CHEO Research Institute Job Fact Sheet

Job Description
24-Jul-13
JOB DESCRIPTION - COMPETITION RI-13-013
Posting Period / période d’affichage:
07/22/2013 to à 07/28/2013
Position: Human Resources Intern - Part-time 15hrs / week – 1 year contract
The CHEO Research Institute is currently seeking a part time Human Resources Intern. This is an entry-level
HR role designed to provide a process of continual learning through the first year of work, with the potential to
continue with increased part-time hours and possible conversion into a full-time position by the end of the
internship.
This is a great opportunity for a recent graduate / or currently enrolled student of a University or College
program focusing on the Human Resources discipline, interested in a career in HR. The right individual will
possess the drive to further their knowledge of Human Resources and be extremely motivated to learn.
The Human Resources Intern will report to the Director of HR and work closely with the HR Coordinator and
other Research Administration team members.
Functions/Responsibilities
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Assist with the day-to-day efficient operation of the HR department
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Maintain confidential organized filing system for employee files, correspondence, and
employment applications
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Review new hire paperwork / employee change forms, etc. to ensure completion
Advise Investigators of contracts due for renewal
Update HR database / reports with new hire information / terms / changes submitted
by Investigators
Track RI employee vacation banks and send out updates as required
Provide letters of employment as requested
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Assist staff in resolving HR and payroll related problems
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Answer telephone inquires including, verification of employment, and general
information
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Set up new hire orientation schedule and assemble binders
Enter time into electronic time sheet system
Work with Security / IT on new badge / account requests for employees
Liaise with CHEO HR
Provide general administrative support to Human Resources department
Participate in team staff meetings
Other related duties as assigned
Desired Skills & Characteristics
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Capacity to handle confidential information with integrity
•
Ability to interact with a high level of professionalism
•
Excellent interpersonal skills
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Excellent written and verbal communication skills
•
Strong analytical and customer service skills
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Strong initiative and high energy; ability to work effectively in a fast-paced environment
•
Ability to multi-task between many priorities and work activities
•
Proactive in looking for new ways to improve and work more efficiently
•
Ability to quickly and effectively acquire new knowledge and skills
•
Good computer skills and experience working with Microsoft Office
•
Research knowledge an asset
Education
•
The preferred candidate will be a student enrolled in or a recent graduate of a program
with a major concentration in Human Resources or Business Administration.
Experience
• Preference will be given to candidates with previous office / HR experience
If you want to take the next step in your career in the field of Human Resources, we are looking forward to
receiving your application with cover letter and resume to [email protected]
Thank you for your interest. Please note: only those candidates selected for an interview will be contacted.
Description de travail
24-Jul-13
DESCRIPTION DE TRAVAIL - CONCOURS RI-13-013
Posting Period / période d’affichage:
07/22/2013 to à 07/28/2013:
Poste: Interne en ressources humaines – Temps partiel 15heures par semaine – Contrat d’un an
L’institut de recherche du CHEO est actuellement à la recherche d’un ou d’une interne en ressources
humaines à temps partiel. Il s’agit d’un poste de premier échelon qui fournira un processus d’apprentissage
continu au cours de la première année de travail. Il pourra éventuellement voir le nombre d’heures à temps
partiel augmenter et pourrait se transformer en poste à temps plein à la fin de l’internat.
C’est une excellente occasion d’emploi pour une nouvelle diplômée ou un nouveau diplômé ou une
étudiante/un étudiant inscrit.e actuellement à un programme collégial ou universitaire axé sur la discipline des
ressources humaines et intéressé.e à faire carrière dans les RH. La personne appropriée manifestera son
désir d’approfondir ses connaissances en ressources humaines et la motivation nécessaire pour apprendre.
Le ou la titulaire relèvera de la directrices des RH et travaillera en étroite collaboration avec la coordonnatrice
des RH et les autres membres de l’équipe administrative de l’Institut.
Fonctions/Responsabilités
•
Aider à l’efficacité du fonctionnement quotidien du Service des ressources humaines
•
Organiser et maintenir un système de classement des dossiers confidentiels des
employés, de la correspondance, et des demandes d’emploi
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•
Revoir la paperasse en lien avec les embauches / les formulaires relatifs au statut des
employés en vue de les remplir correctement
Aviser les enquêteurs des contrats dont la date d’échéance approche
Mettre à jour la base de données des RH/ les rapports contenant les renseignements
relatifs aux nouveaux employés/les employés à contrat/les changements soumis par
les enquêteurs
Surveiller la banque de vacances des employés de l’IR et envoyer les mises à jour au
besoin
Fournir les lettres d’emploi tel que requis
•
Aider le personnel à résoudre les problèmes de RH et de paie
•
Répondre aux demandes faites par téléphone, ce qui comprend les vérifications
d’emploi et les renseignements d’ordre général
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Organiser l’horaire de l’orientation des nouveaux employés et préparer les classeurs
Entrer les heures dans le système électronique de feuilles de temps
Collaborer avec la Sécurité/les SI pour les macarons d’identité et les demandes de
comptes pour les employés
Assurer la liaison avec les RH du CHEO
Fournir un soutien administratif global au Service des ressources humaines
Participer aux réunions d’équipe du personnel
Accomplir d’autres tâches tel que requis
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Compétences et caractéristiques recherchées
•
Capacité de traiter les renseignements confidentiels avec intégrité
•
Capacité de traiter avec autrui en manifestant un degré élevé de professionalisme
•
Excellent entregent
•
Excellentes compétences de communication verbale et écrite
•
Solides compétences en analyse et service à la clientèle
•
Forte initiative; grande énergie; capacité de travailler avec efficacité dans un milieu de
travail trépidant
•
Capacité de jongler avec de multiples tâches au sein de priorités et d’activités
multiples
•
Être proactif ou pro-active dans la recherche d’améliorations et de plus grande
efficacité
•
Capacité d’acquérir rapidement de nouvelles connaissances et compétences avec
efficacité
•
Bonne connaissance de l’informatique et expérience de travail avec Microsoft Office
•
Connaissance du domaine de la recherche un atout
Éducation
•
Notre préférence ira à l’étudiante ou l’étudiant inscrit. e à ou récemment diplômé.e
d’un programme avec majeur en Ressources humaines ou en administration des
affaires.
Expérience
• La préference sera accordée aux candidates et candidats qui possèdent de
l’expérience dans un bureau ou en ressources humaines
Si vous voulez faire avancer votre carrière en ressources humaines, nous nous réjouissons de recevoir votre
demande avec une lettre d’accompagnement et votre curriculum vitae à [email protected]
Nous vous remercions de votre intérêt. Veuillez noter que nous ne contacterons que les candidates et
candidats retenus pour une entrevue.