facturation electronique et archivage fiscal

WHITE PAPER
Enterprise Reporting Solutions
FACTURATION
ELECTRONIQUE ET
ARCHIVAGE FISCAL
Les 6 points clés pour être en
conformité avec la législation
Pierre-Dominique Luciani
Décembre 2008
Business
Intelligence
Output
Management
Audit et
Conseil
www.symtrax.fr
Devant la profusion de publications et règlements traitant de la facturation électronique,
le présent document a pour objectif de fournir une vision synthétique et claire des points à connaître par tout directeur informatique, responsable comptable ou DAF ayant un projet.
Les conditions à satisfaire pour que l’archivage des factures électroniques soit accepté par
l’administration fiscale française sont les suivantes :
1
Le double électronique doit reprendre toutes
les informations des factures originales, y compris les
logos ... ou au minimum les informations obligatoires
au sens des dispositions des articles 289 -II du CGIet
242 nonies A de l’annexe II du Code Général des
Impôts. (cf §5 page 3).
La solution Symtrax permet de reprendre
toutes les informations présentes sur les sorties
officielles de la solution de comptabilité ou de l’ERP
utilisé dans un format PDF (y compris les logos,
images, tableaux…), soit par reprise du document
initial, soit par enrichissement. Donc par définition, les
mentions obligatoires peuvent toutes faire l’objet d’un
traitement.
2
L’opération d’enregistrement doit intervenir
à une date la plus proche possible de celle de
l’opération d’impression de l’original.
Comme les traitements d’enregistrement et
d’impression sont concomitants avec Compleo Suite
(Compleo Explorer, Compleo MapForm et Compleo
Supervisor), cette condition est toujours satisfaite.
De plus, l’enregistrement de la date de génération de
la facture par l’ERP est un attribut du fichier, et peut,
comme la date de création du document final d’archive,
être incluse dans les propriétés de ce document final.
Ces dates font donc partie de la carte d’identité du
document d’archive et attestent de la concomitance
des dates en cas de contrôle
3
La pérennité et l’intégrité du « double
électronique » de la facture doivent être assurés.
De plus, le format de stockage doit être lisible
par l’administration fiscale. C’est sur ce point que
plusieurs options apparaissent (cf ci-dessous).
Notre solution Compleo Suite satisfait aux règles de
l’archivage fiscal telles que décrites dans l’instruction
3 E-1-07 N°4 du 11 janvier 2007 du Bulletin Officiel
des Impôts. (cf §3 page 3) Il existe quelques variantes
indiquées ci-dessous.
1ère option : les factures sont créées à partir
d’informations de spools mises en forme avec Compleo
MapForm intégrant une certification électronique,
transformées en PDF, et stockées avec Compleo
Archivor.
Dans ce cas, cette solution est conforme sans aucune
autre condition. En particulier, le paragraphe I’article
12 est garanti (conservation d’un double strictement
identique), donc a fortiori l’article 13 (conservation des
seules mentions obligatoires) ne s’applique pas.
Compleo
MapForm
Electronic Forms
Compleo
Archivor
Archiving & Publishing
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2ème option: les factures sont créées à partir
d’informations de spools mises en forme avec Compleo
MapForm sans certificat électronique, transformées en
PDF, et stockées avec Compleo Archivor.
Dans ce cas, il est nécessaire que le stockage se fasse sur
un support non réinscriptible tel que ceux décrits dans
les articles 22 et 23 l’instruction 3 E-1-07 N°4 du B.O.I. (cf
§4 page 3).
Compleo
MapForm
Electronic Forms
Compleo
Archivor
Archiving & Publishing
3ème option: les spools d’impression des factures sont
stockés sans être transformés en PDF.
Dans ce cas,pour certains systèmes ou ERP (iSeries, SAP
par exemple), Compleo Suite permet de conserver
une version inviolable du fichier d’origine dans un
format lisible par Compleo Suite. Il est alors nécessaire
que le client conserve une version en état de marche
de Compleo Suite, pendant toute la durée légale du
stockage.
Compleo
MapForm
Electronic Forms
4
Le stockage doit se faire en France et
l’accès au site de stockage doit être possible pour
l’administration fiscale.
Cette responsabilité incombe bien entendu au
client, mais le module Compleo Archivor, basé sur
les technologies Microsoft et Adobe (.Net, SQL Server
et serveur Windows 2003), permet une intégration
harmonieuse des traitements de création de factures
électroniques et de leur archivage. De plus, les fichiers
PDF en sortie de Compleo Suite sont utilisables avec la
majorité des solutions d’archivage et d’indexation du
marché.
De plus, le véritable Archivage est celui qui désolidarise
l’archive elle-même de son environnement de création
qu’il soit Hardware, Software ou ERP. Cela rend sa
lecture universelle et pérenne. C’est ce que permet
Compleo Mapform en transformant un spool, un fichier
d’impression ou une sortie en document PDF accessible
sur tout PC ou via le Web.
5
Dans le cas d’échanges de factures entre
pays de l’Union Européenne, la directive européenne
2001/115/CE (cf §1 page 3) précise que la durée de
stockage doit être conforme aux réglementations
locales, soit en France, six ans en matière fiscale, et
dix ans en matière comptable, et entre trois à douze
ans selon les pays.
La solution d’archivage Compleo Archivor s’appuyant
sur les technologies Microsoft et Adobe, sa pérennité
et son évolutivité sont assurées.
6
Les factures numériques sont autorisées:
« sous réserve de l’acceptation du destinataire ». Une
approbation écrite, signée et datée est nécessaire.
Cette approbation peut être obtenue facilement en
modifiant par exemple les conditions générales de
vente ou les contrats, de manière à faire figurer la
mention : « Les signataires reconnaissent accepter le
fait que les factures originales opposables aux tiers sont
électroniques et doivent être conservées et archivées
comme telles.»
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Output Management Solution
Principaux textes de référence de la législation
française et européenne
Exemple de facture PDF créée avec Compleo MapForm à
partir d’une sortie d’ERP
1. Directive européenne 2001/115/CE : définition
d’une facture et mentions obligatoires aux fins de
TVA
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri
=OJ:L:2002:015:0024:0028:FR:PDF
2. Bulletin Officiel des Impôts 3 CA-136 du 7 août 2003
: obligations relatives à l’établissement des factures
http://www.facture-dematerialisee.org/media/docs/5BOI3CA136.pdf?WL=40&WS=0_&WT=0EB8ADB3CC09-468A-830C-4C98293F6587&WD=13
3. Articles 289 V et 289 bis du Code Général des Impôts : définition des règles de transmission électronique
http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?ci
dTexte=LEGITEXT000006069577&idArticle=LEGIARTI0
00006304442&dateTexte=20080304
4. L’instruction 3 E-1-07 N°4 du 11 janvier 2007 du
Bulletin Officiel des Impôts: assouplissement des
règles de conservation de documents électroniques
http://www11.bercy.gouv.fr/boi/boi2007/cadliste.htm
5. Articles 289-II du CGI et 242 nonies A de l’annexe II
du Code Général des Impôts
http://www.facture-dematerialisee.org/media/docs/5BOI3CA136.pdf?WL=40&WS=0_&WT=0EB8ADB3CC09-468A-830C-4C98293F6587&WD=13
6. Décret n°
2003-632, 7 juillet 2003 et décret n°
2003659, 18 juillet 2003 : définition de la signature électronique
http://www11.bercy.gouv.fr/boi/boi2003/3capub/
textes/3caspe/3caspe.htm
7. Loi n°2000-230 du 13 mars 2000
http://admi.net/jo/20000314/JUSvvvvvX9900020L.
html
Pour plus d’informations sur la société et les solutions
Symtrax, rendez-vous sur www.symtrax.fr
Principales normes de référence
8. ISO 19005-1 : 2005 « PDF for Archive »
http://www.iso.org/iso/fr/pressrelease.
htm?refid=Ref974
9. ISO, AFNOR : NF Z42-013; Z42-013 - Décembre 2001
: Archivage électronique
- Spécifications relatives à la conception et à
l’exploitation de systèmes informatiques en vue
d’assurer la conservation et l’intégrité des documents
stockés dans ces systèmes.
http://www.boutique.afnor.org/NEL5DetailNormeEnLigne.aspx?&nivCtx=NELZNELZ1A10A101A107&ts=96
4939&CLE_ART=FA118461
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Conseil
Présentation de l’auteur
Pierre-Dominique LUCIANI est Directeur Commercial et Marketing pour l’Europe
chez Symtrax. A ce titre, il est en contact permanent avec les clients de l’entreprise, et
manage l’activité marketing.
A propos de Symtrax
Fondée en 1989, Symtrax est une société internationale éditrice de logiciels qui
se concentre sur trois pôles d’activité principaux : Business Intelligence, Output
Management, Audit et Conseil. Avec le souci permanent de fournir des solutions
fiables, d’utilisation intuitive, rapides à déployer et apportant un très fort retour sur
investissement, Symtrax permet à plus de 3000 entreprises dans le monde entier de
valoriser leurs applications Informatiques et ERP avec les technologies Web et Office.
En offrant des gains de temps, en réduisant les coûts et en améliorant l’efficacité des
processus, Symtrax répond aux problématiques quotidiennes des professionnels.
Symtrax France: 226 rue Georges Besse, 30035 Nîmes cedex 01, France
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Ce document est une synthèse des informations citées en référence et n’engage en rien la
responsabilité de Symtrax
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