statutes

- STATUTES TITLE I: FORM - AIM - NAME - HEADQUARTERS - DURATION
Article 1: Form
A non-profit association is formed and is ruled by articles 60 and following of the Swiss "Code Civil" and
by the present statutes. The Association is a non-governmental, non-profit and politically independent
organization.
Article 2: Aim
The Association is pursuing a charitable and humanitarian aim, with a mission to respond to human
suffering in emergency and disaster situations by implementing multisectoral relief and rehabilitation
projects, in a compassionate and serving attitude inspired by its Christian ethos.
Medair’s activities will consist of:
•
•
•
•
•
•
providing qualified technical assistance to respond to human suffering in emergency and
catastrophic situations.
co-operating with transportation services, contractors and other organisations used to operate in
places hit by disasters (famine, epidemics, wars, ...).
gathering or purchasing and transporting relief material and goods to the distressed countries.
training of national personnel in those countries.
training of emergency volunteers in Europe.
and generally, everything that is related, contributes and helps the achievement of these
activities and of others which could be connected to it.
Article 3: Name
The Association's name is: Medair.
Article 4: Headquarters
The Association's headquarters are located in the Canton of Vaud, at Chemin du Croset 9, 1024
Ecublens, Switzerland.
Article 5: Duration
Its duration is unlimited.
TITLE II: PRINCIPLES OF CO-OPERATION AND FUNCTIONING
Article 6: Charter
A charter defines the principles of co-operation with other organisations and individual staff members. It
is included in the Internal Regulations.
Article 7: Internal Regulations
Internal Regulations define the functioning principles of the Association.
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TITLE III: MEMBERSHIP - RESIGNATION - EXCLUSION AND DEATH - MEMBERS'
RESPONSIBILITIES
Article 8: Membership
The members of the Association are initially the founders who are all signers of the present statutes.
The people who are accepted by the Board of Trustees are members as well, if they are interested in its
aims, share the convictions of its founders and leaders, and commit themselves to support the work
morally, materially and spiritually, each according to his gifts, competence and means. They must also
subscribe to the present statutes.
Full membership status is achieved once the member has paid the membership fee ("cotisation"). The
membership fee shall be determined by the Board of Trustees.
Every member is committed to respect the statutes and the decisions taken by the leadership of the
Association.
Article 9: Resignation, Exclusion and Death
The status of Association's member is lost by any person:
•
who gave his/her resignation in a registered letter, or fax, addressed to the President of the Board
of Trustees.
•
whose exclusion has been decided by the Board of Trustees, after listening to his/her explanations
or after inviting him/her to explain.
•
who has not paid the membership fee in the amount and by the due date set by the Board of
Trustees.
The death, the resignation or the exclusion of a member does not end the Association which continues
between the other members.
Article 10: Responsibility
The assets of the Association are exclusively for the commitments made in its name, without any of the
members being held personally responsible for its commitments. The members have no right at all to
the social assets.
TITLE IV: BOARD OF TRUSTEES
Article 11
The Association is administered by a Board of Trustees (BoT) of 5 members at least, whereof a
President, a Vice-President, a Secretary and a Treasurer, from within its membership. The positions can
be cumulated, except for the President. They are appointed by the Annual General Meeting (AGM) on
the proposal of the BoT which distributes the tasks among its members.
No more than one third of the members of the BoT can be changed at each AGM.
Article 12
The BoT could appoint other members if it is in the Association's interest, or to be completed if one or
more seats would become vacant between two AGMs. This will have to be done without delay if the BoT
would be reduced to three Trustees. The provisional appointment of these Trustees will be submitted to
approval of the next AGM. However, the BoT member, appointed in replacement of another one, will be
operating only for the time left of his predecessor's mandate. In the absence of approval, deliberations
and deeds accomplished by the BoT since the provisional appointment remain valid.
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Article 13
The Board of Trustees meets at least once a year. Apart from this annual meeting, it can meet on its
President's notification or on request of half of the members of the Board of Trustees.
The agenda is set by the President or by the Trustees who are requesting the meeting. It can be set at
the time of the meeting.
The presence of at least two-thirds of the Trustees is necessary for the validity of the deliberations.
Decisions are taken on the present members' majority of votes, each member being granted one vote.
In the case of vote's equality, the president has a casting vote.
The BoT can validly deliberate, even in the absence of the president who will then be replaced by
another Trustee. The deliberations of the BoT are registered by minutes endorsed by two of the
Trustees.
The BoT determines the amount of membership fee, with the minimum being 10CHF per member, per
year.
Article 14
The Association and its BoT delegate the executive authority and the leadership of the organisation to
the Chief Executive Officer, who can not be a member of the BoT, and to the Management Team.
The Trustees represent validly the Association in front of third parties by the signature of any one of
them together with that of the President. Nevertheless, the CEO, in order to facilitate quick overseas
humanitarian response, also has signatory rights together with the President, any other Trustee, or one
Management Team member.
TITLE V: REVISION OF STATUTES, CHARTER, AND INTERNAL REGULATIONS
Article 15
Any modification of these Statutes will have to be approved by:
•
firstly the Board of Trustees.
•
secondly by a majority of 2/3 of the members present at the respective AGM.
Article 16
Changes to the Charter and the Internal Regulations are approved by the Board.
TITLE VI: ANNUAL GENERAL MEETING
Article 17
The AGM elects the members of the BoT and enquires about annual reports of the Management and
the Treasurer. It decides on the reports' approval. It appoints the auditor.
Every member can be represented at the AGM by another member granted with a written proxy. Each
member can represent only one other member.
The AGM is validly constituted, no matter how many members are present.
The decisions of the AGM are taken by a majority of the present and represented members. In case of
an equality of votes, the President's vote is casting.
The minutes of the AGM are endorsed by two members of the BoT.
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TITLE VII: RESOURCES OF THE ASSOCIATION
Article 18
The Association’s resources originate from gifts, donations, grants, loans and membership fees.
TITLE VIII: ANNUAL ACCOUNTS
Article 19
The Association's accounts are closed on the thirty-first of December, each year. A balance sheet and a
profit and loss account are established at this date and submitted to the auditor.
The auditor's mandate is one year, renewable by tacit agreement.
TITLE IX: DISSOLUTION AND LIQUIDATION
Article 20
In the case of the Association's dissolution, the AGM appoints one or several liquidators who will have
extended powers to realise the assets and settle the liabilities.
The disposable proceeds of the liquidation will be devolved to another non-profit association of the
same kind.
Statutes adopted in the course of the Constitutive General Meeting held in Lausanne, on 18.10.1989,
modified on 29.05.1995, 06.05.2000, 12.04.2003, 11.11.2006, 09.06.2007 and 07.06.2008.
President:
Secretary:
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- STATUTSTITRE I : FORME - BUT - NOM - SIEGE - DUREE
Article 1: Forme
Il est formé une association, à but non lucratif, régie par les articles 60 et suivants du Code civil suisse
et par les présents statuts. L’association est une organisation non gouvernementale, à but non lucratif et
politiquement indépendante.
Article 2: But
L'Association poursuit un but de bienfaisance et humanitaire, avec pour mission de répondre aux
souffrances humaines dans les situations d’urgence et de catastrophe en mettant en œuvre des projets
de secours et de réhabilitation multisectoriels dans un esprit de compassion et de dévouement inspiré
par ses valeurs chrétiennes.
Les activités de Medair consisteront à :
•
mettre en place une assistance technique qualifiée pour faire face à la souffrance humaine dans
des situations d'urgence et de catastrophe.
•
coopérer avec des services de transport, des entrepreneurs et d'autres organisations habitués à
opérer dans des régions frappées par les désastres (famine, épidémies, guerres...).
•
collecter ou acheter puis transporter le matériel et les produits de première nécessité vers les pays
sinistrés.
•
former le personnel local de ces pays.
•
former des volontaires d'urgence en Europe.
•
et généralement, tout ce qui est en rapport, contribue et favorise le développement de ces activités
et d'autres pouvant s'y rattacher.
Article 3: Nom
Le nom de l'Association est : Medair.
Article 4: Siège social
Le siège social de l'Association est fixé dans le canton de Vaud, au chemin du Croset 9, 1024
ECUBLENS, Suisse.
Article 5: Durée
Sa durée est illimitée.
TITRE II : PRINCIPES DE COLLABORATION ET DE FONCTIONNEMENT
Article 6: Charte
Une charte définit les principes de collaboration avec d'autres organismes et avec les collaborateurs
individuels. Elle est contenue dans le règlement interne.
Article 7: Règlement interne
Un règlement interne définit les principes de fonctionnement de l'Association.
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TITRE III : MEMBRES - DEMISSION - EXCLUSION ET DECES - RESPONSABILITE
DES MEMBRES
Article 8: Membres
Les membres de l'Association en sont initialement les fondateurs qui sont tous signataires des présents
statuts.
Sont encore membres de l'Association les personnes qui, agrées par le comité de direction,
s'intéressent à ses buts, partagent les convictions de ses fondateurs et dirigeants et s'engagent ellesmêmes à soutenir l'oeuvre moralement, matériellement et spirituellement, chacun selon ses dons,
compétences et moyens. Ils doivent également souscrire aux présents statuts.
Une adhésion complète est obtenue lors du paiement de la cotisation de membre. Le montant de la
cotisation est déterminé par le comité de direction.
Tout membre s'engage à respecter les statuts et les décisions prises par les organes de l'Association.
Article 9: Démission - Exclusion et décès
Perd la qualité de membre de l'Association toute personne :
•
ayant donné sa démission par lettre recommandée ou par fax adressé au Président du comité de
direction.
•
dont le comité a décidé l'exclusion, après avoir entendu ses explications ou l'avoir invitée à les
fournir.
•
n’ayant pas respecté le montant ou la date limite de paiement de la cotisation de membre établis
par le comité de direction.
Le décès, la démission ou l'exclusion d'un membre ne met pas fin à l'Association qui continue d'exister
entre les autres membres.
Article 10: Responsabilité
Le capital de l'Association sert exclusivement les engagements contractés en son nom, sans qu'aucun
des membres puisse être tenu personnellement responsable de ses engagements. Les membres n'ont
aucun droit à l'actif social.
TITRE IV : COMITE DE DIRECTION
Article 11
L'Association est administrée par un comité de direction, composé de cinq membres au moins, dont un
président, un vice président, un secrétaire et un trésorier, choisis parmi ses membres. Les fonctions
peuvent être cumulatives, à l'exception de celle de Président. Ils sont nommés par l'Assemblée
générale ordinaire sur proposition du comité de direction qui décide de la répartition des fonctions entre
ses membres.
A chaque Assemblée générale ordinaire, un maximum d'un tiers des membres du comité de direction
peuvent être remplacés.
Article 12
Le comité pourra s'adjoindre d'autres membres s'il le juge bon dans l'intérêt de l'Association, ou se
compléter si un ou plusieurs sièges venaient à être vacants entre deux assemblées générales
ordinaires annuelles. Il sera tenu d'y procéder sans délai si le nombre des membres du comité se trouve
réduit à trois. La nomination provisoire de ces membres sera soumise à ratification par la prochaine
Assemblée générale ordinaire. Toutefois, le membre du comité nommé en remplacement d'un autre ne
demeurera en fonction que pendant le temps restant à courir du mandat de son prédécesseur. A défaut
de ratification, les délibérations et les actes accomplis par le comité de direction depuis la nomination
provisoire, n'en demeurent pas moins valables.
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Article 13
Le comité de direction se réunit au moins une fois par an. En dehors de cette rencontre annuelle, il peut
se réunir sur la convocation de son Président ou à la demande de la moitié des membres du comité de
direction aussi souvent que l'intérêt de l'Association l'exige, soit au siège social, soit en tout autre
endroit.
L'ordre du jour est dressé par le Président ou les membres du comité qui demandent la convocation. Il
peut n'être fixé qu'au moment de la réunion.
La présence des deux tiers au moins des membres du comité est nécessaire pour la validité des
délibérations. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents, chaque membre
du comité disposant d'une voix. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.
Le comité peut délibérer valablement même en l'absence du président qui sera remplacé dans ce cas
par un autre membre du comité. Les délibérations du comité sont enregistrées par les procès-verbaux
signés par deux membres du comité.
Le comité de direction détermine le montant de la cotisation de membre, le minimum étant 10 (dix)
francs suisses par membre, par année.
Article 14
L'Association et son comité de direction délèguent l'autorité exécutive et la direction de l'organisation au
Directeur, qui ne peut pas être membre du comité de direction, et à son équipe de direction.
Les membres du comité représentent valablement l'Association devant des tiers par la signature de l’un
d'entre eux en sus de celle du Président. Toutefois, le Directeur, en vue de faciliter les actions
humanitaires à l'extérieur, dispose de la signature collective à deux avec le Président ou tout membre
du comité de direction ou de l’équipe de direction.
TITRE V : REVISION DES STATUTS, DE LA CHARTE ET DU REGLEMENT
INTERNE
Article 15
Toute modification des présents statuts devra être approuvée:
•
premièrement par le comité de direction de Medair
•
deuxièmement par une majorité aux 2/3 des membres présents à l’Assemblée générale de Medair
Article 16
Les modifications de la charte et du règlement interne sont approuvées par le comité.
TITRE VI: ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE
Article 17
L'Assemblée générale ordinaire élit les membres du comité de direction, prend connaissance des
rapports annuels de l’équipe de direction et du Trésorier. Elle se prononce à leur sujet. Elle nomme le
vérificateur des comptes.
Tout membre peut se faire représenter à l'Assemblée générale par un autre membre porteur d'un
pouvoir écrit. Un membre ne peut représenter qu'un seul autre membre.
L'Assemblée générale est valablement constituée quel que soit le nombre des membres présents.
Les décisions de l'Assemblée générale sont prises à la majorité simple des membres présents et
représentés. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.
Les procès-verbaux des Assemblées générales sont signés par deux membres du comité.
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TITRE VII: RESSOURCES DE L'ASSOCIATION
Article 18
Les ressources de l'Association proviennent de dons, de legs, de prêts et de contributions des membres
(cotisations).
TITRE VIII: COMPTES ANNUELS
Article 19
Les comptes de l'Association sont arrêtés au trente et un décembre de chaque année. Un bilan et un
compte de pertes et profits sont établis à cette date et soumis au vérificateur des comptes.
Le mandat de vérificateur des comptes est d'une année, renouvelable par tacite reconduction.
TITRE IX: DISSOLUTION ET LIQUIDATION
Article 20
En cas de dissolution de l'Association, l'Assemblée générale désigne un ou plusieurs liquidateurs qui
jouiront des pouvoirs les plus étendus pour réaliser l'actif et acquitter le passif.
Le produit net de la liquidation sera dévolu à une autre association sans but lucratif du même type.
Statuts adoptés au cours de l'Assemblée générale constitutive tenue à Lausanne le 18 octobre 1989,
modifiés le 29 mai 1995, le 6 mai 2000, le 12 avril 2003, le 11 novembre 2006, le 9 juin 2007 et
le 7 juin 2008.
Le Président :
Le Secrétaire :
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