Gérer sa copopriété ou son ASL

Qui est l'association
des responsables de copopriété?
L'ARC est une association à but non lucratif (loi de 1901) créée en 1987 et qui est implantée, en
1996, sur plus de 3000 immeubles en copropriété. C'est aujourd'hui l'une des plus importantes
associations de copropriétaires.
Important : depuis mars 1995 l'arc a créé, avec d'autres associations de copropriétaires, l'UNARC Union Nationale des Associations de Responsables de Copropriété - qui couvre une grande partie
de la France et bientôt, espérons-le, TOUTE la France.
Ses adhérents sont :
- des conseils syndicaux, dans des copropriétés gérées par des professionnels,
- des syndics non professionnels,
- des copropriétaires à titre individuel confrontés à des problèmes personnels.
L'ARC aide donc ses adhérents tout aussi bien à contrôler la gestion des syndics professionnels
qu'à gérer eux-même leur immeuble avec, dans les deux cas, un soucis d'améliorer la qualité de la
gestion et d'obtenir le maximum d'économies. Cela fait de l'ARC une association unique en son
genre, une association qui peut d'autant mieux aider à contrôler les professionnels qu'elle connait
la gestion des immeubles de l'intérieur.
L'ARC est aussi l'une des seules associations d'usagers à avoir créé un groupement d'achat qui a
deux objectifs :
-
négocier les prix pour avoir des références concrètes et montrer ainsi que les prix obtenus par
certains syndics professionnels sont "curieusement" élevés,
permettre à ses adhérents qui le souhaitent d'obtenir des prix négociés sur du matériel de
qualité ou sur des contrats de services (maintenance, assurance, etc.), ce qui entraine des
économies.
Bien entendu, à côté de cela, l'ARC aide aussi TOUS ses adhérents à résoudre les problèmes
d'ordre juridique, comptable et technique rencontrés dans leur copropriété.
Pour plus de renseignements, vous pouvez vous adresser à l'ARC
29, rue Joseph Python
75020 PARIS
Tel : 01 40 30 12 82
Fax : 01 40 30 12 63
gérer soi-même sa copropriété ARC
Préface
Vous habitez une copropriété et vous intéressez activement à la vie et à la
gestion de votre copropriété.
Vous vous demandez peut-être :
-
est-il possible de gérer sa copropriété entre «soi», sans professionnel ?
cela est-il à la portée d'un copropriétaire «normal» et sans formation
particulière ?
Ce petit guide voudrait simplement répondre aux quelques questions que
vous vous posez sur ce sujet, vous indiquer de quelle façon procéder et
comment - si vous le souhaitez - vous faire aider.
Sommaire
Chapitre 1
Chapitre 2
Chapitre 3
Chapitre 4
Chapitre 5
Chapitre 6
Chapitre 7
Pourquoi gérer soi-même sa copropriété
Les différentes formules possibles
Les prétendus risques de la gestion directe
La mise en place de la gestion directe
Les travaux et les fournisseurs
Gérer le personnel
Les aides au démarrage et l'aide à la gestion
2
7
9
12
18
19
20
1
ARC gérer soi-même sa copropriété
1. Pourquoi gérer soi-même sa
copropriété
1. Gérer soi-même, est-ce possible?
La première question est, en effet, de savoir qui peut gérer une copropriété ou
une Association Syndicale Libre (ensemble de pavillons).
La réponse est claire : peut gérer un immeuble ou un ensemble pavillonnaire,
soit un professionnel, SOIT N'IMPORTE LEQUEL DES COPROPRIETAIRES OU PROPRIÉTAIRES,.
Les règles d'élection, les responsabilités, les droits et obligations vis-à-vis des
copropriétaires, sont exactement les mêmes, qu'il s'agisse de professionnels
ou de non-professionnels.
Ajoutons immédiatement que l'on ne parlera pas de syndic (ou gestionnaire)
bénévole, mais de syndic non professionnel. En effet, un copropriétaire syndic peut être rémunéré pour son travail, sans pour autant devenir un
professionnel.
2. Quelles sont les différentes situations
courantes rencontrées?
On peut habiter, soit un logement dans un immeuble, soit un pavillon dans un
ensemble. Dès lors, on peut être confronté à diverses situations de gestion.
a. La gestion d'immeuble :
dans ce cas, c'est obligatoirement le statut de la copropriété qui s'applique.
b. La gestion d'ensembles de pavillons :
dans ce cas, la gestion des parties communes ou équipements communs (ou
services communs) se fait soit dans le cadre du statut de la copropriété, soit
dans le cadre d'une Association Syndicale Libre.
2
gérer soi-même sa copropriété ARC
Il y a au moins deux situations où la gestion par soi-même (c'est-à-dire sans
professionnel) s'impose presque d'elle-même :
-
le cas des petites copropriétés simples,
le cas des ensembles pavillonnaires (de taille normale, c'est-à-dire moins
de 80 lots).
3. Quelles sont les raisons qui poussent à la
gestion directe?
a. Motivation économique
Dans les petites unités, la motivation essentielle réside dans la recherche
d'économie : pourquoi payer un professionnel pour faire un travail souvent
facile ? Par ailleurs, au-delà des dépenses directes liées au syndic (honoraires), la motivation concerne des dépenses indirectes (meilleur contrôle des
prix, des fournisseurs, des entreprises en cas de travaux).
Cette motivation n'est pas illusoire. Sur un exemple concret, cela a pu donner
le résultat suivant :
Syndic
professionnel
Syndic non
professionnel
Économie
34 000 F
2 100 F
31 900 F
4 300 F
400 F
3 900 F
Nettoyage
62 000 F
31 000 F
31 000 F
Travaux divers
27 000 F
17 000 F
10 000 F
Eau
67 000 F
44 000 F
23 000 F
2 900 F
- 2 900 F
2 700 F
2 700 F
0 F
197 000 F
100 100 F
96 900 F
Frais de gestion
(honoraires et
divers)
Frais d'assemblée
générale
Compteurs d'eau
Impôts / taxes
Total
3
ARC gérer soi-même sa copropriété
Comment ces économies ont-elles été possibles ?
- réduction sensible des frais de gestion,
- embauche d'une femme de ménage au lieu d'une entreprise de nettoyage,
- pose de compteurs individuels d'eau et relevé effectif de ces compteurs au
moins une fois par an.
b. Les problèmes avec son syndic professionnel
Ce que les propriétaires reprochent souvent le plus à leur syndic professionnel, c'est son «absence», son temps de réaction très lent, l'abandon de
certains aspects de la gestion. Ces copropriétaires perdent beaucoup de temps
à «courir après leur syndic» et donc à essayer de lui faire faire son travail.
Un jour, ILS en viennent à se dire qu'ils iraient plus vite à faire eux-mêmes le
travail. Telle est la deuxième motivation principale.
c. Situation sinistrée
Aussi paradoxal que cela puisse paraître, plus la situation d'une copropriété
est difficile, plus la gestion directe semble adaptée. Voyons cela.
Une situation sinistrée est une situation où le niveau des impayés est très
élevé, où les copropriétaires sont «démissionnaires», où même les petits
travaux d'entretien sont impossibles, où l'eau, l'EDF, finissent par être
coupées, etc.
Pour un syndic professionnel, ce type de situation est ingérable, étant donné
le temps réduit qu'il peut consacrer à un immeuble.
Par contre, des copropriétaires occupants, fortement motivés, vont pouvoir
engager des actions de recouvrement de charges (en étant en permanence sur
le «dos» des débiteurs), retrouver les copropriétaires absents, agir auprès de
l'administration, des notaires, d'un éventuel lîquidateur, effectuer eux-mêmes
certains petits travaux urgents, négocier avec la compagnie des eaux, l'EDF,
etc.
Évidemment, on évitera de «reprendre» des situations sinistrées dans les
grandes copropriétés, le travail étant, dans ce cas, au-dessus des forces des
copropriétaires, aussi dynamiques et motivés soient-ils.
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gérer soi-même sa copropriété ARC
4. Ne pas minimiser les difficultés
Inutile de se voiler la face, la gestion directe est plus ou moins facile selon les
cas. Nous avons dégagé sept paramètres .
a. L'organisation-type des bâtiments
Il y a les copropriétés constituées d'un bâtiment et celles constituées de
plusieurs bâtiments.
Il est certain que, dans le premier cas, les parties communes étant réduites à
leur plus simple expression, la gestion directe sera plus facile.
b. Le nombre de logements
On peut distinguer les petites copropriétés (jusqu'à 50 logements), les
moyennes copropriétés (de 50 à 150 logements) et les grosses copropriétés
(de 150 à 300). Au-delà, on parle des «grands ensembles» qui peuvent
atteindre 1500, voire 2000 logements.
À noter néanmoins, qu'une copropriété de 300 logements pourra embaucher
un «directeur» de copropriété et donc, dans certains cas, être plus facile à
gérer soi-même qu'un immeuble de 100 logements.
c. La qualité de construction
Moins bonne sera la qualité initiale des bâtiments, plus difficile en sera la
gestion, à la fois pour des raisons techniques, pratiques et financières (l'entretien d'un immeuble de mauvaise qualité est cher et nécessite de multiples
interventions, donc du temps).
d. L'importance des équipements collectifs et des
services
Là aussi, rien de très banal : plus complexe sera «l'équipement» d'un
immeuble (du chauffage collectif à l'interphone, en passant par les videordures et la cellule photoélectrique du parking), plus complexe en sera la
gestion, plus problématique l'autogestion.
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ARC gérer soi-même sa copropriété
e. Le statut d'occupation
Ily a deux statuts d'occupation d'un logement: le logement occupé par son
propriétaire, le logement occupé par un locataire.
Plus il y a de propriétaires-occupants, plus facile sera la gestion directe (c'est
une tendance, pas une loi). Plus il y aura de logements loués plus difficile
sera la gestion directe (éloignement des propriétaires, indifférence au vécu de
la copropriété, difficultés de relation avec les copropriétaires, etc...).
f. Les différences sociales et sociologiques
Il y a des copropriétés très homogènes socialement (ménages du même
milieu social), et sociologîquement (ménages du même âge, de même
nationalité), et d'autres, qui sont hétérogènes. Il est certain, même Si on peut
le regretter, que l'homogénéité favorise la gestion directe, l'hétérogénéité la
complique.
g. Le niveau des impayés
Dernier problème éventuel : le niveau des impayés. Il est certain que la prise
en gestion d'une copropriété où les débiteurs sont trop nombreux sera
difficile. Mais, comme nous l'avons déjà évoqué, le taux important des
impayés peut aussi, et au contraire, être une raison de se mettre en gestion
directe, certains syndics professionnels étant beaucoup moins efficaces pour
recouvrer les charges qu'un syndic non professionnel bien conseillé et
motivé.
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gérer soi-même sa copropriété ARC
2. Les différentes formules
possibles
Toute copropriété qui veut se gérer sans professionnel, a le choix
entre deux formules :
A. Rester un syndicat de copropriété simple
Dans ce cas, il n'y a aucune modification à faire au règlement de copropriété.
L'assemblée générale élit un syndic parmi les copropriétaires, syndic qui a les
mêmes pouvoirs et les mêmes devoirs qu'un syndic professionnel.
L'assemblée élit également un conseil syndical.
Le seul changement sera donc qu'au lieu du syndic professionnel, votre
copropriété aura un syndic non professionnel. D'ailleurs, le syndic-propriétaire non professionnel peut être rémunéré.
Donc, contrairement à ce que certains croient, on peut se gérer sans professionnel, sans pour autant être en «syndicat coopératif».
B. Être un syndicat de copropriété COOPÉRATIF
Dans ce cas, l'assemblée générale doit décider de transformer le syndicat des
copropriétaires en syndicat coopératif et élit un conseil syndical coopératif
(pour cette modification, il faut obtenir la double majorité, soit les 2/3 des
millièmes représentant la moitié des copropriétaires).
Le conseil syndical élit ensuite son président, qui fait office de syndic.
Il faut, dans ce cas, modifier le règlement de copropriété.
Dans la formule «coopérative», le syndic est moins «seul» et la gestion peut
être collective. Cette différence est cependant insensible dans les petites
copropriétés.
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ARC gérer soi-même sa copropriété
Seul problème dans cette formule, le «président-syndic» ne peut PAS toucher
de rémunération (car il est d'abord conseiller syndical...).
Enfin, sachez que si vous êtes dans une copropriété où il y a plusieurs
immeubles, vous pouvez créer facilement avec les personnes de votre
immeuble ce qu'on appelle un syndicat secondaire qui pourra se gérer de
façon autonome et sans syndic professionnel pour tout ce qui concerne
directement 1' immeuble.
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gérer soi-même sa copropriété ARC
3. Les prétendus risques de la
gestion directe
Certains copropriétaires peuvent être (légitimement) inquiets au sujet de
divers aspects de la gestion. Les «angoisses» concernent :
-
les impayés,
la garantie des fonds,
la compétence,
la tenue d'une comptabilité «normalisée».
1. Les impayés
Certains croient que l'arrivée d'un syndic non professionnel va favoriser les
«impayés» selon l'idée qu'un non-professionnel est non seulement incapable
de récupérer les charges, mais est surtout incapable de «faire peur» aux
débiteurs.
Il faut s'élever très fort contre cette croyance non seulement il n'y a pas
davantage d'impayés en gestion directe, mais la règle constante est qu'il y a
beaucoup moins d'impayés.
Pourquoi cela ? Pour quatre séries de raisons :
a. Le non-professionnel va agir et réagir vite contre l'impayé. Il ne va pas
attendre, comme le fait trop souvent le syndic professionnel. Par ailleurs,
Si ce non-professionnel utilise correctement les conseils de l'ARC, il va
s'apercevoir qu'il dispose d'un certain nombre de moyens simples, efficaces et gratuits pour obtenir le versement des charges (application des
intérêts de retard, utilisation de la procédure simplifiée de saisie du tribunal d'Instance, etc.).
b. Il va pouvoir, très facilement, faire la part entre le débiteur de bonne foi et
celui de mauvaise foi, et agir en conséquence. Or, le syndic professionnel,
très souvent, ne sait pas à qui il a affaire.
c. Si un problème très spécial arrive, le syndic non professionnel agira
rapidement (décès, succession, squatterisation, départ à l'étranger, etc.).
d. Autre point alors qu'en gestion professionnelle un certain nombre de
copropriétaires justifie de rétentions de charges en raison du laxisme de
leur syndic ou de problèmes de gestion, en gestion directe cela n'existe
pas et ces «blocages» trouvent très vite des solutions.
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ARC gérer soi-même sa copropriété
2. Les «garanties»
du syndic non professionnel
Certains n'hésitent pas à créer de l'inquiétude en indiquant que les syndics
non professionnels ne présentent pas de garanties suffisantes puisque la loi ne
les oblige ni à avoir une caution bancaire (pour les fonds détenus), ni une
assurance de responsabilité civile.
À ces problèmes, il y a quatre réponses ; il faut en effet savoir :
- que la loi oblige les syndics non professionnels à avoir un vrai compte
séparé où sont déposés tous les fonds de la copropriété,
- que les associations, comme l'ARC, ont négocié des assurances de responsabilité pour leurs adhérents syndics aussi performantes (et même
plus, parce qu'il n'y a pas de franchise) que celles des professionnels,
- que si un syndic professionnel peut faire faillite, cela n'est pas le cas d'un
syndic non professionnel,
- qu'en cas de détournement de fonds (cas qui ne s'est JAMAIS produit à
l'ARC...), le syndic répond sur ses BIENS.
Comme on le voit, les «garanties» existent en gestion directe et sont aussi
efficaces qu'en gestion professionnelle.
3. La compétence
«Être syndic est un métier et ce métier ne s'improvise pas», disent les professionnels. C'est vrai, mais cela est surtout vrai :
- quand l'immeuble est important et complexe,
- quand il y a beaucoup de personnel à gérer.
Pour les petits immeubles, la compétence se résume à :
- la connaissance de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967,
- la connaissance éventuelle de la convention collective des gardiens et
employés d'immeuble,
- la connaissance des règles en matière de recouvrement des charges, la
connaissance de quelques règles comptables, la connaissance de quelques
obligations en matière de sécurité,
- la connaissance des règles en matière de contrats.
Ces «compétences» s'acquièrent rapidement en lisant les guides de l'ARC.
À noter d'ailleurs, sans polémique, qu'un certain nombre de professionnels
ne maîtrisent pas ces compétences et connaissances élémentaires...
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gérer soi-même sa copropriété ARC
En ce qui concerne les problèmes plus complexes, il suffira, comme les
syndics professionnels le font, de faire appel à des experts (avocat, architecte,
thermicien...).
4. La comptabilité
La comptabilité est le dernier rempart que l'on dresse devant la gestion
directe. Ce rempart est d'autant plus illusoire :
- qu'aucune normalisation de la comptabilité en copropriété n'existe
aujourd'hui et que chaque professionnel fait aujourd'hui, à peu près, ce qui
lui plaît,
- que la comptabilité d'une copropriété est une comptabilité très simple et
peut même se réduire à une comptabilité de trésorerie.
Il suffit :
- d'enregistrer les factures,
- de noter les dépenses,
- de faire les appels de charges auprès des copropriétaires, et de tenir à jour
leur compte individuel,
- de contrôler les relevés de banque,
- d'établir une fois par an, une «situation de trésorerie» faisant apparaître
d'un côté ce que la copropriété DOIT et d'un autre côté ce qu'on DOIT à
la copropriété et ce qu'elle détient.
L'ARC a rédigé un guide simple permettant à chacun de mettre en place une
comptabilité manuelle, même sans aucune formation préalable.
Par ailleurs, pour les moyennes et grosses copropriétés, la micro-informatique permet, pour un prix modique, de pratiquer une gestion comptable
entièrement informatisée, très simple à manier et à maîtriser.
Là encore, pour ceux qui le souhaitent, l'ARC a mis au point un logiciel bon
marché permettant de tenir simplement sa comptabilité de façon informatisée.
Ainsi, tout le monde même non comptable, peut simplement tenir les
comptes d'une copropriété.
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ARC gérer soi-même sa copropriété
4. La mise en place
de la gestion directe
Avant de se passer d'un professionnel de la gestion, nous conseillons aux
copropriétaires de procéder par étapes.
Première étape : se doter d'un conseil syndical «actif» qui exercera son rôle
d'assistance et de contrôle de la gestion du syndic professionnel pendant au
moins un an, de façon à «apprendre le métier».
Participer au conseil syndical aux côtés d'un syndic professionnel est un
excellent moyen pour vous familiariser avec la gestion de votre immeuble.
Quand vous estimerez que le conseil syndical peut gérer seul sa copropriété,
alors vous pouvez vous lancer dans l'autogestion et passer à la seconde étape.
Deuxième étape : gérer sans syndic professionnel.
Avant de vous lancer dans la gestion directe (sans professionnel), il faut bien
examiner la situation de votre copropriété et vous poser quelques questions.
- Jusqu'à quand court le mandat du syndic professionnel ? Il n'est pas toujours, en effet, facile d'interrompre un mandat en cours.
- Y-a-t-il des problèmes financiers dans votre copropriété ? Quel est le
niveau des impayés ? D'où viennent-ils ?
- Avez-vous une majorité suffisante de copropriétaires qui adhère au
projet ?
- Existe-t-il une équipe de copropriétaires qui pourra former le conseil syndical et participer au travail de gestion ?
- Les problèmes administratifs, comptables, techniques, de contentieux
divers, ne sont-ils pas trop compliqués ?
Une fois résolues ces questions, voici les étapes à franchir.
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gérer soi-même sa copropriété ARC
1. Mettre fin au mandat du syndic
Comme on l'a dit, il faut tout d'abord connaître la durée de son mandat.
Pour cela, reportez-vous au contrat de syndic, s'il existe, ou au procès-verbal
de l'assemblée générale qui l'a désigné.
Très souvent, le mandat du syndic est d'une année renouvelable, généralement à l'occasion de l'assemblée générale. Dans ce cas, pas de problème,
vous profiterez de la prochaine assemblée pour procéder au changement de
syndic. Assurez-vous que l'ordre du jour de la convocation indique bien
«élection ou renouvellement du syndic». Si ce n'est pas le cas, utilisez la
possibilité ouverte à tout copropriétaire d'ajouter une question complémentaire à l'ordre du jour, en adressant une lettre recommandée avec accusé
de réception au syndic dans les six jours à compter de la réception de la
convocation. Vous pourrez libeller ainsi la question complémentaire : «nonrenouvellement du mandat du syndic, élection d'un nouveau syndic,
Monsieur ou Madame UNTEL étant candidat(e)
Si le mandat du syndic est de plus d'un an ou s'il a une durée indéterminée (il
est alors réputé de trois ans) vous devez donc attendre. Mais Si vous ne
voulez pas attendre la prochaine assemblée générale, vous devrez alors
interrompre le mandat en cours. Cela n'est possible que si le syndic a commis
des fautes professionnelles, sinon celui-ci pourrait réclamer judiciairement à
la copropriété des indemnités.
Enfin, rappelons que la révocation du syndic et l'élection d'un nouveau syndic
se décident à la majorité de l'article 25 de la loi (501 millièmes en première
assemblée générale).
2. Faut-il donner le quitus à l'ancien syndic et
voter les comptes ?
Rappelons-nous qu'il est indispensable de prévoir deux votes :
- un vote sur les comptes,
- un vote sur le quitus (c'est-à-dire concernant les actes de gestion).
Si le syndic n'a pas, lui-même, prévu deux votes, il faudra le faire.
En ce qui concerne le quitus, nous vous conseillons de ne jamais le voter,
ceci parce que vous ne pouvez pas être sûr que le syndic n'a pas commis
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ARC gérer soi-même sa copropriété
d'erreurs de gestion préjudiciables à la copropriété et qu'il faut vous garder la
possibilité d'obtenir réparation (amiable ou judiciaire).
À noter que le refus de quitus est légal et n'oblige pas à engager une action
judiciaire. Cela en laisse simplement la possibilité.
En ce qui concerne les comptes, vous ne les approuverez
-
que si vous avez pu effectivement les contrôler,
que si vous avez eu accès à toutes les pièces demandées,
que si vous n'avez pas relevé d'anomalies.
La solution la plus satisfaisante, Si vous avez pu contrôler les comptes et
repérer des anomalies (dépassement de devis, engagement de dépenses non
autorisées, règlement de factures sans contrôle des prix, absence de déclaration de sinistre, erreur sur le calcul des paies, etc.), est de voter les comptes
sous réserve du règlement des problèmes rencontrés.
3. L'assemblée générale
Celle-ci aura donc comme objectif de changer de syndic. Nous vous
conseillons au préalable de réunir, d'une manière informelle tous les copropriétaires. Vous pourrez alors :
-
vous assurer qu'une majorité de copropriétaires adhère au projet de
prendre en charge la gestion de l'immeuble,
- pressentir le futur syndic non professionnel (vous par exemple),
- constituer une équipe de copropriétaires volontaires qui formera le conseil
syndical,
- prévoir qui présidera l'assemblée générale. En effet, il est probable que
votre projet de gestion directe ne sera guère apprécié de votre syndic professionnel. Les débats seront peut être un peu houleux. La personne qui
présidera l'assemblée générale devra avoir l'autorité suffisante pour
maîtriser les débats.
Le président peut très bien être le président du conseil syndical, mais pas le
futur syndic.
Il est bon également de prévoir qui sera le secrétaire de séance. En principe,
le syndic est de droit secrétaire de l'assemblée, sauf décision contraire de
cette assemblée. Dans le cas qui nous préoccupe, mieux vaut que le secrétaire
de séance soit un des copropriétaires qui rédigera par la suite le procèsverbal.
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gérer soi-même sa copropriété ARC
Attention : au cours de l'assemblée, si l'ancien syndic décide de quitter la
séance, ne le laissez pas partir avec la feuille de présence, et continuez
l'assemblée.
4. Le procès-verbal
Ce procès-verbal, signé par l'ensemble du bureau de séance, sera adressé en
recommandé avec accusé de réception aux copropriétaires absents et
opposants ainsi qu'à l'ancien syndic. Bien que cela ne soit pas obligatoire, il
est aussi souhaitable de le communiquer à tous les copropriétaires.
5. La passation des pouvoirs
La passation des archives et des comptes de la copropriété d'un syndic à un
autre, est une étape extrêmement importante.
Le cadre législatif
Il est développé dans l'article 18-2 de la loi de 1965.
. Un syndic a un mois maximum après l'assemblée générale pour remettre à
son successeur la totalité des archives de la copropriété (archives administratives ou comptables), et les fonds disponibles.
Il dispose de deux mois supplémentaires pour remettre au nouveau syndic le
solde des fonds disponibles après apurement des comptes, l'état des comptes
des copropriétaires et celui des comptes du syndicat.
. Par ailleurs, et cela est capital, le législateur a prévu une possibilité d'action
simple contre l'ancien syndic (procédure de référé, c'est-à-dire une procédure
d'urgence où l'assistance d'un avocat n'est pas obligatoire).
Pourquoi cette disposition est-elle Si importante ? Pour la raison suivante on
sait que souvent les syndics jouent sur le fait que les procédures judiciaires
sont longues, coûteuses et doivent être décidées en assemblée générale. Dès
lors, le fait qu'il existe une procédure simple, peu coûteuse et qui peut être
initiée sans l'aide d'un avocat ni l'autorisation de l'assemblée générale, peut
jouer comme un effet extrêmement dissuasif, à condition qu'on l'utilise
convenablement (voir plus loin).
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ARC gérer soi-même sa copropriété
Ce qui se passe dans la pratique
La transmission des archives ne se déroule pas de la même façon si l'ancien
syndic a démissionné ou s'il a été «remercié» par les copropriétaires. En cas
de démission, la transmission des archives se passe généralement plutôt bien.
Dans le deuxième cas, la transmission des archives se passe presque toujours
mal : le syndic accepte difficilement la sanction, qu'il estime injuste. Que
peut-il se produire ? Il est rare que l'ancien syndic fasse une obstruction
complète sur la remise des archives, car la loi de 1965 commence à être bien
connue sur ce point. Par contre, il peut traîner les pieds, remettre des archives
partielles, ou encore, laisser quelques «bombes à retardement», par exemple
en ne payant plus aucun fournisseur et en remettant une comptabilité
incompréhensible ou encore une trésorerie exsangue, le plus souvent
incontrôlable. Confrontés à cette situation, les copropriétaires qui ont obtenu
le départ du syndic doivent se montrer vigilants.
Quels documents peut-on exiger du syndic ?
Comme on l'a vu, la loi est à la fois précise sur ce point, et floue : le syndic
doit remettre les archives et les comptes. Mais, dans la pratique, qu'est-ce que
cela peut vouloir dire :
- aucune liste d'archives n'existe,
- la notion de «comptes» est floue.
Le fait que la loi soit floue est gênant mais n'est pas un handicap rédhibitoire.
En effet, on partira de l'hypothèse, vérifiée dans la pratique, que c'est au
nouveau syndic et aux copropriétaires de fixer la liste la plus précise des
archives et comptes qu'ils souhaitent.
Cette remarque est importante car elle aboutit à la conclusion suivante : Si
une liste précise des documents souhaités est établie, le syndic devra tout
fournir et pourra y être contraint automatiquement par voie de justice.
Par contre, Si vous n'avez pas fourni de liste, il faudra vous «contenter» de ce
que l'ancien syndic vous aura fourni et il sera plus difficile d'obtenir la remise
des documents sous astreinte judiciaire.
On comprend donc que l'essentiel, dans une remise de dossier, est d'établir
une liste de ce que vous voulez.
Pour les comptes, là aussi, il faudra être très précis. Il faut, en particulier,
demander «le grand livre». Surtout, il faut préciser que vous voulez un historique des comptes de chaque copropriétaire, en précisant exactement la date
à partir de laquelle vous souhaitez que l'historique soit établi.
Enfin, il faudra veiller à récupérer rapidement les dossiers «procédures» en
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gérer soi-même sa copropriété ARC
cours, ainsi que les dossiers assurance et la totalité des dossiers de mutation.
Le syndic révoqué doit, en effet, impérativement, remettre toutes les pièces
relatives aux procédures. Il faut particulièrement veiller à ce que le nouveau
syndic soit en possession de la «grosse» des jugements, s'il y en a, c'est-à-dire
l'«original».
Si les démarches amiables n'aboutissent pas ou aboutissent incomplètement,
il faudra agir vite :
1. Le nouveau syndic adressera une lettre à l'ancien syndic (recommandée
avec accusé de réception) lui demandant la remise de documents suivant
la liste établie,
2. mais surtout, le nouveau syndic rappellera à l'ancien qu'il a le pouvoir
d'engager, sans avis de l'assemblée générale, un référé,
3. Le nouveau syndic précisera :
- que le référé étant une procédure dispensée de l'assistance d'un avocat,
l'action ne coûtera pas cher à la copropriété,
- que le syndic, étant adhérent de l'ARC (du moins nous vous le souhaitons), se fera aider par l'association pour rédiger l'assignation.
4. Enfin le nouveau syndic indiquera qu'il demandera au tribunal une remise
des pièces, sous astreinte, par exemple de 1000 francs par jour de retard.
En principe, cela suffit à convaincre l'ancien syndic de respecter plus
rigoureusement les dispositions légales.
6. L'ouverture du compte bancaire
La loi oblige les syndics non professionnels et coopératifs à ouvrir un compte
bancaire au nom du syndicat de copropriété. Vous pouvez prévoir plusieurs
signatures (notamment celle du président du conseil syndical par exemple).
Pour cela, il suffit d'apporter au banquier un procès-verbal de l'assemblée
générale qui vous a nommé syndic, et une copie du règlement de copropriété
; Si votre banquier demande les «statuts» de la copropriété et la déclaration
en préfecture, c'est qu'il confond «syndicat de copropriété» et «association loi
1901». Changez de banquier !
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ARC gérer soi-même sa copropriété
5. Les travaux et les fournisseurs
Une fois réglés les problèmes de comptabilité et les problèmes d'impayés,
une autre source d'inquiétude des copropriétaires peut concerner leur capacité
à faire faire des travaux ou à signer des contrats.
Comment faire, quand on est non professionnel pour résoudre ces
problèmes ?
En fait, c'est très simple.
Il est prudent, dès le départ, de faire faire un «diagnostic» du bâtiment, de
façon à connaître les petits, moyens et gros problèmes qu'il conviendra de
traiter dans les mois et années à venir.
Puis, pour les gros travaux (toiture, ravalement, gros œuvre), le mieux est de
vous adresser à un architecte de confiance (conseillé par une association telle
l'ARC ou trouvé par vos propres moyens). Celui-ci établira sous votre
contrôle un cahier des charges et effectuera un appel d'offres auprès de plusieurs entreprises (y compris, bien sûr, des entreprises que vous lui
conseillerez ou indiquerez).
En ce qui concerne les travaux moins importants (plomberie, électricité...), il
suffira de vous reporter à une liste d'entreprises agréées par une association
de copropriétaires (comme l'ARC) déjà testées par d'autres copropriétés et
dont les qualifications et références auront été soigneusement contrôlées.
Comme vous le voyez, là aussi, les difficultés peuvent être facilement
réduites à leur plus simple expression.
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gérer soi-même sa copropriété ARC
6. Gérer le personnel
Quand il y a du personnel dans l'immeuble, les copropriétaires craignent de
ne pas pouvoir être à même d'établir les fiches de paie et de faire les
déclarations fiscales ou sociales.
Ils ont un peu raison car il convient de respecter les dispositions d'une
convention collective (celle des gardiens et employés d'immeuble) qui est
assez complexe.
Certaines copropriétés ont licencié leur personnel en raison de ces difficultés.
Elles ont eu tort car, en principe, le personnel d'immeuble revient beaucoup
moins cher qu'une entreprise extérieure (pas de TVA ; pas de marge...).
C'est pourquoi, pour répondre à ce problème l'ARC a mis en place un «service fiches de paie» qui permet aux copropriétés :
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de garder ou d'embaucher leur personnel, même à temps très partiel,
de ne commettre aucune erreur tant vis à vis du salarié que vis à vis de la
copropriété.
Ce service est très bon marché et permet, simplement, de résoudre un des
rares vrais problèmes de la gestion d'une copropriété.
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7. Les aides au démarrage
et l'aide à la gestion
Comme on le voit, la gestion d'une copropriété est simple et les problèmes
qu'on pense compliqués sont, en fait, assez simples à résoudre. Cependant,
pour ceux qui souhaitent être aidés au moins au départ, l'ARC peut apporter
l'aide nécessaire.
Aux syndics non professionnels ou aux conseils syndicaux coopératifs, l'ARC
peut en effet apporter l'aide et les services suivants :
a. une assistance juridique permanente (incluse dans l'adhésion),
b. une aide à la mise en place de la comptabilité (manuelle ou informatique,
l'ARC ayant mis au point un logiciel comptable),
c. le bénéfice d'une assurance responsabilité civile (incluse dans 1' adhésion),
d. l'accès au fichier des experts, architectes et entreprises agréées (inclus
dans l'adhésion),
e. le bénéfice d'un abonnement à un bulletin d'information périodique pour
l'instant trimestriel (inclus dans l'adhésion),
f. un service «fiches de paie»,
g. l'accès (facultatif) à un groupement d'achats et de négociation réservé aux
seuls adhérents collectifs de l'ARC (inclus dans l'adhésion).
Contact :
ARC ou UNARC
29, rue Joseph PYTHON
75020 PARIS
Métro : Porte de Bagnolet
TÉL : 40.30.12.82
FAX : 40.30.12.63
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Les publications de l'ARC
au service des copropriétaires
Pour aller plus loin, guide "Comment gérer sa copropriété
ou son ASL" édition l'inédite 1995, exposant les thèmes les
thèmes suivant :
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pourquoi gérer soi-même sa copropriété,
les prétendus risques de la gestion directe,
quels sont les textes à connaître,
le syndicat, l'assemblée générale,
le syndic non professionnel : garantie, assurance, droits, responsabilité,
le conseil syndical,
quel mode de gestion choisir,
le cas particulier des ASL,
la mise en place de la gestion directe,
l'administration courante,
l'assemblée générale
le règlement de copropriété,
la gestion financière, comptable, technique, du personne
la sécurité,
les relations avec la justice,
problèmes particuliers,
texte de la loi du 10 juillet 1965,
décret du 17 mars 1967,
le fichier immobilier.
Autres publications :
«La copropriété pratique en 300 questions» (5ème édition-avril 1995)
«Le manuel du conseil syndical» (mai 1995)
«Le traitement des impayés» (1993)
«Mettre en place la comptabilité de sa copropriété» (édition 1996)
«Faites baisser vos charges» (1992)
«Travaux et maintenance en copropriété» (novembre 1995)