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AVANTGARD
ARTICLE
FAITES DE VOS PAIEMENTS UN ATOUT
STRATÉGIQUE !
Le besoin en fonds de roulement (BFR) est devenu une priorité pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Les dirigeants accordent de plus en plus d’attention aux créances clients, à l’efficacité du recouvrement et aux techniques
de financement comme l’escompte ou l’affacturage. Au-delà de ces aspects, la centralisation et l’optimisation du processus
de paiement permettent d’améliorer le BFR de manière significative, de réduire les coûts, de renforcer la maîtrise sur le cash
et de faciliter le travail des auditeurs (internes et externes).
Processus de paiement inefficace :
attention, danger !
Andrew Owens
SVP of Payments & Managed
Bank Connectivity,
SunGard’s AvantGard
D’après une étude publiée récemment par
SunGard1, seulement 20% des groupes ont mis
en place un workflow de paiement commun
à toutes leurs filiales. Elles ont pourtant tout
intérêt à le faire, étant donnée l’adoption
croissante du paiement électronique et des
instruments standards comme le SEPA en
Europe. Ainsi le format de base des paiements
en euros, ISO 20022, est rapidement devenu
un standard mondial. Au final, il n’a jamais été
aussi facile d’harmoniser ses paiements.
Une approche décentralisée voire fragmentée
pose de nombreux problèmes. Si chaque service
en charge des paiements choisit son propre
logiciel, c’est alors le groupe dans son ensemble
qui passe à côté d’économies d’échelle
substantielles ; de plus, il n’atteint pas le niveau
d’automatisation et de contrôle dont il disposerait
s’il avait une seule plateforme centrale de
paiements. Autre problème, les applications
locales de paiement ne sont généralement
pas connectées aux systèmes de banques
électroniques. D’où des processus manuels qui
génèrent des risques d’erreurs et de fraudes.
Quelles implications pour les dirigeants ?
Pour les dirigeants du groupe, de telles failles
en termes d’efficacité et de contrôle sur les
paiements ont des implications qui vont
bien au-delà de simples considérations
informatiques ou opérationnelles. Même dans
les groupes dont les filiales ont atteint un degré
honorable d’automatisation, il est encore
difficile de standardiser les contrôles sur les
workflows car les logiciels et processus diffèrent
selon les pays. Le risque de fraude s’en trouve
accru, ce qui met en danger le contrôle interne
de l’entreprise, sa mise en conformité avec les
réglementations en vigueur, et sa réputation.
Incapable d’optimiser son délai moyen de
règlement fournisseur (DPO), le groupe voit
également se détériorer son BFR.
1 Etude SunGard sur les paiements et la connectivité des entreprises
en B to B, 2014.
Six grands risques liés aux paiements
››La réplication des processus, des formats et des logiciels alourdit les coûts.
››L’entreprise s’expose à des risques de fraude et de cyber-attaques.
››Les traitements manuels sur les paiements sont coûteux et peu fiables.
››Le manque de standardisation dans les processus de paiement pose problème en
matière de contrôle interne.
››L’entreprise est incapable de rationaliser le nombre de ses banques et de ses comptes
bancaires ; le cash est fragmenté, la gestion des comptes et des signataires coûteuse et
sujette à risque.
››L’entreprise ne maîtrise pas son délai moyen de règlement des fournisseurs (DPO),
avec un impact négatif sur son BFR.
Plusieurs bonnes raisons de centraliser
Une opportunité à ne pas manquer
La mise en place d’une usine centralisée de paiements,
encore appelée centrale de paiement ou centre de
services partagés (CSP), peut s’avérer décisive pour
régler les problèmes mentionnés ci-dessus, accroître la
création de cash et améliorer la gestion de la trésorerie.
Le plus souvent, les grands groupes créent une usine
de paiements pour réduire leurs risques de fraude.
Dans l’étude citée plus haut, la prévention de la fraude
est en effet la raison la plus fréquente pour justifier
la centralisation des paiements (elle est évoquée par
29% des personnes interrogées). Ce constat est vrai à
la fois pour les entreprises qui ont recours au paiement
électronique et pour celles qui utilisent davantage les
chèques, aux Etats-Unis notamment.
Les usines de paiement offrent des possibilités plus
vastes qu’un simple « canal » de paiement, en particulier
pour les entreprises dont l’organisation est relativement
centralisée. Centraliser la transmission et le traitement
des paiements permet de libérer des ressources au
niveau des business units. En passant, la mise en place
d’un centre d’excellence pour les paiements est
l’occasion d’adopter les meilleures pratiques en matière
de productivité et de contrôle. Enfin, le CSP est capable
d’absorber un accroissement du volume des paiements
sans avoir à recruter.
En outre, de plus en plus d’entreprises sont menacées
par le piratage informatique, auquel le processus de
paiement n’échappe pas. C’est pourquoi toutes les
sociétés, quelle que soit leur taille devraient entamer
une révision de leurs procédures de paiement. Elles
gagneraient en sécurité, en plus des avantages déjà
évoqués en termes de coûts, de BFR et de gestion
du cash.
Dépasser les réticences
Les projets de création d’une usine -ou centralede paiement soulèvent généralement des objections de
la part des filiales ou entités et des services en charge
des paiements. Ils craignent que la centralisation réduise
leur autonomie et que le CSP soit incapable de gérer
les instruments de paiement spécifiques à chaque pays,
ni d’appréhender correctement les pratiques locales.
En réalité, une structure décentralisée n’est pas
incompatible avec une usine de paiement. La perte
d’autonomie des BU et la déconnexion avec les besoins
locaux ne sont pas des fatalités, loin de là. Une
plateforme logicielle centrale, par exemple, peut donner
accès à tous les utilisateurs ayant vocation à traiter ou
valider les paiements ; les ordres de paiement sont
ensuite transmis à la banque concernée dans le format
requis. De cette façon, les droits d’accès et les workflows
sont cohérents entre les différentes filiales. Les interfaces
avec les systèmes internes et externes à l’entreprise,
quant à elles, sont gérées au niveau central.
Les entreprises qui font transiter leurs paiements dans
un « hub » unique peuvent tirer profit d’une connexion
multi-bancaire comme SWIFT, qui leur fournit le meilleur
niveau de fiabilité et de sécurité. Si on se réfère à notre
étude, 29% des personnes interrogées utilisent déjà
SWIFT, et 41% prévoient de l’adopter d’ici deux ans.
La centralisation des paiements n’est certes pas un
pré-requis obligatoire pour adopter SWIFT, mais elle
en facilite largement l’implémentation (car il y a moins
de logiciels internes à connecter), et les bénéfices
qu’on en tire sont bien plus importants.
Les bénéfices vont même au-delà de ces gains
opérationnels. Bien souvent, les entreprises qui
centralisent le traitement de leurs paiements en profitent
pour rationaliser leur portefeuille de banques. Elles en
tirent des économies d’échelle, font baisser les coûts de
leurs transactions bancaires et améliorent la gestion de
leur cash. En Europe et ailleurs, des groupes se tournent
même vers le modèle POBO (« payment of behalf of »
- paiements pour le compte d’un tiers) : plutôt que
de fonctionner avec un compte bancaire par entité,
ils lancent les paiements à partir d’un compte unique
par devise, géré par une banque interne qui enregistre
la transaction au nom de l’entité. Le rapport automatique
précise le nom de la filiale qui a initié le paiement,
ce qui permet au bénéficiaire d’identifier et de
réconcilier la transaction.
Dans l’étude évoquée précédemment, 60% des
entreprises ont plus de 1.000 comptes bancaires, et
parmi elles, 20% en ont plus de 5.000. La réduction du
nombre de comptes permet de simplifier énormément
le pilotage du cash : la gestion des comptes bancaires
(et des responsabilités qui vont avec) prend moins de
temps et génère moins d’erreurs ; les frais bancaires
sont analysés et réconciliés de manière plus efficace ;
en outre, les délais de paiement des fournisseurs sont
mieux maîtrisés, ce qui est bon pour le BFR. Par exemple,
l’entreprise peut déclencher des paiements plus
fréquents et atténuer les « pics » de fin de semaine ou
de fin de mois. L’usine de paiement facilite ce genre
de démarche. Par ailleurs, les ERP peuvent planifier les
paiements et les déclencher le jour exact de l’échéance
de la facture. Enfin, la gestion des liquidités est
considérablement simplifiée – ce qui renforce encore
les bénéfices en termes de baisse des coûts et de
visibilité sur les cashflows.
Dirigeants, à vous de montrer la voie
Quand on considère tous les avantages que procure la
centralisation des paiements (et tous les risques qu’il
y a à ne pas centraliser), il est surprenant de constater que
relativement peu d’entreprises ont mis en place une usine
de paiements – d’autant que la tendance générale est à la
centralisation et à la simplification des fonctions support. Un
obstacle majeur à ce type de projets est l’absence de « chef
d’orchestre ». Or, beaucoup de personnes sont impliquées
de près ou de loin aux paiements : par exemple, le service
trésorerie maîtrise la connexion aux banques et les workflows
associés, mais ne gère pas forcément tous les paiements ;
parmi les parties prenantes, on peut aussi citer les services
juridiques, informatiques et comptables, les fiscalistes et bien
sûr ceux qui gèrent les dettes fournisseurs (au niveau du siège
et des filiales). Bien souvent, aucune de ces équipes n’a
vocation – ni intérêt – à prendre la responsabilité d’un projet
de centralisation des paiements, qui peut d’ailleurs entrer en
contradiction avec ses propres objectifs de performance.
Alors que les banques vont se mettre en conformité avec
Bâle 3 dans les mois qui viennent, ce qui risque de faire
pression sur le montant des prêts qu’elles vont accorder aux
entreprises, les trésoriers et les responsables financiers vont
continuer à affiner leurs stratégies de BFR et de cash tout
en restant vigilant sur la santé financière de leurs clients et
fournisseurs. La centralisation et l‘optimisation des paiements
participent de cette démarche, en améliorant la mainmise sur
le BFR et en diminuant le nombre de banques et de comptes
à gérer. Les entreprises qui font l’impasse sur ce sujet
s’exposent à des risques financiers et financiers importants.
C’est leur réputation qui est en jeu.
Pourquoi centraliser vos paiements?
››Pour générer des économies d’échelle.
››Pour bénéficier des meilleures pratiques en termes
de processus, de contrôles et de reporting.
››Pour standardiser procédures et formats.
››Pour améliorer les contrôles et faciliter les audits.
››Pour rationaliser les connexions bancaires.
››Pour réduire le nombre de banques et de comptes
bancaires, et donc simplifier la gestion de ce portefeuille
et le pilotage du cash.
››Pour améliorer vos indicateurs de BFR.
Fonctionnalités de collaboration
AvantGard facilite la collaboration entre les trésoriers, les comptables en charge des créances
clients et les responsables des paiements. Ceux-ci partagent une vision unique du cash et des
risques. Pour en savoir plus sur nos outils collaboratifs de gestion financière, rendez-vous sur
notre site www.sungard.com/avantgard.
A propose de SunGard
SunGard est un des leaders mondiaux des logiciels et des services informatiques. Le groupe,
qui génère un chiffre d’affaires de 2,8 milliards de dollars, fournit des applications et des
solutions de traitement pour les entreprises, les services financiers, l’enseignement et le secteur
public. SunGard emploie plus de 13.000 personnes et compte environ 16.000 clients dans plus
de 70 pays. Pour plus d’information, rendez-vous sur le site www.sungard.com.
Pour plus d’informations :
www.sungard.com/avantgard
Contactez-nous :
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