Responsable d`agence - Observatoire de l`Interim et du Recrutement

Responsable d’agence
Le responsable d’agence est le « pilote » de l’agence, il est le garant du bon fonctionnement de son équipe, du développement
de l’activité et de sa rentabilité. Il représente, le cas échéant, son agence auprès de sa hiérarchie (secteur, région ou siège).
Modalités possibles d’accès à l’emploi
Plusieurs chemins semblent possibles pour devenir responsable d’agence :
→ la voie « classique », interne : après avoir exercé un ou plusieurs autres postes dans une agence d’emploi
(généralement, suite à un poste de commercial).
→ la voie externe : après une expérience professionnelle dans un autre secteur ayant permis de développer certaines
capacités nécessaires au poste de responsable d’agence (management, réactivité, gestion du stress, etc.).
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Pilotage et management de l’agence
ACTIVITÉS
CE QUI IMPACTE LES ACTIVITÉS
Arrêter la stratégie de l’agence et le plan de développement de l’activité
→ Aucun facteur impactant ces activités
•
Élaboration du plan annuel d’actions commerciales (ciblage clients,
répartition du portefeuille clients/prospects, définition des grandes
orientations…).
• Étude et validation de l’ensemble des propositions commerciales.
• Garantie du respect des clauses des accords-cadres.
Planifier et coordonner l’activité des permanents
• Organisation générale du travail au sein de l’agence : répartition des
activités entre les permanents.
• Animation de l’équipe au quotidien : revue des commandes, des actualités,
rappel des objectifs…
• Définition régulière des priorités et allocation des ressources en
conséquence.
• Aide et soutien à l’équipe en cas de difficultés
Piloter le centre de profit et assurer le reporting
•
Suivi régulier (hebdomadaire et/ou mensuel) des indicateurs de
performance et des objectifs (mis en place en interne ou fixés par la
hiérarchie) pour atteindre le niveau de rentabilité attendu.
• Le cas échéant, reporting et réunions avec la hiérarchie.
Assurer la gestion des ressources humaines au sein de son agence
• Recrutement des permanents.
• Définition des objectifs individuels des collaborateurs et évaluation.
•
Accompagnement
professionnel.
des
collaborateurs
dans
leur
développement
Développement commercial
ACTIVITÉS
CE QUI IMPACTE LES ACTIVITÉS
Assurer une veille économique (opportunités locales – grands chantiers/
projets, implantations d’entreprises, commandes chez les clients, etc.,
concurrence…) et participer à la promotion de l’agence
→ Aucun facteur impactant cette activité
• Participation aux réseaux économiques (CCI, etc.) et institutionnels locaux
(Service public de l’emploi, collectivités, etc.).
• Échanges informels (clients, intérimaires).
• Lecture de la presse économique.
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ACTIVITÉS
CE QUI IMPACTE LES ACTIVITÉS
Développer le portefeuille clients
• Élaboration d’un plan de développement commercial : ciblage clients,
préparation des argumentaires…
• Organisation, planification et suivi de la prospection : préparation des
tournées/visites, comptes rendus, relances…
• Analyse de la solvabilité des prospects.
• Prospection « directe » : tournées organisées ou « sauvages » (sans prise de
rendez-vous préalable) ; rendez-vous (information sur l’activité du prospect,
analyse des besoins et des solutions mises en œuvre, présentation de l’offre
de service, du positionnement de l’agence, de l’expertise…).
Part des accords-cadres dans le portefeuille
clients : lorsque la part d’accords-cadres
est importante, l’activité de développement
du portefeuille est relativement faible. Et
inversement.
Nombre de clients : lorsque l’agence a un
nombre restreint de clients installés, il n’y a
quasiment pas de prospection.
• Prospection « indirecte » : communication sur l’offre de service et l’activité
de l’agence auprès des acteurs locaux.
Entretenir la relation client
• Organisation et planification du suivi des clients : préparation des rendezvous, comptes rendus…
• Réalisation de rendez-vous clients « classiques » : prise d’information sur
les actualités de l’entreprise cliente, analyse des attentes et des besoins,
visite de l’entreprise et des postes, suivi des missions en cours, évaluation
des prestations.
• Réalisation de rendez-vous clients « avancés » : rendez-vous classiques
mais accompagnement du client dans la mise en place de projets
thématiques sur la sécurité, l’insertion, les travailleurs handicapés… (mise
en place de plans d’action, suivi et évaluation des actions).
Part des accords-cadres dans le portefeuille
clients : lorsque la part d’accords-cadres est
importante, l’activité de relation commerciale
est importante. Elle s’équilibre avec l’activité
de prospection pour les agences qui n’ont pas
beaucoup d’accords.
• Proposition de profils aux clients en adéquation avec les besoins de leur
activité.
• Gestion des réclamations : Facturation, contrats…
• Négocier les prestations
• Élaboration et négociation de l’offre commerciale globale (contenu et
conditions des prestations).
• Proposition et négociation du coût des prestations.
Part des accords-cadres dans le portefeuille
clients : Lorsque la part d’accords-cadres
est importante, la part de négociation est
restreinte.
Activités administratives liées à l’activité de l’agence
ACTIVITÉS
CE QUI IMPACTE LES ACTIVITÉS
Assurer la gestion de l’agence
→ Aucun facteur impactant cette activité
• Mise à jour de l’ensemble des procédures selon les évolutions législatives.
• Classement et archivage des documents.
• Gestion des fournitures : recueil des besoins, suivi des stocks, commandes
selon les procédures, etc.
• Gestion du budget de fonctionnement de l’agence.
ACTIVITÉS SECONDAIRES
Gestion des commandes
ACTIVITÉS
CE QUI IMPACTE LES ACTIVITÉS
→ Volumes de commandes et durée des missions :
lorsque les commandes concernent des volumes
importants et que les contrats sont courts, cette
activité peut occuper une part non négligeable du
travail des commerciaux.
→ Taille de l’équipe : la présence de plusieurs chargés
de recrutement ou d’un chargé d’accueil permet de
libérer le responsable d’agence de cette activité.
Prendre les commandes
• Analyse et qualification du poste : environnement de travail, hiérarchie,
missions et tâches, compétences mobilisées, conditions d’emploi (taux
horaire, panier repas…), auprès du client ou du commercial
• Visites de postes.
• Formalisation du descriptif de poste.
Niveau d’exigence des demandes Clients : pour
les métiers techniques, très qualifiés ou pour les
placements CDI-CDD, les permanents doivent
approfondir et formaliser l’analyse de poste.
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ACTIVITÉS
Réaliser le sourcing des candidats
• Requête dans différents outils de recherche : vivier interne, CVthèques et
Jobs Boards.
• Diffusion d’annonces (Jobs Boards, réseaux sociaux, vitrine).
• Évaluation et sélection des profils (sur CV) en adéquation avec le poste :
prise en compte des exigences clients et candidats.
CE QUI IMPACTE LES ACTIVITÉS
Ouverture de l’agence : lorsque l’agence
n’accueille pas (ou peu) les candidats, l’activité
de recherche de profils est plus intense
puisque le vivier « naturel » est plus faible. Il se
constitue au fur et à mesure.
Sélectionner et recruter le « bon » candidat
• Proposition de missions aux candidats potentiels : présentation de la
mission et des conditions (salaire, horaires…).
• Proposition de candidatures aux clients.
• Délégation du personnel intérimaire.
Assurer le suivi des missions
• Contrôle de la prise de poste en début de mission
• Intervention en cas de difficultés (rappel à l’ordre de l’intérimaire sur le
respect des horaires, etc. ou du client sur le respect de la sécurité, etc.)
• Évaluation de la satisfaction clients et intérimaires en fin de mission
Activités administratives liées aux missions
ACTIVITÉS
CE QUI IMPACTE LES ACTIVITÉS
→ Volumes de commandes et durée des missions :
lorsque les commandes concernent des volumes
importants et que les contrats sont courts, cette
activité représente une part importante du travail.
Mener les démarches légales nécessaires à la délégation des intérimaires
• Formalisation des données nécessaires à l’élaboration des contrats.
• Relance des intérimaires et des clients pour compléter les données
éventuellement manquantes.
• Transmission des contrats et contrôle des retours auprès des clients et
des intérimaires.
Assurer le suivi administratif des missions en cours
• Relance des intérimaires pour l’obtention des relevés d’heures.
• Gestion des réclamations complexes sur les paies et factures.
• Facturation du client.
• Recouvrement des créances et suivi des actions contentieuses.
Gestion du vivier
ACTIVITÉS
CE QUI IMPACTE LES ACTIVITÉS
Assurer une veille sur le marché de l’emploi (besoins en ressources et
qualifications, évolutions des métiers)
→ Aucun facteur impactant cette activité
• Participation aux réseaux économiques et institutionnels locaux (Service
public de l’emploi, collectivités, etc.).
• Échanges informels (clients, intérimaires).
Accueil
ACTIVITÉS
CE QUI IMPACTE LES ACTIVITÉS
→ Ouverture de l’agence : forcément, selon l’ouverture
de l’agence, cet accueil existe plus ou moins. La
fermeture de l’agence ne signifie toutefois pas qu’il n’y
a pas d’accueil : le téléphone sonne toujours.
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ACTIVITÉS
Recevoir et orienter les candidats potentiels
CE QUI IMPACTE LES ACTIVITÉS
→ Taille de l’équipe : la présence de plusieurs chargés
de recrutement ou d’un chargé d’accueil permet de
libérer le responsable d’agence de ces activités.
• Pré-sélection des candidats : réalisation du premier entretien afin de
valider la pertinence de l’inscription des candidats au sein du vivier de
l’agence : questionnement sommaire sur le(s) métier(s), les qualifications,
la disponibilité, les dernières expériences…, contrôle des pièces d’identité.
• Inscription des candidats : information complète sur le statut de travailleur
en intérim, la réglementation, les conditions d’emploi au sein de l’agence
(CE, acomptes), etc., collecte des pièces nécessaires à la constitution du
dossier (carte d’identité, CV, justificatif de domicile, etc.), réalisation des
tâches administratives associées (scan des pièces, saisie des données dans
l’outil de l’agence…).
Niveau d’exigence des demandes Clients : pour
les métiers techniques, où la réglementation
est importante, les pièces à fournir par le
candidat et les contrôles à réaliser par l’agence
sont plus importants. Les inscriptions des
candidats prennent du temps.
• Réorientation, le cas échéant, vers des structures plus adaptées aux
besoins des personnes (ETTI, Mission locale, Cap Emploi…).
Assurer la relation « Employeur » avec les intérimaires
• Accueil (téléphonique ou physique) des intérimaires en mission, recueil
d’informations qualitatives relatives à leur situation (date de la fin de mission,
difficultés rencontrées, etc.).
• Gestion et/ou suivi des réclamations de base : retard ou erreur de paie,
demande d’acompte, etc.
• Collecte des relevés d’heures.
Externalisation : lorsque l’établissement des
feuilles de paie est externalisé, le responsable
d’agence n’est qu’un « passeur d’information ».
Il n’a pas directement la main sur la
problématique rencontrée par l’intérimaire.
• Distribution des éléments nécessaires à la réalisation des missions :
équipements de protection individuels (EPI), tickets restaurants.
• Recueil et traitement des demandes diverses des clients.
• Gestion et suivi des réclamations de base : erreur de facturation, retard
intérimaire, etc.
Faire circuler l’information utile au sein de l’agence
• Information de l’équipe en charge du recrutement des profils des nouveaux
inscrits, de la disponibilité des intérimaires ; organisation d’entretiens
approfondis.
SAVOIRS ET CONNAISSANCES
• Maîtrise des outils informatiques (bureautique classique, logiciels propres à l’entreprise).
• Connaissance des secteurs d’activité, des métiers, des qualifications.
• Connaissance du droit du travail : contraintes réglementaires sur la pénibilité, règles d’hygiène et de sécurité, clauses des
contrats, droit à la formation.
• Assimilation et promotion de la politique de l’ETT.
• Connaissance du droit du travail : contraintes réglementaires sur la pénibilité, règles d’hygiène et de sécurité, clauses des
contrats, droit à la formation.
• Titulaire du permis de conduire.
CAPACITÉS ET COMPÉTENCES
CE QUI IMPACTE LES CAPACITÉS ET COMPÉTENCES
• Accompagner et faire progresser son équipe
→ Aucun facteur impactant ces capacités
• Expliquer et partager une vision stratégique
• Élaborer une stratégie pour atteindre des objectifs
• Travailler en collaboration étroite avec d’autres acteurs (organismes de
formation…) et notamment des acteurs publics (Pôle Emploi, Conseil
régional et autres collectivités territoriales…)
• Anticiper les besoins des clients pour être en mesure de se préparer en
conséquence
• Travailler ses relations clients pour se démarquer de la concurrence et
fidéliser
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CE QUI IMPACTE LES CAPACITÉS ET COMPÉTENCES
• Savoir développer des arguments de vente autour de la manière de faire
du recrutement et d’une offre globale de l’ETT
• Savoir faire naître des besoins chez le client
• Persévérance, curiosité dans la prospection de nouveaux clients (être à
l’affut des nouveaux projets de construction, de nouvelles lignes de produits,
de nouvelles implantations, d’une législation plus favorable…)
• Motiver les collaborateurs en axant le discours sur le développement
et l’expansion de l’agence à travers une injonction à l’émulation et à la
productivité
• Développer une influence auprès d’acteurs de l’économie et de l’emploi
locaux pour s’imposer comme partie prenante incontournable de l’économie
locale
• S’approprier les argumentaires de ses clients, impliquant de comprendre
les problématiques RH internes de l’entreprise
• Se rendre disponible en cas de blocage ou de difficultés de l’équipe
• S’organiser pour être en mesure de se substituer au permanent absent ou
de venir renforcer l’équipe sur des tâches opérationnelles
Part des accords-cadres dans le portefeuille
client : capacité peu mobilisée lorsqu’il y a peu
d’accords-cadres, très mobilisée lorsqu’il y en
a beaucoup.
Part des accords-cadres dans le portefeuille
client : capacité peu mobilisée lorsqu’il y a
beaucoup d’accords-cadres, très mobilisée
lorsqu’il y en a pas ou peu.
Niveau d’exigences des demandes clients :
plus les exigences sont fortes, plus il faut
comprendre les problématiques RH internes
pour bien cibler les profils recherchés.
Taille de l’équipe : plus l’équipe est importante,
plus il faut se rendre disponible pour renforcer
l’équipe sur des tâches opérationnelles.
Perspectives d’évolution envisageables
→ Dans le secteur des agences d’emploi :
• Devenir responsable de secteurs ou régional, des métiers qui impliquent moins d’opérationnel et plus de stratégie et de
lobbying.
• Exercer un métier au siège ou sur les plateformes : en fonction de l’expertise développée, un responsable d’agence peut
devenir responsable de la formation, ou du développement du placement pour une ETT, etc.
• Créer sa propre agence d’emploi.
→ Dans d’autres secteurs :
• Le responsable d’agence peut devenir chef de projet.
• Il peut aussi devenir commercial : sa capacité à prospecter, à se construire un réseau, à fidéliser ses partenaires privés, à
faire du lobbying auprès des partenaires publics.
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