Senior Officer - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
30 October 2015
VALIDATED BY
:
D. A. Ashley
ORGANIZATION
:
FINANCE DIVISION, Financial Management Branch, Support Units
POSITIONS Nos
:
FF-30,77,78,89
TITLE
:
Senior Officer
GRADE
:
A-3
JOB CODE
:
A41
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is functionally responsible to the Chief of Finance Division (FF) through the Chief of Branch for
performing the functions below under the authority of the Director of Finance and according to the
established policy and guidance from Finance Directorate (F). He/she is responsible to the Programme
Manager (PM) through the Chief of Material Management Centre (MMC) if applicable, for the operational
performance of the financial functions. More precisely, he/she is responsible for performing the following
functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Managing the work of and supervising the Financial Staff assigned to the respective Programme Office.

Ensuring that work is performed in accordance with financial procedures and monitoring, guiding and
assisting the Financial Staff (or other staff performing finance work) assigned to the Programme Office.

Preparing operational budget documents on projects for which he/she has responsibility.

Preparing, in coordination with the Administrative Budget and Cost Management Section (FF-LA), the
administrative cost documents on projects for which he/she has responsibility; including annual recomputation of costs for future years in accordance with changes in economic conditions and the
computation of specific offers for new work and renewal of agreements with customers.

Liaising with Finance staff in order to ensure proper billing, budgetary management and financial
accounting of the Support Unit.

Ensuring the correctness of the financial and management information of the Programme Office.

Ensuring that there is a financial accounting "audit trail" in his/her area of assigned responsibility.

Reporting regularly on the status of the finance functions to the PM and to the Chief of Division through
the Chief of Branch.

Replacing an equivalent A-grade staff member within the Division, as required.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
FF-30,77,78,89
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
Specific Responsibilities

Coordinating with the PM through the Chief of MMC if applicable on the daily work.

Informing the PM through the MMC Chief on the accounting procedures and policies affecting the
Programme Office.

Following up on deficiencies in the Programme reported by the PM, the MMC Chief if applicable, or
Finance staff.

Reviewing regularly the financial situation of the Support Unit with the PM, the Chief of MMC (if
applicable) and Finance staff concerned.

Coordinating budget development and providing oversight of budget execution; documenting budget
allocation and calls to the nations for funds.

Preparing and maintaining statistics and providing regular reports for management of the Programme
operational and administrative budget(s).

Attending meetings, preparing reports/correspondence to customers [e.g. Support Partnership
Committees (SPCs), Support Conferences, NATO Bodies and/or individual Nations] relating to budgetary,
financial or accounting matters of the Programme Office.

Preparing, in close coordination with Project Managers, the financial elements for the Joint Formal
Acceptance Inspection (JFAI) and the request for Certification of Final Financial Acceptance (COFFA) in
accordance with NATO Security Investment Programme (NSIP) procedures, as required.

Attending meetings, preparing reports/correspondence relating to budgetary, financial or accounting
matters of the Programme Office.

Assisting the PM in financial issues as requested.

Supervising the co-located finance staff and exercising functional supervision of finance work performed
in the Support Unit.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree in finance, accounting, business management, or equivalent education in a relevant
discipline.

Ability to communicate clearly and concisely in writing and orally to a variety of audiences.

Ability to facilitate/present persuasively to gain buy-in and effective negotiations skills to achieve desired
outcomes including business growth.

Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality
products under short-notice deadlines.

Ability to develop resourceful and effective solutions to complex problems (including HR), ability to set
and implement performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure
performance and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance.

Knowledge of information systems at end-user level and their application to logistics management, with
experience in using personal computers and software packages.
Specific Qualifications

Knowledge of international public sector financial management.

Knowledge, skills and abilities in the Agency’s enterprise software (SAP) system and related automated
financial management tools.

Demonstrated experience in managing and coordinating complex finance tasks.
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NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Experience in financial management as applied to the support of governmental organizations which work
in areas of acquisitions, infrastructure, and/or logistics support would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS

Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead
diverse teams working together toward established objectives.

Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of
cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external
customers and stakeholders.

Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to
embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
FF-30,77,78,89
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
30 octobre 2015
VALIDÉ PAR
:
D. A. Ashley
ORGANISATION
:
DIVISION DES FINANCES, Branche "gestion financière", Unités de soutien
:
FF-30,77,78,89
TITRE
:
Responsable principal(e)
GRADE
:
A-3
POSTES N
os
CODE POSTE
:
A41
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Sur le plan fonctionnel, le (la) titulaire est responsable envers le chef de la Division des finances (FF), par
l'intermédiaire du chef de branche, de l'exercice des fonctions suivantes, sous l'autorité du directeur des
finances et conformément à la politique générale et aux instructions établies par la Direction des finances (F).
Il (elle) est responsable vis-à-vis du gestionnaire du bureau de programme, par l'intermédiaire du chef du
Centre de gestion de matériels (MMC) le cas échéant, de l'exercice des fonctions financières dans le contexte
opérationnel. Il (Elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

gérer les travaux du personnel financier affecté au bureau de programme le concernant et assurer la
supervision de ce personnel ;

veiller à ce que le travail soit réalisé conformément aux procédures financières ; suivre, orienter et
assister dans leur travail le personnel de la Division des finances (et d'autres membres du personnel
chargés de dossiers financiers) affecté au bureau de programme ;

établir les budgets opérationnels relatifs aux projets dont il (elle) a la responsabilité ;

élaborer, en coordination avec la Section "budget administratif et gestion des coûts" (FF-LA), les
documents sur les coûts administratifs relatifs aux projets dont il (elle) a la responsabilité, et notamment
effectuer chaque année un nouveau calcul des coûts pour les années à venir en fonction de l'évolution
des conditions économiques, ainsi que le calcul d'offres spécifiques portant sur de nouvelles missions et le
renouvellement d'accords passés avec les clients ;

assurer la liaison avec le personnel de la Division des finances pour garantir la bonne marche des activités
de facturation, de gestion budgétaire et de comptabilité financière menées par l'unité de soutien ;

veiller à l’exactitude des informations financières et de gestion du bureau de programme ;

veiller à ce que la comptabilité financière relevant de sa responsabilité permette une analyse
rétrospective ;

fournir au gestionnaire de programme et au chef de division, par la voie du chef de branche, des comptes
rendus réguliers sur la situation des fonctions financières ;

remplacer, selon les besoins, un agent de catégorie A exerçant des fonctions équivalentes au sein de la
division ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
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NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
1343_15#1xx.docx
Responsabilités particulières

assurer une coordination avec le gestionnaire de programme, par la voie du chef du MMC le cas échéant,
en ce qui concerne le travail quotidien ;

informer le gestionnaire de programme, par la voie du chef du MMC, au sujet des procédures et principes
comptables ayant une incidence sur le bureau de programme ;

intervenir suite aux insuffisances constatées dans le bureau de programme et signalées par le
gestionnaire de ce dernier, par le chef du MMC le cas échéant, ou par le personnel financier ;

vérifier à intervalles réguliers la situation financière de l'unité de soutien avec le gestionnaire de
programme, le chef du MMC le cas échéant, et le personnel financier concerné ;

coordonner l'établissement du budget et surveiller son exécution ; assurer le suivi documentaire des
affectations budgétaires et des appels de fonds adressés aux pays ;

établir et tenir à jour des statistiques et présenter des rapports réguliers aux fins de gestion du ou des
budgets opérationnels et administratifs du bureau de programme ;

assister à des réunions et rédiger des rapports et la correspondance à adresser aux clients (aux comités
d’association de soutien (CAS), conférences de soutien, organismes de l'OTAN ou pays, par exemple)
concernant les questions budgétaires, financières ou comptables traitées par le bureau de programme ;

élaborer, en collaboration étroite avec les gestionnaires de projet, les éléments financiers nécessaires à
l'inspection mixte de réception définitive (JFAI) et à la demande de certificat d'acceptation financière
définitive (COFFA) conformément aux procédures du Programme OTAN d'investissement au service de la
sécurité (NSIP), en fonction des besoins ;

assister à des réunions et rédiger des rapports et de la correspondance relatifs aux questions budgétaires,
financières et comptables intéressant le bureau de programme ;

sur demande, aider le gestionnaire de programme à traiter les dossiers financiers ;

encadrer le personnel financier travaillant au sein de l'unité de soutien et assurer le contrôle fonctionnel
des activités de l'unité de soutien dans le domaine des finances.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme universitaire en finance, comptabilité, gestion d'entreprise, ou formation équivalente dans une
discipline en rapport avec les fonctions à exercer.

Aptitude à communiquer avec clarté et concision, oralement et par écrit, avec divers publics.

Aptitude à animer/exposer avec conviction afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et capacité à
négocier efficacement pour atteindre les résultats souhaités, et notamment une croissance de l'activité.

Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression
tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.

Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en
ce qui concerne les ressources humaines), à déterminer et mettre en œuvre les résultats visés et
attendus, à élaborer la politique générale et les indicateurs, à mesurer l'exécution des prestations, et à
traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final ainsi que de leur application à la
gestion logistique, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels et de
progiciels.
Qualifications particulières

Connaissance de la gestion financière dans le secteur public international.

Connaissance, compétences et aptitudes concernant le progiciel de gestion intégrée (SAP) de l'Agence et
les outils connexes de gestion financière automatisée.

Expérience confirmée en matière de gestion et de coordination de tâches financières complexes.
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NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Une expérience de la gestion financière appliquée au soutien d'organismes gouvernementaux travaillant
dans les secteurs des acquisitions, de l'infrastructure et/ou du soutien logistique constituerait un atout.
QUALITÉS PERSONNELLES

Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération. Capacité à constituer et à diriger des
équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.

Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération
pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et
externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans
des situations conflictuelles. Aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et
capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
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NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015