JOB DESCRIPTION

JOB DESCRIPTION
JOB PROFILE
Job title:
Division/Department:
Reports to:
Coordinator, Plant and Facilities
Director, Administrative Services
POSITION SUMMARY
Reporting to the Director, Administrative Services, the incumbent is responsible for all management
duties for all programs and activities related to the management of material resources (capital projects,
building maintenance, facilities, energy resources, property management, space and grounds
management, cleaning, civil liability and insurance, housekeeping, etc.). The position plays an
important role of providing consulting services and functional expertise to the Office of the Director
General, College administrators, and administrative units so as to promote the optimal management of
material resources.
GENERAL RESPONSIBILITIES

Participates in the development of College policies, objectives, and regulations

Represents the administration on committees and official bodies of the College, including the
Board of Governors and the Executive Committee

Represents the College at some outside organizations including bodies of the various
ministries and the Fédération des Cégeps

Ensures compliance with government laws, policies, and regulations as well as with College
policies and regulations
MANAGEMENT RESPONSIBILITIES
In collaboration with the Director, Administrative Services,

Sets the annual objectives of his/her department, manages their implementation, and
evaluates the results in keeping with the orientations of the College

Establishes budget forecasts for his/her department, administers the budget, analyzes
variances, and takes the appropriate corrective measures

Plans the human resources required for his/her department and participates in the selection of
personnel in accordance with the practices and policies in force

Leads staff under his responsibility with work integration, task distribution, professional
development and with the application of staff policies and working conditions

Oversees and evaluates the performance of departmental staff
JOB DESCRIPTION (cont’d)
PRIMARY RESPONSIBILITIES

Sets policies or direction for property management and the procurement of goods and services

Ensures the development, implementation, and application of rules and procedures relating to
preventive maintenance, physical maintenance and housekeeping, procurement, and energy
management.

Analyzes space needs and utilization in order to suggest construction, improvements,
extensions, layouts or development, the leasing of surplus space, or disposal of property, and
organizing the realization of such plans

Ensures the management of physical space in accordance with the plan for the use of
space/premises

Ensures the development, implementation, management, and updating of an asset inventory
system and a preventive maintenance system for facilities and movable and immovable
property

Ensures the development of rules and procedures relating to purchasing and supply and to
inventory management

Provides financial oversight of capital projects

Ensures the implementation and oversight of methods to guarantee safety and ensure the
protection of property and buildings as well as the safety of individuals in them

Ensures the implementation, the operation, and control of the means of communication in the
establishment such as telephones, courier service, and postal service

Ensures the quality of the environment in terms of both comfort and aesthetics through
balanced energy management, measures to ensure the quality of air and water, cleanliness of
the premises, and conservation of the establishments and respect for their architectural design

Coordinates supporting activities such as general insurance, courier service, printing, parking,
landscape maintenance, special events, and all other actions to support the material or
logistical needs of the organization

Provides the technical expertise for development and redevelopment projects and for the
acquisition of facilities, and estimates the costs

Ensures the development of plans and specifications for calls for tenders for projects involving
development and redevelopment, and the acquisition of fixed equipment. Analyzes bids,
negotiates contracts, and recommends their awarding

Plans, coordinates, and oversees the realization of construction site activities, where required

Ensures the follow-up of recommendations related to the various government inspections

Develops the internal emergency response plan and oversees its application and updating

Assists and advises the Office of the Director General regarding the services under his/her
responsibility

Performs any other task consistent with his/her duties assigned by the Office of the Director
General
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JOB DESCRIPTION (cont’d)
REQUIREMENTS
Education: A bachelor's degree in engineering and membership in the related professional order
Experience: Five (5) years of relevant experience including a solid background in large-scale project
management. Experience in a college or unionized environment would be considered an asset
Certification/Special Training

Proficiency in written and spoken English and French

Knowledge of project management (preferably with specialized training)
PROFILE SOUGHT
The successful applicant must demonstrate
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
the ability to identify issues and successfully complete projects
the ability to draft action plans, activity reports, and development projects
the ability to publicly report results, to defend them, and to be accountable for them
a proven ability in change management, participatory management, mobilization of personnel,
and conflict management
the ability to implement changes
the ability to solve problems
analytical sense and the ability to synthesize
aptitude for planning large-scale projects
very able to work under pressure and meet deadlines
the ability to establish communications with staff and various stakeholders
the ability to effectively manage multi-disciplinary teams
proficiency in the new information and communications technologies
SALARY
Commensurate with the norms provided by the Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche
et de la Science (MESRS), for a management position Class 6, from $66 243 to $88 324 per annum
APPLICATION
If you believe you have the profile we are seeking, please forward your résumé to
[email protected]. Deadline to apply: December 15, 2014.
All information received will be treated in the strictest confidence.
Vanier College is an equal opportunity employer.
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DESCRIPTION DE POSTE
PROFIL DU POSTE
Titre du poste :
Division/ département :
Relève de:
Coordonnateur, Services ressources matérielles
Directeur/trice, Services administratifs
SOMMAIRE DU POSTE
Sous la supervision du Directeur/trice, Services administratifs, le titulaire assume toutes les fonctions de gestion pour
l’ensemble des programmes et des activités reliés à la gestion des ressources matérielles (les projets d’immobilisations, les
chantiers, l’entretien des bâtiments, des équipements et des terrains, des ressources énergétiques et de la gestion
immobilière). Il/elle joue un rôle-conseil et d’expert auprès de la direction, des cadres du Cégep et des unités
administratives afin de favoriser la gestion optimale des ressources matérielles.
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

Élabore, recommande et met en œuvre les plans de travail annuels des ressources matérielles, en assure la
réalisation et en évalue les résultats en fonction de la mission et du plan stratégique du Cégep;

Établit les prévisions budgétaires de son service et des ressources matérielles du CÉGEP, administre les budgets,
questionne les écarts et prend les mesures correctrices appropriées;

Définit les politiques ou orientations en matière de gestion immobilière et des équipements;

Analyse les besoins et l’utilisation des espaces et des équipements, propose un plan de travail annuel et en assure
la mise en œuvre, y compris les chantiers de construction;

Collabore à l’élaboration des objectifs et des plans de travail de sa direction.

Représente la direction dans son champ d’expertise auprès des comités, instances officielles du Cégep et
organismes extérieurs oû sa présence est requise;

S’assure du respect des lois, des politiques et règlements gouvernementaux et des politiques et règlements du
Cégep.

Prévoit les ressources humaines requises de son service et contribue à la sélection du personnel conformément
aux pratiques et politiques en vigueur;

Informe le personnel de son service et le dirige notamment quant à l’accueil, à l’intégration au travail, au contenu
et à la répartition des tâches, au perfectionnement, à l’application de politiques de personnel et de conditions de
travail et l’appréciation du rendement;.

S’assure de la qualité́ de l’environnement tant dans ses aspects de confort que d’esthétique par une gestion
équilibrée de l’énergie, des mesures garantissant la qualité́ de l’air et de l’eau, la salubrité́ des lieux, la
conservation et le respect architectural des bâtisses;

S’assure de l’élaboration des plans et des devis d’appels d’offres relatifs aux projets d’aménagement, de
réaménagement et d’acquisition d’équipements fixes. Analyse les soumissions, négocie les contrats et
recommande leur adjudication aux personnes concernées.

Exécute toute autre tâche connexe compatible avec sa fonction.
EXIGENCES DU POSTE
Formation académique: Diplôme universitaire de 1er cycle en génie
Expérience: Cinq (5) années d’expérience pertinente dont une solide expérience en gestion de projets d’envergure. Une
expérience au collégial ou dans un milieu syndiqué sera considérée comme un atout.
DESCRIPTION DE POSTE (suite)
Certification/Formation particulière:


Membre en règle de l’Ordre des ingénieurs du Québec
Maîtriser la langue française et anglaise, parlée et écrite.
PROFIL RECHERCHÉ
Le candidat recherché devra démontrer:
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
Habileté démontrée en gestion du changement, en gestion participative, en mobilisation de personnel et en
gestion de conflits;
Aptitudes marquées en termes d’exécution et d’organisation du travail
Habileté à rédiger des plans d’action, des rapports d’activitéś et des projets de développement;
Capacité à rendre compte publiquement des résultats, de les défendre et d’en être imputable;
Capacité d’analyse et grandes habiletés en résolution de problèmes complexes,
Aptitude marquée à travailler sous pression et à respecter les échéanciers;
Orientation client et habileté à établir des communications de collaboration avec le personnel et les différents
intervenants;
SALAIRE
Selon les normes établies par le Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de la Science (MESRS), pour un
membre du personnel cadre, classe 6, soit de 66 243$ à 88 324$ par année.
CANDIDATURE
Si vous croyez posséder ce profil, n’hésitez pas à nous soumettre votre curriculum vitae accompagné d’une lettre d’intérêt à
[email protected]. Date limite: le 15 décembre 2014.
Les renseignements reçus seront traité en toute confidentialité.
L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du teste.
Le Cégep Vanier College pratique l’équité en matière d’emploi.
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