Mail Room Clerk - Bishop`s University

POSTING 16-22
Mail Room Clerk
(Regular part-time position)
In the following text, the masculine form applies to women as well as to men. The following statements are intended to describe the general
nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.
Bishop's University is seeking a qualified and dedicated individual to fill a regular part-time position as a Mail
Room Clerk in the Porter’s Office. Reporting to the Manager of Procurement, the incumbent will sort, and
distribute mail as well as mailbox keys to students, faculty, and staff. The incumbent will also ship and receive
courier goods on a computerized system. This position has a work week of 30 hours from Monday to Friday.
Nature of duties and responsibilities
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Receives and unloads, sorts, and distributes mail, letters, and parcels for both off-campus and on-campus
locations;
Documents registered, priority, and other traceable mail items;
Prepares items for shipment with appropriate labels and carriers;
Provides general assistance to students, faculty, and staff using the mail services;
Completes the proper customs forms in accordance with legislation;
Operates the cash register and balances the daily cash receipts;
Documents departmental mailing costs and verifies courier’s billings by-weekly, before sending to the
Business office for payment;
Reconciles the monthly postage and Canada Post reports;
Coordinates mailbox rentals for student mailbox allocation
Tracks and records all package distribution using the appropriate software.
Drives vehicle to distribute mail across campus
Performs additional similar / related task as required.
Qualifications and Requirements
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High School diploma (DES) or Professional diploma (DEP);
1 year of similar experience;
Working knowledge of English and French;
Heavy and medium exertion, regularly;
Valid driver’s license.
Classification: Class 5
$17.40 to $22.04 per hour (APBU – unionized position)
If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for
by May 27, 2016 before 4:00 pm to [email protected]
Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected
for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We implement an equal access
employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies for women, visible minorities,
ethnic minority, Aboriginal and disabled people (including the possibility of accommodation during the selection and preselection of candidates).
AFFICHAGE 16-22
PRÉPOSÉ(E) À LA SALLE DE COURRIER
(Poste régulier à temps partiel)
Dans le texte suivant, la forme masculine désigne aussi bien les femmes que les hommes. Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et
le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.
L’Université Bishop’s est à la recherche d’un candidat qualifié et dévoué afin de pourvoir un poste de Préposé(e) à
la salle de courrier, pour son Bureau de poste. Se rapportant au Gestionnaire de l’approvisionnement, le titulaire
du poste devra trier, mesurer, peser et distribuer le courrier ainsi que les clés de boîtes aux lettres aux étudiants, le
personnel et le corps professoral. Il devra également expédier et recevoir le courrier par le biais d’un système
informatisé. La semaine de travail de ce poste est de 30 heures, du lundi au vendredi.
Nature des tâches
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Recevoir et décharger, trier et distribuer le courrier et les colis pour les destinations sur et hors campus;
Documenter le courrier recommandé, le courrier prioritaire et autres items;
Préparer les items pour l’expédition avec les étiquettes et compagnies de transport appropriées;
Fournir un service de soutien général aux étudiants, personnel et corps professoral;
Compléter les documents douaniers appropriés et en conformité avec la législation;
Opérer la caisse enregistreuse et effectuer le bilan des recettes;
Documenter les dépenses de courrier par service et vérifier la facturation des fournisseurs avant
d’envoyer les dépenses au Bureau d’affaires;
Réconcilier mensuellement les rapports d’affranchissements avec ceux de Postes Canada;
Coordonner les locations de boîte aux lettres, pour l'allocation de boîte aux lettres aux étudiants;
Effectuer les suivis et enregistrer toutes les distributions de colis en utilisant le logiciel approprié;
Conduire un véhicule pour distribuer le courrier à travers le campus;
Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.
Qualifications et exigences
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Diplôme d’études secondaires (DES) ou Diplôme d’études professionnelles (DEP);
Un (1) an d’expérience pertinente;
Bonne connaissance de la langue anglaise et de la langue française;
Efforts intenses et moyens régulièrement;
Permis de conduire valide.
Classification: Classe 5 de $17.40 à $22.04 de l’heure (APBU – poste syndiqué).
S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en incluant pour quel poste
vous appliquez d’ici le 27 mai 2016, 16 :00 au [email protected] .
Tel que prévu à la Convention Collective, priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Prière de noter que seules les
personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests peuvent être administrés; merci pour l’intérêt
manifesté. Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité en vertu de la loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des
organismes publics pour les femmes, les minorités visibles & ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées
(incluant la possibilité d’accommodation lors de la présélection et sélection des candidatures).