Les bonnes pratiques pour adresser un courrier.

Les bonnes pratiques
pour adresser un courrier.
>> Une adresse bien libellée est une adresse lisible, complète, précise
et qui ne présente aucune ambiguïté.
Aidez-nous à mieux vous servir!
L’application de quelques recommandations très simples nous permet de trier
et de distribuer votre courrier rapidement et correctement.
1. Champs d’application
Nos conseils s’appliquent tant au courrier dont vous êtes l’expéditeur qu’à celui dont vous êtes le destinataire :
veillez donc à ce que vos coordonnées complètes et exactes figurent bien sur tous vos supports de communication :
papier-à-lettre, factures, bons de commandes, supports publicitaires, enveloppes, cartes de visite, inscription à l’annuaire,
signature email, …. Le courrier qui vous est adressé aura plus de chance d’être, lui aussi, correctement libellé.
2. Aperçu d’une adresse correctement rédigée
A
Adresse dactylographiée
Format US
4
40 mm
2
100 mm
max.
125 mm max.
Mr Boulanger
Rue Courtejoie 17 bte 1
5590 CINEY
15 mm
min.
110 mm (90 mm min. - 165 mm max.)
74 mm
1
Adresse du destinataire
2
Zone d’affranchissement
3
Zone réservée
(vide et blanche)
4
Adresse de l’expéditeur
(verso)
1
30 mm
min.
140 mm
3
220 mm (140 mm min. - 245 mm max.)
Bonnes Pratiques V.1.0 I Août 2009
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b
Adresse manuscrite
Format US
4
40 mm
2
100 mm
max.
125 mm max.
15 mm
min.
Mr Boulanger
Rue Courtejoie 17 bte 1
110 mm (90 mm min. - 165 mm max.)
74 mm
1
Adresse du destinataire
2
Zone d’affranchissement
3
Zone réservée
(vide et blanche)
4
Adresse de l’expéditeur
(verso)
1
5590 CINEY
30 mm
min.
140 mm
3
220 mm (140 mm min. - 245 mm max.)
3. La position de l’adresse
L’adresse doit être contenue dans une zone d’adressage de maximum 125 mm de large
sur maximum 100 mm de haut (idéalement 40 mm de haut).
Un espace de minimum 30 mm en-dessous de la zone d’adressage doit rester vide (30 mm à partir de la
dernière ligne ou, pour les enveloppes à fenêtre, 30 mm à partir du bord inférieur de la fenêtre).
Un espace minimum 15 mm à droite de la zone d’adressage doit rester vide.
La zone d’adressage ne doit contenir aucune autre donnée que l’adresse.
Lorsque vous utilisez une enveloppe à fenêtre, faites attention à ce qu’aucune partie de l’adresse ne puisse
disparaître en dehors de la fenêtre.
Aucune indication pouvant être confondue avec l’adresse du destinataire ne peut apparaître dans la fenêtre
(comme l’adresse de l’expéditeur, un numéro interne ressemblant à un code postal, un numéro de TVA,...).
4. La structure de l’adresse
A
Envois nationaux
La Poste
Département Qualité
Mr P Boulanger
Rue Courtejoie 17 bte 1
5590 Ciney
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B
Envois internationaux
Gérard SA
Service achat
Zone Industrielle Ouest
12 avenue Paul Langevin
95220 Herblay
France
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éléments
exemples
Organisation
La Poste
Fonction
Département Qualité
Nom
Mr P Boulanger
Bâtiment, étage, ...
Bâtiment central étage 2
Voie, numéro et numéro de boîte
Rue Courtejoie 17 bte 1
Code postal et nom de la commune
5590 Ciney
Nom du pays pour le courrier adressé à l’étranger
(ex: France, … ). Le nom du pays ne doit pas être mentionné
pour le courrier adressé en Belgique
éléments
obligatoire
Si d’application
Si d’application
Pour l’étranger
uniquement
DESCRIPTIONS
Type de voie
Nom de voie
Numéro
Boîte
Indiquez les type de voie; nom de voie; numéro de bâtiment
et numéro de boîte.
> Utilisez le bon type de voie : rue, avenue, boulevard, …
> N’abrégez le type de voie que si c’est absolument nécessaire pour
que l’adresse apparaisse sur une seule ligne (la liste des abréviations
est reprise ci-après).
> Le nom de la voie suit directement le type de voie.
> Évitez de mettre le nom de la voie en plusieurs langues
(“Rue de la Paix / Vredesstraat”, “Rue du Merlostraat”).
> Le numéro du bâtiment suit immédiatement le nom de la voie.
> Si le courrier est adressé dans un bâtiment qui comporte des boîtes,
le numéro de boîte doit être mentionné ET doit être précédé de la
mention “bte”, “bus” ou “box” (évitez les “b”, “Bt”, “#”, “-”, “/”, ...).
Code Postal
Commune
Le code postal doit être écrit en quatre chiffres (ex.: 4500).
> N’indiquez pas “B”, ni “BE” devant le code postal.
> Pour les pays étrangers, ne mentionnez pas le code iso (F-, FR, ...).
Le nom de la commune suit directement le code postal.
> Utilisez de préférence le nom de la commune fusionnée
(celle de votre maison communale).
Ne soulignez pas le code postal et le nom de la commune.
Pays étrangers
Le nom du pays ne doit pas être indiqué pour un courrier adressé
en Belgique.
Le nom du pays étranger doit toujours :
> Se trouver sur la dernière ligne de l’adresse;
> Être écrit en toutes lettres et en majuscules;
> Ne pas être souligné;
> Être indiqué dans l’une des trois langues nationales ou en anglais.
Pour les envois prioritaires, une étiquette bleue “A PRIOR” doit être
collée sur l’enveloppe à gauche de l’adresse du destinataire.
N’indiquez pas le code ISO du pays (“F-”, “FR”).
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5. Le format d’une adresse
A
Adresse dactylographiée (de préférence)
Le courrier dactylographié est le plus facile à reconnaître, trier et distribuer.
Contraste
Écrivez, de préférence, en noir sur fond blanc.
La Poste
Département Qualité
Mr P Boulanger
Rue Courtejoie 17 bte 1
5590 Ciney
La Poste
Département Qualité
Mr P Boulanger
Rue Courtejoie 17 bte 1
5590 Ciney
La Poste
Département Qualité
Mr P Boulanger
Rue Courtejoie 17 bte 1
5590 Ciney
X
X
OK
Polices de caractères
Utilisez de préférence les polices Arial, Helvetica et Verdana.
Il est déconseillé d’utiliser :
>
Les imitations d’écriture manuscrite ;
AaBbCc
> Les caractères qui se touchent ou qui sont trop proches (par ex.Arial Narrow) ;
> Les caractères de type serif (polices à empattements, c’est-à-dire les polices
dont les caractères se terminent par de petites extensions, comme par
exemple dans le Times New Roman) ;
> Les caractères mis en gras et/ou soulignés ;
Police sans serif.
Police serif (avec
empattement en rouge).
> Les caractères imprimés selon un procédé d’inversion ;
> Les caractères inclinés de plus de 5 degrés.
La taille des caractères idéale est 11 ou 12 points.
Minimum
recommandée
maximum
10 points
12 points
17 points
Espaces
Un espace doit être placé entre chaque mot, ainsi qu’entre les mots et
les chiffres (Rue de la Croix 1B bte 3).
Évitez de séparer avec plusieurs espaces ou une longue tabulation.
Séparez suffisamment les lignes afin que les lettres ne se chevauchent pas.
Il ne doit pas y avoir de ligne vide entre les lignes de l’adresse.
La Poste
Département Qualité
Mr P Boulanger
Rue Courtejoie 17 bte
5590
Ciney
1
X
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Alignement
Toutes les lignes de l’adresse doivent être alignées à gauche.
Inclinaison
L’adresse doit être, le plus possible, parallèle aux bords du grand côté
de l’enveloppe, avec un maximum de 10° d’inclinaison.
Ponctuation et caractères spéciaux
X
te
La Pos ment Qualité
e
rt
a
p
é
D
er
oulang 17 bte 1
B
P
r
M
ie
jo
e
urt
Rue Co ey
in
5590 C
L’usage de la ponctuation doit être évité.
Évitez également d’utiliser des caractères spéciaux
(tels que “/”, “#”, “&”, “§” ou encore les parenthèses et les guillemets, ...).
Chiffres
Les dates et les nombres cardinaux doivent être exprimés en chiffres arabes
(ex: Rue du 11 novembre, rue des 4 saisons, ...).
Exception: Noms de Rois et de Papes.
Les noms de Rois et de Papes sont généralement constitués d’un prénom suivi d’un nombre ordinal.
Ce nombre doit être indiqué en chiffres romains (ex: Rue du Roi Albert II, Rue du Pape Benoît XVI, ...).
B
Adresse manuscrite
Écriture
Écrivez aussi lisiblement que possible.
Ne liez pas les chiffres du code postal, gardez les clairement séparés.
Indiquez le nom de la commune en lettres majuscules.
X
Espaces
Un espace doit être placé entre chaque mot, ainsi qu’entre les mots et les
chiffres (Rue de la Croix 1B bte 3). Évitez les séparations trop importantes.
Séparez suffisamment les lignes afin qu’elles ne se chevauchent pas.
Alignement
La Poste
Département Qualité
Mr P Boulanger
Rue Courtejoie 17 bte
55 90
Ciney
1
Toutes les lignes de l’adresse doivent être alignées à gauche.
Inclinaison
L’adresse doit être, le plus possible, parallèle aux bords du grand côté
de l’enveloppe, avec un maximum de 10° d’inclinaison.
Ponctuation et caractères spéciaux
L’usage de la ponctuation doit être évité.
Évitez également d’utiliser des caractères spéciaux
(tels que “/”, “#”, “&”, “§” ou encore les parenthèses et les guillemets, ...).
ste
La Po
alité
nt Qu
rteme
Dépa
nger
Boula
Mr P
bte 1
ie 17
ourtejo
Rue C
55 90
X
Ciney
Chiffres
Les dates et les nombres cardinaux doivent être exprimés en chiffres arabes
(ex: Rue du 11 novembre, rue des 4 saisons, ...).
Exception: Noms de Rois et de Papes.
Les noms de Rois et de Papes sont généralement constitués d’un prénom suivi d’un nombre ordinal.
Ce nombre doit être indiqué en chiffres romains (ex: Rue du Roi Albert II, Rue du Pape Benoît XVI, ...).
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6. L’adresse de l’expéditeur
L’adresse de l’expéditeur doit, de préférence, se trouver au verso de l’enveloppe.
Si l’adresse de l’expéditeur ne peut être placée au verso de l’enveloppe, celle-ci doit se trouver dans le coin
supérieur gauche et être écrite en caractères plus petits que ceux utilisés pour l’adresse du destinataire.
Adresse de l’expéditeur
Adresse
de
l’expéditeur
Adresse
du destinataire
Adresse
du destinataire
Adresse
de
l’expéditeur
Adresse
du destinataire
Adresse de l’expéditeur
OK
X
X
7. Les abréviations
N’abrégez jamais le nom de la commune.
Le type de voie ne doit être abrégé:
> Que si c’est absolument nécessaire pour maintenir l’adresse sur une seule ligne dans la zone d’adressage;
> Uniquement en suivant le tableau reprit ci-après.
INTITULÉS DE RUES FRANCOPHONES
INTITULÉS DE RUES NÉERLANDOPHONES
INTITULÉS DE RUES GERMANOPHONES
Avenue
Boulevard
Centre
Place
Route
Square
Zone Industrielle
Chaussée
Impasse
straat
laan
plein
steenweg
industriezone
gebouw
square
Strasse
Allee
Platz
Gewerbegebiet
Residenz
Av
Bd
Ctre
Pl
Rte
Sq
ZI
Chée
Imp
str
ln
pl
stwg
IZ
geb
sq
Str
All
Pl
GG
Res
Le nom de la voie ne doit être abrégé que si c’est absolument nécessaire, en s’assurant de ne pas créer
d’ambiguïté avec des noms de voies similaires dans la même commune.
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8. Courrier adressé à une boîte postale
Nom
M Pierrre Boulanger
“Boîte Postale” et numéro de boîte
L’expression “Boîte Postale” peut être remplacée par “BP” ou “PB”.
Boîte Postale 53
Code postal et nom de la commune
(lorsqu’il n’y a qu’une série de boîtes postale dans la commune)*
OU
Code postal et nom du bureau (lorsqu’il y a plusieurs jeux de boîtes postale dans la commune)*
5590 Ciney
1000 Bruxelles Madou
* L’adresse correcte se trouve sur votre contrat de location de la boîte postale.
9. Numéros de bâtiments particuliers
Numéros composés
Utilisez ‘-’ afin de séparer les numéros.
Ne pas séparer les numéros avec un espace, ni avec un “/”.
Avenue Louise 43-45
Extensions numériques de numéros de bâtiments
À ne pas confondre avec une boîte d’immeuble.
Cela peut se combiner si nécessaire avec un numéro de boite.
Dieweg 61/2 (sans espace)
Extensions alphabétiques de numéros de bâtiments
À ne pas confondre avec une boîte d’immeuble.
Cela peut se combiner si nécessaire avec un numéro de boite.
Allée de la Meuse 1B
Place Joseph Wauters 16/1 bte 8
(sans ponctuation, ni espace)
Avenue de Bouillon 16B bte 207
10. Fermeture des enveloppes
Les enveloppes doivent être fermées afin de ne pas s’ouvrir durant le traitement.
Le rabat de l’enveloppe doit se trouver au verso et être collé.
Les enveloppes ne peuvent être fermées avec des agrafes, trombones ou oeillets métalliques qui risquent
d’endommager nos machines de tri.
Les enveloppes ne peuvent coller entre elles.
11. Envois sous plastique
Idéalement, l’adresse est imprimée sur une étiquette de couleur blanche collée sur l’emballage.
L’adresse peut aussi être imprimée sur une feuille blanche placée à l’intérieur et recouvrant au moins 95%
de la surface totale de l’envoi.
Aucune indication pouvant être confondue avec l’adresse du destinataire ne peut apparaître au recto.
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