summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
4 November 2015
VALIDATED BY
:
M. J. Lyden
ORGANIZATION
:
NSPA HEADQUARTERS, Human Resources Executive Office
POSITION No.
:
H-1
TITLE
:
Human Resources (HR) Executive
GRADE
:
A-5
JOB CODE
:
A13
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the General Manager (GM) for the proper functioning and overall provision of
HR services, policies and related programs within the Agency. The incumbent is the executive authority for
effective recruitment and Human Resources (HR) management processes. More precisely, he/she is
responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
Planning Aspects

Formulating HR Management strategy, policy and planning.

Developing and monitoring HR annual objectives.

Leading the HR recruitment planning process, particularly for senior posts, and assuring compliance with
recruitment procedures with the Civilian Personnel Regulations (CPR) and established Agency recruitment
policy.

Developing innovative HR systems and processes that support the strategic goals of the Agency.

Ensuring harmonisation of HR (personnel) and Organization and Personnel Establishment (positions)
policy, planning and processes.
Operational Aspects

Acting as the lead advisor to the GM on HR Management issues.

Assuring adherence to NATO CPR and NATO policies in the administration of personnel issues, and
concerning deployment of the Agency personnel, and providing guidance as required.

Overseeing the effective execution of all aspects of the Agency’s HR Management processes and the
delivery of all related HR services including recruitment and staffing, training, performance management,
employee recognition, staff relations, personnel administration, medical/absence management, and
manpower and organization functions, and ensuring their ongoing improvement. Acting as the Agency
Champion for developing a high-performing organizational culture complemented by employee relations
that emphasize quality and continuous improvement. Ensuring the effective implementation and
continuous improvement of the Agency’s performance management system.

Supporting the Chief of Staff (COS) in his/her role as primary Agency liaison with the Civilian Staff
Association (CSA).
H-1
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
Financial Aspects

Providing strategic oversight of the HR administrative budget and ensuring adherence to any cost
reduction targets.

Providing oversight of financial and personnel management authority delegated to the HR Division Chief.
Managerial/Administrative Aspects

Performing executive level leadership of the Agency Human Resources team.

Acting as a proactive member of the Agency Executive Management Board (EMB), leading on HR issues,
and contributing to the strategic and corporate management of the Agency.

Maintaining strong liaison with HR and Personnel Administrations of other NATO bodies. Participating as
NSPA representative in relevant meetings at NATO level, which is normally delegated to the HR Division
Chief.

Advising the GM and COS on sensitive personnel and disciplinary issues.

Performing senior staff officer reviews to ensure accuracy, appropriate presentation, and timely
coordination of major HR documents (e.g. for the Agency Supervisory Board).

Conducting studies related to HR, and participating in related meetings, conferences and/or Working
Groups (WGs), as directed.

Executing overall responsibility for staffing, drafting, and coordinating publication of Operating
Instructions, Regulations and Office Notices covering HR responsibilities.

In accordance with NATO policy, conducting duty travel, as required in support of NAC-approved
operations and missions, on a case-by-case basis, by traveling to associated theatre/mission locations,
especially where Agency personnel are/will be serving.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in service of the Agency.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree in HR, Management, Business, Public Administration, or a related discipline equivalent
to Masters.

Five, or preferably more, years of progressively more responsible positions in Strategic Human Capital or
Human Resources Management, preferably in an international environment.

High degree of flexibility and agility to adapt to a changing environment and to lead change
implementation.

Ability to increase productivity, improve processes, and generate cost-efficiencies.

Proven leadership and management skills in a sizeable and complex organization with a large multidisciplinary and multi-cultural workforce.

Effective oral and written communication skills, and proven negotiation abilities.

Proven ability of developing effective working relationships with a wide range of stakeholders at all levels,
including senior colleagues.

High degree of emotional intelligence and experience in dealing with sensitive and/or complex issues
tactfully and discreetly.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
H-1
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
Specific Qualifications

Experience in the planning, development and implementation of strategic HR policy, preferably in a
multinational, public service environment.

Practical experience of implementing and/or administering an effective HR Performance Management
system.

Hands-on experience in the transformation of HR services organizations with a special emphasis on
successful change management, preferably in a large, complex organisation.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Knowledge of Lean principles, high performing or most efficient organizations would be an asset.

Experience implementing and/or managing an effective Employee Recognition program would be an
asset.

Experience in the NATO environment would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

H-1
Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national
policy.
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
4 novembre 2015
VALIDÉ PAR
:
M. J. Lyden
ORGANISATION
:
QUARTIER GÉNÉRAL DE LA NSPA, Bureau exécutif des ressources humaines
:
H-1
TITRE
:
Responsable exécutif(-ive) des ressources humaines
GRADE
:
A-5
POSTE N
o
CODE POSTE
:
A13
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le directeur général, le (la) titulaire est chargé(e) du bon fonctionnement de tous les
services fournis en matière de ressources humaines, ainsi que de la politique générale et des programmes
connexes au sein de l'Agence. Il (elle) joue le rôle d'autorité exécutive chargée de veiller à l'efficacité des
processus de recrutement et de gestion des ressources humaines. Il (elle) exerce plus précisément les
fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Planification

mettre au point la stratégie, la politique générale et la planification à appliquer en matière de gestion des
ressources humaines ;

assurer l'élaboration et le suivi des objectifs annuels en matière de ressources humaines ;

diriger le processus de planification du recrutement des ressources humaines, en particulier pour ce qui
concerne les postes de niveau supérieur, et veiller à ce que les procédures de recrutement soient conformes
au Règlement du personnel civil (RPC) et à la politique générale définie en la matière au sein de l'Agence ;

mettre au point des systèmes et des processus innovants en matière de ressources humaines en appui des
objectifs stratégiques de l'Agence ;

veiller à l'harmonisation de la politique générale, de la planification et des processus liés d'une part aux
ressources humaines (personnel) et d'autre part à l'organisation et au tableau d'effectifs (postes).
Opérations

faire fonction de conseiller principal du directeur général pour les questions relatives à la gestion des
ressources humaines ;

veiller au respect du Règlement du personnel civil (RPC) de l'OTAN et des politiques générales de l'OTAN
dans l'administration du personnel et en ce qui concerne le déploiement du personnel de l'Agence, et fournir
des orientations selon les besoins ;

superviser l'exécution efficace de tous les aspects liés aux processus de gestion des ressources humaines de
l'Agence et la fourniture de tous les services relatifs aux ressources humaines (recrutement et dotation en
effectifs, formation, gestion des performances, reconnaissance des employés, relations entre membres du
personnel, administration du personnel, service médical / gestion des absences, et fonctions liées à la maind'œuvre et à l'organisation), et veiller à l'amélioration permanente de ces processus et services ; jouer le rôle
de promoteur, pour l'Agence, chargé de développer une culture d'organisation axée sur une performance
élevée et associée à une politique de relations avec les employés qui met en avant la qualité et l'amélioration
continue ; veiller à la mise en œuvre efficace et à l'amélioration continue du système de gestion des
performances utilisé par l'Agence ;

soutenir le chef d'état-major dans son rôle d'interlocuteur principal de l'Agence chargé de la liaison avec
l'Association du personnel civil (APC).
H-1
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
1375_15#3xx.docx
Aspects financiers

assurer la supervision stratégique du budget administratif relatif aux ressources humaines et veiller à ce que
les éventuels objectifs de réduction des coûts soient respectés ;

assurer la supervision des pouvoirs délégués au chef de la Division des ressources humaines en matière
financière et de gestion du personnel ;
Gestion et administration

assurer au niveau exécutif la direction de l'équipe chargée des ressources humaines à l'échelle de l'Agence ;

jouer un rôle proactif comme membre du Comité de gestion exécutive de l'Agence, pilotant l'examen des
dossiers relatifs aux ressources humaines, et contribuer à la gestion de l'Agence aux niveaux stratégique et
d'entreprise ;

assurer une liaison étroite avec les services chargés des ressources humaines et de l'administration du
personnel d'autres organismes de l'OTAN ; participer en tant que représentant(e) de la NSPA aux réunions
correspondantes au niveau de l'OTAN, ce rôle étant normalement délégué au chef de la Division des
ressources humaines ;

adresser des avis au directeur général et au chef d'état-major sur les questions sensibles liées au personnel
et à la discipline ;

effectuer des analyses relevant de la compétence d'un cadre d'état-major de niveau supérieur afin de veiller
à l'exactitude, à la présentation appropriée et à la coordination en temps utile de documents importants
concernant les ressources humaines (destinés, par exemple, au Comité de surveillance d'agence) ;

mener des études relatives aux ressources humaines et participer à des réunions, conférences et/ou groupes
de travail traitant de ce sujet, conformément aux instructions reçues ;

assurer la responsabilité globale du pilotage, de l'élaboration et de la coordination de la publication de
consignes d'exploitation, de règlements et de notes de service concernant les attributions relatives aux
ressources humaines ;

conformément à la politique générale de l'OTAN, effectuer des déplacements de service selon les besoins et
au cas par cas, en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord, en se
rendant sur les théâtres ou lieux de mission correspondants, surtout lorsque du personnel de l'Agence y est
ou y sera en service.

Exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme universitaire en ressources humaines, en gestion, en administration des affaires ou en
administration publique, ou dans une discipline connexe équivalente au niveau Master.

Cinq années d'expérience, ou de préférence davantage, dans des postes à responsabilités croissantes dans le
domaine de la gestion stratégique du capital humain ou des ressources humaines, acquise de préférence
dans un environnement international.

Très grande souplesse et capacité à s'adapter à un environnement changeant et à piloter la mise en œuvre
du changement.

Capacité d'accroître la productivité, d'améliorer les processus et de créer des solutions d'un bon rapport
coût-efficience.

Capacité démontrée à assurer des fonctions de direction et de gestion au sein d'un organisme complexe et
important, disposant d'un personnel nombreux venant d'horizons professionnels et culturels différents.

Compétences efficaces en matière de communication écrite et orale et aptitude démontrée à négocier.

Aptitude démontrée à développer des relations de travail efficaces avec une large gamme d'interlocuteurs à
tous les niveaux, y compris des collègues de niveau supérieur.

Très grande intelligence émotionnelle et expérience du traitement, avec tact et discrétion, de questions
sensibles et / ou complexes.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
H-1
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
Qualifications particulières

Expérience de la planification, du développement et de la mise en œuvre de politiques générales
stratégiques en matière de ressources humaines, de préférence dans un environnement de service public
multinational.

Expérience en matière de mise en œuvre et/ou d'administration d'un système efficace de gestion des
performances en matière de ressources humaines.

Expérience pratique de la transformation de l'organisation de services de ressources humaines avec,
comme préoccupation principale, la gestion réussie du changement, de préférence dans une organisation
complexe et de grande taille.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Une connaissance des principes de gestion optimisée (lean management), des organisations à haut niveau
de performance ou d'efficacité constituerait un atout.

Une expérience de la mise en œuvre et/ou de la gestion d'un programme efficace de reconnaissance des
employés serait un atout.

Une expérience de l'environnement OTAN constituerait un atout.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu’ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l’OTAN adopté par le Conseil de l’Atlantique Nord et qu’en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l’intégrité, l’impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'OTAN et leur
travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales.
H-1
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015