Famille de fonctions - Federale Cartografie

Famille de fonctions:
Niveau:
SUPPORT ADMINISTRATIF
D
Objectif de la famille de fonctions
Exécuter un ensemble de tâches administratives et exécutives bien défini à l’appui d’une personne ou d’un
service. Fournir aux personnes internes et externes au service une première information téléphonique.
Exemples de fonctions:
Agents chargés de la dactylographie, de l’encodage, du (support au) secrétariat, classement, courrier, gestion de
documentation, distribution de courrier, envois de courrier, photocopier
Domaines de résultat
Principaux domaines de résultat
En tant que collaborateur du secrétariat, assister à la gestion d’un secrétariat d’une personne ou d’un service
afin que cette personne ou que ce service puisse fonctionner dans des circonstances optimales.
Il s’agit entre autres des tâches suivantes:
Rédiger de lettres standardisées et personnalisées pour le service
Traiter la correspondance entrante et sortante
Veiller au matériel nécessaire
Réserver des livres
Copier, envoyer des messages télécopiés et des courriers pour les fonctionnaires
Autres domaines de résultat
En tant que gestionnaire de classements, gérer le classement afin d’augmenter l’accessibilité du classement.
Il s’agit entre autres des tâches suivantes:
Rassembler les documents à classer
Suivre la procédure administrative en matière de classement
Veiller à l’accessibilité du classement (appliquer des labels, des tables de matières...)
En tant qu’encodeur, encoder et introduire des données dans des fichiers automatisés afin de faciliter
l’exploitation ultérieure des données.
Il s’agit entre autres des tâches suivantes:
Interpréter des données et les encoder
Imprimer des listes de données introduites
Effectuer un premier contrôle des données introduites
Tenir à jour la banque de données/ introduire des données dans les délais
En tant que personne de contact du service, offrir une réponse à des questions pratiques et transférer vers les
collaborateurs corrects en cas de questions plus compliquées afin de laisser les collaborateurs ou le responsable
hiérarchique se concentrer sur leurs tâches centrales.
Il s’agit entre autres des tâches suivantes:
Accueillir des appels téléphoniques et les transférer vers la personne adéquate
Accueillir des messages et les transférer
Assurer le suivi de la communication
En tant que gestionnaire du courrier, acheminer le courrier le plus rapidement afin de permettre le traitement
des dossiers dans des délais réduits au maximum.
Il s’agit entre autres des tâches suivantes:
Trier le courrier entrant et sortant (interne et externe)
Distribuer le courrier externe
Récolter le courrier interne
- Inventorier le courrier entrant et sortant
Veiller à la traçabilité des pièces entrantes
Lister les courriers sortants importants
Timbrage
En cas de pouvoir hiérarchique:
En tant que dirigeant guider les collègues directs dans leurs activités
Il s’agit entre autres des tâches suivantes:
Donner des instructions concrètes aux collègues directs
Suivre, améliorer et adapter le travail de collègues directs
- Répondre aux questions des collègues directs.
Pouvoirs de décision

Est responsable de l’effectif du personnel pour: 0
Nombre de collaborateurs directs: 0
Nombre de collaborateurs directs et indirects: 0
A la direction des niveaux suivants: 0
A la direction des grades suivants: -

Est responsable d’un budget de: -

A un pouvoir de décision autonome en matière de: reçoit des instructions concrètes pour des tâches
spécifiques clairement définies

Doit demander l’autorisation à la direction quant à: tout ce qui s’écarte des procédures normales et des
directives spécifiques pour la fonction de collaborateur administratif
Connaissances informatiques ou formation spécifique:

A définir
Compétences:
Gestion de
l’information
Gestion des
tâches
Comprendre
X
Intégrer
Exécuter des
tâches
Structurer le
travail
Résoudre des
problèmes
Décider
Innover
Organiser
Conceptualiser
Diriger
Traiter
l’information
Analyser
Comprendre
l’organisation
Développer une
vision
Compétences clés
X
Gérer
l’organisation
Entreprendre
Diriger
Relations
interpersonnelles
Enseigner
X
Supporter
L
Guider
Communiquer
X
Motiver
Coacher/
Développer
Souder une
équipe
Diriger des
équipes
Inspirer
Fonctionnement
personnel
X
S’accommoder
Écouter
activement
Travailler en
équipe
Orientation
service
Conseiller
S’adapter
Influencer
Se développer
Établir des
relations
Construire un
réseau
Atteindre des
objectifs
Orientation
organisation
Faire preuve de
fiabilité
S’engager
Gérer le stress
X
Coopérer
X
X
Etre serviable
X
X
Agir avec
loyauté
Orientation
résultats
Se développer
GESTION DE L’INFORMATION
Traiter l’information
Traiter l’information consiste en la recherche, le décodage et le traitement efficace et effectif d'un
grand nombre de données dans les délais impartis et pouvoir restituer l'information de manière
visuelle.
Indicateurs de comportement:
•
•
•
•
•
Rassemble et transmet l’information importante aux destinataires corrects
Interprète et traite l’information pour qu’elle soit admissible pour le destinataire
Estime correctement si l’information est complète
Traite l’information dans un délai court
Structure l’information obtenue
GESTION DES TÂCHES
Structurer le travail
Structurer le travail signifie l’organisation de son propre travail en fixant des priorités et en exécutant
de façon systématique un grand nombre de tâches.
Indicateurs de comportement:
•
•
•
•
•
Partage l’ensemble de ses tâches en sous-tâches
Définit l’ordre dans lequel il/elle va exécuter ses tâches
Exécute les tâches en fonction de délais et priorités déterminés
Effectue les tâches de manière systématique et cohérente
Rassemble les tâches similaires
DIRIGER
Supporter
Supporter signifie parrainer les nouveaux collaborateurs, donner l’exemple et soutenir les autres
dans leur fonctionnement au quotidien.
Indicateurs de comportement:
•
•
•
•
•
Assume le rôle de parrain/marraine/coach des nouveaux collaborateurs
Les collègues moins expérimentés peuvent toujours s’adresser à lui
Apporte l’aide nécessaire
Aide ses collègues lorsqu’ils ont un problème
Montre, par son comportement exemplaire, comment la fonction doit être exercée correctement
En cas de pouvoir de direction hiérarchique:
Guider
Guider signifie donner des instructions claires, suivre et corriger les résultats des autres ainsi que maintenir la
discipline.
Indicateurs de comportement:
•
•
•
•
•
Donne des instructions claires lorsqu’il/elle délègue une tâche
Convient clairement ce qui doit être réalisé lorsqu’il/elle transmet une tâche
Corrige les résultats des membres de l’équipe en fonction des objectifs et des moyens disponibles
Vérifie régulièrement les prestations et les résultats des membres de l’équipe
Contrôle l’application des règles et des procédures
RELATIONS INTERPERSONNELLES
Ecouter activement
Écouter activement consiste à apprendre à connaître, à écouter, à comprendre les autres et à se mettre à leur
place
Indicateurs de comportement:
•
•
•
•
•
Se montre intéressé par le contexte des individus en posant des questions ouvertes
Se met à la place des autres, se place dans leur cadre de réflexion
Cherche le juste équilibre entre l’empathie et la distance
Montre de la compréhension pour les autres qui ont plus de mal sur le plan émotionnel
Pose des questions en cas d’ambiguïté pour comprendre le mieux possible le message
Compétence clé « Coopérer »
Coopérer consiste à s’identifier à l’équipe, à partager la connaissance et l’information de manière transparente
au-delà du service et à encourager l’esprit d’équipe afin de participer à la réalisation des objectifs fixés pour
l’équipe.
Indicateurs de comportement:
•
•
•
•
•
Se réconcilie avec un collègue
Partage son avis avec l’équipe
Se montre intéressé par les opinions d’autrui
Accorde beaucoup d’intérêt à l’esprit d’équipe
Attache beaucoup d’importance à un bon esprit dans le groupe
Compétence clé « Etre serviable »
Etre serviable signifie acquérir la crédibilité en se mettant à la disposition du client interne et/ou du citoyen, en
le respectant et en traitant ses questions de manière transparente, intègre et objective.
Indicateurs de comportement:
•
•
•
•
•
Inspire de la confiance au client interne et/ou au citoyen par son approche compétente
Attache de l’importance à une bonne relation avec le client interne et/ou le citoyen
Offre une solution concrète au problème d’un client interne et/ou d’un citoyen
Réagit rapidement si le client interne et/ou le citoyen introduit une réclamation
Traite chaque client interne et/ou citoyen de la même manière objective
FONCTIONNEMENT PERSONNEL
Etre accomodant
Etre accommodant consiste à s'ouvrir aux autres et à leurs idées, à se plier aux procédures et aux instructions.
Indicateurs de comportement:
•
•
•
•
•
Est ouvert aux méthodes et procédures alternatives
Accepte les règles et procédures dans l’organisation
Suit correctement les règles en vigueur dans l’organisation
Suit les instructions
Fait ce que son supérieur responsable lui demande
Compétence clé « Agir avec loyauté »
Agir avec loyauté consiste à supporter, à transmettre et à exécuter les décisions prises tout en maintenant un
esprit critique constructif par rapport à ces décisions.
Indicateurs de comportement:
•
•
•
•
•
Montre du respect pour ses supérieurs
Exécute les décisions prises au sein de l’équipe ou par le chef
Défend les décisions prises au sein de l’équipe, même si, personnellement, il/elle ne peut y souscrire
(complètement)
Communique des propositions d’amélioration au forum approprié à cet effet par la voie la plus adaptée
Suit la voie correcte dans la structure hiérarchique
Compétence clé « Orientation résultats »
L’Orientation résultats signifie montrer de l’ardeur, de la volonté et de l’ambition pour obtenir les résultats en
entreprenant des actions et des initiatives ciblées, tout en respectant les échéances et en assumant la
responsabilité.
Indicateurs de comportement:
•
•
•
•
•
Investit du temps et de l’énergie pour bien faire son travail
Contrôle si son travail répond aux normes de qualité les plus strictes
Consent aux efforts nécessaires pour mener à bien son travail, même pour les tâches routinières
Tient bon jusqu’à ce que sa tâche soit terminée
Persévère, malgré la fatigue mentale et/ou physique
Compétence clé « Se développer »
Se développer signifie être ouvert aux changements, être flexible et consacrer de l’attention à l’apprentissage
continu de nouvelles aptitudes et connaissances en fonction des besoins professionnels et dans le cadre du
planning actif de son propre développement.
Indicateurs de comportement:
•
•
•
•
•
Suit les formations qui lui sont proposées
Demande lui-même une formation continuée
Parle avec les gens pour planifier sa carrière
Cherche où il/elle peut encore en apprendre plus sur son propre fonctionnement
Sonde ses propres forces et faiblesses