Interprétation

IPG 077
Revised February 2009
Revisé en février 2009
Employment Agencies Subject to the Federal Contractors
Program – Determining the Number of Employees
Agences de placement assujetties au Programme de
contrats fédéraux – Déterminer le nombre d’employés
Table of Contents
Table des matières
Page
Interpretation
1
Interprétation
1.
Subject
1
1. Objet
2.
Purpose
1
2. But
3.
Questions
1
3. Questions
4.
Conclusions
2
4. Conclusions
ANNEXES
APPENDICES
Questions for the FCP Contractor
A
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
Questions pour l’entrepreneur du PCF
IPG-077 Page i
IPG 077
Revised February 2009
Revisé en février 2009
Employment Agencies Subject to the Federal Contractors
Program – Determining the Number of Employees
Agences de placement assujetties au Programme de contrats
fédéraux – Déterminer le nombre d’employés
Interpretation
1.
Subject
Interprétation
1.
This document clarifies the application of
obligations under the Employment Equity Act
for employment agencies subject to the
Federal Contractors Program.
2.
Purpose
Ce document précise l’application des
obligations en vertu de la Loi sur l’équité en
matière d’emploi pour les agences de
placement qui sont assujetties au Programme
de contrats fédéraux.
2.
The purpose of this document is to indicate
which employees should be included in the
Certificate of Commitment and, consequently,
the compliance review when employment
agencies are subject to the Federal Contractors
Program under the Employment Equity Act.
3.
Questions
Objet
But
Le présent document a pour but de préciser
quels employés devraient être inclus sous
l’Attestation d’engagement et, par le fait
même, faire partie de la vérification de
conformité lorsqu’une organisation de type
agence de placement est assujettie au
Programme de contrats fédéraux en vertu de
la Loi sur l’équité en matière d’emploi.
3.
Questions
3.1 Should individuals recruited by the
employment agency to be placed in
various positions outside of the agency be
included in the total number of
employees of the agency or in the
contracting company’s workforce?
3.1 Est-ce que les personnes recrutées par
l’agence de placement dans le but d’être
placées dans des postes divers à l’extérieur
de l’agence devraient être incluses ou non
dans le nombre total d’employés faisant
partie de l’organisation?
3.2 If there are fewer than 100 employees
working directly for the employment
agency, but more than 100 if individuals
recruited to take up positions outside the
agency are included, must the employment
agency comply with the obligations of the
Federal Contractor Program?
3.2 S’il y a moins de 100 employés travaillant
pour l’agence de placement directement
mais plus de 100 si on inclut les personnes
recrutées pour des postes à l’extérieur de
l’agence, l’organisation a-t-elle ou non des
obligations envers le Programme de
contrats fédéraux?
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
IPG-077 Page 1
4.
3.3 How do you determine which employees
are to be included in the employment
agency's workforce for the purposes of
the Federal Contractor Program?
3.3 Comment peut-on déterminer quels
employés devraient être inclus dans
l’effectif de l’agence de placement aux fins
du Programme de contrats fédéraux.
3.4 Must employers who contact
employment agencies for placements
include these employees when fulfilling
their own obligations under the
Employment Equity Act?
3.4 Est-ce que les employeurs qui font appel
aux agences de placement pour faire du
recrutement doivent inclure les employés
provenant de ces agences lorsqu’ils
répondent à leurs propres obligations en
vertu de la Loi sur l’équité en matière
d’emploi?
Conclusions
4.
Conclusions
4.1 Individuals who are recruited by the
employment agency but who are not
under a third party employment contract
as a result of the agency's services are not
considered employees and are not to be
included in the total number of agency
employees.
4.1 Les personnes recrutées par l’agence de
placement mais qui ne sont pas sous un
contrat d’emploi avec un tiers parti grâce
aux services de l’agence ne sont pas
considérés comme étant des employés et
ne doivent pas être incluses dans le compte
du nombre total d’employés de l’agence.
Individuals who are recruited by the
agency and who are under an employment
contract with a third party as a result of the
agency’s services should not be included
in the total number of agency employees
unless there is an employment relationship
(employer/employee) between the agency
and these individuals.
Les personnes recrutées par l’agence et
qui sont sous contrat d’emploi avec un
tiers parti grâce aux services de l’agence,
ne doivent pas être incluses dans le
compte total du nombre d’employés
faisant partie de l’agence, à moins
qu’une relation d’emploi (employeuremployé) n’existe entre l’agence et ces
personnes.
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
IPG-077 Page 2
4.2 If fewer than 100 individuals work directly
for the employment agency (including all
permanent full-time and part-time
employees and temporary employees) and
individuals recruited by the employment
agency are not in an employment
relationship (employer/employee) with the
agency, then the agency will not have
obligations under the Federal Contractors
Program.
However, it is important to determine if
there is an employment relationship
(employer/employee) between the
employment agency and individuals it has
recruited who are working for third parties.
If there is an employer/employee
relationship between these individuals and
the agency, these individuals must be
included in the total number of employees
for the purposes of the Federal Contractors
Program.
4.3 In determining if individuals recruited by
the employment agency should be
considered employees of the agency, an
employment relationship
(employer/employee) between the
recruited individual and the employment
agency must first be established. A
questionnaire should be filled out by the
employment agency or by the individuals
concerned to help determine the
employment relationship. The
questionnaire enables the evaluation of
selection, hiring, training, supervision
and remuneration systems, and helps to
determine whether the employment
agency is responsible for these activities.
If the agency is responsible for most of
the activities covered by the
questionnaire, it is highly likely that an
employment relationship exists.
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
4.2 Si moins de 100 personnes travaillent
directement pour l’agence de placement
(incluant tous les employés permanents à
plein temps, permanents à temps partiel et
temporaires) et que les personnes recrutées
par l’agence de placement ne sont pas dans
une relation d’emploi (employeuremployé) avec l’agence, alors cette
dernière n’aura pas d’obligations en vertu
du Programme de contrats fédéraux.
Cependant, il est important de déterminer
s’il existe une relation d’emploi
(employeur-employé) entre l’agence de
placement et les personnes recrutées par
celle-ci qui travaillent pour un tiers parti.
Si tel est le cas, alors ces personnes
devront être incluses dans le compte du
nombre total d’employés aux fins du
Programme de contrats fédéraux.
4.3 Pour déterminer si les personnes recrutées
par l’agence de placement devraient être
considérées comme étant des employés de
celle-ci, il faut d’abord établir s’il existe
une relation d’emploi (employeuremployé) entre la personne recrutée et
l’agence. Un questionnaire aidant à cerner
la relation d’emploi peut être rempli par
l’agence ou les personnes concernées. Le
questionnaire permettra d’évaluer entre
autre, les systèmes de sélection,
d’embauche, de formation, de supervision
et de rémunération et de déterminer si
l’agence de placement est responsable de
ces activités. Si tel est le cas, il est fort
probable qu’une relation d’emploi existe.
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An example of the Questionnaire is
provided in an appendix to this document.
Un exemple de questionnaire est fourni
en annexe du présent document.
4.4 If a third party employer contacts an
employment agency to recruit one or
more individuals for a period of 12
consecutive weeks or more, this third
party employer must include these
individuals as it would any other of its
employees if an employment relationship
(employer/employee) is established
between the individual and the third party
employer.
4.4 Dans le cas où un employeur externe fait
appel à une agence de placement pour
recruter une ou des personne(s) pour une
période de douze semaines consécutives
ou plus, il devra inclure ces personnes au
même titre que tout autre employé de
l’organisation, si une relation d’emploi
(employeur-employé) est établie entre
l’individu et l’employeur.
Gay Stinson
Acting Director General/Directrice générale par intérim
Program Development and Guidance Directorate/
Direction du développement du programme et de l'orientation
HRSDC-Labour Program/Programme du travail-RHDCC
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
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APPENDIX A
QUESTIONS FOR THE FCP CONTRACTOR
Questionnaire on the nature of the employee/employer relationship for FCP covered temporary
help/employment agencies or other employers who believe some employees are not part of their employee
count.
The questions relate to those employees the employer believes are not covered.
RECRUITMENT/PRE ASSIGNMENT
Yes
No
N/A
Do you recruit the individuals before finding an assignment with the Client Business?
Do you enter into a contract of employment with the employees?
If so, do the contracts specify an exclusive relationship between your agency and the
employees?
Do you provide remuneration to the employees while they are not assigned to a client
Business?
Do you provide other benefits to the employees such as pension, medical, dental or
other plan?
Do you pay the Workers Compensation benefits for the employees?
Do you consider the workers as your employees?
Relevant comments on recruitment/Pre Assignment:
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
SELECTION/ASSIGNMENT TO BUSINESS CLIENT
Yes
No
N/A
Do you contact the employees directly about taking assignments?
Do you determine the selection criteria for positions/assignments?
Do you apply the selection criteria (interviews, lists, reference checks, etc.)?
Do you provide training to the workers:
a) Prior to an assignments?
b) As part of an assignment?
If yes to previous question, did you pay the workers during the training?
Relevant comments on Selection/ Assignment to business client:
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
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ASSIGNMENT OF TASKS/SUPERVISION DURING ASSIGNMENT
Yes
No
N/A
Do you determine the work locations for recruited individuals?
Do you determine what work activities the employees would perform?
Do you determine how the work is to be performed?
Do you set the standards to be met for volume/quality during assignments?
Do you supervise employees’ work?
Do you need to approve employees’ leaves/absences/vacation time?
Are the employees required to submit work reports to your agency/organization?
Do you exercise disciplinary power up to and including termination of employment?
Do you complete performance evaluations?
Do you maintain employees’ personnel records?
Do you deal with the employees in terms of requests for accommodation, an accident,
and problems with harassment or accommodation?
Relevant comments on Tasks/ Supervision:
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
REMUNERATION ON ASSIGNMENT WITH CLIENT BUSINESS
Yes
No
N/A
Do you issue employees’ pay cheques?
Do you provide employees with:
a.
b.
Records of employment?
T4 slips for tax purposes?
Relevant comments on Remuneration:
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
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POSITION IN YOUR ORGANIZATION
Yes
No
N/A
Are all employees part of your collective bargaining agreement(s)?
Do employees participate in your corporate activities such as fund raisers,
celebrations, social events?
Do you require these employees to work in collaboration with your other employees?
Relevant comments on Position in the organization:
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
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ANNEXE A
QUESTIONS POUR L’ENTREPRENEUR DU PCF
Questionnaire sur la nature de la relation employés-employeur à l’intention des agences de placement
temporaire ou autres employeurs visés par le PCF qui estiment que certains employés ne font pas partie de leur
effectif.
Les questions se rapportent aux employés qui, de l’avis de l’employeur, ne sont pas protégés.
RECRUTEMENT/CONTACT PRÉLIMINAIRE À L’AFFECTATION
Oui
Non
S.O.
Recrutez-vous les personnes avant de trouver une affectation avec l’entreprise cliente?
Concluez-vous un contrat de travail avec les employés?
Dans l’affirmative, les contrats précisent-ils une relation exclusive entre votre agence et les
employés?
Offrez-vous une rémunération aux employés lorsqu’ils ne sont pas affectés à une entreprise
cliente?
Offrez-vous d’autres avantages aux employés, tels qu’un régime de retraite, d’assurance de
soins médicaux, d’assurance dentaire ou autre régime?
Payez-vous les indemnités d’accident du travail pour les employés?
Considérez-vous les travailleurs comme vos employés?
Commentaires pertinents sur le recrutement/le contact préliminaire à l’affectation :
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
SÉLECTION/AFFECTATION À L’ENTREPRISE CLIENTE
Oui
Non
S.O.
Communiquez-vous directement avec les employés pour leur proposer des affectations?
Déterminez-vous les critères de sélection pour les postes/affectations?
Appliquez-vous les critères de sélection (entrevues, listes, vérification des références, etc.)?
Offrez-vous une formation aux travailleurs :
a)
b)
Avant l’affectation?
Dans le cadre de l’affectation?
Dans le cas d’une réponse affirmative à la question précédente, avez-vous payé les
travailleurs durant la formation?
Commentaires pertinents sur la sélection/l’affectation à l’entreprise cliente :
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
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ATTRIBUTION DES TÂCHES/SUPERVISION DURANT L’AFFECTATION
Oui
Non
S.O.
Déterminez-vous les lieux de travail des personnes recrutées?
Déterminez-vous les activités de travail qu’effectueront les employés?
Déterminez-vous la façon d’exécuter le travail?
Établissez-vous les normes à respecter en matière de volume/qualité durant
l’affectation?
Supervisez-vous le travail des employés?
Devez-vous approuver les congés/absences/vacances des employés?
Les employés sont-ils tenus de présenter des rapports de travail à votre
agence/organisation?
Exercez-vous un pouvoir disciplinaire allant jusqu’à la cessation d’emploi?
Effectuez-vous des évaluations du rendement?
Tenez-vous des dossiers personnels des employés?
Traitez-vous avec les employés pour ce qui est des demandes de mesures d’adaptation,
des accidents et des problèmes de harcèlement ou d’accommodement?
Commentaires pertinents sur les tâches/la supervision :
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
RÉMUNÉRATION LORS D’UNE AFFECTATION AVEC UNE ENTREPRISE
CLIENTE
Oui
Non
S.O.
Émettez-vous les chèques de paye des employés?
Fournissez-vous aux employés :
a.
b.
des relevés d’emploi?
des relevés T4 aux fins d’établissement de l’impôt?
Commentaires pertinents sur la rémunération :
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
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SITUATION DANS VOTRE ORGANISATION
Oui
Non
S.O.
Les employés participent-ils tous à votre convention collective?
Les employés participent-ils à vos activités d’entreprise telles que les collectes de
fonds, les célébrations, les activités sociales?
Exigez-vous que ces employés travaillent en collaboration avec vos autres employés?
Commentaires pertinents sur la situation dans l’organisation :
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
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