(CWT) est une société de gestion de

DÉCLARATION DE PROTECTION DES DONNÉES
Je déclare comprendre que Carlson Wagonlit Travel (CWT) est une société de gestion de voyages spécialisée dans la
gestion des déplacements professionnels et qu'elle conçoit, met en œuvre et gère les programmes de gestion des
déplacements professionnels pour le compte de ses clients. CWT fournit des services de déplacements professionnels et
des services connexes à l’ entreprise dont je suis l'employé, le sous-traitant ou un voyageur invité. A ce titre, CWT recueille
et traite de façon sécurisée les données personnelles que mon entreprise et moi-même lui avons fournies, ainsi que
d'autres données liées aux déplacements. Il peut s'agir, entre autres, de données servant à effectuer des réservations, à
émettre des documents de voyage, à envoyer les factures et à produire r des rapports.
Les données recueillies
Les données recueillies comprennent notamment mon nom, mon adresse postale, mon adresse électronique, mes
destinations et dates de déplacement, et mon profil de voyageur (notamment mes préférences de placement dans les
transports, les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence, ma nationalité, ma date de naissance, mon sexe,
mes identifiants d'employé, mes coordonnées de carte de crédit et les informations relatives à mon passeport et mes
visas). Les données de voyage peuvent également inclure des « informations sensibles » que je suis susceptible de fournir à
CWT, par exemple des informations concernant ma santé, mes préférences alimentaires, etc. CWT traite mes données de
voyage comme il convient en fonction de mes destinations.
Stockage, traitement et accès aux données
Je fournis mes données à CWT essentiellement en complétant mon profil de voyageur dans Portrait CWT, un outil
exclusif de CWT, ou mon entreprise fournit mes données à CWT par flux de données qui peuvent nécessiter des
informations supplémentaires de ma part. CWT peut également recevoir les données de mon profil voyageur de la part
d'un fournisseur d'outil de réservation en ligne, auquel cas CWT dupliquera mon profil dans CWT Portrait afin de fournir
les services de voyage demandés. Si je devais fournir des « informations sensibles », j'accepte que CWT traite ces
informations.
Dans le cas où j'autoriserais une autre personne à accéder à mon profil, je comprends que cette personne pourra accéder
aux informations qu'il contient et les modifier, y compris les informations dites sensibles. Mes données (notamment mes
préférences alimentaires et les informations relatives à ma santé) sont traitées tout au long du processus de réservation et
apparaissent dans plusieurs documents : un dossier de réservation (appelé Passenger Name Record ou PNR) est créé dès
qu'une réservation est effectuée, un itinéraire est édité, et d'autres documents de voyage peuvent être délivrés. CWT
conserve mes données dans Portrait CWT et dans les PNR, ainsi que dans d'autres outils de CWT choisis par mon
entreprise. De plus, les données sont saisies dans les systèmes de comptabilité et de gestion en vue de la vérification de
leur cohérence, d’émission de rapports, de déclarations et afin d'envoyer des messages.
Transfert des données
En outre, j'accepte que, lorsque la société CWT effectue des réservations en mon nom et/ou fournit des services de gestion
de déplacement à mon entreprise, elle puisse transférer des données :
au sein de CWT, de ses filiales, de ses coentreprises et de ses partenaires internationaux susceptibles de se trouver en
dehors de mon pays (notamment en dehors de l'UE) afin de l'aider à fournir ses services de gestion de voyages, tels que les
réservations en ligne urgentes, l'émission de billets d'avion et les demandes d'assistance technique, et à des fins de
contrôle lorsque ces derniers sont requis par la loi ;
à divers fournisseurs de voyage, notamment des compagnies aériennes, des hôtels, des sociétés de location de
véhicules, des éditeurs d’outils de réservation en ligne, des sociétés chargées de la sécurité et de la sûreté, ainsi que des
systèmes de réservation informatisés ;
à des organismes gouvernementaux ou à des autorités de police en relation avec des vols ou d'autres services de voyage
lorsque cela est requis ;
à mon entreprise sur demande de celle-ci, dans le cadre de l’émission et la gestion rapports informatifs;
à des tiers susceptibles de se situer en dehors de mon pays (y compris en dehors de l'UE), afin d'établir et d'envoyer des
itinéraires de voyage par le biais du système d'enregistrement de CWT
ou de tiers, afin de de vérifier la cohérence et de consolider les dépenses liées aux déplacements, de collecter les
paiements, de fournir des services d'urgence,
et d'auditer les services de CWT (sur demande de mon entreprise) ;
depuis et vers les bases de données de CWT situées dans plusieurs pays, depuis et vers les bases de données de
prestataires tiers fournissant des services à CWT (par exemple, des plateformes administratives, informatiques et
technologiques pour les outils de CWT, des services de télécommunications et de paiement) en lien avec les services de
gestion du voyage.
Dans le cadre de mes déplacements professionnels, mes données seront divulguées à des prestataires de voyage tiers,
comme des hôtels, des compagnies aériennes et des sociétés ferroviaires.
CWT décline toute responsabilité vis-à-vis des actes ou des pratiques des prestataires de services de voyage tiers auxquels
les données sont divulguées afin de leur permettre de me fournir les services que j'ai demandés. Dans certains cas, il me
sera impossible de demander une réparation en vertu des lois relatives à la confidentialité des données de mon pays si le
prestataire de services de voyage réside en dehors de mon pays.
Consentement
Mon consentement se fonde sur l'affirmation que moi-même et mon entreprise fournissons des informations exactes et
que nous actualiserons les profils de voyageur si nécessaire. Je sais que je peux actualiser et consulter mon propre profil
de voyageur dans Portrait CWT à tout moment. Je peux également demander une copie de mon profil de voyageur à
CWT, sachant que des frais peuvent s'appliquer.
Je comprends que si je m'oppose à la présente déclaration, CWT ne sera pas en mesure de recueillir, stocker et traiter mes
données ni de fournir des services de voyage à moi-même comme à mon entreprise en tant que prestataire de services de
gestion de voyage de cette dernière. Si j'ai recours aux services de CWT pour effectuer une réservation au nom d'un
voyageur invité, comme un(e) époux(se), CWT considèrera que j'ai obtenu le consentement de ce voyageur invité.
De temps à autre, CWT pourra contacter directement par courrier électronique les entreprises et les voyageurs afin de leur
fournir des informations relatives à ses services et/ou pour donner des informations et actualités concernant différentes
offres de produits. J'aurai la possibilité de me désabonner de ces communications promotionnelles à tout moment (comme
indiqué dans lesdites communications).
Je comprends que de plus amples informations concernant la confidentialité des données sont disponibles dans la Politique
de protection des données de CWT, laquelle est accessible sur le site Internet de
CWT :www.carlsonwagonlit.com/en/dataprotection.
CWT Global B.V. est l'entité chargée de la protection des données. En cas de question concernant le traitement, le
stockage, le transfert ou l'utilisation de mes données personnelles ou concernant les modalités de contestation de leur
traitement (notamment l'accès, la rectification, la suppression ou l'opposition), je peux contacter CWT Global B.V. en
écrivant à [email protected]. CWT Global B.V examinera toutes les questions et y répondra aussi rapidement
que possible.
CWT Global B.V.
Building Apollo
Wisselwerking 58
1112 XS Diemen
Pays-Bas
Par la présente, je consens expressément à ce que CWT collecte, manipule, stocke et traite les données relatives à mes
déplacements professionnels, étant entendu qu'elles seront utilisées pour la gestion des voyages conformément à la
présente déclaration.
J'accepte et je comprends la présente Déclaration de protection des données.