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Budget informatique
Evaluer et négocier un budget informatique relève d'un art difficile. Trois directeurs informatiques
commentent leurs "bonnes pratiques" dont certaines - bien qu'elles relèvent du bon sens ou qu'elles
soient fort populaires - font encore débat.
1. Déterminer le périmètre du budget informatique
Un budget informatique contient évidemment le coût du matériel, des licences logicielles ou encore
des services externalisés. Mais d'une entreprise à l'autre, certains coûts sont inclus ou répartis entre
les directions fonctionnelles. "Que met-on dans ce budget ? Seulement la maîtrise d'œuvre ou
également la maîtrise d'ouvrage, voire l'assistance à maîtrise d'ouvrage ?", demande David
Decovemacker, responsable des systèmes d'information chez Bonduelle. Pour défendre un budget
ou établir des comparaisons, il faut donc d'abord répondre à cette question.
2. Fixer le budget en fonction du chiffre d'affaires de l'entreprise
Cette méthode a la faveur de nombreuses entreprises. C'est par exemple le cas de Sakata. "Le ratio
entre budget et chiffre d'affaires est essentiel car il permet de se comparer aux entreprises du même
secteur", affirme Yann Jouveneaux, responsable IT chez Sakata. Les opposants retournent cet
argument, en avançant la trop grande variabilité des paramètres. "Ce ratio ne veut pas dire grandchose car même dans un secteur donné, deux entreprises sont difficilement comparables, compte
tenu du peu d'informations dont on dispose sur ce que l'on inclut dans le budget informatique",
affirme David Decovemacker.
3. Déterminer des critères chiffrés plus pertinents
D'autres indicateurs dont certains sont suggérés par la méthodologie Itil permettent, mieux que le
chiffre d'affaires, d'évaluer ou de justifier l'évolution du budget. Il s'agit par exemple du TCO par mois
et par utilisateur, ou encore du nombre d'utilisateurs ou d'applications par informaticien. "Comme le
ratio entre budget informatique et chiffre d'affaires, ces critères ont également pour objectif de
réaliser des comparaisons avec d'autres entreprises", martèle Yann Jouveneaux (photo). Dans cette
optique, ce responsable informatique a créé un réseau social de DSI visant à comparer anonymement
les TCO et à confronter les avis.
4. Argumenter auprès de la direction informatique
"Dans l'idéal, il faudrait placer le coût en dernier dans les critères de choix et les arbitrages, c'est-àdire bien après les besoins, la pérennité des solutions ou le respect des standards", affirme Grégoire
de Préneuf (photo), fondateur d'un prestataire de services de directeur informatique en temps
partagé. Pour ce faire, la DSI a tout intérêt à se positionner d'un point de vue stratégique. "La DSI doit
se présenter comme un centre de création de valeur plutôt que comme un centre de coût", estime
David Decovemacker. Elle doit aussi établir une relation de confiance. "La direction générale ne
comprend souvent rien à l'informatique. Pour éviter qu'elle se retranche derrière une approche
purement financière, il faut lui expliquer, sans jargon, pourquoi les projets sont nécessaires",
explique Yann Jouveneaux. Et même avec les yeux rivés sur les coûts, il est possible de justifier une
croissance du budget par des investissements qui permettront les années suivantes de le réduire.
5. Dépenser intégralement le budget ?
La tentation est grande de dépenser intégralement le budget informatique pour justifier sa
reconduction d'une année sur l'autre. "Si la seule volonté de la direction générale était de réduire les
coûts, alors, comme la plupart des DSI, je ferais tout pour dépenser le budget que j'ai obtenu. Mais
je cherche un dialogue différent, basé sur la confiance, et j'essaie de raisonner comme si je gérais ma
propre société, donc je ne dépense pas inutilement", affirme Yann Jouveneaux.
Jean-François Martel , DSI de la Mairie d'Albi, insiste lui aussi sur la nécessité d'établir un consensus.
"Une intelligence à tous les niveaux, de la DSI à la DG en passant par les élus et la direction
financière, permet de réallouer à d'autres projets des budgets non dépensés".
6. Gérer un budget à la baisse
Bien souvent, le budget n'est pas négociable, soit parce qu'il est imposé par une autorité de tutelle,
soit parce que l'entreprise est dans une logique d'économies. Il faut alors savoir trancher dans le vif.
"La direction générale nous fixe une enveloppe qui diminuera de 30 % d'ici trois ans, malgré
l'amortissement de notre projet actuel de refonte. Nous y parviendrons en gelant en 2009 tous les
projets, en remplaçant par exemple les portables par des PC fixes, en arrêtant la maintenance de
vieux logiciels ou encore en ré-internalisant des ressources", détaille David Decovemacker. Pour sa
part, la Mairie d'Albi devra, à budget constant, améliorer la qualité du service aux utilisateurs. "Nous
allons intensifier l'usage des logiciel libres, mieux négocier auprès des fournisseurs et supprimer tous
les contrats de maintenance, excepté pour les gros progiciels", annonce Jean-François Martel.