Fourniture, installation, reprise de données et maintenance d`un

Marché public de prestation de service, passé selon une procédure adaptée
en application de l’article 28 du code des marchés publics
Pouvoir adjudicateur
SYNDICAT INTERCOMMUNAL DE COLLECTE ET DE TRAITEMENT DES ORDURES
MENAGERES de la Zone Sous-Vosgienne
40B avenue Jean Moulin
90110 ROUGEMONT-LE-CHATEAU
Courriel : [email protected]
Tél. 03 84 54 69 44
Objet de la commande:
Fourniture, installation, reprise de données
et maintenance d’un logiciel de gestion et de
facturation de la Redevance Incitative des
déchets
MEMOIRE TECHNIQUE
JUSTIFICATIF DE L’OFFRE
Date limite de remise des offres :
Mardi 15 septembre 2015 à 12h00
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AVERTISSEMENT
Toute absence de réponse sur l’un des points et /ou de lignes non renseignées sera assimilée à une
fourniture et/ou une prestation non assurées.
Ce document doit être complété exhaustivement par l’entreprise et retourné avec son offre.
Si l’entreprise souhaite reprendre ce document pour disposer de lignes supplémentaires, elle le
peut en respectant la chronologie des chapitres et numérotations.
SOMMAIRE
1. -
ADEQUATION TECHNIQUE ET FONCTIONNELLE DE L’OFFRE
2-
ORGANISATION ET METHODOLOGIE
3-
DELAI DE REALISATION
ANNEXE 1 AU MEMOIRE TECHNIQUE - DISPONIBILITE DU CANDIDAT POUR LA DEMONSTRATION SUR
SITE DU LOGICIEL
ANNEXE 2 AU MEMOIRE TECHNIQUE - DETAIL DU PRIX GLOBAL FORFAITAIRE – DPGF N°1
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1. Adéquation technique et fonctionnelle de l’offre
Le mémoire technique du candidat s’attachera à répondre, de la manière la plus précise et
exhaustive, aux points suivants :
- Fourniture du tableau des fonctionnalités figurant ci-après,
- Tableau, figurant ci-après, relatif à l’assistance / maintenance accompagné du détail des
délais d’intervention pour les différents types de maintenance et de la procédure de
traitement des incidents,
- Tableau relatif à la sécurité des données figurant ci-après,
- Tableau des équipements figurant ci-après,
- Tableau des références de reprises de base de données figurant ci-après,
- Tableau des références pour un même projet dans des collectivités de taille et d’organisation
similaires figurant ci-après,
- Tableau de référence pour les équipements fournis figurant ci-après,
- toute autre pièce écrite permettant d’évaluer la qualité du produit proposé (logiciels, outils,
équipements techniques, etc.) qu’il s’agisse du produit proposé au CCTP, d’un produit
équivalent ou supérieur, ou d’un produit innovant.
Les candidats ayant déposé une offre complète et recevable seront conviés à réaliser une
démonstration de leur logiciel dans les locaux du SICTOM. Afin de définir le planning des auditions, le
candidat est invité à indiquer ses disponibilités en utilisant l’annexe 1 figurant au présent mémoire
technique.
Dans le cas où le candidat ne serait pas disponible aux dates proposées d’audition, il est invité à
fournir un script complet des différentes possibilités du logiciel permettant de démontrer son
ergonomie, son adéquation à répondre aux critères du CCTP.
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TABLEAU DES FONCTIONNALITES
Reprise des données
OUI
NON
COMMENTAIRES
Reprise des données de levée des bacs jusqu’à la
gestion des premières levées par le nouveau logiciel
Reprise des données producteurs : NOM, adresse ,
téléphone etc…
Reprise du type de producteur (particulier,
administration etc…)
Reprise du code technique (sort avec un autre
producteur, cas particulier….)
Reprise du nombre de logements pour les immeubles
Reprise des données du propriétaire etc…
Reprise de l’historique des dotations (type de bac,
mouvement, maintenance, etc…)
Reprise de l’historique des levées depuis 2012 pour
chaque bac du dossier
Reprise des données de l’entité facturable : NOM,
adresse de facturation
Reprise des données de facturation (factures PDF,
justificatifs des levées PDF)
Reprise des modes de paiements (prélèvements
coordonnées SEPA) avec historique si changement
Reprise de l’historique des appels
Reprise des justificatifs (fichier PDF, Word, JPG etc…)
Compatibilité du logiciel avec les systèmes embarqués
Préciser le type de systèmes embarqués acceptés par
le logiciel
AUTRES :
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Gestion des producteurs / relation client
OUI
NON
COMMENTAIRES
Gestion en temps réel des départs et arrivées
Ouverture contrat
Résiliation contrat avec enchaînement du processus
(nouvelle adresse, calcul et édition de la facture,
création du nouveau contrat)
Mutation
Historisation des modifications
Report des particularités sur le nouveau contrat
(dotations partagées…)
Edition de la facture d’abonnement ou de l’avis de
résiliation
Gestion des données (Nom, adresse, tel …)
Gestion du type de producteur (particulier, commerce)
Gestion des codes techniques
Gestion des immeubles collectifs
Gestion des informations propriétaires
Gestion de l’entité facturable (Nom, adresse…)
Gestion des modes de paiements
- Prélèvement à échéance (SEPA)
- Prélèvement en plusieurs fois (SEPA)
- TIPI
- TIP
Gestion des demandes des usagers
Historisation de toutes les demandes d’une personne
y compris sur un compte clôturé
Gestion des évènements liés à un point de livraison
Gestion simplifiée du suivi des procédures (relance,
alerte, etc.)
Affectation des dossiers en fonction des compétences
ou des services
Gestion des ordres de services pour une intervention
sur un bac avec planning
Possibilités d’insérer des justificatifs (fichier Word,
Excel, PDF, JPG etc..) dans une fiche producteur
AUTRES :
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Gestion des collectes
OUI
NON
COMMENTAIRES
NON
COMMENTAIRES
Analyser, contrôler et intégrer les données de collecte
Définir et administrer les tournées
Nombre
de
km
parcourus
(via
système
d’identification)
Nombre de bacs collectés avec détail par période, par
commune, par type de bac, par type de producteur…
Heures de collecte des bacs
Données du boitier ripeur (bac HS, puce
défectueuse..)
(Télé)diagnostic et transmission des données avec
vérification de la quantité et qualité des données
identifiées lors des collectes et du fonctionnement des
systèmes d’identification installés sur les BOM
Préciser les moyens techniques et humains mis en
œuvre
Transmission et gestion hebdomadaire de la liste noire
Préciser la fréquence et le type d’informations
AUTRES :
Gestion du parc de bacs roulants et de leur maintenance
OUI
Gestion des rendez-vous et du planning de livraison de
retrait ou de réparation de bacs
Générer des bordereaux de travail (mise en place,
retrait, maintenance….) en lien avec la gestion
producteur
Gestion du stock des bacs et des pièces détachées
Générer les étiquettes adresses (codes-barres etc…)
Paramétrage des seuils de réapprovisionnement
Suivi de l’exécution de l’ordre de service (à
valider, en cours, à exécuter, exécuté…)
AUTRES :
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Facturation
OUI
NON
COMMENTAIRES
Gestion de la facturation par Communautés de
Communes (5 communautés de communes)
Gestion paramétrable des lignes de facture (part fixe,
part variable)
- Pour le SICTOM au global
- Pour chacune des 5 Communautés de
Communes
Calcul des factures et numérotation (selon tarifs
prédéfinis)
Possibilité de gérer la numérotation des factures
Possibilité de générer un fichier PDF global par
Communauté de Communes, affichant chaque facture
suivie de son justificatif (impression en recto-verso du
fichier)
Calcul et édition des Rôles de facturation :
(paramétrable selon les éléments désirés)
Edition de documents de synthèse
Edition des rôles de factures annulées
Edition des rôles de factures recalculées, dites
rectificatives
Ouverture / Fermeture Rôles
Assurer la liaison avec la trésorerie publique selon le
protocole ORMC (pes v2) HELIOS, ….
Gestion de l’impression des factures, modèles de
facture personnalisable avec zones libres de
commentaires et messages.
- Pour l’ensemble du SICTOM
- Pour chaque CC
Gestion des annulations de factures,
dégrèvements, des réductions et des avoirs.
Simulation de facture
des
Duplicata de factures
Liste des anomalies de factures
Optimisation des recherches d’anomalies
Possibilité de paramétrer un seuil minimum de
facturation (en positif et en négatif)
AUTRES :
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Gestion des statistiques
OUI
NON
COMMENTAIRES
Edition (impératif) mensuellement des tableaux de
bord de dotations et de présentations de bacs par type
de bacs et par commune
Préciser le format des fichiers
AUTRES :
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SECURITE DES DONNEES
OUI
NON
COMMENTAIRES
Assurance en cas de défaillance du titulaire
Précisez
Hébergement sécurisé des données
Précisez le type de mesures.
Sauvegarde des données
Précisez la fréquence
Possibilité de créer des groupes utilisateurs avec des
droits
Génération manuelle des mots de passe
AUTRES :
EQUIPEMENTS
OUI
NON
COMMENTAIRES
1 douchette à code barre
2 terminaux portables compatibles avec la douchette
à code barre et les puces RFID 13,56MHz (avec
intégration complète de la base de données)
Garantie de 2 ans sur les équipements
AUTRES :
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ASSISTANCE/MAINTENANCE
Maintenance évolutive et réglementaire
OUI
NON
COMMENTAIRES
Avertissement de la mise à disposition d’une nouvelle
version
Envoi de la mise à jour automatique
Téléchargement depuis un portail sécurisé
Diffusion du contenu de la version (bugs corrigés,
évolutions, …)
Installation automatique (script)
Installation à distance gratuite (y compris tests)
Les versions mises à disposition sont-elles
cumulatives ?
Installation à distance payante
Prix de la prestation dans le DGPF
AUTRES :
Maintenance corrective
Envoi de la mise à jour automatique
Téléchargement depuis un portail sécurisé
Avertissement de la mise à disposition d’une nouvelle
version ?
Diffusion du contenu de la version (bugs corrigés,
évolutions, …)
Installation automatique (script)
Installation à distance gratuite (y compris tests)
Les versions mises à disposition sont-elles
cumulatives ?
Installation à distance payante
Prix de la prestation dans le DGPF
Précisez le délai d’intervention
AUTRES
Hotline
Hotline téléphonique
Préciser horaires d’ouverture
Hotline portail extranet avec messagerie
Hotline portail via formulaire d’incident
Hotline via mail
Prise de main à distance
Temps moyen de prise en compte de l’appel
Préciser
Enregistrement de la déclaration des incidents pour
suivi
Gestion par ticket ou numéro d’incident
Nombre d’heures illimitées
Si non, préciser
AUTRES :
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Tableau des références reprise Base de Données
Collectivité
Année de
réalisation
Intitulé du projet
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Contact
Tél
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Tableau des références équipements
Collectivité
Année de
réalisation
Intitulé du projet
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Contact
Tél
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2. Organisation et méthodologie
2.1. Organisation
Dans le cadre du projet, réaliser un organigramme administratif et opérationnel des moyens humains
et matériels pendant toute la phase de travaux et de garantie permettant une gestion de projet en
adéquation avec la bonne fin et la continuité de service des ouvrages.
2.2. Moyens humains et matériels
Préciser le niveau de qualification du personnel et le nombre de personnes affectées au projet et
permettant la bonne fin de l’ouvrage.
2.3. Formation
Décrire le plan de formation proposé aux intervenants pour assurer la prise en mains des différents
équipements et logiciels.
3. Délai de réalisataion
Le délai prévisionnel sera le plus court possible. Le prestataire l'indiquera sur son offre.
Le candidat devra prendre en compte les dates obligatoires de validation de la reprise des données,
et du démarrage en production, la 1ère facturation devra pouvoir être mise en production dès que
possible
Le candidat précisera les conditions lui permettant de garantir ces délais et fournira un planning
détaillé.
Toute proposition cohérente permettant de réduire ce délai global serait appréciée et valorisée par
le maître d’ouvrage.
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ANNEXE 1 AU MEMOIRE TECHNIQUE
DISPONIBILITE DU CANDIDAT POUR LA DEMONSTRATION SUR SITE DU LOGICIEL
Date
Lundi 21 septembre 2015
Lundi 21 septembre 2015
Lundi 21 septembre 2015
Lundi 21 septembre 2015
Mardi 22 septembre 2015
Mardi 22 septembre 2015
Mardi 22 septembre 2015
Mardi 22 septembre 2015
Horaires
09h00 – 10h00
10h30 – 11h30
14h00 – 15h00
15h30 – 16h30
09h00 – 10h00
10h30 – 11h30
14h00 – 15h00
15h30 – 16h30
Disponible Oui / Non
Plusieurs choix possibles
Le candidat sera informé 5 jours calendaires avant sa date d’audition par le SICTOM de la Zone
Sous-Vosgienne
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ANNEXE 2 AU MEMOIRE TECHNIQUE
DETAIL DU PRIX GLOBAL FORFAITAIRE
DPGFN°1
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