dossier demande d`occupation de la spirale

DOSSIER de DEMANDE D’AUTORISATION.
OCCUPATION DE L’EQUIPEMENT CULTUREL ET DE FORMATION LA SPIRALE
Ce dossier doit être rempli pour toute demande d’occupation de la Spirale. Ce dossier doit être dument complété et
déposé pour sa validation par le demandeur 20 jours minimum avant la date d’occupation à la Mairie de Fismes, Place de
l’Hôtel de Ville-51170. Pour tous renseignements : Mairie de Fismes- Tél 03 26 48 05 50. [email protected]
INTITULE DU DEMANDEUR
ORGANISME :
ADRESSE :
TEL :
MOBILE :
COURRIEL :
Personne qui a rempli le dossier :
OCCUPATION
PONCTUELLE
REGULIERE
GRATUITE SOLLICITEE uniquement possible suivant les conditions de la délibération N°13-22 ci-après
DATE/S DEMANDEE/S
HORAIRES PRECIS D'OCCUPATION SOUHAITES
(Tout montage, installation, démontage, rangement compris)
Aucune demande ne pourra être instruite sans mention d’horaires précis
OBJET DE L’OCCUPATION :
Espaces sollicités et capacité maximum
Salle de formation 01
(23 personnes maximum)
Salle de formation 02
(23 personnes maximum)
Salle de spectacle et locaux annexes
(maximum 180 places assises + 6 places handicapés, 468 places gradins repliés)
Hall d’entrée
Autres, à préciser :
AUTRES INFORMATIONS (JOINDRE LES DOCUMENTS, LE PROGRAMME ETC. LE CAS ECHEANT)
Fiche déposée en Mairie le :
Document actualisé le 6 décembre 2013
Signature et/ou cachet du demandeur
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CONDITIONS D'UTILISATIONS
Engagements de l’emprunteur
L’emprunteur s’engage à :
Faire son affaire de l’équipement technique des espaces pour l’organisation de la l'occupation prévue
Faire son affaire de la sécurité et de la bonne utilisation des locaux, du matériel et des équipements, notamment en veillant à ce qu’ils ne soient laissés à aucun moment accessibles
sans surveillance
Prendre en charge soit directement soit par son assurance tous les frais occasionnés par le vol, la perte, la détérioration des locaux, de leurs équipements, et, de manière générale,
de tout objet contenus dans les espaces mis à disposition
Respecter et faire respecter toutes les conditions de sécurité pour l’accueil du public
Restituer les clefs de l’équipement suivant la procédure
Restituer l’équipement vide de tous objets, équipements, matériels qui ne lui appartient pas
Evacuer les gros déchets
Respecter et faire respecter l’interdiction de fumer à l’intérieur des locaux et d’y prendre des repas
Respecter et faire respecter l’interdiction de sortir de l’équipement tous objets ou mobiliers mis à disposition
Engagements de la Commune
La Ville s’engage
A remettre les locaux en état de propreté suffisante et en état d’être utilisés
A désigner à l’emprunteur un interlocuteur unique responsable avec lequel toutes les dispositions pour l’utilisation des espaces doit être convenues et avec lequel un état des lieux
d’entrée et de sortie sera effectué
A remettre à l’emprunteur le numéro de l’astreinte municipale, joignable 7 jours/7, 24 h/24 pour le cas où l’utilisation des espaces serait rendu impossible.
Abords et extérieurs
La Commune ne pourra être tenue responsable des dommages causés aux véhicules ou matériels laissés à l’extérieur du bâtiment.
EXTRAIT DE LA DELIBERATION N° 13-22
DU CONSEIL MUNICIPAL du 6 MARS 2013
fixant les règles d'utilisation et de mise à disposition de l'équipement culturel et de formation
DELIBERATION N° 13-28 DU CONSEIL MUNICIPAL du 13 juin 2013
Délibération fixant les tarifs municipaux
Concernant la Salle de Spectacle et tous ses locaux annexes
Dans tous les cas, les manifestations organisées par la Commune ou un de ses mandants sont prioritaires.
Il est proposé que ces espaces puissent être mis à disposition d’organisateurs autres que la Commune uniquement par autorisation expresse, cette autorisation ne pouvant
intervenir que pour des occasions telles que
spectacles vivants, de toute nature
projections cinématographiques ou vidéo
conférences
assemblées générales, congrès, événements associatifs ou d’entreprise accueillant plus de 100 personnes
Les repas et goûters sont exclus. Seuls sont autorisés les vins d’honneurs, cocktails ou assimilés directement liés à des événements tels qu’énumérés. Dans ce cas, ces vins
d’honneurs, cocktails ou assimilés ne se tiendront en aucun cas dans la salle de spectacle elle-même (espace scénique compris)
Les espaces ne sont loués qu’à des personnes morales (associations, entreprises, autres organismes), et en aucun cas à des personnes physiques.
Si l’événement contribue particulièrement au rayonnement de la Ville de Fismes et de sa vie culturelle, la mise à disposition de ces espaces peut être consentie à titre gracieux à la
condition qu’une convention écrite précise les engagements de l’organisateur.
Dans tous les autres cas, la mise à disposition des espaces est consentie à titre onéreux moyennant également une convention écrite. Son montant est fixé à 1 500 € par
jour, du matin au soir, avec ou sans chauffage, toute journée entamée étant due
la présence d’un agent référent pour l’ouverture et la fermeture de la salle
o la possibilité de contacter l’agent référent en cas de besoin
o le fait que le nettoyage des locaux est assuré par la Ville, l’organisateur étant chargé de l’évacuation de tout objet ou déchet lié à la manifestation
Concernant les espaces de formation et leurs locaux annexes
Compte tenu de leur qualité, et sauf exception, il est proposé que ces espaces puissent être mis à disposition à titre onéreux à des organismes extérieurs pour des besoins de
formation professionnelle, de formation qualifiante ou de formation liée à la recherche d’emploi.
Les espaces ne sont loués qu’à des personnes morales (associations, entreprises, autres organismes), et en aucun cas à des personnes physiques.
Les tarifs suivants sont fixé comme suit pour la mise à disposition d’une des deux salles de formation et de ses locaux annexes (espace de détente et sanitaires) :
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par demi-journée :
51 €, toute demi-journée entamée étant due
par journée :
72 €
par semaine
285 €
par mois
885 €
pour une année
2 550 €
Pour les formations supérieures à la journée, un bureau de formateur est également mis à disposition.
La Commune se réserve le droit, sous réserve de disponibilités
•
•
de disposer pour ses propres besoins des espaces de formation,
de les mettre à disposition à titre gratuit d’organismes de formation commandités par elle (formation des élus ou du personnel municipal),
de les mettre à disposition à titre gratuit de la Mission locale rurale ou d’organismes commandités par elle, sur demande motivée de cette dernière
Document actualisé le 6 décembre 2013
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Rappel
il n’est pas autorisé de prendre des repas dans l’équipement. Seuls les pots et vins d’honneur sont
autorisés, ainsi que l’utilisation d’un « coin café » pour les opérations de formation
CONTACTS
Interlocuteur
responsable pour la
Commune
Franck Tourtebatte
Téléphone du
Responsable
07 87 02 22 15
Numéro de téléphone de
l’astreinte municipale
06 43 06 53 82
Attention, l’astreinte municipale ne peut être appelée que pour des événements rendant
l’utilisation de l’équipement impossible. En aucun cas l’astreinte municipale
n’interviendra pour des détails, des besoins matériels non anticipés, ou, de manière
générale, pour des éléments qui ne compromettent pas l’utilisation ni la sécurité de
l’équipement, ou la sécurité des personnes
RAPPEL DES NUMEROS D’URGENCE
Urgence sinistre ou feu
Urgences médicales
POMPIERS
18
POLICE
17
SAMU
15
Urgences à partir d’un
portable
Situations non urgentes
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Cabinet médical
03 26 48 83 69
CENTRE ANTI POISON
03 26 06 07 08
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AUTORISATION D’OCCUPATION DE L’EQUIPEMENT CULTUREL ET DE FORMATION LA SPIRALE
Page remplie par les services de la Ville de Fismes. Un double sera transmis au demandeur.
ACCORD
REFUS
OBSERVATIONS OU RESERVES
PROCEDURE DE REMISE DES CLEFS
Référence des clefs :
Personne responsable de l'ouverture et de la fermeture :
N ° de téléphone :
Occupation des espaces suivants :
Salle de formation 01
Salle de formation 02
Salle de spectacle
Halle d’entrée
Salle de percussions (Ecole municipale de Musique de Fismes)
Date de remise des clefs/états des lieux
Date de restitution de la/des clef/s
La/Les clef/s a/ont été rendues à
OBSERVATIONS
Visa du responsable
Date :
Visa du DGS
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