PROCEDURE D`INVENTAIRE

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PROCEDURE D'INVENTAIRE
PREPARATION DE L'INVENTAIRE
- S'assurer que dans le magasin, tous les articles sont correctement étiquetés.
- Dans le logiciel de Gestion Commerciale,
. Lancer le reclassement des fichiers,
Utilitaires
Reclassement des fichiers
. Lancer le recalcul des stocks
Utilitaires
Autres Utilitaires
Recalculs
Recalculs des stocks
. Editer les stocks négatifs :
Stocks
Edition Stocks / Qte / Valeur
0 Liste des stocks négatifs détaillés par magasin
Cette édition vous permettra de retrouver (et donc de corriger s'il y a lieu)
certaines erreurs de stock.
UTILISATION DES DOUCHETTES
Les douchettes ont un écran et un clavier.
En passant la douchette sur l'étiquette, cela renseigne le code article, vous n'avez
plus qu'à saisir les quantités.
Les douchettes sont livrées avec un sabot que l'on connecte à l'ordinateur et un
logiciel qui permet de vider la douchette. Ainsi, on récupère sur l'ordinateur, un
fichier informatique que l'on appellera XXXX.DAT, exploitable par le logiciel de
Gestion Commerciale.
A partir de l'explorateur Windows, copier XXXX.DAT
du répertoire C:\Program Files\Systools vers le répertoire C:\WINMEU
Pour visualiser le contenu de ce fichier, allez dans la Gestion Commerciale :
Stocks
Inventaire
Edition d'un fichier codebar
Vous pouvez imprimer le fichier entier,
ou bien uniquement les codes articles reconnus dans le logiciel de Gestion
Commerciale, (dans Articles à Prendre mettre T pour Trouvés)
ou bien uniquement les codes articles non trouvés dans le logiciel de Gestion
Commerciale, que le programme "rejettera" à la génération d'inventaire.
C:\Documents and Settings\vincent\Mes documents\B&C Franchisés\Procédures\INVENTAIRE\Inventaire.doc
Màj le 04/02/02
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GENERATION DE L'INVENTAIRE
- Dans le logiciel de Gestion Commerciale,
. Aller dans :
Stock
Inventaire
Génération d'inventaire
Mot de passe : Ravel
L'écran suivant apparaît sans les données :
Type d'inventaire, tapez C pour Clôture d'exercice ou T pour Tournant (voir annexe
A, pour connaître les différences entre C et T).
Indiquez la date de l'inventaire, tapez F2 pour valider l'écran, sur l'écran suivant,
renseigner le code des magasins concernés par l'inventaire, puis tapez F2 pour
valider l'écran.
Ensuite, tapez Non pour initialiser les quantités de l'inventaire à zéro, tapez Oui pour
confirmer l'initialisation des quantités inventaire à zéro, puis tapez Oui pour générer
l'inventaire.
Cette opération permet de créer un fichier inventaire (indépendant du fichier des
stocks) qui reprend toutes les références articles du logiciel de Gestion Commerciale
et initialise les quantités à 0.
Il faut donc ensuite intégrer le fichier des douchettes, pour renseigner les quantités
relevées dans le magasin.
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INTEGRATION DU FICHIER DES DOUCHETTES
Il faudra intégrer autant de fichiers code barre, que vous avez de magasins
concernés par l'inventaire.
Avant de lancer cette procédure (Procédure : INTEGRATION DU FICHIER DES
DOUCHETTES), assurez-vous bien que vous avez recopié le (ou les) fichier
inventaire des douchettes, dans le répertoire de la Gestion Commerciale. Pour cela
à partir de l'explorateur Windows, copier le fichier d'inventaire XXXX .DAT
du répertoire C:\Program Files\Systools vers le répertoire C:\WINMEU
Ensuite, aller dans :
Stock
Inventaire
Ajout d'un fichier Codebar
Mot de passe Ravel
Vérifiez le numéro magasin et modifiez TERM001.DAT en XXXX.DAT
Tapez F2 pour valider l'écran, la fenêtre suivante vous permet de vérifier si le fichier
d'inventaire récupéré est correct.
Tapez Echap pour sortir de cette fenêtre.
Si le fichier lecteur codebar est correct, tapez Oui pour confirmer l’intégration du
fichier code barre.
Renouvelez l'opération autant de fois que vous avez de magasins.
Désormais, lorsque vous allez dans :
Stock
Inventaire
Saisie/Modif inventaire
Mot de passe Ravel
En renseignant un code article, vous pouvez visualiser les Quantités magasins,
relevées par les douchettes.
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VERIFICATION DES STOCKS
Pour comparer les quantités indiquées en stock d'après l'ordinateur, et les quantités
en stocks d'après l'inventaire, il faudra sortir l'édition suivante :
Stocks
Inventaire
Edition d'inventaire
choisir 2- Ecarts d'inventaire par article
F2 , F2
avec édition des écarts à Zéro
Vous obtiendrez l'édition suivante :
+--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
¦ Le 05/09/00 à 10:21
BOIS & CHIFFONS
Page n° 1 ¦
+--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
ECARTS INVENTAIRE DU 31/08/00 - MAGASIN 01
---------------------------------------------------------------------CODE MAGASIN de 01 à 01
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------FOURN. ARTIC. MODELE
ELEMENT
REFERENCE QTE INIT. INVENT.
ECART PUA NET VALEUR
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CADES 000358 10013208
S/3 BTES METAL OIES
50.00
10.00
-40.00
16.00
-640.00
CADES 003844 10678006
TIRELIRE PINGOUIN GM/2
10.00
0.00
-10.00
10.00
-100.00
---------- ---------- ---------- ---------- ---------TOTAL ECARTS FOURNISSEUR :
112.00
62.00
-50.00
-740.00
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
DEPOMO 005776 1886A
DEPOMO 005778 2150
FAUTEUIL DANA A03006
0.00
10.00
10.00
305.00
3050.00
PANIERS DE RANGEMENT
0.00
12.00
12.00
115.00
1380.00
---------- ---------- ---------- ---------- ---------TOTAL ECARTS FOURNISSEUR :
0.00
22.00
22.00
4430.00
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
TOTAL ECARTS DU MAGASIN N° 01 :
112.00
84.00
-28.00
3690.00
La Qte Init. correspond à la quantité d'après l'ordinateur,
La Qte Invent. Correspond à la quantité d'après le relevé des douchettes.
Cette édition vous permet de voir les écarts
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CORRECTION DES STOCKS
• A ce moment-là, si vous vous apercevez que vous avez oublié de valider une
livraison, ou oublié d'annuler une commande, faites toutes les corrections
nécessaires dans la Gestion Commerciale.
Ensuite pour que toutes ces corrections soient prises en compte dans le fichier
d'inventaire faites :
Stocks
Inventaire
Recalculs des quantités inventaires
Puis relancer :
Stocks
Inventaire
choisir 2- Ecarts d'inventaire par article
avec édition des écarts à Zéro
• Si vous vous apercevez que vous avez oublié de saisir un article dans la
douchette, faites :
Stocks
Inventaire
Saisie/Modif inventaire
Appelez l'article et saisissez le nombre souhaité (Quantité positive ou
négative).
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VALORISATION DE L'INVENTAIRE
Une fois que tout est correct, si vous souhaitez éditer une valorisation de stock :
Allez dans :
Stocks
Inventaire
choisissez 1 ou 3- selon votre souhait,
choisissez le type de valorisation que vous souhaitez, ou le type de
valorisation que votre expert comptable souhaite.
Sur l'écran suivant, par défaut, laissez tout à N, sauf cas particulier, que vous
demanderai votre expert comptable.
CLOTURE DE L'INVENTAIRE
Dernière étape : clôture de l'inventaire.
Nous vous conseillons de faire une sauvegarde de vos fichiers avant de procéder à
cette dernière étape.
La clôture de l'inventaire permet d'intégrer définitivement votre inventaire dans le
logiciel.
Elle remet à jour le fichier des stocks.
Pour cela allez dans :
Stock
Inventaire
Clôture d'inventaire
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ANNEXE A
Type d'inventaire, que choisir, Clôture ou Tournant ?
Si vous souhaitez faire l'inventaire sur plusieurs magasins, vous devez
impérativement choisir un inventaire de type Tournant.
• A la génération de l'inventaire, le programme vous demandera le code des
magasins concernés par l'inventaire.
• Vous aurez la possibilité d'intégrer un fichier code-barre pour chaque
magasin.
Si vous souhaitez faire un inventaire pour un fournisseur donné et pour un magasin
donné, vous devez impérativement choisir un inventaire de type Tournant.
• A la génération de l'inventaire, le programme vous demandera le code du
fournisseur concerné par l'inventaire.
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Si vous souhaitez faire l'inventaire sur un seul magasin et sur tous les articles de ce
magasin vous pouvez choisir indifféremment Clôture ou Tournant.
La façon de procéder est la même, la seule différence est dans la consultation des
stocks après clôture de l'inventaire.
Si vous avez choisi un inventaire de type Clôture l'écran apparaîtra comme cidessous:
• tous les mouvements qui précédent la date d'inventaire sont en historique,
• à la date de l'inventaire, il y a une ligne Inventaire avec les quantités du fichier
d'inventaire;
• tous les mouvements passés après la date d'inventaire restent intacts.
Màj le 04/02/02
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Si vous avez choisi un inventaire de type Tournant l'écran apparaîtra comme cidessous :
Si la quantité relevée à la douchette est la même que la quantité dans le fichier des
stocks, il n'y aura aucune ligne rajoutée.
Si la quantité relevée à la douchette est différente de la quantité dans le fichier des
stocks, alors il y a une ligne de type régul. qui est rajoutée pour réajuster le stock
(cette valeur sera positive ou négative suivant le besoin).
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