Cahier des charges Réinformatisation

Cahier des Charges
pour la ré informatisation
2010
Sommaire
Lot 1
Système de gestion informatisé de la bibliothèque
1. Renseignements généraux
1.1 Description de la bibliothèque
1.2 Projet
1.3 Renseignement sur l’entreprise et l’offre
2. Fonctionnalité du logiciel
2.1 Gestion des emprunteurs
2.2 Gestion des notices bibliographiques
2.3 Gestion des exemplaires
2.4 Gestion des périodiques
2.5 Recherche documentaires
2.6 Gestion des prêts
2.7 Compatibilité avec la Médiathèque Départementale du Rhône
2.8 OPAC Web et Web 2.0
2.9 Gestion des postes multimédia
2.10..Autres fonctions
2.11..Renseignements techniques
3. Récupération de la base actuelle
Lot 2
Matériel informatique de la bibliothèque
1. Renseignements généraux
1.1 Description de la bibliothèque
1.2 Projet
1.3 Renseignement sur l’entreprise et l’offre
2. Renseignements techniques sur le matériel préconisé
2.1 Premier poste (Serveur)
2.2 Deuxième, troisième et quatrième postes
2.3 Imprimante
2.4 Firewall
2
Lot n°1
Système de Gestion Informatisé de la bibliothèque
1. Renseignements généraux
1.1
Description de la bibliothèque
Depuis 1995, la bibliothèque de XXXX est installée dans des locaux neufs de 238 m², de
plain pied, dans le cœur du bourg.
Sa vocation est de desservir une population de 8108 habitants sur une commune étendue
(1046 ha) à la fois rurale et citadine, avec des quartiers populaires prolongeant ceux de
Villefranche sur Saône.
2 salariées, adjointes du patrimoine, à temps partiel (32 et 27 heures) sont aidées par 14
bénévoles pour les prêts, l’équipement et le classement des documents.
La bibliothèque compte 4600 lecteurs dont 1260 lecteurs actifs. L’inscription est gratuite pour
les habitants de la commune.
Le budget annuel consacré aux collections s’élève à 17000 euros et le fonds est estimé à
plus de 15000 documents dont :
- 11400 livres
- 1560 documents sonores
- 140 cédéroms
une quarantaine d’abonnements.
Il est complété par environ 850 documents prêtés par la Médiathèque Départementale.
L’équipement informatique est constitué de :
- 3 postes avec accès Internet pour le travail en interne, les prêts et les retours.
- 2 postes publics, un dédiée à l’OPAC (recherche documentaire), l’autre à l’accès
Internet et cédéroms.
En 2009, près de 37000 documents ont été prêtés et 360 consultations Internet enregistrées
sur 13h30 d’ouverture hebdomadaire au public.
Animations et informations sont régulièrement proposées en direction de tous les publics :
Heure du conte, comité de lecture suivi d’exposition et livret critique sur le thème, accueil du
Relais d’assistantes maternelles, expositions et animations à thèmes, Gazette de la
bibliothèque…
Proche de la médiathèque de Villefranche, la bibliothèque de XXXX doit offrir des collections
actuelles et variées ainsi qu’un service multimédia performant tout en restant un service de
proximité, de taille moyenne, personnalisé et convivial.
3
1.2
Projet
Configuration souhaitée :
- 3 postes pour le travail interne, prêts et retours.
- 3 postes pour Internet, le multimédia, la recherche documentaire OPAC.
Nous envisageons de mettre en ligne notre catalogue pour donner une plus grande visibilité
et un plus grand rayonnement à la bibliothèque et rendre les lecteurs « acteurs » par la
consultation à distance :
-
du fonds de la bibliothèque
de leurs prêts et réservations en cours (possibilité de réserver ou prolonger des
documents)
de l’actualité et du programme des animations proposées par la bibliothèque et la
commune dans le domaine culturel.
Actuellement, l’offre multimédia au public, sur place, est minimale : un accès à Internet et
aux cédéroms. Nous voudrions proposer aux usagers :
-
des sites documentaires
un véritable service multimédia leur permettant d’être autonomes
d’accéder à un espace personnel pour stocker de manière temporaire des fichiers
d’utiliser un périphérique de stockage amovible (clé USB), ce qui suit de près
l’évolution des supports.
Nous avons aussi besoin :
- d’un service facile à mettre en œuvre et à utiliser car nous n’avons pas de référent
informatique dans notre collectivité.
D’une maintenance téléphonique et en ligne performante pour donner toutes les
garanties de prestations de qualité auprès des usagers de la bibliothèque.
1.3
Renseignement sur l’entreprise et sur l’offre
L’entreprise :
Indiquer le nom et l’adresse de l'entreprise ainsi que les coordonnées de la personne
pouvant donner des renseignements sur la solution proposée.
Indiquer également la taille de l’entreprise, le nombre de salariés, la localisation
géographique des équipes de développement et de maintenance ainsi que le nombre de
sites installés, en particulier ceux avec une configuration logicielle et matérielle identique à
celle proposée.
Merci de fournir une liste de références clients de ces derniers et les coordonnées du club
utilisateurs, s'il existe.
L’offre
Préciser si l’offre proposée comprend :
- Une formation : nombre de journées.
- Un contrat de maintenance du logiciel : assistance téléphonique et télémaintenance,
délais d’intervention, coût.
- La mise à jour du logiciel : sous quels délais et quel coût.
- Le matériel peut être acheté chez un fournisseur local
4
2. Fonctionnalité du logiciel
Le logiciel proposé devra être compatible avec Windows XP Pro et pouvoir évoluer sur un
Portail WEB 2.0 pour la mise à disposition du catalogue de la bibliothèque et offrir différents
services (réservations en ligne, nouveautés, commentaires et vote sur les livres proposés
etc.…)
2.1
Gestion des emprunteurs
Le module de gestion des emprunteurs devra proposer les champs et les usages suivants :
2.2
-
-
Numéro d’emprunteur.
Nom, Prénom, adresse, téléphone, adresse e-mail, lien entre usagers d’une même
famille.
Sexe, année de naissance.
Catégorie d’emprunteur (individuel, famille, collectivité…).
Catégorie socio-professionnelle.
Pour les enfants la possibilité d’indiquer leur établissement scolaire.
Code quartier.
Date d’inscription, date du dernier prêt, nombre de prêts de l’année en cours, nombre
de prêts total.
Renouvellement signalé de la date de réinscription, 2 semaines avant la fin.
Possibilité de pièges, notes, interdiction de prêt.
Conserver l’historique des prêts de l’usager s’il le souhaite.
Gestion des tarifs d’inscription par catégorie d’emprunteurs.
Conformité avec les données de la CNIL.
Gestion des courriers de rappels et de réservations.
Indiquer le nombre total d’emprunteurs gérable par la base
Gestion des notices bibliographiques
Le fichier des notices bibliographiques devra être distinct du fichier des exemplaires.
Indiquer le nombre maximal de notices gérables.
L’importation des notices bibliographiques (Electre, GAM) pour le catalogage courant
devra être possible. La norme ISO 2709 (récupération de notices Electre ou Gam)
ainsi que la recommandation 995 (échanges de données exemplaire) devront être
proposées.
Les formats de catalogage, de stockage et d’échange devront être de type
UNIMARC.
Le format d’affichage de la notice doit être sous forme de pavé ISBD.
Certains champs seront soumis à des fichiers dits d’« autorité » (vedette matière,
auteur…)
Gestion des vedettes matière à partir des listes Blanc-Montmayeur ou RAMEAU.
Indiquer le nombre maximum de notices gérables.
Traitement par lot pour piégeage, élimination, réservation
La solution proposée devra disposer des champs suivants :
-
Numéro de notice
ISBN
Titre (indiquer le nombre maximum d'autres titres possibles).
Auteur (indiquer le nombre maximum d'auteurs possible)
Fonction d’auteur (indiquer le nombre maximum de fonctions possibles)
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2.3
Editeur
Année d’édition
Collation
Support (livre, disque, cédérom, vidéo)
Collection
Notes
Indice Dewey et sonore (indiquer le nombre maximum d’indices possible)
Vedette matière à partir des listes Blanc-Montmayeur (indiquer le nombre maximum
de vedettes possible)
Résumé
Gestion des exemplaires
Indiquer le nombre maximum d’exemplaires gérables.
La solution proposée devra disposer des champs suivants :
-
2.4
Le numéro d’exemplaire
La bibliothèque propriétaire du document (XXXX ou Médiathèque départementale).
La section
La cote.
Le numéro de l’emprunteur actuel, celui du précédent et celui de l’emprunteur ayant
réservé le document.
Une zone de statut spécial (en réserve, à consulter sur place…)
Une zone de piège et une de note
La possibilité de traitement par lot pour piégeage, élimination, réservation,
modification de côte….
Gestion des périodiques
La solution proposée devra permettre le bulletinage des périodiques avec statut spécial
automatique du dernier exemplaire qui efface le précédent. Seront signalés les dates de
réabonnement, les manquants et les retards de réception.
La grille comportera les zones suivantes :
- le titre du périodique
- le numéro de l’exemplaire et la période couverte.
- Editeur
- Année d’édition
- Le dépouillement des articles
- Collation
- Notes
- Indice Dewey
- Vedette matière à partir des listes Blanc-Montmayeur
- Prix
2.5
Recherche documentaire
La recherche documentaire devra permettre de rechercher par titres, auteurs, sujets sur le
fonds ou par type de document et proposer une interface de recherche utilisable par un
navigateur Internet (OPAC WEB).
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Le module doit proposer les champs suivants :
-
Auteurs principaux et secondaires.
Titres principaux et autres titres (sans les articles).
Editeurs, collections
Indice.
Vedettes matières.
Indiquer si d’autres champs sont interrogeables et précisez les modalités de la recherche
(forme exacte, mots isolés, troncature à gauche et à droite, phonétique…)
Préciser aussi s’il est possible de combiner plusieurs champs en recherche avancée et les
critères de tri des réponses.
2.6
Gestion des prêts
La solution proposée doit permettre :
-
de basculer facilement du module « prêt et retour »
documentaire ou la gestion des emprunteurs. Précisez.
-
De différencier les droits de prêts selon les catégories d’emprunteurs (préciser le
nombre maximum possible de catégories d’emprunteurs).
-
De différencier les droits de prêts selon les types de documents.
-
L’édition automatique des lettres de rappel ou de réservation par e-mail de
préférence, avec possibilité de configurer le texte des courriers et les délais.
-
De paramétrer le nombre de réservations par emprunteur et par document ainsi que
le nombre et la durée des prolongations de prêts.
-
En prêt ou retour, l’accès automatique à certaines informations concernant l’abonné
(retard de documents, réservations, réabonnement, règlement dû, message…) et la
possibilité d’accéder aux informations concernant les transactions sur un exemplaire
(dates de prêt et retour, emprunteurs précédents, réservations en cours)
2.7
vers
la
recherche
Compatibilité avec la médiathèque départementale du Rhône
La solution proposée doit permettre l’importation de notices de la médiathèque
départementale selon les normes UNIMARC, les formats d’échange ISO 2709 et R 995 et
être compatible avec l’utilisation de code barre de type 39 (numéro d’inventaire à 6 chiffres et
suffixe à 4 chiffres).
2.8
OPAC Web - Web 2.0
La solution proposée doit intégrer la mise en ligne du catalogue et offrir aux usagers un
accès à distance et de nouveaux services au moyen de la création d’un portail Web 2.0.
Pour cela, les fonctionnalités suivantes sont nécessaires :
-
La page d’accueil du portail s’ouvrira sur des informations générales concernant la
structure (horaires, inscriptions, services…).
-
Un blog pour les évènements.
-
Accès direct au catalogue.
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-
Accès à la liste des documents les plus consultés.
-
Veille thématique.
-
Fil RSS.
-
Possibilité de faire des paniers de documents à imprimer ou envoyer par e-mail.
-
Conserver l’historique de la recherche de l’usager.
-
Pour l’abonné, possibilité de consulter son compte, prolonger ou réserver en ligne
(encadré), de faire des suggestions d’acquisitions, de noter les documents (de 1 à 5
étoiles) pour donner envie aux autres usagers de les emprunter).
-
Préciser le mode d’identification et d’authentification ainsi que le paramétrage des
autorisations d’accès de l’usager.
-
Le choix du logo et des textes d’accueil sera fait par la bibliothèque.
-
Préciser le système de gestion des contenus : rédaction et contrôle des contenus,
contrôle des droits de diffusion, gestion des alertes.
-
Indiquer le nombre maximal de connections utilisateurs simultanées.
-
Donner le nombre maximal de connections professionnelles simultanées et indiquer
s’il est possible de diffuser des documents numériques (son, image) et si les pages
peuvent être adaptées par la bibliothèque.
-
Préciser les éléments de sécurité et de protection.
-
Le portail sera compatible avec les principaux navigateurs Internet (Internet explorer,
Netscape, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Safari…)
-
Proposer un moteur de recherche sur le contenu du site.
-
Editer les statistiques de fréquentation du site.
-
Référencer le site sur les principaux moteurs de recherche.
2.9
Gestion des postes multimedia
La solution devra proposer un accès sécurisé à un espace personnel et à Internet. Elle doit
permettre plusieurs profils d’utilisateurs (préciser le nombre de profil possible), proposer un
filtrage Internet (préciser lequel), la possibilité d’établir une sithothèque.
Indiquez les modes de gestion des postes et des comptes d’usagers.
Les usagers pourront disposer des fonctions et accès suivants :
-
Ouvrir une session sur un poste public en utilisant leur identifiant personnel
-
Exécuter les applications faisant partie de l'offre de services à laquelle ils ont souscrit
-
Naviguer sur Internet au travers d'Internet Explorer
-
Stocker de manière temporaire des fichiers sur un espace personnel (préciser la taille
et le temps de conservation du stockage des données).
-
Utiliser un périphérique de stockage amovible (clé USB).
-
Fermer leur session
8
2.10
Autres fonctions
La solution proposée devra également disposer des fonctions suivantes :
-
Gestion comptable des acquisitions par type de documents et par genre..
-
Statistiques sur les abonnés, les exemplaires et les prêts avec possibilité de
distinguer le fonds propre et le fonds de la médiathèque départementale. Les
résultats seront imprimables et exportables avec des outils bureautiques classiques.
-
Impression des statistiques demandées par la DLL.
-
Récolement.
2.11
Renseignements techniques
Indiquer les caractéristiques techniques du logiciel, son système d’exploitation, son langage
de développement, son type de sauvegarde, , le nombre de personne pouvant travailler
simultanément, s’il peut être attribué des droit différenciés aux utilisateurs, les évolutions
prévues ou en cours, etc.
3. Récupération des données de la base actuelle
La solution devra proposer la récupération de la base de données actuelle Paprika CS
Version 7.6.6.47 (emprunteurs, exemplaires, transactions).
Lot n°2
Matériel informatique de la bibliothèque
1. Renseignements généraux
Reprendre la partie du lot 1
2. Renseignements techniques sur le matériel préconisé
Il sera nécessaire d’installer le matériel et de configurer le routeur pour rediriger le flux http
entrant vers le serveur Web interne.
7 postes sont prévus avec les préconisations suivantes :
9
2.1 Premier poste (serveur)
Seule l’unité centrale sera à fournir associée à un boîtier permettant de basculer le
serveur sur l’écran, le clavier et la souris du poste du bureau.
-
Microprocesseur : 2 ghz minimum
-
Vitesse d’horloge : 800 MHz minimum
-
Mémoire vive : 2 Mo minimum
-
Capacité du disque dur : 160 Go
-
Lecteur DVD
-
Prises USB en façade
-
Boîtier de basculement
-
Dispositif de sauvegarde
2.2 Postes professionnels (nommés « bureau », « prêt », « retour »)
Ce sont 3 postes de travail interne dont 2 servent aussi pour les prêts, retours, recherche
documentaire….
-
Microprocesseur : 2 ghz minimum
-
Vitesse d’horloge : 800 MHz minimum
-
Mémoire vive : 2 Mo minimum
-
Capacité du disque dur : 160 Go
-
Ecran plat 19’’
-
Clavier
-
Souris sans fil
-
Lecteur DVD
-
Prises USB en façade
-
2 scanettes à codes barre (le 3ème poste aura la possibilité de brancher une scanette)
-
3 Pack Office 2007
-
1 Publisher 2007
2.3 Postes publics (5ème, 6ème, 7ème postes)
Ce sont 3 postes multimédia à disposition du public qui pourra consulter la recherche
documentaire et son compte d’abonné, utiliser un espace personnel sécurisé et naviguer
sur internet.
-
Microprocesseur : 2 ghz minimum
-
Vitesse d’horloge : 800 MHz minimum
-
Mémoire vive : 2 Mo minimum
-
Capacité du disque dur : 160 Go
10
-
Ecran plat 19’’
-
Clavier
-
Souris avec fil
-
Lecteur DVD
-
Prises USB en façade et sur l’écran
-
3 Pack Office 2007
2.4 Imprimante
-
Type d’impression
-
Vitesse d’impression
-
Format papier A4
-
Résolution
-
Cartouches à prix raisonnables
2.5 Firewall
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