secrétaire direction - Agence Erasmus+ France / Education Formation

FICHE DE POSTE
Libellé du poste
Organisme
Localisation du poste
Contrat
Secrétaire de Direction
Agence Europe-Education-Formation France
25, Quai des Chartrons
33000 Bordeaux
Poste à pourvoir sous forme de mobilité interne (ouverte aux
contractuels GIP en catégorie 2) ou contrat (sur support rectorat) à
compter du 01/09/14 jusqu’au 15/12/14, éventuellement
renouvelable
1. Environnement et positionnement hiérarchique :
Le poste de secrétaire de Direction est placé sous l’autorité de la direction
2. Missions et compétences requises :
a) Missions :
o Gestion de l’agenda du Directeur – prise de rendez-vous, planification des réunions, organisation et suivi des
déplacements (réservations transports et hébergements, traitements comptable des dépenses)
o Organisation logistique des Assemblées Générales – envoi des convocations, coordination des différents documents de
travail (collecte auprès des services, préparation des dossiers, rédaction du P.V.), réservation transport des
Administrateurs, traitement de leurs frais de missions, réservation de salles et de déjeuners
o Liaison entre les différentes Tutelles et membres de l’Assemblée Générale et la Direction
o Organisation des déplacements du Directeur adjoint et Directeur de cabinet (réservations transports et hébergements,
traitements comptable des dépenses)
o Suivi des sollicitations extérieures en lien avec une intervention d’un membre de la Direction
o Suivi et veille du courrier entrant – tri et répartition dans les différents services concernés, classement
o Rédaction des décisions de Direction, suivi et classement
o Elaboration et veille du courrier sortant
o Gestion des appels téléphoniques – suivi, transmission
o Liaison entre les différents services et membres du personnel et la Direction
o Coordination et suivi des conventions en lien avec la Commission Européenne
o Gestion des absences et congés du personnel rattachés au Cabinet – traitement des demandes, validation via le logiciel
Allegro, élaboration, mise à jour et affichage du planning
o Formation des nouvelles (eaux) collègues sur l’ensemble des procédures liées au poste de secrétaire de Direction
o Tutorat des stagiaires en formation sur le poste de secrétaire de Direction
o Formation des nouvelles (eaux) collègues sur le logiciel de missions
b) Compétences-clés :
- connaître le fonctionnement d’un GIP,
- sens de l’organisation,
- maîtrise des outils bureautiques,
- connaissances en anglais oral et écrit.
AGENCE EUROPE EDUCATION FORMATION FRANCE
25, quai des Chartrons – 33080 Bordeaux Cedex
Tél : 05 56 00 94 00 – Fax : 05 56 00 94 83
[email protected] / www.europe-education-formation.fr
3. Qualités recherchées :
- impartialité
- rigueur
- sens du service public
- sens de l’organisation
4- contraintes liées au poste
Disponibilité et amplitude horaire variable en lien avec l’agenda du directeur général (système de récupération).
Diplôme : Bac +2 - ou expérience
La rémunération pour le contrat sur support rectorat sera fixée en référence aux grilles des contractuels du
rectorat.
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à transmettre avant le 21/07/2014 par courrier
électronique à Antoine Godbert : [email protected] et copie à Christelle Auxemery :
[email protected]
AGENCE EUROPE EDUCATION FORMATION FRANCE
25, quai des Chartrons – 33080 Bordeaux Cedex
Tél : 05 56 00 94 00 – Fax : 05 56 00 94 83
[email protected] / www.europe-education-formation.fr