Trucs et astuces pour maximiser la productivité et minimiser la

Trucs et astuces pour
maximiser la productivité
et minimiser la
procrastination
Par Julie Maheux
Stagiaire postdoctorale
Université McGill
22 novembre 2013
Avez-vous déjà passé plus de
temps à vous en faire pour
une tâche à accomplir que le
temps réel que cela prend
pour la faire?
On l’a tous déjà fait… et
c’est un peu absurde!
La procrastination: définition
• Consiste à retarder intentionnellement l'accomplissement d'une tâche prévue
malgré l'attente de conséquences négatives (Pychyl et al., 2000; Sirois 2004)
• Une tendance à remettre systématiquement au lendemain des actions
(limitées ou non à un domaine précis de la vie quotidienne)
• Le procrastinateur n’arrive pas à se mettre au travail, surtout lorsque cela ne
lui procure pas de satisfaction immédiate
• La procrastination ne signifie pas « ne rien faire »
• Peut représenter une frénésie d’activités (grand ménage, vaisselle, activités sociales,
autres activités professionnelles), en autant que ces activités ne concernent pas la tâche
problématique (dans notre cas, les travaux doctoraux et\ou la thèse)
Le fléau de la procrastination
• Affecterait de 15% à 20% de la population de
façon chronique (Procee et al., 2013)
• Conséquences négatives sur la performance, le
bien-être et la santé mentale
• 95% des procrastinateurs voient ce
comportement comme problématique et
souhaitent le réduire (Blunt & Pychyl, 2000)
• Impact réel sur les délais d’achèvement, la
productivité et l’atteinte d’objectifs
Le fléau de la procrastination
• Il a été montré que les personnes qui ont une tendance chronique à
procrastiner subissent des conséquences négatives dans une variété de
domaines de la vie. Elles auraient tendance à être plus stressées et en
moins bonne santé mentale et physique (Pychyl et al., 2000; Stead et al., 2010).
• Une partie du stress serait attribuable aux reproches et critiques que les
procrastinateurs s'infligent (Sirois, 2007).
« Procrastination is about not having projects in your life that really
reflect your goals »
Timothy A. Pychyl
Quelques faits scientifiques
•
Circuits corticaux et sous-corticaux du lobe frontal sont à la base des
fonctions exécutives, impliquées dans plusieurs processus
d'autorégulation (Rabin et al., 2011)
• Procrastination = liées aux fonctions
exécutives:
• contrôle de l'impulsivité
• conscience et contrôle de ses comportements
(« self-monitoring »)
• planification-organisation
• initiation d'un changement d'activité
• suivi d'une tâche
• régulation des émotions
• mémoire de travail
• tendance à l'ordre en général
Quelques faits scientifiques
• Le style parental influant à l’enfance aurait un lien avec la procrastination tout
au long de la vie (Zakeri et al., 2013)
• La procrastination serait un échec d’autorégulation, relié avec la réparation de
l'humeur à court-terme et la régulation de l'humeur (Sirois, 2007; Pychyl et Flett, 2012)
• Les procrastinateurs chroniques auraient de la difficulté à composer avec les
émotions liées aux tâches aversives (Pychyl en 2011)
• Difficultés à être conscients de ses émotions et de ses pensées sans que ces
dernières empêchent d'agir selon ses buts et ses intérêts
• Difficulté d'accepter les expériences internes négatives sans y réagir outre mesure
Quelques faits scientifiques
• La priorité du procrastinateur est accordée à « se sentir bien maintenant »
(régulation de l'humeur à court terme)
• Cette priorité serait liée à une déconnection des conséquences négatives futures
pour soi (Pychyl et Flett, 2012)
• Le procrastinateur recherche la bonne humeur immédiate au détriment des
possibilités futures (Sirois, 2007)
Pourquoi s’attaquer au problème de la
procrastination?
• Pour bonifier votre satisfaction et votre bien-être au travail
• Si quelqu’un vous filmait tous les jours à votre bureau de travail, seriez-vous
fiers de l’histoire?
• Si vous continuez à travailler à tous les jours, de la même façon que vous
travaillez aujourd’hui, où serez-vous dans 5 ans?
Quelles sont les situations où vous
avez été en proie à la procrastination?
• En tant que psychologue/travailleur social ou intervenant, nous savons tous
que pour changer, il faut d’abord prendre conscience de la situation
problématique et reconnaître qu’il s’agit d’un problème
• On peut faire du déni longtemps et se trouver beaucoup de raisons pour ne pas faire
ce qu’on a à faire
Situations qui nous rendent plus
vulnérables à la procrastination
• Évidemment, il y a des situations de vie, des moments où l’on est moins
productif: événements de vie bouleversants, maladies, deuils, problèmes
socio-familiaux, etc.
• Mais aussi des moments heureux, des distractions majeures ou des
moments où l’énergie est concentrée ailleurs: grossesse, projets
personnels, implications sportives ou artistiques, etc.
• Normal d’avoir certains moments où la productivité est moindre
Situations qui nous rendent plus
vulnérables à la procrastination
• Mais bien souvent, d’autres situations nous rendent vulnérables à la
procrastination, parfois même à notre insu
• Exemples:
• Problèmes qui surviennent avec la thèse (mémoire) ou le projet de
recherche
•
•
•
•
•
Devoir recommencer du début, projet ne fonctionne pas
Recrutement difficile, demandes d’éthique houleuses ou pénibles
Difficultés avec le superviseur
Déception face au projet qui s’avère différent de ce qui était attendu
Déception face au programme d’étude
Situations qui nous rendent plus
vulnérables à la procrastination
• Difficultés inattendues face au fait de faire un doctorat ou de faire de la
recherche:
• Manque d’intérêt pour une partie du travail à faire (analyses statistiques par
exemple…. ou écriture qui peut s’avérer un travail très solitaire)
• Difficultés dans un domaine à accomplir
• Beaucoup de temps à investir dans les études, moins de temps pour les amis,
la famille, les loisirs, choix difficiles
• Se retrouvé débordé, épuisé
Situations qui nous rendent plus
vulnérables à la procrastination
• Dispositions internes ou facteurs relationnels:
• Anxiété de performance
• Impression de ne pas être à la hauteur du travail à accomplir ou ne pas être
capable
• Ne pas vouloir faire face à ses faiblesses
• Peur de décevoir le superviseur ou les collègues
• Peur d’être jugé sur son travail, d’échouer
• Personnalité: recherche du plaisir à court terme
• Nos fantaisies personnelles, nos attentes par rapport à nos capacités et notre
performance, nos idées erronées quant au succès
Les principaux facteurs d’influence de
la procrastination
• L'ennui
• Difficile de soutenir une activité
ennuyeuse quand des
alternatives plus intéressantes
s’offrent à nous
• La frustration
• Lorsque frustré, il est plus
difficile de se concentrer sur une
tâche, plus susceptible de la
remettre à plus tard
• La signification personnelle
• Être convaincu que le projet
vaut la peine d'être poursuivi, y
avoir du plaisir, de la passion et
un sentiment d'utilité
• La motivation autonome
• Motivations intrinsèque et
extrinsèque
• Le sentiment d’efficacité
personnelle
Procee et al., 2013
Les principaux facteurs d’influence de
la procrastination
• L'échéance
• Plus l'échéance est distante,
plus il y a risque de
procrastination
• La structure de la tâche
• Quand une tâche est peu
structurée et difficile à
coordonner, il y a plus de
procrastination
• L'impulsivité
• Les personnes impulsives sont
plus susceptibles d'agir selon les
désirs du moment et de
procrastiner
• La recherche de sensations
• La tendance à être
consciencieux et organisé
Procee et al., 2013
Les principaux facteurs d’influence de
la procrastination
• L'estime de soi
• La peur de l'échec
• Peur de l'échec mais sentiment
d'efficacité élevé = réagissent en
travaillant plus fort
• Se considèrent peu compétents
pour accomplir la tâche =
procrastination
• L'humeur
• L'épuisement de ses
ressources
• Manque d’énergie
• Les tentations
• Pour des activités plus alléchantes
• Les stratégies d'adaptation
• De bonnes strategies = moins
d'aversion pour la tâche
• Mais résultats peu concluants
Procee et al., 2013
Casser le cercle vicieux
• Les raisons pour lesquelles nous procrastinons échappent souvent à notre
conscience
• La procrastination est une réaction d’évitement (Wolh, Pychyl & Bennett (2010)
• La procrastination est souvent une réaction de fuite par rapport à quelque
chose qui nous fait peur
Casser le cercle vicieux
• Les premiers pas vers le changement sont:
• Reconnaître que je procrastine
• Identifier les raisons\situations qui me rendent vulnérable à la procrastination
et diminuent ma productivité
• Identifier les raisons qui nous poussent à éviter la tâche
• Trouver la source de l’angoisse
• Cette prise de conscience ne change pas tout, mais permet d’avoir un
regard plus observateur sur soi et de savoir sur quoi travailler exactement
"It was my fear of failure that first kept me
from attempting the master work. Now, I'm
beginning what I could have started ten years
ago. But I'm happy at least that I didn't wait
twenty years.“
Paulo Coelho
Les pièges des études supérieures
• Vouloir tout faire:
•
•
•
•
Avoir de l’expérience clinique
Avoir un emploi
Emplois dans des laboratoires ou pour d’autres projets que la thèse
Tentations des implications extra-académiques : association étudiantes, comités,
implication dans le département
• Année de rédaction= donne l’illusion d’avoir beaucoup de temps pour prendre
différents engagements
• Impression d’avoir beaucoup de temps devant soi (fable du lièvre et de la
tortue)
Les pièges des études supérieures
• Vouloir faire un projet de thèse révolutionnaire, trop ambitieux, trop gros (et
donc trop long)
• Attrait de commencer de nouveaux projets, explorer les possibilités
• Danger de toujours considérer la thèse comme la dernière priorité
• Procrastiner sous le couvert du perfectionnisme
• Importance de se fixer des limites de temps
• Certains travaux, notamment les thèses, mémoires ou articles, pourraient être
revus et corrigés indéfiniment
Les défis spécifiques aux études
supérieures
• Doctorat (ou maîtrise) = pression d’avoir un dossier bien rempli, vouloir se
démarquer des autres par nos expériences plus diversifiées, plus intéressantes
• Thèse = défi de taille
• Syndrome de la page blanche
• La recherche = beaucoup de travail exigé au quotidien mais pas de résultat
immédiat, demande beaucoup de patience, récompense à long terme
Les défis spécifiques aux études
supérieures
• Certains chercheurs (superviseurs) sont moins encadrants, moins axés sur la
recherche
• Défi de concilier expériences cliniques (ou de travail) qui enrichissent le
parcours et l’importance de travailler sur la thèse
• Travail autonome et travail de la maison demande beaucoup de discipline
personnelle et de volonté:
• Facile de faire dévier l’horaire à notre guise…
• L’environnement de travail:
• Parfois peu de ressources, peu d’espace, bruyant, beaucoup de distractions
Mais voilà le secret…
• Rien de grandiose n’arrive sans travailler très fort (dommage, mais c’est
ça…)
• La paresse ne mène jamais au succès professionnel
• Il y a seulement le fait d’écrire/travailler de façon constante et rigoureuse,
jour après jour, qui mène à des articles publiés, des thèses finies et des
diplômes
• Bien écrire est un travail très difficile, même pour les plus expérimentés
« Le succès n’est pas une destination, mais
plutôt un état d’esprit avec lequel on effectue
le voyage »
Alfred Nobel
Trucs et astuces pour vaincre la bête
Le quoi et
le pourquoi
• Identifier
exactement ce
que vous devez
faire
• Importance
d’avoir des
raisons
d’effectuer le
travail, des
motivations, des
buts
Le plan
L’action
• Classer les tâches en catégories
• Se mettre au travail
• Faire la liste des priorités
• S’offrir des récompenses
• Fixer un temps déterminé pour
chaque tâche
• Respecter son horaire
• Diviser les tâches en blocs de 5-1015-30 minutes, une heure.
• Mettre les tâches au calendrier
• Éviter le multi-tâches (car nonefficace)
Trucs et astuces
• Organisation des tâches et respect des délais:
• Pour marcher sur la lune, il faut être à l’heure et respecter l’horaire
• C’est la même chose pour votre propre « moon-walk »
• Connaître le temps requis pour finir une tâche est un art
• Plus on finit de choses, plus on devient bon à estimer le temps que cela prend
pour compléter des tâches similaires
• Toutes les tâches devraient avoir une conclusion, un moment de fin
identifiable
• Toujours plus facile de finir un marathon quand on sait où est la ligne d’arrivée
Trucs et astuces
• Percevoir le travail à effectuer comme un escalier comportant une série de
marches qui vous amènent à la réalisation de vos désirs
• Respecter ses priorités
• Dans le cas des études doctorales, principale priorité:
• thèse et écriture d’articles
• Se fixer des échéanciers réalistes, réels et fixes
• Mettre les tâches dans un calendrier:
• C’est le moment où vos objectifs deviennent concrets!
• Respecter le calendrier
Trucs et astuces
• Things without end never end (les tâches sans fin ne finissent jamais)
• Importance de se fixer un début et une fin, un temps pour le faire
• Les temps fixés doivent être raisonnables: ni trop courts et ambitieux, ni trop
longs
• Savoir s’arrêter: thèses et articles pourraient toujours être relus, revus,
recorrigés, améliorés…
• Procrastination de performance
• Le perfectionnisme n’est pas seulement une qualité!
Maximiser la productivité: quelques
stratégies
• Se réserver des moments spécifiques et propices pour l’écriture
• Découper son horaire en blocs selon la nature des activités (rédaction, cours,
activités cliniques)
• Trouver des endroits propices à l’écriture et à la concentration
• Un endroit où vous travaillez bien, mais où vous vous sentez bien également
• Cultiver la discipline, même lorsque c’est difficile (en faire un mode de vie)
Maximiser la productivité: quelques
stratégies
• Fréquenter les congrès
• Motivant et ressourçant
• Stimulant pour l’écriture et la publication
• Possibilités de collaborations
• Ne pas avoir peur de se faire lire par les collègues
• Ne pas attendre trop pour soumettre vos article ou présenter vos résultats
• Collaborer avec les collègues sur différents projets d’articles
Maximiser la productivité: quelques
stratégies
• Ne pas attendre pour poser des questions et dire ce qu’on ne comprend
pas
• Consulter régulièrement son superviseur, des collègues ou/et autres personnes
ressources
• Faire la liste des éléments qui nous rendent vulnérables à la
procrastination, de nos défis, de ce qui nous angoisse ou nous dérange
• Faire également une liste de ses buts, ce qu’on souhaite accomplir, ses
objectifs
• Revoir cette liste régulièrement car elle devrait dicter vos décisions d’implication et
vos engagements
Maximiser la productivité: quelques
stratégies
• Les heures prévues pour les crédits de thèse ne devraient pas être
occupées par d’autres activités
• Pour les moments de « rush », s’isoler complètement
• Prévoir des moments de rédaction à chaque jour, même s’ils sont courts
• Chaque moment permet d’avancer un peu plus votre projet
• Utiliser les courtes périodes pour compléter des tâches qui demandent moins de
concentration ou d’attention ou qui sont moins complexes
• Attention aux distractions faciles
• Notamment internet et courriels
• Prévoyez-vous des moments spécifiques pour prendre vos courriels (par exemple
début et fin de journée seulement)
Maximiser la productivité: quelques
stratégies
• Ne pas se permettre de récompense (p.ex., prendre un café, ses
courriels, repos) avant la fin de la «séance» de rédaction
• Planifier vos périodes de rédaction aux moments de la journée où
vous êtes le plus productif (par exemple le matin)
• Garder les réunions ou activités moins exigentes à d’autres plages horaires
• Adapter son horaire aux moments les plus productifs pour vous
Maximiser la productivité: quelques
stratégies
• Travailler toujours de l’endroit où vous êtes le plus productif
• Le travail à la maison peut être productif pour certains, mais attention car
souvent incitatif à la procrastination
• Identifier les éléments qui vous aide dans votre productivité et ceux qui vous
nuisent (musique par exemple)
• Rendre vos objectifs publiques (amis, collègues)
• Pression de remplir vos engagements, sollicite l’orgueil
• Se faire des échéanciers avec vos collègues
• Motivation de groupe
Maximiser la productivité: quelques
stratégies
• Se fixer des objectifs spécifiques pour la terminaison de certaines sections
de la thèse, pour l’envoie au superviseur ou pour la publication d’articles
• Prendre soin de soi:
• L’activité physique et l’alimentation joue un rôle important dans votre
capacité à vous concentrer et à performer
• Se prévoir du repos planifié à l’horaire
• Ne pas se rendre à l’épuisement
• Faire aussi attention à sa santé psychologique
Maximiser la productivité: quelques
stratégies
• Faire des choix (même si c’est difficile…)
• Accepter que vous ne pourrez pas tout faire durant vos études doctorales
• Apprendre à dire non à certaines opportunités
• Ne pas avoir l’impression que chaque opportunité est votre « dernière
chance », il y en aura d’autres plus tard
• Investir sur la thèse en premier, le reste en deuxième
• Ne pas s’impliquer dans trop de comités ou d’associations
• Limiter votre implication clinique selon l’avancement de votre thèse
Quelques outils
• Utiliser les agendas, calendriers et outils web:
• Toodledo (www.toodledo.com)
• TaskAnt (www.taskant.com)
• Evernote (application pour Iphone)
En résumé
Les auteurs sur la procrastination suggèrent différentes stratégies qui regroupent:
• L’organisation de son travail d’une façon efficace et l’apprentissage de la discipline,
l’établissement de routines quotidiennes fixes
• L'établissement de sous-buts et d’attentes raisonnables sur la quantité d'efforts
requise pour compléter une tâche donnée (moins décourageant)
• La prise de conscience de la tendance à se laisser aller à faire ce qui est plaisant
plutôt que de se mettre au travail
• La prise de conscience de ses enjeux personnels
• L’équilibre entre le travail et les loisirs
Combattre ses démons intérieurs
Ne soyez pas un cordonnier mal chaussé…
Enjeux personnels pouvant nuirent à la productivité et nourrir la procrastination:
• Les attentes irréalistes
• L’éparpillement à travers de nombreuses responsabilités (toutes intéressantes,
mais..)
• Les éternelles remises en question sur notre personne et nos capacités
• Les insécurités personnelles, les barrières psychologiques
• La peur d’être déçu de soi, peur de faire face à nos vulnérabilités professionnelles
• Sentiment de compétence trop faible
• Le sentiment d’être envahi, dépassé, le mode « survie »
• Le sentiment de culpabilité
Comment se motiver?
• Apprendre à gérer les refus dans des revues (pour les soumission d’articles)
et les commentaires critiques à l’égard de notre travail (thèse)
• Aller chercher du support et de l’écoute chez les collègues
• Échanger ensemble sur les difficultés des études supérieures
• Se rencontrer pour partager ce qu’on vit
• Travailler en équipe
• Travailler davantage avec des collègues qu’on apprécie
• S’offrir des récompenses à la hauteur de chaque réussite:
• Resto, sortie, champagne!
Il arrive à tous de reporter indûment des
tâches.
Chacun met en œuvre une variété de
stratégies pour composer avec les tâches
aversives et déterminer le meilleur temps
pour les accomplir.
Il est parfois vrai que l'humeur et l'énergie
seront meilleures demain…
Le temps peut aider à parvenir à de
meilleures décisions et permettre aux
processus de créativité d'opérer.
(Ferrari; 2000; 1995)
Mais n’oublions pas que…
« C'est le boulot qu'on ne commence jamais qui est le plus long à
terminer. »
Références et ouvrages de
consultation
Blunt, A. K., & Pychyl, T. A. (2000). Task aversiveness and procrastination: a multi-dimensional approach to task aversiveness across stages of
personal projects. Personality and Individual Differences, 28(1), 153-167.
Ferrari, J. R., & Tice, D. M. (2000). Procrastination as a self-handicap for men and women: A task-avoidance strategy in a laboratory setting.
Journal of Research in Personality, 34(1), 73-83.
Ferrari, J. R., Johnson, J. L., & McCown, W. G. (1995). Procrastination and task avoidance: Theory, research, and treatment. Springer.
Procee, R., Kamphorst, B., van Wissen, A., & Meyer, J. J. (2013). A formal model of procrastination.
Pychyl, T. A., Lee, J. M., Thibodeau, R., & Blunt, A. (2000). Five days of emotion: An experience sampling study of undergraduate student
procrastination. Journal of Social Behavior & Personality.
Rabin, L. A., Fogel, J., & Nutter-Upham, K. E. (2011). Academic procrastination in college students: The role of self-reported executive
function. Journal of clinical and experimental neuropsychology, 33(3), 344-357.
Sirois, F. M. (2004). Procrastination and intentions to perform health behaviors: The role of self-efficacy and the consideration of future
consequences. Personality and Individual Differences, 37(1), 115-128.
Sirois, F. M. (2007). “I’ll look after my health, later”: A replication and extension of the procrastination–health model with communitydwelling adults. Personality and Individual Differences, 43(1), 15-26.
Sirois, F. M. (2004). Procrastination and counterfactual thinking: Avoiding what might have been. British Journal of Social Psychology, 43(2),
269-286.
Stead, R., Shanahan, M. J., & Neufeld, R. W. (2010). “I’ll go to therapy, eventually”: Procrastination, stress and mental health. Personality and
Individual Differences, 49(3), 175-180.
Steel, P., & Ferrari, J. (2013). Sex, education and procrastination: an epidemiological study of procrastinators' characteristics from a global
sample. European Journal of Personality.
Wohl, M. J., Pychyl, T. A., & Bennett, S. H. (2010). I forgive myself, now I can study: How self-forgiveness for procrastinating can reduce future
procrastination. Personality and Individual Differences, 48(7), 803-808.