la gestion des courriels

LA GESTION DES COURRIELS
Service
archives
Fiche
pratique
Cadre
législatif et
réglementaire
Code du patrimoine, livre II.
Code civil, art. 1316-1, 1316-4 et 1348.
Code de procédure civile, art. 287.
« L’archivage des messageries électroniques. Preuve de concept VITAM », SIAF,
31 octobre 2013.
« Archivage électronique, Guide de bonnes pratiques, Fiches annexes », Direction
interministérielle des systèmes d’information et de communication (DISIC), 2012.
Norme technique : Afnor NF Z42-013 de 2009, Spécifications relatives à la
conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la
conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes (Version
internationale : ISO 14641-1 : 2012).
Décret n°2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du
code civil et relatif à la signature électronique.
Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux
technologies de l’information et relative à la signature électronique.
Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux
libertés.
La messagerie électronique
La messagerie électronique est une « boîte aux lettres » informatique, accessible via l’Intranet ou Internet.
Le courrier électronique (courriel) permet la transmission électronique d’informations, textuelles ou non, de
l’ordinateur de l’expéditeur à celui de son ou ses destinataire(s) à travers un réseau de communication.
Le courriel peut contenir en lui-même une information ou servir seulement à transmettre un document joint.
Organiser ma messagerie électronique
Le courriel est un courrier nativement électronique. Les messages reçus et envoyés, supports de travail,
sont à organiser (trier) suivant un plan de classement (par fonction, par activité, par affaire, par année,…). Ils
sont soumis, tout comme les archives sur support papier, aux procédures d’archivage réglementaires.
Le tri des courriels favorise :
Une bonne utilisation et gestion de la messagerie,
Un gain de temps pour mieux réaliser ses tâches,
Un suivi précis des messages, donc un gain d’efficacité,
La reprise plus aisée d’un dossier traité par un tiers,
La gestion cohérente de toutes les ressources (papier et électroniques) d’une même personne,
Une communication plus efficace, donc la satisfaction des interlocuteurs,
L’identification des courriels engageants (forte valeur juridique, administrative, voire historique) afin
d’opérer, à terme, un archivage pérenne des messages importants pour le fonctionnement et la
mémoire de l’établissement.
Service Archives
01 39 49 63 24 / [email protected]
La gestion des courriels
Octobre 2014
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LA GESTION DES COURRIELS
Service
archives
Fiche
pratique
Actions
Traitement
Production
Evaluation de la production autour de deux critères :
- les typologies documentaires des documents créés : est-ce qu’il s’agit de brouillon, de version de
travail ou d’une version validée ?
- le statut de l’information ou des documents produits : sont-ils vitaux pour mon travail (valeur juridique
ou administrative forte) ? Ont-ils une valeur probante ou engageante (devant des tiers et/ou devant la
loi) ? Doit-on les conserver à des fins historiques pour documenter le fonctionnement de mon institution
(valeur historique) ?
Exploitation
Faciliter l’exploitation des courriels :
- c’est organiser des dossiers de classement par type d’activités et/ou chronologiques,
- c’est favoriser la lecture des courriels, leur classement et leur recherche (nécessité de bien définir
l’objet du courriel),
- c’est réaliser une action pour chaque message consulté : traiter, classer, supprimer, marquer (pour
suivi ou traitement ultérieur),
- c’est faire une sauvegarde régulière de ses messages.
Trier régulièrement ses fichiers :
- ne pas dupliquer à l’excès dans différents sous-dossiers un même document nommé différemment,
- supprimer régulièrement les brouillons, les documents non aboutis, les échanges officieux ou privés.
Tri
Elimination
Penser à réaliser des éliminations régulièrement. Les courriers électroniques sont soumis aux mêmes
règles de conservation et d’élimination que les courriers papiers (visa des Archives départementales).
La valeur de l’écrit numérique en tant que preuve
De même que les fichiers bureautiques et les documents sur serveurs, les courriels constituent des écrits
numériques.
L’article 1316-1 du Code civil (créé par la loi du 13 mars 2000) stipule que l’écrit numérique est réputé
avoir la même force probante que l’écrit sur support papier si la personne dont il émane peut être
dûment identifiée, à condition que cet écrit numérique ait été établi et conservé dans des conditions de
nature à en garantir la pérennité et l’intégrité. L’article 1316-4 du Code civil établit, quant à lui, que la
signature (qui permet l’identification des parties) se traduit, dans le contexte électronique, par l’usage « d’un
procédé fiable d’identification garantissant sur la durée l’acte auquel elle s’attache », à savoir la signature
électronique. A ce sujet, vous pouvez consulter notre fiche pratique « La signature électronique ».
Dès lors qu'une personne dénie être l'auteur d'un écrit, qu'il soit électronique ou non, le juge doit faire
application de l'article 287 du Code de procédure civile et vérifier l’écrit contesté. Si la dénégation ou le refus
de reconnaissance porte sur un écrit ou une signature électroniques, le juge vérifie si les conditions émises
par les articles 1316-1 et 1316-4 du Code civil, relatifs à la validité de l'écrit ou de la signature électroniques,
sont satisfaites.
La récente décision de la chambre civile de la Cour de cassation, rendue le 13 février 2014, a ouvert un
nouveau champ d’interrogation. Effectivement, la Cour de cassation a refusé d’expertiser un courrier
électronique au sens de l’article 1316-1 du Code civil. Elle n’a donc pas fait procéder aux vérifications qui lui
incombaient pour établir la validité de l'écrit ou de la signature électroniques. Elle a considéré que les
conditions invoquées n’étaient pas applicables au courrier électronique produit pour faire la preuve
d’un fait « dont l’existence peut être établie par tous moyens de preuve » et a accepté la production de la
copie informatique du courrier adressé le même jour et dans des termes identiques.
Devant les multiples et constantes évolutions de la jurisprudence, il convient d’être prudent dans le
traitement des courriels à valeur probante et d’appliquer le principe de précaution, en assurant une
conservation intégrale en tant que fichier électronique.
Le service Archives du CIG vous accompagne dans vos démarches
d’archivage électronique.
Service Archives
01 39 49 63 24 / [email protected]
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