Livraison et réception des marchandises

Livraison et réception
des marchandises
Protocole signé en août 1994
par la Fedimas, le GNH, la FNGMMP, et l'Ilec
1.Engagement des Présidents
2.Préambule
3.Comité de Suivi
4.Protocole
4.1.Planning des livraisons-réceptions
4.2.Opérations de déchargement
5.Contrôle des réceptions
6.Les supports de manutention
7.Qualité de service
1. Engagement des Présidents
Août 1994
La charte « livraison et réception des marchandises » élaborée par une commission paritaire de
responsables logistiques d’entreprises adhérentes de l’ILEC, de la FEDIMAS, du GNH et de la
FNGMMP est l’illustration qu’un partenariat peut et doit se développer entre distributeurs et
fabricants. Ce qui nous paraît exemplaire, c’est l’esprit qui a présidé aux discussions qui ont
abouti à la rédaction de cette charte. En effet, la compréhension réciproque des contraintes
rencontrées a permis de réaliser un accord complet sur des règles qui, pour être simples, sont
essentielles pour chacune des deux parties. Chacun des intervenants sera, dans le cadre ainsi
tracé, bénéficiaire d’économies qui seront répercutées tout au long de la chaîne logistique,
jusqu’aux consommateurs.
Nous exprimons le souhait que cette charte soit progressivement reconnue et utilisée par tous
les agents économiques des secteurs de l’industrie, de la distribution et des services de
transport. Tous ceux qui voudront y souscrire seront les bienvenus.
Pour nous, elle constitue une étape dans une démarche que nous souhaitons poursuivre
ensemble dans un esprit d’ouverture et de coopération destiné à se manifester dans tous les
domaines où les améliorations de productivité peuvent être partagées, qu’il s’agisse de flux
physiques de marchandises, de flux d’informations ou de méthodes de réduction des litiges.
C’est dans cet esprit et animés d’une commune ambition politique que l’ILEC, la FEDIMAS, le
GNH et la FNGMMP s’engagent à poursuivre leur dialogue, en vue de contribuer à l’amélioration
des relations entre l’industrie et le commerce, en associant à cet effort tous les opérateurs de
l’interprofession.
Georges ROBIN
Charles URBAIN
Dominique GEORGEON
Amédée CHOMEL
Président de l’ILEC
de la FNGMM
Président du GNH
Président de la FEDIMAS
Président
2. Préambule
Quels qu’aient été les progrès réalisés au cours des dernières années dans le domaine de la
logistique, distributeurs et fabricants rencontrent encore des difficultés lors des opérations de
livraison et de réception des marchandises dans les points de vente, entrepôts ou plates-formes.
Ces difficultés qui engendrent des retards et des litiges chez tous les acteurs sont, dans une
large mesure, liées à des insuffisances en matière d’informations mutuelles et sans doute à
l’absence de règles du jeu formalisées et reconnues de tous.
Conscients de cet état de fait, les comités logistiques respectifs de l’ILEC, de la FEDIMAS, du
GNH et de la FNGMMP ont entrepris de mener en commun une réflexion dont la substance s’est
concrétisée dans la rédaction d’une charte concernant les opérations de livraison et de réception
de marchandises, faisant figure de règles du jeu à proposer à leurs adhérents.
Conçu dans le meilleur esprit de compréhension mutuelle et de respect des contraintes légitimes
de chacun des partenaires, l’objectif de la présente charte est de préciser quelques règles
simples mais essentielles.
Les partenaires se proposent de respecter la présente charte en vue d’améliorer l’efficacité
globale du processus et d’en tirer tous les avantages.
Dans le même esprit, il est convenu entre les comités logistiques de l’Ilec, de la Fedimas, du
GNH et de la FNGMMP de poursuivre leurs réflexions dans un cadre plus large abordant ainsi
d’autres aspects de la logistique, et, entre autres, les problèmes liés aux échanges de données
informatisés.
3. Comité de Suivi
L’Ilec, la Fedimas, le GNH et la FNGMMP décident de créer un comité paritaire de suivi de la
charte.
Les objectifs de ce comité sont :
- d’assurer la diffusion et la communication ;
- d’étendre la charte à d’autres activités liées à la logistique (EDI, etc.) ;
- de faire adhérer d’autres associations qui en manifesteront le souhait.
Ce comité sera composé de membres représentatifs de chacune des organisations signataires.
Il définira son mode de fonctionnement :
-
organisation ;
fréquence des réunions ;
ordre du jour ;
compte rendu à chacune des associations contractantes.
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LIVRAISON ET RECEPTION DES MARCHANDISES
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4. Protocole
4.1. Planning des livraisons-réceptions
1.
Il appartient au fournisseur d’informer ses clients du délai minimum de livraison
compatible avec le développement des flux tendus.
2.
Le distributeur doit veiller à ce qu’il y ait adéquation entre la charge des commandes à
ses fournisseurs et la capacité d’absorption de son quai de réception, afin d’éviter attente
et saturation.
Les industriels doivent respecter le jour et, éventuellement, l’heure de livraison convenus. Une
anticipation ou un retard perturbe le planning de réception du destinataire et expose le
transporteur à un refus ou à une attente prolongée.
3.
Le distributeur doit veiller à ce que les informations concernant ses commandes circulent
bien à tous les niveaux de sa chaîne, en particulier, entre l’émetteur de la commande et
le quai de réception.
Aucune livraison ne doit être refusée sans motif sérieux (cas de force majeure, retard
effectivement préjudiciable à l’organisation du distributeur, notamment en situation de flux
tendu ou de mauvaise qualité évidente de la marchandise, du non respect patent de la qualité de
service définie dans le chapitre E).
Dans tous les cas, l’expéditeur doit être prévenu sur le champ, à l’initiative du destinataire.
4.
Les prises de rendez-vous et les jours de réception doivent se régler, si nécessaire :
•
pour les livraisons sur entrepôt, entre le fournisseur ou son mandant et le service
« réception » ;
•
pour les magasins, entre le fournisseur ou son mandant et le responsable de la
réception.
Les changements prévisibles (anticipation ou retard) doivent être communiqués par les
instigateurs à l’ensemble des parties concernées pour discussion et accord.
5.
Les distributeurs doivent communiquer à temps aux fournisseurs tout changement dans
leurs horaires de réception.
6.
D’une façon générale, il est souhaitable de ménager le maximum de contacts entre les
logisticiens des deux parties.
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4.2. Opérations de déchargement
1.
Le service réception du client doit avoir une commande écrite ou facile à éditer
rapidement sur place.
2.
Les responsabilités aux différents stades de la livraison varient suivant le tonnage :
a) Pour 3 tonnes et plus. En l’absence de toutes conventions écrites ou tacites
existant entre le fabricant et le distributeur, les clauses du contrat-type de la
LOTI s’appliquent de plein droit.
b) Pour moins de 3 tonnes (messagerie) :
•
Le déchargement est exécuté par le transporteur. L’expéditeur qui aurait passé
une convention écrite ou tacite contraire avec son transporteur, doit en informer
le destinataire.
•
Le déchargement doit se faire par priorité. Dans la mesure du possible, un quai
spécial messagerie est souhaitable.
5. Contrôle des réceptions
1.
Le fabricant s’engage à faciliter la réception des marchandises à la livraison chez le
distributeur et tendra vers les solutions suivantes :
a) Indiquer de façon apparente, pour les palettes hétérogènes, le nombre de colis sur
chaque palette.
b) Favoriser la reconnaissance rapide des produits sur les cartons (les codes-barres
« unités logistiques » sont souhaités).
c) Indiquer clairement la DLC (date limite de consommation) ou DLUO (date limite
d’utilisation optimale) sur les cartons et sur le bordereau de livraison dans les cas
où le produit a une durée de péremption courte.
d) Pour les marchandises spécifiques (exemple : éclairage ou droguerie), une
procédure de contrôle a posteriori doit être mise au point entre le fabricant et le
distributeur de façon à respecter les délais d’attente du transporteur (exemple :
accord litige).
2.
Le bon de livraison, la feuille de route ou l’ordre de mission (document mentionné dans
la loi du 5 août 1992) doivent :
•
être signés lisiblement par le représentant du destinataire avec indication, en clair,
du nom de cette personne ;
•
être revêtus du cachet de l’entreprise destinataire, du jour et de l’heure de livraison.
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3.
En attendant le développement des techniques en matière d’échanges de données
informatisés pour la transmission des commandes et de l’accusé de réception, le bon de
commande et le bon de livraison doivent comporter les données indispensables à la
bonne exécution du travail.
4.
Les réserves sont à porter sur la feuille de route et doivent faire apparaître la
comparaison entre le réel livré et les quantités figurant sur le bon de livraison du
fabricant. En application de l’article 105 du code de commerce, les réserves sont à
notifier avec accusé de réception dans les trois jours.
6. Les supports de manutention
1.
Types et qualités. Il est souhaitable que les industriels uniformisent leurs parcs
respectifs sur les deux types de palettes les plus utilisés : l’Europe 80 x 120 et la 100 x
120 normalisée NF-H.50.009.
Les palettes doivent être en bon état. Les industriels s’engagent à ne pas livrer de marchandises
sur palettes cassées et les destinataires à ne pas rendre de palettes cassées. Les uns et les
autres s’engagent à faire réparer les palettes détériorées qu’ils veulent remettre en service par
un réparateur agréé.
2.
Comptabilisation. Le suivi des supports de manutention doit figurer sur un état
justificatif inclus dans le document officiel de transport.
Les retours massifs sont à la charge du partenaire défaillant, sauf accord particulier.
Il est recommandé, pour éviter la multiplication des palettes, de privilégier d’autres méthodes,
par exemple l’utilisation d’intercalaires ou la préparation en cheminée afin de favoriser
l’identification des couches de marchandises différentes.
3.
Hauteur des palettes homogènes ou hétérogènes. La standardisation des moyens
de transport, de manutention, de stockage et de préparation doit être le souci majeur de
l’ensemble des partenaires.
Sauf accords particuliers, il est préconisé que les hauteurs de palettes soient compatibles avec
celles des alvéoles de stockage les plus couramment utilisées, soit :
•
1,40 m pour les racks destinés aux produits pondéreux ;
•
1,90 m pour les racks destinés aux produits volumineux.
Dans tous les cas, une palette ne doit pas excéder 1,1 tonne.
4.
Il est recommandé que les palettes soient bien filmées :
•
suffisamment pour supporter la manutention ;
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•
suffisamment pour sécuriser le contenu.
7. Qualité de service
Les industriels s’engagent à respecter l’ensemble des critères attendus par les destinataires :
1.
Le jour de livraison demandé et le cas échéant l’heure.
Une anticipation ou un retard perturbe le planning de réception du destinataire et expose le
transporteur à un refus ou à une attente prolongée.
2.
3.
La concordance du produit livré avec le produit commandé en conformité avec la fiche
produit :
•
poids/volume ;
•
unité consommateur ;
•
unité logistique (notion de support de manutention).
La quantité commandée.
Les reliquats sont, à la fois, sources d’erreurs et générateurs de litiges.
4.
La concordance entre les quantités portées sur le bon de livraison et celles effectivement
livrées.
5.
La bonne visibilité de la dénomination des produits sur les suremballages.
6.
Les supports et les suremballages en bon état (pas de boîtes rouillées ou explosées, ni
de cartons écrasés, en particulier dans les couches inférieures des palettes).
7.
Une bonne visibilité des codes barres normalisés.
8.
Des DLC et des DLUO visibles sur les suremballages.
Dans cet esprit, il est recommandé, en attendant la mise en œuvre progressive du marquage en
EAN 128, que ces données soient indiquées en clair en respectant les « identifiants » et les
formats de dates correspondant aux spécifications internationales EAN 128 diffusées en France
par GENCOD.
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