Comment organiser d`excellentes réunions pour tout le monde – 20

Comment organiser
d’excellentes réunions
pour tout le monde –
20 conseils pour tenir
des réunions inclusives
Une ressource du Comité sur le vieillissement chez soi de la FHCC
Au cours de la prochaine décennie, le nombre de Canadiens âgés de plus de 65 ans
augmentera considérablement et, avec eux, le nombre de membres âgés qui résident dans
des coopératives d’habitation. Aider les membres à rester dans leur logement le plus longtemps
possible est une des priorités du Comité sur le vieillissement chez soi de la FHCC depuis 2010.
Un élément important pour aider les membres de coopératives à vieillir chez soi est de s’assurer
qu’ils restent engagés dans la gouvernance de leur coopérative. Après tout, le contrôle démocratique des membres
est un de nos principes coopératifs – et la tenue de réunions auxquelles participent TOUS les membres est un pas dans
la bonne direction.
Nous espérons que cette ressource fournira aux membres, aux administrateurs et aux gestionnaires de coopératives
quelques conseils de base au sujet de la planification et de la présidence de réunions productives et inclusives
auxquelles tous les membres sont heureux de participer.
Une réunion efficace est une réunion à laquelle tous les membres ont hâte de participer.
Comment pouvons-nous nous assurer que les réunions sont accessibles à tous les membres de la coopérative – les
membres âgés, les membres qui ont des problèmes de vision et d’ouïe, les membres dont l’anglais (ou le français)
est la langue seconde, et ceux qui ont des problèmes de mobilité?
En tenant compte des besoins de tous les membres lorsque vous planifiez une réunion de la coopérative, vous serez
certain que chacun se sentira bienvenu et participera. Et au bout du compte, vous aurez une réunion réussie et
également une bonne participation des membres!
Comment organiser d’excellentes réunions pour tout le monde –
20 conseils pour tenir des réunions inclusives
Notre objectif est d’encourager la participation du plus grand nombre de membres possible aux réunions des membres.
Une réunion inclusive en est une où chacun peut participer comme membre apprécié de la coopérative.
Préparatifs pour une réunion
de membres d’une coopérative
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Le meilleur conseil pour chaque réunion de
coopérative? Planifiez! Lorsque les réunions sont
bien planifiées – l’ordre du jour est établi, des documents
clairs sont préparés et tous les détails ont été réglés
longtemps à l’avance – vous pouvez vous attendre à
avoir une bonne réunion!
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Prévoyez du temps pour socialiser – ça ne
doit pas être seulement du travail. De légers
rafraîchissements, des
prix de présence et une
reconnaissance spéciale
de certains membres sont
autant d’éléments qui
aident à agrémenter
les réunions.
Fixez la réunion à une heure qui convient à la majorité
des membres. Et n’oubliez pas que la marche ou les
transports lorsqu’il fait noir pourraient être difficiles pour
certains, alors prévoyez autant que possible vos réunions
durant le jour.
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Donnez un préavis suffisant pour les réunions, afin
que les membres puissent avoir beaucoup de temps
pour organiser les transports ou les services auxiliaires. Et
l’ordre du jour devrait préciser l’heure à laquelle la réunion
commencera et se terminera, afin que les membres
sachent à quelle heure on doit passer les prendre.
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Assurez-vous que l’avis de convocation et
l’ordre du jour de la réunion sont rédigés
en langage clair, et utilisez des caractères gros
et faciles à lire (comme ceux-ci).
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Indiquez aux membres que vous pouvez leur
fournir des versions en gros caractères de la
trousse de la réunion.
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Si la réunion a lieu à l’extérieur de la coopérative,
fournissez les directions et les trajets d’autobus.
Si beaucoup de membres parlent l’anglais (ou le
français) comme langue seconde, faites traduire
l’avis de convocation et l’ordre du jour. Consultez vos
membres pour savoir si des services de traduction sont
requis pour la réunion ou essayez de trouver un de vos
membres qui serait disposé à faire la traduction. Assurezvous aussi de fournir les documents de la réunion aux
interprètes avant la réunion.
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Assurez-vous que les documents de la réunion
sont envoyés à l’avance aux membres.
Louez un système de son et des microphones pour
le président et les intervenants à la réunion, afin
que chacun puisse entendre clairement ce qui se dit.
À propos de la
salle de réunion
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Assurez-vous que les locaux pour les réunions
de la coopérative et les salles de bain sont
pleinement accessibles pour tous les membres. Les salles
de bain sont-elles au même étage que la salle de réunion?
Sont-elles pleinement accessibles? Sinon, envisagez de
louer une salle de réunion située tout près où tous les
membres peuvent assister.
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Aménagez la salle de manière à ce que les
membres qui ont une aide à la mobilité puissent
se déplacer librement. Et enlevez quelques chaises au
bout des rangées et à l’avant pour que tout le monde
puisse choisir où s’asseoir.
Conseils pour présider une réunion
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Votre président devrait être à l’aise et bien
connaître son rôle et les règles régissant
les réunions.
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Au début de chaque réunion, passez en revue
les règles de base des réunions. Par exemple,
pas d’interruptions ni de conversations parallèles ou de
chuchotements : cette règle devrait s’appliquer à toutes
les réunions. C’est impoli et cela rend la discussion plus
difficile pour tout le monde!
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Prévoyez régulièrement
des pauses à l’ordre du jour
et évitez de laisser les membres
dépasser l’heure prévue de la fin
de la réunion.
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Les documents de
présentation devraient être
imprimés en gros caractères, en
évitant les polices de caractères
fantaisistes. Vérifiez aussi avec vos
membres – le texte est-il clairement
visible pour eux? Sinon, faites des
ajustements!
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Encouragez vos membres
à parler clairement, à un
rythme qui permet à tout le monde
de prendre part aux discussions et de
donner aux interprètes suffisamment
de temps pour traduire.
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Donnez à chacun la possibilité
de participer aux discussions.
Laissez les membres répondre à leur
propre rythme. Ils se sentiront plus à
l’aise pour exprimer leur point de vue
s’ils ne se sentent pas pressés.
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Pendant les discussions,
continuez de rappeler à
chacun l’importance de parler
lentement et clairement.
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Trop de jargon peut porter à confusion et c’est
difficile à traduire. Communiquez les messages
en utilisant des termes simples que tout le monde
comprendra.
La Société canadienne de l’ouïe (SCO) et l’Association des
interprètes de langage visuel du Canada (AILVC) peuvent
vous aider à trouver un interprète pour votre réunion. Vous
pouvez aussi communiquer avec votre organisme local
de services sociaux pour les immigrants et réserver un
traducteur pour votre réunion.