missions

CEGOS "acteur international"
« Gérer son temps,
s’organiser efficacement »
Florence Coll
Cegos, le partenaire formation
le plus proche de l’assistante
2
100 formations inter-entreprises
Des formations sur mesure en entreprise
5 500 assistantes formées tous les ans
Partenaire formation du Carrefour des assistantes
Partenaire des associations d’assistantes EUMA et FFMAS (présentes sur
le Carrefour des assistantes)
Gérer son temps en tant qu’Assistante de Direction ?
3
> L’ accélération est générale à toutes vos
entreprises et se généralise au sein de toutes les fonctions
> Vos Managers sont nomades
> On attend de vous beaucoup
de polyvalence
> Sous la pression,
trop de priorités tue la priorité
> Les nouvelles technologies
bousculent les repères
3
Votre richesse…
4
86.400 Secondes
pour agir
4
Agir sur quoi ?
5
Production :
 Produire mieux
 Produire plus de résultat
 Produire plus vite…
Capacité de production :
SOI
5
Notre voyage…
6
Gestion harmonieuse
de votre temps
Procrastination
Missions
Priorités
Questions, réponses
6
Notre voyage…
7
Gestion harmonieuse
de votre temps
Missions
7
Déterminez vos missions : pourquoi ?
8
Vos bénéfices à déterminer vos missions :
 Comprendre “la raison d’être” de votre poste et
lui donner tout son sens
 Clarifier ce qui est attendu de vous
 Vous affirmer dans vos décisions, actions
 Apporter de la valeur ajoutée à vos activités
 Être pro active
Votre temps de travail est utilisé avec pertinence
Vous retrouvez un sens à ce que vous faites
« Comment vous dire ce
que je fais, je n’arrête
pas, et ça change tout le
temps…. »
8
Missions
Déterminez vos missions : comment ?
9
Partir de vos activités quotidiennes…
 Répondre au téléphone
 Mettre en forme des documents
 Rédiger des mails
 Alimenter des tableaux de suivi
 Organiser des réunions
 Gérer des déplacements…
Arriver à vos missions…
Missions
9
Un outil dans la boite !
Le relevé d’activités vous dira « où passe votre
temps »..
Heure
Activités
Actions
Observations
10
10
Vos activités ont un sens, celui de vos missions
11
Répondre au téléphone > Assurer la transmission
d’information au sein
de l’équipe
Organiser des réunions > Faciliter l’interface entre les
collaborateurs
Alimenter les tableaux de bord ou de suivi >
Accompagner les prises de décisions des responsables
Etc…..
Missions
11
Notre voyage…
12
Gestion harmonieuse
de votre temps
Priorités
12
Les niveaux de priorités
++
13
Très urgent
Peu important



Concentration court terme
Pas d'objectifs
Relations superficielles
Très urgent
Très important



Appels téléphoniques,
déplacements croquetemps
 Passe-temps agréables

Peu urgent
Peu important
-
Stress
Épuisement
Course permanente
Vision, Avenir
 Equilibre
 Gestion de son rôle
 Contrôle

Peu urgent
Très important
++
13
Priorités
Un outil dans la boite !
4 cadrans pour hiérarchiser ses activités.
14
10
Traitement des mails : U8/I8
III
I
je traite
je délègue
je traite
5
0
IV
II
je traite
je reporte
je laisse
je traite
je planifie
5
10
14
Notre voyage…
15
Gestion harmonieuse
de votre temps
Procrastination
15
Avez-vous le profil procrastinateur ?
16
2 catégories de personnes particulièrement touchées:
 L’effet "dernière minute" :
• convaincues par la stimulation procurée
 L'effet "noyé dans les détails" :
• persuadées de la nécessité de suranalyser
Pourquoi nous procrastinons ?
 Ennui
 Craintes
 Affinités
Procrastination
16
Avez-vous le profil procrastinateur ?
17
Comment nous procrastinons ?
 Faire autre chose…
• S'occuper avec certaines activités
• Rendre le temps "élastique"
 Faire "capoter" inconsciemment…
• Jouer de son perfectionnisme
• Prendre le temps quand il ne faut pas le prendre
Procrastination
17
Surmontez la procrastination
18
Priorisez les activités à valeur ajoutée
Fixez-vous des motivations
Séquencez les activités importantes
Fixez-vous des heures de réalisation
Organisez votre espace de travail
S’y tenir dans le temps…
Une to do list
Un agenda
18
Procrastination
Notre voyage…
Clarifiez vos
missions pour
donner à votre
poste tout
son sens
19
Gestion harmonieuse
de votre temps
Procrastination
Missions
Identifiez vos
raisons de
procrastination et
dotez-vous de clés
pour la surmonter
Priorités
Priorisez les
activités
importantes qui
accroissent vos
capacités, votre rôle
19 et vos relations
Pour prolonger votre voyage…
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« Managez votre temps et vos priorités"
 Jean-Louis Muller – Anne Launay Duhautbout
Jean-Pierre Testa
•
ESF éditeur - CEGOS
"Les sept habitudes de ceux qui réalisent
tout ce qu'ils entreprennent"
 Stephen R. Covey
• First éditions
Retrouvez ce diaporama et ceux
de tous nos ateliers sur
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Gestion harmonieuse
de votre temps
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Merci de votre attention, au plaisir de vous retrouver …
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