parcours vers une vision globale de la facturation

Metso
PARCOURS VERS UNE VISION GLOBALE
DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE
Fort de ses nombreuses unités commerciales interagissant avec des milliers de fournisseurs dans le monde,
Metso a pris la décision de centraliser les fonctions liées
aux comptes fournisseurs et d’implémenter une solution
d’automatisation de la facturation flexible à même de
supporter l'ensemble de ses opérations internationales.
Fournisseur mondial de technologies
durables et de services destinés à
l’industrie minière et papetière, ainsi qu’à
la construction, l'énergie et le recyclage
de métaux, Metso est présent dans plus
de 50 pays et intervient pour des clients
dans plus de 100 pays.
Metso souhaitait dans un premier temps
créer un centre de services partagés (CSS)
en Finlande, lequel deviendrait un
modèle pour une série de centres au
service des unités commerciales de
l’entreprise dans une zone géographique
dédiée partout dans le monde. Ceci
annonçait le début d’un partenariat
durable avec Basware, qui s'est renforcé
au fil des années.
Selon Soile Hiekkasalmi-Linna, l’objectif
était d’éliminer les divers supports
manuels et papier utilisés par de nombreux distributeurs locaux et de centraliser, rationaliser et standardiser toutes les
fonctions liées aux comptes fournisseurs.
“Très tôt, la direction a perçu la facturation électronique comme le chemin
à emprunter pour améliorer sa performance opérationnelle mondiale.”
« C’était il y a six ans, et nous étions précurseurs dans ce domaine. Nous avions
donc peu de modèles sur lesquels nous
baser », explique Soile Hiekkasalmi-Linna,
Directrice Développement chez Metso.
“Nous souhaitions maîtriser ce qui
avait été un processus papier
chronophage et sujet à erreur et le
remplacer par un outil plus uniforme
qui nous permettrait de mieux contrôler l’ordonnancement des factures.”
L’automatisation du trafic de factures de
Metso intégré aux solutions de Traitement des factures (Invoice Processing) et
de Rapprochement (Matching) de Basware a constitué le facteur clé ayant
permis ce changement. Afin d’offrir cette
interopérabilité fondamentale, Metso a
eu besoin que les interfaces système de
Basware soient directement reliées aux
Client
Customer
Nom
Metso
Secteur
Métaux
Zone
Monde
Objectifs
■■ Créer des centres de services
partagés centralisés dans des
régions clés
■■ Implémenter une solution de
Purchase-to-Pay pour les
opérations internationales
■■ Réaliser une intégration facile
avec de multiples progiciels
de gestion intégrée
■■ Permettre une meilleure
interaction avec nos
fournisseurs et nos
partenaires agréés
progiciels de gestion intégrée de Metso
(SAP R/3, Challenge BAAN et plus tard
Lawson) ainsi qu’à plusieurs des systèmes
de gestion des matériaux.
Tout au long du processus
d’implémentation de l’automatisation de
la facturation, Basware a collaboré aux
côtés de Metso à chaque étape du parcours. Suite à la première mise en place
des factures électroniques, Metso a commencé à envoyer des factures électroniques inter-entreprises. Ceci a été possible
grâce au service Basware Business Transactions, une plateforme de facturation
électronique distribuant les factures
sortantes générées par les progiciels de
gestion intégrée de Metso.
L’expérience inter-entreprise s’étant
révélée un succès, Metso a rapidement
entrepris d'envoyer des factures électroniques à ses clients externes. Afin de continuer d’améliorer la part de factures
électroniques d’achat comme de vente,
Basware et Metso ont aidé les clients et
les fournisseurs de ce dernier dans leur
passage à la facturation électronique
automatisée. Metso a dès à présent réussi
avec succès des projets pilotes avec des
fournisseurs en Finlande et en Suède.
“Nous désirions un partenaire pouvant
nous fournir des services externalisés
et aider non seulement nos fournisseurs à convertir leurs factures papier
en factures électroniques, mais également nos clients à recevoir nos factures électroniques directement dans
leurs systèmes de traitement.”
Le parcours
Étape 1:
Économies importantes
et contrôle renforcé
grâce au traitement des
factures automatisé pour
les factures électroniques et papier
Étude des plus-values
Parallèlement à son CSS en Finlande,
Metso a mis en place un deuxième centre
en Suède et un troisième au Canada afin
d'être au service de ses unités commerciales au Canada et en Amérique du Nord.
Les trois centres traitent environ 1 million
de factures par an, lesquelles sont visibles
par toutes les parties prenantes de
l'organisation et disponibles pour tous les
processus comptables. Metso continue
ses déploiements et de nouveaux centres
devraient ouvrir pour soutenir son
activité.
Comme le confirme Soile HiekkasalmiLinna, créer des centres de services partagés et implémenter une solution de
traitement des factures automatisé au
début de la centralisation a constitué un
avantage durable.
“Parallèlement aux économies réalisées et la nette réduction des délais
de traitement, nous avons pu orienter
notre activité vers des achats davantage axés objectif.”
La consolidation dans des centres
de services partagés régionaux a
permis a Metso d'entreprendre la
rationalisation de son processus
Purchase- to-Pay.
Étape 2:
Davantage d’efficacité
pour les processus liés
aux comptes fournisseurs et clients grâce aux
services Basware Connectivity
L’envoi de factures électroniques
a induit de nettes améliorations
des processus, Basware ayant
également aidé les fournisseurs
de Metso à passer à la facture
électronique.
Étape 3:
Amélioration continue
du processus Purchaseto-Pay pour appuyer une
activité mondiale dynamique
Metso traite à présent environ 1
million de factures électroniques
par an et dispose ainsi d'une
solution évolutive qui non
seulement intègre entièrement
les multiples progiciels de gestion
intégrée mais offre une large
gamme de services pour soutenir
l’entreprise dans son passage à
un processus Purchase-to-Pay
sans papier.
Un partenariat fructueux
S’engager dans la voie de l’automatisation
était une décision stratégique cruciale
pour Metso, et trouver une solution
logicielle qui offre extensibilité inégalée
et interopérabilité représentait, dans le
développement de son modèle CSS, la clé
de la centralisation des fonctions liées aux
comptes fournisseurs composés.
Soile Hiekkasalmi-Linna indique que cela
a toutefois représenté plus qu’une simple
solution.
Afin de continuer d’améliorer sa productivité et de créer de meilleures relations
commerciales avec ses fournisseurs,
Metso poursuit sa route en implémentant
les services Basware Connectivity par
l'utilisation des services Basware Supplier
Activation ainsi que Basware Scan and
Capture afin de recevoir les factures de
ses fournisseurs directement dans son
système de traitement des factures.
“Nous souhaitions collaborer avec un
seul partenaire capable de nous aider
et de faire évoluer cette vision à
l'échelle planétaire. Basware s’est
révélé être ce partenaire ; il nous a
écoutés, consultés, et a réellement
compris nos besoins. Il a continué de
développer son produit et, comme
nous, a une portée et des capacités
internationale.”
Soile Hiekkasalmi-Linna ajoute que cette
dernière étape semble ouvrir la voie d’une
nouvelle ère d’interactions simplifiées.
“Ceci nous permettra de développer
davantage notre stratégie de facturation électronique et d'améliorer
l'automatisation de nombres de processus. Il s’agit de l'étape suivante de ce
fantastique voyage.”
Solutions
Basware
Basware solutions
adoptées
adopted
Basware Invoice Automation
Basware Connectivity Services
asware Business
B
Transactions
Basware Supplier Portal
Supplier Activation
asware Scan and
B
Capture
Metso est un fournisseur mondial
de technologies durables et de
services destinés à l’industrie
minière et papetière ainsi qu’à la
construction, la production
d'électricité, l'automatisation et le
recyclage. Il emploie environ
28 000 salariés dans plus de 50
pays.
www.metso.com
Basware est le leader mondial des
solutions de Purchase-to-Pay (« de
l’achat à la facture ») avec plus de
1 500 clients et 850 000 utilisateurs répartis dans plus de 50 pays
à travers le monde. Les solutions
Basware sont distribuées et implémentées en Europe, États-Unis et
Asie-Pacifique à travers un large
réseau de bureaux Basware et
partenaires agréés.
www.basware.com/fr
www.basware.com
© Copyright 27.08.2009
Basware Corporation
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