Fiche de poste

FICHE DE POSTE
I – IDENTIFICATION DU POSTE
Libelle du poste : Secrétaire-Gestionnaire
Catégorie : C
Conditions de recrutement : CDD de 8 mois
Branche d’activité professionnelle (BAP) : J
Direction - Service : Service administration de l’IMCCE
II - CONTEXTE D’EXERCICE DE LA FONCTION
Fondé en 1667, l’Observatoire de Paris est le plus grand pôle national de recherche en
astronomie. 30 % des astronomes français y poursuivent leurs recherches au sein de cinq
laboratoires et un institut. Situés sur ses campus de Paris, Meudon et Nançay, ils sont tous des
Unités Mixtes de Recherche (UMR) avec le CNRS et, souvent, avec de grandes universités
scientifiques de la région parisienne. Les missions de l’Observatoire sont aussi développées au
sein de deux services scientifiques. L’Observatoire de Paris est un Grand établissement relevant
du Ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche.
III – DESCRIPTIF DU POSTE
A / MISSIONS
Assurer, sous la responsabilité de l’administrateur/trice, le secrétariat et des opérations de
gestion pour le laboratoire.
B/ FONCTIONS ET ACTIVITES
SECRETAIRE
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DRH – Pôle GPEC
Accueillir, informer et orienter les visiteurs et personnels de
l’unité dans leurs démarches
Gérer le courrier et les appels téléphoniques (notamment pour le
service de renseignements astronomiques et le directeur)
Gérer les demandes de badge, les réservations de salles
Assurer la mise à jour de bases de données (labintel, annuaire
UPMC et Observatoire et base de données locale)
Assurer le classement et l’archivage des documents de l’unité et
mise à jour des rubriques web institutionnelles (notes de services,
comptes rendus, séminaires, hebdonews…)
Instruire les dossiers d’accueil de chercheurs et de convention de
stage
Organiser les séminaires, conseils et manifestations de l’institut
(aspect logistique et actes de gestion)
Assurer les prises de notes des conseils et la rédaction des
comptes-rendus
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GESTIONNAIRE
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Saisie et suivi des commandes informatiques et de matériels
scientifiques
Inventorier les équipements et mettre à jour le fichier
d’inventaire
Saisie et suivi des commandes de gratification de stage
Commandes de fournitures et de mobiliers
Commandes (pauses-café, restauration…) dans le cadre de
séminaires et autres événements
Gestion des missions des invités extérieurs : saisie et suivi des
ordres de mission et bons de commande (hébergement, transport
et inscription), jusqu’au paiement et remboursement des frais
Archivage et classement des commandes, missions, factures,
relevés d’opérations (centralisés dans le bureau de
l'administratrice)
Suivi des factures de ventes d’ouvrages et d’unités de calcul
(CNRS)
Alimentation de l’outil de gestion, vérification de la disponibilité
des crédits
Participation aux réunions de service, aux formations proposées
par la hiérarchie et aux journées d’information organisées par les
tutelles
Participation aux justifications financières des ressources
contractuelles
Assurer la continuité de service pour la gestion
IV – COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
SAVOIR
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SAVOIR – FAIRE
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Maitriser les principaux logiciels de bureautique (traitement de
textes, tableurs)
Connaissances en systèmes d’information et outils de gestion
(GESLAB, SIFAC, etc.)
Rédiger des documents (compte-rendu, notes…) et maîtriser
l’orthographe
Respecter la réglementation en vigueur
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Avoir de bonnes qualités relationnelles
Avoir le sens de l’organisation et du travail en équipe
Savoir rendre compte à sa hiérarchie/ suivre des instructions
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APTITUDE / QUALITE
DRH – Pôle GPEC
Connaissance des aspects juridiques, financiers et comptables de
la fonction publique
Connaissances en anglais souhaitées
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V – POSITION DANS L’ORGANISATION
Positionnement
hiérarchique :
Relations internes :
Sous la responsabilité de l’administrateur/trice
Relations externes :
Relation avec les fournisseurs, les services financiers des tutelles,
différents services centraux (DIL, DRH…)
Directeur, l’administrateur/trice, service informatique, ensemble
des agents
VI – CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Lieu de travail :
Paris, bât A 3ème étage
Temps de travail :
38h30
Prise de poste entre 8h30 et 9h – fin de poste entre 17h et 17h30
Horaires de travail :
Particularités
ou Horaires de bureau permettant d’assurer la réception des
livraisons, l’accueil physique et téléphonique
contraintes du poste :
Horaires de fin poste pouvant être reculées pour les conseils et la
tenue de manifestations
Merci d’envoyer votre dossier de candidature (CV +lettre de motivation) à :
[email protected]
DRH – Pôle GPEC
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