Secrétaire équipe Flers

Fiche de poste
SECRETAIRE de l'équipe d'encadrement de la CIRCONSCRIPTION
Famille professionnelle
Métier
à remplir par la RH
à remplir par la RH
SITUATION FONCTIONNELLE ET GEOGRAPHIQUE
Direction
Service
Bureau
Supérieur hiérarchique
direct
Responsabilité
d'encadrement
Pôle sanitaire et social
Service de coordination des circonscriptions d'action sociale
CAS de
Responsable de circonscription et médecin référent de PMI
NON
Interne à la circonscription : Equipe d'encadrement - Ensemble du personnel de la circonscription
Principales relations
fonctionnelles
Interne au CG : SCCAS et autres services du siège du PSS - agent relais R.H. - maintenance
Externe : Partenaires divers
Localisation
géographique
Circonscription d'action sociale de Flers
DESCRIPTION DU POSTE
Mission(s) principale(s)
. Assurer le secrétariat de l'équipe d'encadrement
de la circonscription.
. Participer à la gestion administrative du
personnel et de l'intendance
Activités rattachées
Accueil téléphonique et physique pour l'équipe d'encadrement
Réalisation des travaux de bureautique
Classement
Gestion des congés sur octime - Réception, traitement et diffusion de l'information aux
agents - Tenue des plannings divers
Réception, gestion et remise des chèques déjeuner.
Commande et suivi des commandes de fournitures, mobilier, et travaux
. Contribuer au bon fonctionnement de la
circonscription
Mission(s) secondaire(s)
Echanges réguliers avec l'équipe d'encadrement sur le fonctionnement de la
circonscription
Transmission des demandes à l'adresse des cadres
Plannification - organisation - participation aux réunions - rédaction de comptes rendus
Gestion du courrier de la circonscription, réception, tri, distribution.
Gestion d'agendas, de plannings …
Réception - traitement et diffusion d'informations …
Activités rattachées
Collaboration aux missions de la circonscription en fonction des besoins
. Réaliser des tâches particulières liées au
secrétariat
. Remplacer afin d'assurer la continuité du service
Tenue de l'accueil physique et téléphonique de la circonscription
Secrétariat des professionnels de la circonscription
Activités rattachées
Missions spécifiques
COMPETENCES
Niveau de maîtrise
Expert
Compétences
techniques
Utilisation de l'outil informatique
Techniques de secrétariat
Maîtrise du logiciel IMPLICIT.AST
Maîtrise du logiciel OCTIME
Maîtrise du logiciel WORD-EXCEL
Connaissances des services sociaux, dispositifs et acteurs de l'action sociale
Aptitudes personnelles
Sens de l'organisation
Qualités relationnelles
Qualités rédactionnelles
Autonomie - Esprit d'initiative
Rigueur
CONDITIONS D'ACCES
Profil
BEP Secrétariat - BAC…
Conditions statutaires requises
Agent catégorie C
Standard
Fiche de poste
SECRETAIRE de l'équipe d'encadrement de la CIRCONSCRIPTION
Famille professionnelle
à remplir par la RH
CONDITIONS D'EXERCICE
Moyens matériels à disposition
Contraintes et spécificités du poste
Responsabilité pour détention de valeurs
Respect du secret professionnel lié aux missions
Date d'élaboration
Date de mise à jour
Identité du titulaire actuel du poste
Statut
ELABORATION DE LA FICHE DE POSTE
année 2008
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) avant le 5 janvier 2013 sous la référence : IE-SECFL1
soit à l'adresse indiquée, soit par mail à : [email protected]
Les entretiens de recrutement se dérouleront le jeudi 22 janvier 2013 après-midi