QUESTIONNAIRE FINANCIER

QUESTIONNAIRE FINANCIER
Liste de contrôle et page de signature
NED demande de remplir un certain nombre de documents à joindre à ce questionnaire Complétez cette
page en s'assurant que toutes les informations demandées sont inclues.
Placer un X dans la case à côté des documents que vous allez envoyer au NED :
Copie de l' audit le plus récent de votre organisation.
Si aucun audit n' a eu lieu, soumettre le « bilan » et « l’état de recettes et dépenses » de
l' année fiscale la plus récente.
Si vous envisagez de fournir des fonds NED à une autre organisation (bénéficiaire secondaire ou
sous-bénéficiaire) dans le cadre de ce projet :
Copie de l'accord de subvention à votre sous-bénéficiaire (si vous avez un)
Copie des procédures de suivi du bénéficiaire secondaire
Questionnaire financier du sous-bénéficiaire (si celui-ci reçoit $10,000 ou plus de votre
subvention NED
Important : Le questionnaire financier doit être signé et daté par une personne
autorisée qui a ou complété ou examiné le questionnaire.
Toutes les questions ont été entièrement répondues.
Approuvé par :
Nom en caractères d'imprimerie
Signature
Titre
Date
Organisation
1
Révision 30!03!09
Contrôles internes
1. Listez les noms des personnes responsables de la comptabilité, y compris la budgétisation et les
opérations bancaires.
Nom
Titre du poste
Personnel,
bénévole ?
consultant,
ou
2. Identifier la (les) personne(s) responsable(s) des tâches suivantes :
Tâche
Nom
Titre du poste
Gestion des espèces
Maintien des comptes bancaires
Approbation des dépenses
Administration des factures et
documentation des dépenses
Signature de chèques
Maintien des documents
comptables
Ajustement des relevés
bancaires à la comptabilité
Préparation des rapports
financiers
3. Est-ce que des membres du personnel ou du conseil d'administration sont apparentés ?
Oui :
Non :
Si oui, identifier leur relation (conjoint, enfant, parent, frères et sœurs, cousin, etc.)
Nom
Nom du parent
Relation
4. Est-ce qu'une feuille de présence, un compte rendu des heures de travail des employés à pleintemps et à temps partiel est maintenu pour chaque employé rémunéré ?
Oui :
Non :
5. Emettez-vous ne lettre d'emploi ou un contrat contenant le salaire de l'employé ?
Oui :
Non :
2
Comment [bc1]: Salarie
6. Avez-vous une politique de passation de marché?
Oui :
Non :
7. Tenez-vous un inventaire de vos équipements ?
Oui :
Non :
8. Votre organisation est-elle familière avec la circulaire OMB A-122 ?
Oui :
Non :
Le système comptable
9.
Votre organisation possède-t-elle des méthodes comptables écrites ?
Oui :
10.
Non :
Complétez les informations suivantes concernant la personne qui va tenir votre comptabilité :
a. Combien d' années d' expérience détient cette personne ? __
_________
b. Combien d' années cette personne a-t-elle travaillé dans votre organisation ? __
c. Cette personne sait-elle comment utiliser Excel ? Oui :
_______
Non :
d. Cette personne sait-elle comment utiliser un système comptable informatisé ? Oui :
Non :
e. Cette personne possède-t-elle un diplôme en comptabilité ou en finances ?
Non :
Oui :
f. Cette personne peut-elle communiquer en anglais ? Oui :
(mentionner les langues
Non :
préférées ci-dessous)
2
Révision 09!04!09
11. Décrivez brièvement le système comptable de votre organisation y compris : a) tout livre de
comptabilité manuelle) utilisé lors de l'enregistrement de transactions (grand livre général, journal
des décaissements, etc.) ; b) tout système comptable informatisé utilisé (veuillez indiquer le nom du
logiciel comptable) ; et c) comment les transactions sont résumées dans vos rapports financiers.
12. Votre système comptable a-t-il la capacité de comptabiliser à part tous les reçus et les paiements
provenant d'une subvention NED des recettes et paiements concernant les activités financées par des
sources différentes de NED ?
Oui :
Non :
13. Conservez-vous les factures, les coupons et les récépissés pour tous les paiements effectués par des
fonds de subvention ?
Oui :
Non :
14. Y a-t-il des circonstances où des factures, des coupons, des récépissés et des feuilles de présence ne
peuvent être obtenus ?
Oui :
(expliquer) Non:
15. Votre système comptable résume-t-il les dépenses pour la subvention NED selon différentes
catégories budgétaires telles que les salaires, l'espace et les services publics, les fournitures et
l'équipement ?
Oui :
Non :
16. Votre organisation classe-t-elle ses documents comptables, comme les factures et les feuilles de
présence, par trimestre, par bailleur de fonds et par catégorie budgétaire ?
Oui :
Non :
17. Votre organisation garde-t-elle les documents comptables y compris les factures, les coupons, les
récépissés et les feuilles de présence au moins pendant trois ans ?
3
Révision 09!04!09
Oui :
Non :
(expliquer)
Contexte juridique et services bancaires
19. Votre organisation va-t-elle devoir payer des impôts sur les fonds de subvention reçus ?
Oui :
Non :
Si oui, veuillez décrire.
20. Existe-t-il des exigences sur les salaires et avantages dans votre pays (ex. 13ème mois de salaire,
impôt social, etc.) ?
Oui :
Non :
Si oui, veuillez donner des détails y compris des pourcentages.
21. Pouvez-vous ouvrir un compte en banque au nom de votre organisation ou en avez-vous déjà un ?
Oui :
Non :
Si non, pourquoi ?
22. Si nécessaire, seriez-vous en mesure d'ouvrir un compte en banque au nom de votre organisation
distinct destiné exclusivement aux fonds accordés par le NED ?
Oui :
Non :
23. Dans quel pays est établi votre compte en banque ?
24. Existe-il une limite au montant des fonds pouvant être transférés sur votre compte en banque ?
Oui :
Non :
Si oui, veuillez décrire.
4
Révision 09!04!09
25. Est-ce que tous les comptes en banque et les signataires de chèques sont autorisés par votre conseil
d'administration ou par les administrateurs ?
Oui :
Non :
26. Est-ce que des espèces provenant de la subvention NED seront maintenues en dehors de la banque
(paiement de factures, caisse des dépenses courantes, etc.) ?
Oui :
Non :
Si oui, veuillez expliquer le montant des fonds à conserver et le nom et titre du poste de la personne
responsable de cet argent.
Montant
Nom de la personne :
Titre du poste
27. Comment sécurisez-vous les espèces en dehors de la banque (coffre-fort, boîte postale scellée,
tiroir verrouillé) ?
Audits
28. Votre organisation dispose-t-elle d'audits externes (effectués par un cabinet d'audit ou un Expert
comptable) ?
Non :
Oui :
Si oui, fournir nom, adresse et coordonnées de la société d'audit :
29. Quelle est la fréquence des audits effectués ?
Chaque année :
Tous les 2 ans :
Autres :
(expliquer)
30. Quel type d'audit est effectué ?
Financier :
A-133 :
Programme :
Autres :
(expliquer)
31. Si un audit financier est effectué dans votre organisation, les dépenses de la subvention NED
seront-elles inclues comme poste distinct ou inclues sur une page séparée ?
Oui :
Non :
32. Inscrire les dates de début et de fin de l'année fiscale (financière) de votre organisation :
De : (mois, jour)
À : (mois, jour)
5
Révision 09!04!09
Suivi des bénéficiaires secondaires
33. Votre organisation va-t-elle fournir des fonds de la subvention NED proposée à toute(s) autre(s)
organisation(s) ?
Oui :
Non :
34. Si oui, votre organisation est le principal bénéficiaire et l'organisation à laquelle vous fournissez
des fonds est le bénéficiaire secondaire. Veuillez fournir le nom et adresse du (des) bénéficiaire(s)
secondaire(s) et le nom de la(les) personne(s) de contact.
Un bénéficiaire principal de subvention recevant des fonds NED doit être en mesure de surveiller les
activités de ses bénéficiaires secondaires. Le suivi des bénéficiaires secondaires peut comprendre l'examen
des dépenses du bénéficiaire secondaire, l'examen et/ou le développement de rapports financiers et descriptifs,
l'apport de conseils et d'assistance, la réalisation de visites du site et la consultation avec NED lorsque des
problèmes se rapportant au bénéficiaire secondaire sont identifiés.
35. Avez-vous un accord avec le bénéficiaire secondaire ?
Oui :
Non :
36. Avez-vous des procédures écrites de surveillance du bénéficiaire secondaire ?
Oui :
Non :
37. Si vous ne possédez pas de procédures écrites, décrire comment votre organisation compte
surveiller le bénéficiaire secondaire, y compris la vérification des coûts et la préparation ou la revue
des rapports financiers et descriptifs et avec quelle fréquence vous comptez procéder à la vérification.
38. Liztez les noms et titres de poste des personnes de votre organisation qui seront chargées de :
6
Révision 09!04!09
a. Examiner et évaluer le système comptable et de contrôle interne du bénéficiaire secondaire :
b. Surveiller les activités financières du bénéficiaire secondaire :
c. Surveiller les activités du programme du bénéficiaire secondaire :
39. Quels renseignements allez-vous demander au bénéficiaire secondaire de soumettre à votre
organisation (rapports financiers, listes de dépenses, factures, chèques annulés, etc.) ?
40. Quelle est la fréquence de soumission de renseignements de la part des bénéficiaires secondaires à
votre organisation ?
Mensuelle :
Trimestrielle :
Annuelle :
41. Qui est chargé de préparer les rapports financiers du bénéficiaire secondaire ?
Le bénéficiaire secondaire prépare les rapports financiers :
Vous préparez les rapports financiers pour le bénéficiaire secondaire :
42. Y-a-t-il des circonstances qui pourraient empêcher votre organisation de surveiller les activités
financières et de projet (par exemple, difficultés de communication, manque de personnel,
méconnaissance des exigences de subvention NED, etc.) ?
Oui :
(expliquer)
Non:
7
Révision 09!04!09