COMMENT ORGANISER UN EVENEMENT

COMMENT ORGANISER UN
EVENEMENT
Evènementiel
Nicolas ASTRUC – [email protected]
Organiser une manifestation nécessite une mise en place méthodique. Plusieurs points sont à
respecter scrupuleusement si vous souhaitez que votre événement soit organisé de la meilleure
manière qu’il soit. Ne laissez pas l’improvisation dicter votre événement !
1. Le lieu
Vous ferez votre choix après avoir effectué l’inventaire des possibilités pour une manifestation en
intérieur (salle des fêtes, salle communale, paroissiale ou privée, école, foyer rural, foyer de
jeunes, maison de quartier, gymnase…) ou en extérieur (place, jardin public, terrain communal ou
privé, cour d’école, stade, chemin, impasse…).
Puis vous étudierez :
-
les conditions d’accès au site,
les possibilités de parking (voitures et éventuellement autocars).
Ensuite, il vous faudra vérifier le bon état et le bon fonctionnement :
des équipements (sono, éclairage…),
des aménagements (stands, estrades, bar, vestiaires…).
Sans oublier bien sûr de vérifier la présence de toilettes !
La commune prête souvent des locaux. Un lieu à la fois disponible et gratuit, c’est l’idéal… mais
c’est rare !
N’hésitez pas à mettre en avant le rôle social et les moyens limités de votre association :
-
pour solliciter le concours des collectivités publiques,
pour vous faire prêter des locaux,
pour obtenir des remises, notamment sur certaines installations et équipements assez
onéreux.
Vérifiez également, le cas échéant, les conditions de location :
-
assurances,
charges annexes,
entretien…
Veillez tout particulièrement à l’assurance relative aux locaux, même si vous les avez obtenus à
titre gracieux.
2. La date
Vous devez déterminer la date en fonction du public visé par l’évènement.
Du public dépend le choix :
-
d’un jour de semaine ou d’un week-end,
de la saison,
de l’horaire.
Attention ! Pour les manifestations en extérieur, soyez attentifs bien sûr à la météo ! Évitez
absolument d’entrer en concurrence avec d’autres évènements marquants qui se dérouleraient au
même moment. La date de la manifestation doit être fixée suffisamment à l’avance pour avoir le
temps de vous organiser et de faire un minimum de promotion.
Des manifestations communes avec d’autres associations ou organisations qui partagent des
préoccupations proches de celles de votre association peuvent aussi contribuer à renforcer vos
messages et à décupler votre notoriété. Mais il faut alors prendre garde de ne pas brouiller les
discours et d’éviter de donner une impression de confusion.
3. Les risques
L’organisation d’une manifestation dans un lieu public comporte malheureusement un certain
nombre de risques d’incidents ou d’accidents plus ou moins graves, qu’il faut prévenir autant que
possible et contre lesquels il faut absolument vous assurer. Malgré toutes les précautions que
vous pourrez prendre, le risque zéro n’existe pas ! Dans tous les cas, vous devez réfléchir
sérieusement à tous les risques encourus. Ceux-ci dépendent du type de manifestation, de
l’endroit où elle a lieu, du nombre de personnes attendues, du type de public…
L’anticipation de ces risques est nécessaire pour deux raisons :
-
améliorer leur prévention par des dispositions techniques ou la mise en place d’un service
d’ordre ou de sécurité,
présenter la liste de ces risques à votre assureur, avec qui vous conviendrez ensuite :
o ou bien que l’assurance actuelle de votre association est suffisante pour les couvrir,
o ou bien, le plus souvent, de signer un avenant spécifique à la manifestation (et de
verser une prime complémentaire correspondante).
La description que vous ferez à votre assureur de la manifestation doit être très complète : type,
date, durée, description précise des lieux, public attendu, liste des risques éventuels et mesures
de prévention prévues.
Quelques exemples de questions à vous poser concernant :
Le nombre de personnes présentes :
-
Existe-t-il des risques de bousculade ?
Le lieu de la manifestation et ses accès présentent-ils des goulets d’étranglement ?
L’accès de secours est-il assuré ?…
Le type de public :
-
Y aura-t-il des enfants (avec les risques inhérents à l’inconscience de leur âge) ?
Des personnes âgées ou peu mobiles ?
-
Si du public remuant est attendu, faut-il demander au commissariat le passage de rondes
de police ?…
Le matériel :
-
Risques particuliers d’incendie ?
De chute d’objets ?
Est-il raisonnable de vendre des bouteilles en verre à la buvette ?…
Le type de manifestation :
-
Des barrières de sécurité sont-elles prévues (manifestation sportive) ?
La sécurité de la caisse est-elle assurée (manifestation payante) ?
4. Le budget
Même si votre budget a été pensé et préparé avec le plus grand soin, les surprises sont
fréquentes, bonnes ou mauvaises, sur les dépenses comme sur les recettes. Cet exercice
d’anticipation n’est pas facile.
Il existe un moyen simple de parer aux déconvenues :
-
la minoration volontaire des recettes attendues en privilégiant les options pessimistes ou en
leur appliquant un coefficient modérateur (- 30 % par exemple),
parallèlement, l’augmentation des dépenses prévues par une majoration arbitraire (+ 10%
par exemple).
Vous devrez bien entendu attribuer une valeur à chaque poste de votre budget, sans en oublier...
Pour les dépenses :
-
-
le personnel,
les artistes et les intervenants extérieurs,
les charges sociales et patronales,
les frais divers (déplacements, repas...),
la location de la salle et les dépenses annexes (chauffage, électricité, nettoyage...),
le coût des installations (stands, décoration, tables, chaises...), du matériel technique
(éclairage, sono...) et de vos opérations de communication (affiches, prospectus,
communiqué de presse, programmes...),
les achats de consommables,
les assurances,
les taxes,
les droits d’auteur et les droits voisins...
Pour les recettes :
les revenus de la billetterie,
les ventes de nourriture, de boissons, d’objets et de produits divers,
le parrainage,
les recettes des jeux...
5. La communication
Quel que soit la manifestation choisie, il est important de faire connaitre votre événement en
concevant et diffusant :
-
soit un communiqué,
soit un dossier de presse.
Choisissez avec discernement les journalistes et les personnalités invitées, sans oublier de
penser à “la” personne qui, pour l’occasion, peut apporter un grand “plus” à votre manifestation.
Le patronage bienveillant d’une personnalité connue est toujours un gage de succès.
Pour que votre manifestation soit une réussite et qu’elle attire le plus grand nombre possible de
personnes, faites-la connaître !
-
Multipliez affiches, banderoles, prospectus et programmes à distribuer.
Choisissez habilement les endroits où les poser ou les diffuser.
Attention
Les affiches destinées à annoncer une manifestation doivent être autorisées par le maire. Elles
peuvent être installées trois semaines avant le début de la manifestation et doivent être retirées
une semaine au plus tard après la fin de la manifestation.
Sur ces documents doivent figurer :
-
la date,
l’heure,
le lieu,
le prix d’entrée de la manifestation,
le nom et les coordonnées de l’association,
le nom et les coordonnées des parrains ou sponsors le cas échéant.
Conseil
N’hésitez pas à adresser un communiqué de presse aux journaux régionaux et aux radios locales.
Essayez d’obtenir un article ou une interview avant et après la manifestation. Pensez à faire votre
demande bien en amont afin d’être certain que le reportage/interview/article soit diffusé dans les
temps.
6. Préparer ses bénévoles, travailler en équipe
Une bonne organisation logistique et des réunions préparatoires avec tous les membres et
les bénévoles concernés sont la garantie d’une participation active et motivée de tous, de la
prévention des dérapages et autres mauvaises surprises et, partant, du succès.
Misez sur l’efficacité !
-
Constituez autant d’équipes que de types de tâches
Prévoyez des roulements pour les équipes officiant le jour de l’évènement, pour que
chacun puisse quand même participer à la fête
Répartissez le travail équitablement et désignez une personne chargée de superviser
l’ensemble
Vous pouvez, par exemple, monter des équipes chargées :
-
de la réalisation des démarches administratives auprès de la municipalité et de tous les
organismes concernés,
de l’établissement et du suivi du budget,
du suivi de la promotion de la manifestation, de la communication et des relations avec les
parrains,
du contrôle des points techniques, des installations et de leur maintenance,
de l’organisation de l’accueil du public et des participants pendant la manifestation, de la
coordination et du service d’ordre,
de l’approvisionnement et de la gestion de la buvette et de la vente de petite restauration,
du nettoyage, du rangement et de la remise en ordre après la fête,
du suivi après la manifestation de son impact médiatique et dans le public, afin d’en tirer les
enseignements pour le prochain évènement.
Bibliographie :
www.associatheque.fr