prêts au 31/12/2016 ?
• Le CE est-il en possession des contrats de prêts ?
Stocks
• Vous êtes-vous assuré(e) que l’inventaire physique des stocks au 31/12/N a été correctement effectué
(référence, quantité, prix unitaire et valorisation) et signé par le trésorier ? Et comptabilisé ?
Contrôle de la subvention versée par l’employeur et du compte Direction :
• Etes-vous en mesure de comprendre et de contrôler le montant de la subvention (assiette de calcul, taux) ?
Existe-t-il un protocole d’accord sur les modalités de transmission de ces informations (convention, RI…) ?
Charges et produits:
• Etes-vous en mesure de justifier les charges de l’exercice ? Disposez-vous d’une copie des factures ?
• Le plan comptable du CE est-il correct ?
Opérations à cheval entre 2016 et 2017:
• Avez-vous effectué l’analyse des charges à cheval entre 2016 et 2017 (factures/avoirs reçus ou à recevoir en
2017, et se rapportant à l'activité 2016 ?
• Avez-vous identifié les factures d'acomptes versés en 2016, au titre d'activité 2017 ?
• Avez-vous effectué l’analyse des produits à recevoir en 2017, au titre de l'activité 2016 ?
• Avez-vous identifié les remboursements à faire en 2017, au titre de l'activité 2016 ?
Fournisseurs et Bénéficiaires
• Les comptes non soldés sont-ils justifiés ?
Litiges et provisions :
• Les litiges éventuels sont-ils provisionnés, soit au travers d’une demande auprès des avocats et conseils, soit par
l’analyse des pièces justificatives existantes ?
• Avez-vous bien joint les pièces justificatives liées aux litiges et dépréciations ?
*Correspond aux paiements émis mais non encore encaissés ou décaissés en banque (compte 511)
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