Gestion des courriels et pièces jointes

Collection de documents anciens de l’École des hautes études commerciales de Montréal
Archives-HEC Montréal, P017/X99,0001. Sorrento, Hôtel Tramontano, Italie, 1906.
La gestion des courriels et pièces jointes
Valeur légale du courriel
Au sens de la loi, les courriers électroniques ou courriels, y compris les pièces jointes, créés ou reçus dans le cadre
de la réalisation de la mission de l’École constituent des « documents ». À ce titre, ils sont soumis au même cadre
juridique que l’ensemble de l’information produite ou reçue par l’École, peu importe son support (papier,
électronique, audiovisuel, etc.).
L’article 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L.R.Q., chapitre c-1.1)
stipule « qu’un document est constitué d’information portée par un support. L’information y est délimitée et
structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots,
de sons ou d’images. L’information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d’un système
de symboles transcriptibles sous l’une de ces formes ou en un autre système de symboles ».
Conservation et élimination des courriels
Tous les courriels et pièces jointes créés ou reçus dans le cadre des activités de l’École et qui contiennent de
l’information concernant les décisions et les positions officielles de l’institution, les transactions financières,
l’exécution des programmes ou permettant d’exercer un droit doivent être conservés en conformité avec le
calendrier de conservation de l’École.
En conformité avec le calendrier de conservation de l’École, vous pouvez détruire toute information de nature
éphémère : c’est-à-dire tous les documents n’étant requis que pour un temps limité qui contribuent à réaliser une
activité quotidienne, préparer un document final, rédiger une version, etc.
Les courriels personnels, ceux reçus à titre d’information ou de référence ainsi que les pourriels peuvent être
éliminés.
Notez que vous ne pouvez pas détruire un courriel et ses pièces jointes, même si éphémères, si ces derniers font
l’objet d’une demande de consultation en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur
la protection des renseignements personnels.
Le courrier électronique (système de messagerie) n’est pas un système de gestion documentaire. Ainsi, les
dossiers « Boîte de réception » et « Éléments envoyés » de votre boîte de courriels ne peuvent en aucun cas être
utilisés comme des espaces de conservation des courriels à moyen ou à long terme. Les courriels importants et
significatifs doivent être classés sur l’espace réseau personnel ou partagé selon la teneur du contenu.
La valeur juridique d’un courriel est augmentée par la préservation du lien entre la pièce jointe et le message.
Ainsi, il est recommandé d’utiliser le format « .msg » pour enregistrer les courriels dans l’espace réseau. Ce format
permet de préserver le document joint à l’intérieur du courriel. Cependant, si le message du courriel n’apporte
aucune information supplémentaire ou complémentaire à la pièce jointe ou s’il ne possède aucune valeur
administrative, légale, financière ou historique, il est recommandé d’extraire le fichier joint du courriel et de le
conserver dans l’espace réseau approprié.
Mobilité des ressources humaines
L’employé quittant ses fonctions devra s’assurer du transfert de ses courriers électroniques et pièces jointes aux
responsables identifiées afin de s’assurer de la continuité des activités. Il est recommandé également de classer
les documents (courriels et autres) importants et significatifs et de les enregistrer dans l’espace réseau partagé.
Service de la gestion des documents et des archives
HEC Montréal