asi gestion administrative.direction formation.

Nature : Interne
Corps : ASI
Emploi type : ASI EN GESTION ADMINISTRATIVE
Assistant-e en ingénierie de formations
Direction formation – formation continue - Université Paris 8
Définition de l’emploi
L’assistant-e en ingénierie de formations assure le suivi administratif et pédagogique des
actions de formations. Il/elle est l’interlocuteur privilégié des stagiaires et des intervenants.
Il/elle valorise l’offre de formation.
Activités essentielles de l’assistant-e en ingénierie de formations
Assister les équipes pédagogiques et d’ingénieurs dans la conduite de projet
-Participation à la construction de l’action de formation et à son
organisation en accord avec la Charte pédagogique du service ;
-Aide à l’élaboration des plannings ;
-Supervision du bon déroulement de la formation et gestion des
problèmes afférents, médiations diverses ;
-Mise en ligne des supports pédagogiques ;
-Participation aux réunions mi-parcours et bilans et à l’évolution des
documents d’information ;
-Organisation des examens (salles, sujets, surveillance, seconde
sessions, correction de copies, planning des soutenances,
centralisation des notes, PV) ;
-Supervision de l’établissement des diplômes ;
-Supervision des ordres de missions des intervenants ;
-Anticipation des besoins logistiques.
1
Fiche de poste assistant-e en ingénierie de formations
Valoriser l’offre de formation
-Constitution des groupes de formation (relances candidats et
prospects) ;
-Anticipation et suivi de la commercialisation ;
-Participation à des salons professionnels ;
-Participation et/ou organisation colloques et manifestations diverses.
Assurer le suivi administratif et financier des dossiers des stagiaires
-Supervision du suivi des dossiers de candidatures et des
inscriptions ;
-Création des formations dans le logiciel de gestion ;
-Réalisation des entretiens administratifs ;
-Etablissement des contrats/conventions ;
-Aide à la recherche de financements des stagiaires ;
-Montage des dossiers de financement des stagiaires ;
-Supervision de la facturation.
Environnement et contexte de travail
Etroite collaboration avec le/la gestionnaire de formations et l’ingénieur ;
Collaboration en interne avec les différents bureaux du service et les équipes
pédagogiques ;
Collaboration au sein de l’université avec les différents services ;
Collaboration avec les partenaires de formation ;
Relation avec les prestataires de services.
Compétences demandées
Connaître et maîtriser et les outils et les méthodes de l’ingénierie de la
formation et de la gestion de projets ;
Connaître la réglementation en matière de formation professionnelle continue ;
Connaître la diversité des publics en formation continue, leurs besoins de
formations et les ressources pédagogiques en liaison permanente avec les
équipes pédagogiques ;
Avoir des compétences d’accueil et de vente ;
Maîtriser les outils de gestion, bureautique et de gestion de l’information ;
Connaître le fonctionnement de l’université ;
Avoir un esprit d’initiative ;
Savoir travailler en équipe ;
Etre autonome ;
Faire preuve de rigueur et d’organisation.
2
Fiche de poste assistant-e en ingénierie de formations
Formation et expérience souhaitées
BTS, DUT, L3, Licence Pro en Gestion des Entreprises et des Administrations,
Gestion Administrative et Commerciale ; Assistance et pilotage de projet ; …
Expériences professionnelles de 2 ans ;
Une expérience professionnelle en organisme de formation est privilégiée.
3
Fiche de poste assistant-e en ingénierie de formations