Analyse de données avec le logiciel ABACUS Business Intelligence

analyse
Business Intelligence ABACUS
Analyse de données avec le logiciel ABACUS
Business Intelligence incluse
D
es informations précieuses pour les entreprises peuvent dorénavant être extraites des données du
logiciel ABACUS au moyen du nouveau module “Gestion de l’information”. Les outils d’exploitation et
d’analyse sont intégrés dans l’environnement standard de la version 2007 et permettent la création de
rapports et d’analyses de données. Ces données peuvent également faire l’objet d’un traitement graphique
grâce à Excel.
Dans un logiciel ERP, les informations sont
enregistrées dans des banques de données, dont le but est de permettre des
transactions sûres et rapides. Cette tenue
des données optimisée a l’inconvénient de
ne permettre que difficilement des extraits
dynamiques et pluridimensionnels, tels
qu’on les obtient normalement avec des
outils “Business Intelligence” (BI). Jusqu’à
présent, les données devaient être exportées du logiciel de gestion et ensuite
importées puis préparées dans une solution
BI, afin de pouvoir être traitées comme
souhaité. Le processus de transformation
des données nécessitait en règle générale
beaucoup de temps et un savoir-faire
spécifique, avec les coûts conséquents. Les
utilisateurs des programmes se sentant
souvent dépassés par la complexité de la
plupart des systèmes BI, les données furent
rarement utilisées dans la pratique pour la
planification et l’optimisation des processus de gestion. Grâce à l’intégration dès la
version 2007 du nouveau programme
“Gestion de l’information” dans les nombreuses applications d’ABACUS, les données ERP peuvent également être enregistrées dans ce que l’on appelle des cubes
de données. Il est ainsi possible d’extraire
et de représenter les données directement,
de façon interactive en les reliant entre
elles. Ceci permet une analyse plus approfondie, permettant de déceler de nouvelles
relations et de mesurer l’efficience des processus de gestion. Ainsi, il est possible
d’évaluer et d’afficher des informations de
divers secteurs, sous forme condensée et
adaptée au client comme par exemple sous
forme d’Indicateurs Key Performance de
tous les départements de l’entreprise. Le
management obtient de la sorte des informations fiables, qui lui sont utiles pour la
prise de décision ou la planification de
stratégie, quels que soient le département
ou la taille de l’entreprise. La simplification
du contrôle de gestion obtenue n’est pas
non plus à négliger.
BI pour analyses de données
Dans les outils courants de BI comme par
exemple les Excel-Pivot Tables, QlickView,
Dynasight, Cognos, Corporate Planning ou
Palo, on peut déterminer ou traiter les axes
à volonté ou se rendre à un niveau plus
détaillé selon la devise “slice and dice”.
Cette dernière possibilité décrit de façon
pertinente les principes d’exploitation des
données OLAP conviviales pour l’utilisateur, car le résultat analysé peut de façon
aisée être limité ou étendu (slice = coupe),
renversé ou retourné (dice = cube).
Business Intelligence
Business Intelligence (BI) définit la collecte et l’exploitation d’informations par des
entreprises, afin de définir les relations
du marché et leur position par rapport
aux concurrents. BI sert donc à fournir de
meilleures informations dans les plus
brefs délais. Si elles sont exploitées correctement, elles permettent à une entreprise de prendre ses décisions à temps,
en fonction de faits connus.
Vous trouverez plus d’informations sur
http://fr.wikipedia.org/wiki/Business_
Intelligence
des donnes
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Intelligen
ABACUS Business Intelligence
Exemple: analyse de chiffres d’affaires
de vente
Si des chiffres d’affaires sont enregistrés
dans un “cube”, ils peuvent être répartis
selon les dimensions clients, trimestres, articles ou années. Les dimensions “clients”
et “articles” sont construites selon la classification. Le trimestre est réparti sur chacun des mois et ces derniers sur chacun
des jours de vente. Le trimestre et l’année
représentant des dimensions séparées, il
est possible d’afficher plusieurs années
côte-à-côte.
Grâce à l’extrait il est possible de mettre
immédiatement en évidence quel groupe
d’articles a été acheté par les clients de
St. Gall et au cours de quel trimestre d’une
année. Il est possible de modifier la granularité des informations selon ses besoins.
L’utilisateur peut par simples clics de souris
naviguer dans la structure prédéfinie, comprimer des données ou les afficher en
détail, ainsi que grouper et consolider les
données allant ensemble.
Si l’on souhaite les valeurs des articles plutôt que celles des groupes de produits, il
est possible d’ouvrir les éléments subordonnés par double-clic. Les montants affichés sont ainsi automatiquement recalculés et totalisés.
Navigation aisée par clics de
souris dans le visualiseur de
données de Palo
Les chiffres comprimés peuvent
de suite être justifiés au moyen
de leurs détails
Analyse analogue pour un client
défini
Si les mêmes chiffres sont souhaités pour
un client précis, il suffit de cliquer sur le
bouton “Clients” et de choisir le client correspondant.
Si l’on souhaite savoir quel article a été
vendu à quel client, on peut rapidement
insérer le champ “Clients” dans le tableau,
ce qui remplace la vue trimestrielle par
celle du client.
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Cette analyse est définie au
moyen des deux axes articles et
clients, pour lesquels le degré de
détail peut être modifié selon les
besoins
ce
Module ABACUS
“Gestion de l’information”
Jusqu’à présent, il était difficile d’accéder
aux données, par exemple de la Comptabilité financière ABACUS, avec des outils
d’exploitation externes. La raison était que
les données financières étaient sauvegardées de façon optimale pour un usage
interne, ce qui rendait une exploitation
externe difficile.
Enregistrement exporté dans la table WFB
Des processus de transformation supplémentaires ont été implémentés à la version
actuelle d’ABACUS, ce qui permet de
mettre les informations ERP dans une
forme adaptée aux évaluations BI. Il est
ainsi possible d’obtenir immédiatement,
simplement et de façon efficiente, avec
Excel ou des outils BI spécialisés, des extraits à plusieurs dimensions.
ABACUS a intégré un outil BI dans son
logiciel, afin que ses utilisateurs puissent
faire eux-mêmes ces extraits. Il s’agit du
produit OpenSource Palo de l’entreprise
Jedox. Palo se caractérise avant tout par
son intégration à Excel.
Les compléments apportés par le nouveau
module ABACUS “Gestion de l’information” ont permis de répondre au souhait
de nombreuses PME, à savoir de pouvoir
exploiter les données facilement, rapidement et de façon dynamique. Ces nouvelles possibilités sont disponibles depuis
la version 2007 et seront simultanément
rétroportées sur la version 2006.
Données de la comptabilité financière
Le module “Gestion de l’information” offre
la possibilité d’exporter les journaux de
saisie de plusieurs années dans une table
spéciale WFB, sur laquelle on pourra ensuite accéder au moyen d’un outil BI. La
table classe chaque enregistrement en
débit et en crédit et enregistre la TVA
séparément. Ainsi, un maximum de 4 enregistrements sera généré à partir d’une écriture dans le journal de saisie ABACUS
“ejour”.
La table WFB, optimisée pour les analyses avec des outils BI, est créée à partir des tables
ABACUS contenant les écritures Cofi
Des champs supplémentaires, importants
pour des extraits futurs comme par exemple les données de classification avec désignation de chaque compte, chaque section
de frais et chaque projet, sont également
fournis dans ce fichier WFB. Il est également possible d’exporter dans cette table
WFB des paiements débiteurs et créanciers, ainsi que des factures avec numéro
de document, à des fins d’analyse de données plus poussée.
l’élément de classification des comptes
“Caisse” tous les éléments parents, tels
que les ID et les désignations de tous les
niveaux, sont également enregistrés. Il est
alors possible d’établir à nouveau l’arborescence dans un outil externe ou d’extraire les données dans un rapport selon
l’ordre de classification. L’enregistrement
se fait dans toutes les langues utilisées et
avec les deuxièmes désignation et numéro,
ce qui est particulièrement important pour
la classification.
Données de classification
Avec les tables de classification normales
des divers programmes ABACUS, elles
aussi alignées sur les transactions, il est
particulièrement difficile de préparer avec
un outil externe des extraits dans l’ordre
de leur classification. Grâce à la nouvelle
table WHB, ce processus est extrêmement
simplifié. Toutes les variantes de classification de toutes les applications y sont
enregistrées avec les données détaillées de
chacun des éléments. Par exemple, pour
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Business Intelligence ABACUS
La table WHB est créée à partir des tables ABACUS contenant les données de classification. Elle
permet de représenter et de recréer l’arborescence des données dans un outil BI.
D’ABACUS à Business Intelligence
Pour exporter des données d’une table
ABACUS vers un outil BI, il existe plusieurs
solutions. Il est toujours possible d’accéder
directement aux tables via ODBC. Mais il
pourrait également être judicieux de créer
un rapport AbaView et de l’enregistrer
comme nouvelle table. Ceci est particulièrement conseillé si plusieurs tables doivent
être reliées entre elles, afin de ne pas subir
de ralentissement lors d’un accès direct à
la table nouvellement générée. Des tables
créées récemment de la sorte peuvent être
exploitées et analysées en conséquence via
Excel Pivot-Table ou outils OLAP. Dans la
“Gestion de l’information”, l’AbaViewCubebuilder, permettant un transfert direct
des données depuis le logiciel ABACUS
vers Palo, est une alternative à l’AbaViewExporter. Il sélectionne les données du
rapport AbaView créé, pour ensuite les
structurer, les classer et si nécessaire les
compter pour constituer ensuite un cube
de données. L’utilisateur ne doit pour cela
que sélectionner les dimensions et valeurs
souhaitées et donner un nom à ce cube.
Cube de données
Des cubes de données, aussi appelés
Cubes, sont composés de données OLAP.
Elles ont été comprimées et structurées
lors de l’exportation. Un Cube est construit de telle sorte qu’un outil OLAP
puisse y accéder et afficher les données
contenues le plus rapidement possible.
Un Cube - par la suite aussi les axes des
tables - est composé de plusieurs dimensions, qui à leur tour sont composées de
plusieurs éléments. Les valeurs d’un Cube
sont appelées mesures. Les Cubes sont
souvent utilisés pour l’analyse de données d’entreprise comme par exemple le
chiffre d’affaires, les états de stock et les
ventes. Les dimensions qui sont importantes dans ce cas sont la période, la
filiale, le vendeur et le produit. Plus
simplement, chaque dimension représente une perspective déterminée des
faits, comme le chiffre d’affaires ou le
gain. Le Cube représente donc les données telles que le chiffre d’affaires, les
états de stock et les ventes en fonction
des dimensions période, projet, filiale,
vendeur, produit etc.
Informations sous:
http://fr.wikipedia.org/wiki/Hypercube_O
LAP
Des cubes OLAP optimisés sont créés au moyen soit de l’AbaView-Exporter, soit du
Cubebuilder, à partir de données ERP
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ABACUS Business Intelligence
Business
Analyse des données avec Palo
Grâce à Palo, l’outil BI intégré, il est possible d’utiliser Excel pour l’analyse des
données ou pour la préparation sous forme
d’un cockpit ou dashboard. Il est ainsi possible de calculer avec les données exportées du logiciel ABACUS ou avec des données Excel. Les avantages des possibilités
graphiques et analytiques d’Excel, le programme le plus populaire pour le controlling et la gestion d’entreprise dans le secteur des PME, peuvent entièrement être
mis à profit. Des tableaux Excel existants
peuvent également être utilisés, après
quelques adaptations. De plus, il n’est pas
nécessaire d’apprendre de nouveaux programmes.
Le Cube-Viewer est une alternative à Excel
pour l’affichage et l’analyse du cube de
données. Il s’agit d’un client Palo, dans
lequel on peut afficher et analyser de
manière dynamique les données et leur
structure. A partir de la version 2007, le
CubeViewer est disponible en standard
dans le programme “Gestion de l’information”.
Exemples de cockpits
Dans le logiciel ABACUS, il existe déjà
quelques exemples de cockpits Excel avec
les cubes de données correspondants, au
moyen desquels il est possible de créer ses
propres dashboards. Ils montrent les possibilités qui existent pour l’analyse des données et la façon de créer des évaluations
dynamiques. Par exemple pour les modèles
Excel des ratios COFI, les valeurs de l’année choisie sont décomptées et les divers
ratios sont affichés en même temps.
L’affichage peut aussi se faire graphiquement, comme le montre l’exemple.
Lors d’un changement d’année, les données sont automatiquement réexportées
du cube de données et l’affichage recalculé. Ceci offre de nombreuses possibilités,
car on peut en un temps réduit comparer
Exemple de cockpit sur base Excel avec informations comprimées issues du logiciel ABACUS
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les données de différentes divisions à
divers moments grâce aux ratios automatiquement calculés. Le client a ainsi une
solution Controlling individuelle.
Cockpit ou dashboard
Un cockpit ou dashboard est en principe
un masque prédéfini fixe, grâce auquel
on a accès à des ratios déterminés. Les
ratios y sont fixés indépendamment des
données de travail, afin que les données
puissent être indiquées en quantité voulue. Elles sont traitées selon la fonction
du dashboard et par exemple éditées
sous forme de ratio ou de type de représentation défini.
Plus d’informations (en allemand) sous:
http://de.wikipedia.org/wiki/KennzahlenCockpit
Une autre possibilité d’utilisation propose la comparaison de ratios des détails de secteurs
de diverses années.
Exemple d’un cockpit avec extrait par secteur
Prix indicatif de la Gestion
de l’information
Version de base
avec Info-Cockpit et OLAP
(2 mandants inclus) dès Fr. 2000.–
Questions concernant Business
Intelligence
Pour de plus amples informations concernant la Gestion de l’information ABACUS,
veuillez contacter: [email protected]
Prix Single-User hors TVA
Disponibilité
A partir de la version 2007
ABACUS Research SA
En Budron H14
CH-1052 Mont-sur-Lausanne
Téléphone 021 654 25 25
Fax 021 654 25 20
www.abacus.ch
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E+S ASW.P1/07.300f.CA.5.09
Conclusion
Avec l’extension de la version 2007 il est
dorénavant plus simple et avantageux
d’analyser des données ABACUS au moyen
d’outils BI. Les informations issues de la
Comptabilité financière et les données de
classification, qui jusqu’à présent ne pouvaient être que difficilement analysées,
sont maintenant disponibles pour des
outils externes. Le traitement est ainsi particulièrement simplifié. Grâce à l’intégration de l’outil BI Palo dans le programme
standard, chaque utilisateur peut immédiatement créer des extraits OLAP et ses propres cockpits. D’autres outils BI au choix
peuvent être utilisés comme alternative à
Palo, car il est possible d’accéder aux
tables ABACUS via ODBC ou d’exporter via
Aba-View-Export des données préparées
en conséquence. •