LES FORMULAIRES

LES FORMULAIRES
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1.
PRESENTATION
Le formulaire est un écran personnalisé permettant de créer, modifier, imprimer ou consulter des
données issues des tables de la base de données en cours d'utilisation.
Très utile pour ajouter ou modifier fréquemment les données dans une table, il offre un espace de
travail plus convivial que la feuille de données.
Simples d’utilisation et pratiques, les formulaires incorporent également la possibilité d'inclure des
images, des graphiques, des calculs, des messages, des dessins, des couleurs et des effets d'ombre.
Il existe trois méthodes à votre disposition, pour créer des formulaires :
- L'Assistant : Guide permettant de définir son formulaire à partir d'exemples et de
questions.
- Les formulaires instantanés :
Créés directement sur le style défini dans l’Assistant.
- Les outils :
Permettant de définir personnellement le type et les caractéristiques
des objets à intégrer.
Les informations apparaissant dans un formulaire, sont en fait placées dans des contrôles.
Ceux-ci sont associés aux champs de la table ou de la requête source du formulaire ou indépendant
(Texte, graphismes ou contrôles calculés).
2.
CREATION D’UN FORMULAIRE
- Afficher la boîte de dialogue « Base de données »,
- Activer les objets Formulaires,
- Cliquer sur le bouton Nouveau,
La boîte de dialogue « Nouveau formulaire » s’affiche,
- Sélectionner
l'option voulue,
- Sélectionner
la table ou la
requête
sur
laquelle
sera
basé
le
formulaire,
- Cliquer sur le
bouton OK.
- Le
Mode
création affiche
un
formulaire
vierge qui sera
entièrement mis
en forme par
l’utilisateur. Il est utilisé pour construire des formulaires de menus ou servant de base à
l'exécution de requêtes,
- Les Assistants guident l’utilisateur dans la définition et la mise en forme des formulaires,
- Les Formulaires instantanés sont générés à partir de la totalité des champs de la table ou de
la requête et suivant la dernière mise en forme utilisée dans l’Assistant.
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2.1.
ASSISTANT FORMULAIRE
Dans la boîte de dialogue « Nouveau formulaire »,
- Sélectionner l’option Assistant formulaire,
Ou
- Double-cliquer sur
dans la liste des objets,
- Sélectionner la table ou la requête servant de base pour le formulaire,
2.1.1.
ETAPE 1 : SELECTION DES CHAMPS
- Dans la zone
« Tables/Requête
s »,
- Sélectionner la
table
ou
la
requête
contenant
les
champs à afficher
dans
le
formulaire,
- Dans
Ou
- Utiliser les boutons de la partie centrale.
la liste
« Champs
disponibles »
- Double-cliquer
sur les champs
qui
seront
affichés dans le
formulaire,
- Procéder de même si vous désirez ajouter des champs provenant de plusieurs tables liées.
Si vous avez sélectionné des champs provenant de plusieurs tables, Access demande la façon dont il
doit présenter les données.
- Choisir par Catégories pour
visualiser pour chaque catégorie,
le détail des produits sous forme
de sous-formulaire (interne) ou
de formulaire attaché (accessible
depuis un bouton).
- Choisir
par
Produits
pour
visualiser
les
données
demandées dans un formulaire
simple.
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2.1.2.
ETAPE 2 : PRESENTATION DU FORMULAIRE
Sélectionner une des options de présentation proposées, certaines ne sont pas disponibles si le
formulaire contient des données provenant de plusieurs tables ou requêtes.
2.1.2.1. COLONNE SIMPLE
Les champs sont présentés les uns en dessous des autres. On ne visualise qu'un enregistrement
2.1.2.2. TABULAIRE
Les champs sont présentés les uns à côté des autres. On visualise les enregistrements en ligne, les uns à la suite
des autres.
2.1.2.3. FEUILLE DE DONNEES
Le formulaire à l'aspect d'une feuille de données avec les colonnes et les lignes.
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2.1.2.4. JUSTIFIE
Les champs et leur étiquette sont affichés les uns à la suite des autres de façon à remplir le formulaire dans sa
largeur et sa hauteur.
2.1.3.
ETAPE 3 : STYLE DU FORMULAIRE
- Sélectionner une des options de mise en forme proposées,
Le style de mise en forme retenu devient le
style de base pour les formulaires
instantanés créés par la suite.
2.1.4.
ETAPE 4 : TITRE DU FORMULAIRE
- Taper un titre pour le formulaire, ce
dernier apparaîtra dans l’en-tête du
formulaire,
- Sélectionner
l’option
Ouvrir
le
formulaire pour visualiser le formulaire,
- Sélectionner
l’option
Modifier
la
structure du formulaire pour le
personnaliser.
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2.2.
FORMULAIRES INSTANTANES
Les formulaires instantanés sont constitués de tous les champs de la table ou de la requête source et
sont construits sur le dernier style utilisé dans l’assistant, style Standard par défaut.
- Dans la fenêtre « Base de données »
- Sélectionner la table ou la requête voulue,
- Cliquer sur le bouton
pour générer un formulaire en colonne simple.
Ou
- Cliquer sur l’onglet « Formulaires »,
- Cliquer sur le bouton Nouveau,
Dans la boîte de dialogue « Nouveau formulaire »,
- Sélectionner une des options de Formulaire instantané,
- Sélectionner la table ou la requête servant de base pour le formulaire.
Les différents types de formulaires sont détaillés dans le chapitre consacré à la création de
formulaires à l'aide de l'Assistant.
2.3.
FORMULAIRE GRAPHIQUE
L’assistant graphique permet de créer des formulaires contenant un graphique créé à partir des
données de la table ou de la requête spécifiée.
3.
LES
BARRES
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3.1.
D’OUTILS
ASSOCIEES
AUX
BARRE D’OUTILS DU MODE CREATION
Couper
Modes d’affichage
Lien hypertexte
Fenêtre Base de données
Barre d’outils Web
Nouvel objet
Format automatique
Copier
Coller
Enregistrer
Aperçu avant impression
Imprimer
Générateur d’expression
Boîte à outils
Annuler
Reproduire mise en forme
Code
Propriétés
Liste des champs
3.2.
BARRE D’OUTILS DU MODE FORMULAIRE
Orthographe
Modes d’affichage
Enregistrer
Couper
Barre d’outils Web
Copier
Coller
Aperçu avant impression
Imprimer
Propriétés
Annuler
Filtre par formulaire
Appliquer le filtre
Filtre par sélection
Tri décroissant
Tri croissant
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Base de données
Supprimer
Nouveau
Rechercher
Nouvel objet
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4.
LE MODE CREATION
Que l'on ait utilisé l'Assistant ou créé un formulaire vierge, il est souvent nécessaire de modifier le
contenu ou l'aspect des éléments du formulaire.
Ces manipulations s'effectuent en mode Création.
4.1.
MODE CREATION
Règles
Grille
Barre de sélection et de
dimensionnement de la section
Sélecteur du
formulaire
Sections
Contrôle actif
Contrôle étiquette
4.2.
SELECTION DES CONTROLES
Avant de manipuler un contrôle ou un objet, il est impératif de le sélectionner en cliquant dessus.
Pour sélectionner plusieurs contrôles en même temps, cliquer à l'extérieur du groupe et faire glisser la
souris afin d'entourer tous les contrôles, puis lâcher le bouton de la souris.
Pour sélectionner des contrôles non adjacents ou se chevauchant, maintenir la touche
« MAJUSCULE » enfoncée et cliquer sur chacun des contrôles.
La touche « MAJUSCULE » peut aussi être utilisée pour désactiver la sélection.
4.3.
LA GRILLE ET LES REGLES
4.3.1.
LA GRILLE
Lorsqu’un formulaire est en mode Création, une grille est utilisée lors du déplacement ou de la
modification des dimensions d’un contrôle. Lorsque l’alignement de la grille est actif, le déplacement
de la souris amène le contrôle déplacé vers le point de la grille le plus proche. Pour des déplacements
précis, il est nécessaire de désactiver l’alignement sur la grille.
- Sélectionner dans le menu FORMAT la commande ALIGNER SUR LA GRILLE.
4.3.2.
LES REGLES
Les règles permettent de positionner les différents éléments du formulaire et de régler la taille
(hauteur et largeur) du formulaire ou des différents contrôles. L’affichage ou le masquage des règles
se fait par la commande REGLE du menu AFFICHAGE.
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4.4.
DEPLACEMENT DES CONTROLES
4.4.1.
DEPLACEMENT DU CONTROLE ET DE L’ETIQUETTE
Activer le contrôle,
Positionner le pointeur au niveau du contrôle, lorsque le pointeur prend la forme d’une main ouverte,
faire glisser le contrôle jusqu'à la position finale.
4.4.2.
DEPLACEMENT DU CONTROLE OU DE L’ETIQUETTE
Activer le contrôle,
Pour déplacer uniquement le contrôle ou l’étiquette, placer le pointeur de la souris sur la poignée dans
le coin supérieur gauche (le pointeur prend la forme d’une main avec un doigt pointé), faire glisser
jusqu'à la position finale.
4.5.
ALIGNEMENT
Pour aligner plusieurs contrôles les uns par rapport aux autres,
- Sélectionner les contrôles à aligner,
- Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu ALIGNER puis sélectionner une des
commandes suivantes,
- GAUCHE aligne l’ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus à gauche.
- DROITE aligne l’ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus à droite.
- HAUT aligne l’ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus haut.
- BAS aligne l’ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus bas.
- SUR LA GRILLE aligne l’ensemble des contrôles sélectionnés sur le point de la grille le plus
proche.
4.6.
ESPACEMENT
Pour modifier l’espacement vertical ou horizontal entre plusieurs contrôles sélectionnés,
Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu ESPACEMENT HORIZONTAL ou le sous-menu
ESPACEMENT VERTICAL puis sélectionner une des commandes suivantes,
EGALISER, l’espacement entre les contrôles est identique.
AUGMENTER, l’espacement entre les contrôles est augmenté.
DIMINUER, l’espacement entre les contrôles est réduit.
4.7.
TAILLE
- Pour modifier la taille d’un contrôle, placer le pointeur sur une des poignées entourant le contrôle
sélectionné, puis faire glisser la souris jusqu'à obtention de la taille voulue.
Ou
- Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu TAILLE puis sélectionner une des commandes
suivantes,
- AU CONTENU ajuste la taille des contrôles sélectionnés à leur contenu.
- A LA GRILLE ajuste la taille du contrôle sélectionné au point de la grille le plus proche.
- AU PLUS GRAND ajuste la taille (hauteur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus grand.
- AU PLUS PETIT ajuste la taille (hauteur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus petit.
- AU PLUS LARGE ajuste la taille (largeur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus large.
- AU PLUS ETROIT ajuste la taille (largeur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus étroit.
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4.8.
COPIE
- Sélectionner le contrôle à copier,
- Ouvrir le menu EDITION et choisir la commande DUPLIQUER,
- Placer le contrôle dupliqué à l'endroit voulu.
4.9.
MISE EN FORME
La mise en forme d’un contrôle concerne l’aspect du contrôle lui-même mais aussi l’aspect du
texte ou des données qu’il affiche.
La mise en forme peut être réalisée globalement par les formats automatiques ou
individuellement par l’intermédiaire de la barre d’outils de mise en forme associée au mode
Création des formulaires.
Liste des contrôles
Police de
caractères
Aligner à gauche
Taille des
caractères
Centrer
Aligner à droite
4.10.
Apparence
Couleur du trait
Souligné
Italique
Gras
Epaisseur du trait
Couleur des caractères
Couleur de fond
PROPRIETES DES FORMULAIRES
4.10.1. AFFICHER LES PROPRIETES
Ouvrir le formulaire en mode Création,
Activer l'élément voulu,
Cliquer sur le bouton
de la barre d'outils,
Ou
Sélectionner la commande PROPRIETES du menu AFFICHAGE ou du menu contextuel,
Sélecteur de formulaire
ou d'
état
Vous pouvez afficher les propriétés avec un
double-clic sur le contrôle ou sur le sélecteur de
formulaire ou d'état.
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4.10.2. PROPRIETES D'
AFFICHAGE
Boîte contrôle
Légende
Il y a quatre types de
propriétés dans un formulaire
(Format
,
Données
,
Evénement , Autres)
Bouton MinMax
Bouton Fermer
En-tête du formulaire
Sélecteur
Section Détail
Séparateur d'
enregistrements
Pied de formulaire
Boutons de déplacement
Barre de défilement
4.10.2.1.FOR
MAT
4.10.2.1.1.
LEGENDE
Entrer le texte qui s'affichera dans la barre de titre du formulaire.
4.10.2.1.2.
AFFICHAGE PAR DEFAUT
Permet de spécifier le mode d'affichage à l'ouverture par défaut du formulaire.
Mode simple
Les enregistrements sont affichés un par un grâce aux boutons de déplacement.
Mode continu
Les enregistrements sont affichés les uns en dessous des autres (en fonction de la hauteur de
la section détail), séparés par la ligne du séparateur d'enregistrement.
Feuille de données
Les enregistrements sont affichés sous forme de feuille de données, en ligne et en colonne. Le
menu AFFICHAGE permet de basculer sur le mode Formulaire.
4.10.2.1.3.
AFFICHAGE AUTORISE
Définit les modes d'affichage pouvant être utilisé avec le formulaire (par le menu ou le bouton
Affichage).
Les deux
Le formulaire peut être affiché en mode Formulaire ou en mode Feuille de données.
Formulaire
Seul l'affichage en mode Formulaire est possible.
Feuille de données
Seul l'affichage en mode Feuille de données.
4.10.2.1.4.
BARRE DEFILEMENT
Lorsque la taille du formulaire est figée ou que toutes les données sont visibles à l'écran, les barres de
défilement peuvent devenir inutiles.
Sélectionner une des options proposées : Aucune, Les deux, Verticale, Horizontale.
4.10.2.1.5.
AFFICHER SELECTEUR
Sélectionner Non pour ne pas afficher le sélecteur.
Le sélecteur est la barre grise verticale située à gauche d'un formulaire en colonne, le carré
gris à gauche d'un enregistrement dans un formulaire tabulaire. Elle permet de sélectionner un
enregistrement.
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4.10.2.1.6.
BOUTONS DE DEPLACEMENT
Sélectionner Non pour supprimer les boutons de déplacement.
Les boutons de déplacement permettent de se déplacer d'un enregistrement à un autre, de
créer de nouveaux enregistrements.
4.10.2.1.7.
TAILLE AJUSTEE
Oui, la taille du formulaire s'ajuste de façon à afficher un enregistrement complet.
Non, la taille est celle qu'avait le formulaire à son dernier enregistrement.
4.10.2.1.8.
AUTO CENTRER
Oui, lors de son ouverture le formulaire est automatiquement positionné au centre de l'écran.
Non, le formulaire s'ouvre à la position qu'il avait lors de son dernier enregistrement.
4.10.2.1.9.
STYLE BORDURE
Aucun, le formulaire ne possède pas de bordure, ni de barre de titre. Il n'est pas possible de le
redimensionner.
Trait simple fixe, Trait double fixe, le formulaire comprend une bordure fine ou épaisse
suivant l'option choisie. Il ne possède pas de barre de titre et n'est pas dimensionnable.
Dimensionnable, le formulaire possède une bordure et une barre de titre. Il peut être
redimensionné et déplacé.
4.10.2.1.10.
IMAGE
Permet d'utiliser un fichier graphique en fond de formulaire.
Cliquer sur les 3 points à droite de la zone de saisie,
Sélectionner le fichier graphique dans l'arborescence.
4.10.2.1.11.
TYPE IMAGE
Permet de définir le mode de stockage de l'image dans la base de données.
Intégré, l'image est enregistrée dans la base de données. L'augmentation de taille varie en
fonction du type de fichiers image.
Attaché, seul un pointeur vers l'image est enregistré et la taille de la base de données
n'augmente pas. Le fichier image ne doit pas être déplacé ni supprimé.
4.10.2.1.12.
GRILLE X, GRILLE Y
La grille est un quadrillage qui peut être affiché ou non. La grille est utilisée lors de l'alignement et du
positionnement des objets dans le formulaire. Elle peut être affichée par le menu AFFICHAGE,
commande GRILLE.
Les propriétés Grille X et Grille Y permettent d'obtenir une précision plus ou moins grande.
Taper un entier compris entre 1 et 64 pour définir le nombre de subdivisions.
4.10.2.2.DONNEES
Pour modifier les données affichées ou le comportement du formulaire
Dans la boîte de dialogue « Propriétés »,
Cliquer sur l'onglet « Données »,
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4.10.2.2.1.
SOURCE
La propriété Source permet de spécifier les données qui seront disponibles pour le formulaire actif.
Cette propriété peut contenir le nom d'une table, le nom d'une requête ou une instruction SQL.
La propriété est mise à jour automatiquement lors de la création du formulaire :
- Table ou Requête pour les formulaires instantanés,
- Instruction SQL pour les formulaires créés à partir de l'assistant sur plusieurs tables.
Pour modifier la source d'un formulaire :
Cliquer dans la propriété,
Sélectionner le nom de la table ou de la requête dans la liste proposée.
Ou
Cliquer sur le générateur
,
Une fenêtre de requête s'ouvre :
Modifier son contenu (ajout de tables, de champs, modification de tri, critères),
Fermer la fenêtre en enregistrant pour mettre à jour la propriété.
La liste des champs est mise à jour automatiquement en fonction des modifications apportées
à la propriété Source.
4.10.2.2.2.
FILTRE
Permet de réduire le nombre d'enregistrements affichés en spécifiant un filtre.
La propriété Filtrage autorisé doit être à Oui pour que le filtre puisse être appliqué.
- Saisir l'expression du filtre :
Par exemple :
[N° Client] = 1250
[date commande] = #1/1/99#
Ville = "Toulouse"
nom_du_champ = valeur
Lorsque cette propriété est modifiée directement, le filtre n'est appliqué qu'après un clic sur le
bouton ou par la commande APPLIQUER LE FILTRE/TRI du menu ENREGISTREMENTS.
4.10.2.2.3.
TRI PAR
Permet de modifier l'ordre des enregistrements en spécifiant un tri sur un ou plusieurs champs.
La propriété Filtrage autorisé doit être à Oui pour que le filtre puisse être appliqué.
Saisir le nom des champs de tri.
Utiliser la virgule pour séparer les noms de champ lorsque l'on trie sur plusieurs clés.
L'ordre de tri par défaut est ascendant. Utiliser le mot-clé DESC pour spécifier un ordre de tri
décroissant.
Par exemple :
Pays,Ville
[Date commande] DESC
- Tri d'abord sur le pays puis sur la ville.
- Tri les dates de commande de la plus récente à la plus ancienne.
Lorsque cette propriété est modifiée directement, le tri est appliqué par la commande
APPLIQUER LE FILTRE/TRI du menu ENREGISTREMENTS.
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4.10.2.2.4.
MODIF AUTORISEE,
AUTORISE, ENTREE DONNEES
SUPPR
AUTORISEE,
AJOUT
Lorsque la source d'un formulaire est une table, ou une requête qui génère un jeu d'enregistrements
modifiables, les propriétés suivantes permettent d'agir sur les enregistrements :
Modif autorisée : Donne accès à la modification aux utilisateurs
Suppr autorisée : Donne accès à la suppression aux utilisateurs
Ajout autorisée : Donne accès à la création aux utilisateurs
Entrée données : Permet la saisie des données
4.10.2.3.PROPRIETES EVENEMENTIELLES
4.10.2.3.1.
Sur activation
Sur ouverture
Sur Chargement
Sur activé
Sur redimensionnement
4.10.2.3.2.
Sur libération
Sur fermeture
Sur désactivé
4.10.2.3.3.
Avant insertion
Après insertion
Avant Maj
Après MAJ
Si modification
4.10.2.3.4.
OUVERTURE DU FORMULAIRE
Se produit lors de l'ouverture d'un formulaire (affichage du premier
enregistrement) et lorsque l'on passe d'un enregistrement à un
autre.
Se produit lors de l'ouverture d'un formulaire dans n'importe quel
mode.
A l'ouverture du formulaire, lors du chargement des données.
Lorsque la fenêtre du formulaire devient active.
A l'ouverture, après le chargement.
FERMETURE
Avant qu'il ne disparaisse de l'écran.
A la fermeture réelle du formulaire.
Lorsque la fenêtre est désactivée au profit d'une autre.
AJOUT, MODIFICATION
L'utilisateur saisit le premier caractère dans un nouvel
enregistrement.
L'enregistrement mis à jour est un nouvel enregistrement
L'utilisateur met à jour l'enregistrement (Enregistrement ou passage
à un autre enregistrement)
L'enregistrement est mis à jour.
Lorsque le contenu d'un formulaire ou d'une zone de liste
modifiable est modifié à l'aide du clavier.
SUPPRESSION D'ENREGISTREMENTS
Après appui sur la touche « SUPPR » ou un clic sur le bouton
Après le précédent et avant l'affichage de la boîte de dialogue de
Avant suppression
confirmation.
Après confirmation et donc la suppression réelle ou après
Après suppression
annulation de la suppression.
Si la case Modifications des enregistrements est décochée (Menu Outils/Options, onglet
« Editer/Rechercher »), les événements Avant Suppression et Après suppression ne se
produisent pas et la boîte de dialogue de confirmation ne s'affiche pas
Sur suppression
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