Procédure de maîtrise des non conformités PR 08.11

 PR 08.11 version 1 du 08 octobre 2012 Procédure de maîtrise des non conformités Procédure de maîtrise des non conformités PR 08.11 -­ VERSION DU 08/10/2012 Rédacteurs
Vérificateur
Approbateur
Cdt GRAS
CDT Vuillemin
Cdt GRAS
Créée le 08 octobre 2012 PR 08.11 version 1 du 08 octobre 2012 Procédure de maîtrise des non conformités Evolution Version Date 08/10/2012, version initiale du document Créée le 08 octobre 2012 Modification PR 08.11 version 1 du 08 octobre 2012 Procédure de maîtrise des non conformités 1. CONTEXTE DU DOCUMENT
La présente procédure a pour objet de décrire les non-conformités au groupement de la formation et la
manière dont on les identifie, les enregistre et les traite.
Pour simplifier, nous pourrons employer le terme non- conformité pour désigner une anomalie, un
dysfonctionnement ou une réclamation d'usager.
Les supports requis pour enregistrer et conserver les preuves de maîtrise des non-conformités peuvent
être de toute nature (papier, électronique, matériel...).
Les non-conformités peuvent être du ressort du groupement formation ou avoir une source externe. elles
peuvent donc être des :
- réclamations ou les plaintes des sinistrés ou des tiers,
- anomalies ou dysfonctionnements dus aux fournisseurs ou des partenaires exétrieures,
- des non-conformités internes.
Les différents types de non-conformités identifiés au sein du groupement formation sont répertoriés dans
les pages suivantes.
2. TERMES ET DÉFINITIONS
Non-conformité, dysfonctionnement, anomalie : situation indésirable; intervention non conforme aux
règles de l'art; prestation, matériel ou équipement non conformes aux exigences prédéfinies; nonsatisfaction dʼune exigence (réglementaire, client ou interne).
3. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE
Manuel qualité - MQ du groupement
4. TABLEAU RECENSANT LES DIFFÉRENTS TYPES DE NON-CONFORMITÉS
Prestations et activités du groupement
anomalie lors dʼune formation
panne matérielle ou équipement
non-respect des exigences prédéfinies
dépassement anormal des délais de
traitement des demandes de formations
- matériel ou équipement non conforme
aux besoins du groupement
- dysfonctionnement dans le
fonctionnement du groupement
- risque dʼatteinte à la sécurtié
- personne jugée inapte dans le cadre
dʼune évaluation à froid
-
Produits et prestations achetées
- dépassement anormal des délais de
traitement en maintenance
- panne matériel ou équipement
- dysfonctionnement dʼun prestataire
extérieur
Le tableau ci-dessus nʼétant pas exhaustif en matière de typologie de non-conformités, lorsquʼune
personne se trouve face à une situation ambigüe (non-conformité ou conformité ?), elle devra
systématiquement poser le problème en termes de risque pour le tiers ou lʼétablissement. Si ce risque est
avéré, alors il y a non- conformité.
Créée le 08 octobre 2012 PR 08.11 version 1 du 08 octobre 2012 Procédure de maîtrise des non conformités 5. IDENTIFICATION D'UN ÉQUIPEMENT OU D'UN MATÉRIEL (PRODUIT) NON CONFORME
Lorsque cela est approprié, l'équipement ou le matériel qui n'est pas conforme est identifié au moyen
d'une étiquette rouge « NON CONFORME » ou « HS ou Hors service ». Il peut également être isolé dans
une zone identifiée de la même façon.
L'étiquette verte « CONFORME » n'est apposée sur un produit que si cette distinction se justifie pour
réaffirmer son nouvel état.
6.NON-CONFORMITÉS FOURNISSEURS
Lorsqu'une non-conformité est détectée sur un produit ou une prestation acheté, le fournisseur ou le
soustraitant est d'abord informé oralement ou par courriel.
Si le problème est grave ou si l'on observe une répétition des problèmes, l'information doit se faire par fax
ou par lettre avec AR.
Un délai raisonnable de traitement doit être négocié avec le fournisseur qui engage les corrections et/ou
les actions correctives. Les pénalités prévues dans les contrats ou tout autre document approuvé par le
fournisseur concerné peuvent être appliquées.
7. RÉCLAMATIONS DES TIERS
Les plaintes des tiers peuvent nous parvenir sous toute forme. Lorsqu'elles ont été notifiées via le registre
hygiène, sécurité et qualité, les actions doivent être consignées dans ce document. Lorsque la plainte
parvient au groupement sous tout autre forme, elle fait l'objet d'une évaluation pour décider de son
fondement et de sa pertinence.
Une réclamation fondée, donc considérée comme une non-conformité est traitée selon le logigramme cidessous et une réponse appropriée est adressée au plaignant. Dans le cas contraire, l'action du SDIS se
limitera à répondre au plaignant dans un délai raisonnable.
8. ENREGISTREMENTS
Les non-conformités sont enregistrées et suivi par lʼintémédiaire dʼun système de gestion de tâche
informatique.
9. SYNOPTIQUE DE TRAITEMENT DʼUNE ANOMALIE
Le cadre général de traitement de lʼanomalie est présentée en page ci-après.
La prise en compte et lʼenregistrement peut en particulier se dérouler lors des réunions de service ou des
Comeval.
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