job description

JOB DESCRIPTION
Titre du Poste :
Directeur Financier
Supervisé par :
Directeur National
Supervise :
Comptables
Basé à :
Kinshasa
Date :
03 décembre 2010
Le Directeur Financier est responsable pour l’ensemble des services financiers du bureau du
Programme de la RDC, comprenant la Comptabilité et les Finances
Il s’engage à travailler en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel du Programme, où
qu’ils se trouvent. Il s’assure que le Programme respecte les lois en vigueur de la RDC et applique
la politique et les procédures du WWF en matière de comptabilités et des finances.
I.
Tâches Principales
-
Coordonner les services financiers et comptables du Programme WWF en RDC ;
Gérer les services financiers et comptables du bureau ;
S’assurer que des systèmes et procédures adéquats en matière de finances sont
opérationnels dans l’ensemble des sites du WWF dans le pays ;
Proposer des modifications/améliorations et assister dans le développement de la
stratégie, de la politique, des procédures et les systèmes de gestion du Programme
WWF ;
-
II.
Tâches Spécifiques
A.
Comptabilité & Finances
Trésorerie
Réviser la codification des mouvements bancaires avant saisie ;
Passer en revue le réapprovisionnement des caisses de dépenses courantes et
comptes bancaires
Approuver le réapprovisionnement des caisses des dépenses courantes ;
Réviser régulièrement le classement des pièces justificatives et des extraits bancaires
Elaborer les flux financiers trimestriels ;
Préparer les appels de fonds
Entretenir les relations avec les banques
Gérer les comptes d’avances tous les mois
Préparer la liste de provisions à faire par projet pour les biens et services reçus mais
non encore facturés à la fin de l’exercice fiscal ;
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-
Système de Cost Recovery
Développer un système simple de Cost Recovery qui sert à maximiser la récupération
des prestations du personnel du Bureau de Programme de la part des projets
bénéficiaires.
Etendre ce système pour qu’il s’applique aux budgets/prévisions et aux dépenses
réelles ;
Suivre le niveau de récupération des coûts et les taux du PACR appliqué et théorique.
Budgets/Prévisions
Participer à la préparation/revue des budgets annuels de tous les projets ;
Introduire les budgets définitifs dans ACCPAC
Remettre les budgets annuels à WWF International à la date et dans le format prévu ;
Analyser et commenter les écarts entre le budget et les dépenses réelles de chaque
projet à la clôture de chaque trimestre. Ceci se fera en collaboration avec le Directeur
National/Directeur financier Régional/Exécutants des projets.
Apporter un appui pour la préparation des prévisions de dépenses annuelles pour
chaque projet à la fin du premier semestre. Pour les dépenses du Bureau de
Programme (Programme Office) cet exercice s’accomplira chaque trimestre. Ceci se
fera
en
collaboration
avec
les
Directeur
National/Directeur
Financier
Régional/Exécutants des projets.
Former le personnel clé des projets dans la préparation des budgets et l’analyse des
écarts entre les dépenses réelles et budgétaires.
B)
Procédures
-
-
S’assurer que les procédures financières reprises dans le WWF Field Manual et le
CARPO Field Manual sont appliquées. Développer des procédures locales, en cas de
besoin.
Proposer et mettre en œuvre des modifications aux procédures, en cas de besoin ;
Tenir à jour un plan comptable approprié aux besoins du Programme en relation avec le
Directeur Financier Régional ;
Superviser et surveiller les procédures de clôtures trimestrielles et annuelles ;
C)
Gestion des Actifs immobilisés
-
Collaborer dans la gestion des actifs immobilisés du programme avec le Responsable
logistique et opérations ;
Analyser les écarts et prend des actions appropriées en cas d’écart important.
Apporter un appui dans la mise hors circuit des immobilisations (vente).
-
-
D) Système de classement et circulation des documents
-
Passer en revue le système de classement et de circulation des documents au moins
annuellement ;
Mettre en place des systèmes nouveaux ou modifie les systèmes existants en cas de
besoin.
E) Rapports
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Développer dans ACCPAC des formats de :
Rapports financiers internes appropriés aux besoins des projets.
Rapports financiers pour répondre aux besoins des bailleurs ;
Préparer, passer en revue, approuve et distribue les Rapports Financiers aux dates
prévues ;
Vérifier et mettre à jour les programmes de production de rapports en cas de besoin.
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F) Visites aux projets de terrain
-
-
En coordination avec les Project Exécutants, se rendre sur le site pour évaluer les
systèmes et contrôler en place dans les bureaux des projets de terrain. Propose des
améliorations, en cas de besoin ;
Préparer une évaluation écrite de ses observations et discute cette évaluation avec les
responsables sur le site ;
Présenter une copie de son évaluation et les remarques des responsables du projet au
Représentant Régional et aux Programmes Officiers concernés.
Apporter un soutien technique aux projets de terrain dans les domaines des finances et
administration à la demande ou à l’occasion de la modification des systèmes et
procédures en place.
G) Systèmes comptables informatisés
-
Veiller à ce que le bureau du Programme et les Projets de terrain disposent de
systèmes informatiques appropriés à leurs besoins.
S’assurer que le personnel qui administre, entretient et emploie ces systèmes est
correctement formé
S’assurer de l’exploitation journalière du système de comptabilité informatisée.
Fournir une assistance au personnel dans le fonctionnement du système ;
S’assurer que des systèmes de sécurité et de sauvegarde appropriées sont en place et
qu’ils sont employés conformément aux procédures en vigueur ;
Participer à la formation et l’information du personnel sur les nouveaux systèmes et les
modifications des systèmes existants.
H) Audit (interne & externe)
-
Préparer/faire préparer les documents et les comptes pour les audits ;
Coordonner les opérations d’audit ;
Assister les auditeurs dans l’exécution des visites sur site, si nécessaire ;
Mettre en application les recommandations des auditeurs
I) Gestion du Personnel comptable et financier
-
Planifier, organiser et superviser le travail quotidien du personnel de la comptabilité ;
S’assurer que le département de comptabilité a toujours un quota de staff qualifié et, en
cas de besoin, propose l’emploi des stagiaires/temporaires
Maintenir un planning de congés annuels pour son département ;
Développer les Termes de Références des membres du département et les modifie en
cas de besoin ;
Veiller à ce que son staff reçoive une formation technique adéquate pour la bonne
exécution de son travail ;
Préparer les évaluations annuelles et autres de son staff et les discute en présence de
la personne concernée ;
Veiller à l’harmonie des relations entre membres du service et entre le service et les
autres départements/projets
G) Paie des salaires du personnel
-
S’assurer de la préparation de la paie mensuelle du personnel local, ainsi que les états
périodiques s’ y rapportant ;
Assurer le suivi et le contrôle des remboursements des acomptes, avances spéciales
et/ou autres frais récupérables dus au WWF par les employés ;
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-
S’assurer du remboursement des frais médicaux ;
III.
Profil
Formation
Licence en économie, administration des affaires ou un autre domaine connexe avec
l'option comptabilité ou d'un diplôme de formation professionnelle équivalente.
Expérience
Sept à dix années d'expérience dans l'administration financière de projet et gestion au
sein d'une organisation internationale ou multinationale serait un avantage.
une gestion financière rigoureuse
Compétences requises
Compétences en comptabilité avec une forte organisation
Compétences en communication et en informatique.
Capacité d'analyser, établir des priorités et d'effectuer des tâches avec un minimum de
supervision dans des délais stricts.
Une compréhension des institutions financées par les bailleurs de fonds,
particulièrement les institutions de conservation sera un avantage certain.
Ce poste exige une personnalité imaginative (créative), souple, amicale et coopérative.
La maîtrise du français et de l’anglais oral et écrit est indispensable.
Maitrise de l’outil informatique exigée
Preuves de gestion avec les organisations internationales de conservation serait un
atout.
Adhérer aux valeurs WWF, qui sont : Etre passionné et Positif, Prêt à relever les défis,
Inspirant, Crédible, Responsable, Persévérant et Produire des résultats.
I.V Relations de travail:
Internes – Responsable de programme, Responsable des Ressources Humaines,
comptables, Assistant administratif, Responsable de la logistique et opérations, Directeur
National
Externes- Partenaires et Responsables financiers régionaux
Ces termes de références couvrent les tâches principales et de manière générale le type de travail
attendu de l’employé. D’autres tâches pourraient être assignées le cas échéant selon les besoins
de l’organisation.
Préparé par le superviseur:
Date:
Révu par RH
Date :
Approuvé par:
Date:
Accepté par l’employé:
Date :