(MG) _ Gestionnaire accueil et d`hébergement
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(MG) _ Gestionnaire accueil et d`hébergement
Secrétariat général Service des ressources humaines, des emplois et des compétences 02/07/2015 FICHE DE POSTE INTITULE DU POSTE Gestionnaire d’accueil et d’hébergement REFERENCEMENT A REFLEX (référentiel des emplois de l’X) Emploi : Gestionnaire en logistique immobilière Famille Professionnelle : Logistique et services généraux - Hébergement Niveau : C/B MISSION DU SERVICE ET CONTEXTE L'Ecole Polytechnique, sous tutelle du Ministère de la Défense, est un établissement public d'enseignement et de recherche reconnu comme un pôle d'excellence au niveau mondial. Elle accueille 2400 étudiants dont 1000 élèves polytechniciens, 500 masters, 600 doctorants et 2000 personnels d’enseignement, de recherche, techniques et administratifs. Au sein de l’Ecole Polytechnique, et faisant partie du secrétariat général, le service des Moyens Généraux (SMG) assure une grande partie du soutien matériel de l’enseignement, de la recherche et des services : la restauration, le matériel, le bureau logement, la maison d’hôtes, l’agence postale, le service auto, la sécurité, l’environnement-propreté ainsi que les relations avec les partenaires commerciaux (cafétéria, coiffeur, banques et mutuelles). DESCRIPTION DU POSTE Mission principale du poste : Au sein du service Logement des Moyens Généraux, le-la titulaire du poste assure l’accueil des locataires et effectue la gestion technique du parc locatif tout en garantissant son bon fonctionnement. Il-elle contrôle l’état des logements à l’arrivée et au départ des bénéficiaires et assure le suivi des règlements et des formalités administratives. Activités principales : - Assurer l’accueil des bénéficiaires et les informer du règlement ; - Répondre aux interrogations des locataires, en particulier les étrangers non francophones sur les formalités administratives liées aux demandes d’aide au logement et leur apporter une aide pratique dans l’établissement et le suivi des demandes en lignes d’aide au logement. - Mettre les logements à disposition des bénéficiaires ; gérer les clés du parc locatif (remise et récupération des clés) ; assurer les interventions d’urgence (ouverture et fermeture des logements) ; - Participer aux états des lieux sortant en présence des locataires. - Etablir les documents spécifiques au Bureau logements (attestations de résidences, déclaration de perte de clés, fiches d’intervention technique…) - Établir et tenir à jour les plans d’occupation ; faire le bilan d’occupation de l’hébergement ; - Prendre en compte et savoir donner suite aux requêtes des locataires ; Faciliter la communication entre le Bureau logements et les locataires non francophones ; Etre en mesure de seconder le-la responsable du bureau et son adjoint-e. Transmettre les dossiers APL à la CAF et en assurer le suivi. 1/3 Secrétariat général Service des ressources humaines, des emplois et des compétences 02/07/2015 Activités annexes : - Déclencher les opérations d’ouverture et de fermeture des lignes téléphoniques lors de l’arrivée et du départ des locataires. - Elaborer et constituer les dossiers d’accueil. Participer à la transmission et à l’archivage du courrier. Compétences Niveau recherché Savoirs : - Connaître l'organisation, le fonctionnement et les activités de l'Ecole polytechnique et des laboratoires du campus. - Connaître les procédures spécifiques au domaine d’activité. - Connaître les réglementations spécifiques au domaine d’activité - Connaître les risques associés aux disciplines scientifiques et/ou techniques des services et laboratoires Savoir-faire : - Savoir recueillir, traiter et transmettre des informations - Savoir déterminer et appliquer la procédure adéquate - Savoir coordonner des activités/des individus - Savoir prendre des décisions - Savoir proposer des choix ou des solutions - Savoir anticiper/planifier les actions Savoir être : - Être rigoureux / organisé - Être réactif - Avoir l’esprit d’équipe - Avoir le sens du relationnel - Avoir le sens de l’écoute S A M X E X X X S A M E X X X X X X 1 2 3 4 X X X X X PROFIL Ce poste s’adresse à un fonctionnaire de catégorie C/B ou agent contractuel, ayant idéalement une expérience réussie dans le domaine de la logistique immobilière. Profil doté d’un très bon relationnel ayant le sens du service et de l’accueil. Une bonne connaissance de l’anglais est requise pour mener à bien la mission, notamment pour échanger avec les étudiants étrangers. LOCALISATION DU POSTE Ecole Polytechnique à Palaiseau (91) CONTACTS Service des ressources humaines, des emplois et des compétences Service demandeur Service : Moyens généraux/ bureau logement Veuillez adresser votre dossier de candidature à l’attention de Sonia CUNY à l’adresse suivante : [email protected] Nom : Robert MULLER Chef du bureau Logement 2/3 Secrétariat général Service des ressources humaines, des emplois et des compétences 3/3 02/07/2015