FICHE DE POSTE Libellé du poste Secrétaire de Direction

FICHE DE POSTE
Libellé du poste
Secrétaire de Direction
Organisme
Agence Erasmus + France /Education Formation
Localisation du poste
25, Quai des Chartrons
33000 Bordeaux
Type de Contrat
CDD catégorie 2 du référentiel de l’Agence à Mi-temps
Durée du contrat
Du 1er mars 2015 au 31 décembre 2015
1. Environnement et positionnement hiérarchique :
Le poste de secrétaire de Direction est placé sous l’autorité de la direction
2. Missions et compétences requises :
Le/la secrétaire de Direction à mi-temps exercera ses fonctions en duo avec une secrétaire de
direction à temps plein
a) Missions :
o Gestion de l’agenda du Directeur – prise de rendez-vous, planification des réunions, organisation
et suivi des déplacements (réservations transports et hébergements, traitements comptable des
dépenses)
o Organisation logistique des Assemblées Générales – envoi des convocations, coordination des
différents documents de travail (collecte auprès des services, préparation des dossiers, rédaction
du P.V.), réservation transport des Administrateurs, traitement de leurs frais de missions,
réservation de salles et de déjeuners
o Liaison entre les différentes Tutelles et membres de l’Assemblée Générale et la Direction
o Organisation des déplacements du Directeur adjoint et Directeur de cabinet (réservations
transports et hébergements, traitements comptable des dépenses)
o Suivi des sollicitations extérieures en lien avec une intervention d’un membre de la Direction
o Suivi et veille du courrier entrant – tri et répartition dans les différents services concernés,
classement
o Rédaction des décisions de Direction, suivi et classement
o Elaboration et veille du courrier sortant
o Gestion des appels téléphoniques – suivi, transmission
o Liaison entre les différents services et membres du personnel et la Direction
o Coordination et suivi des conventions en lien avec la Commission Européenne
o Gestion des absences et congés du personnel rattachés au Cabinet – traitement des demandes,
validation via le logiciel Allegro, élaboration, mise à jour et affichage du planning
o Formation des nouvelles (eaux) collègues sur l’ensemble des procédures liées au poste de
secrétaire de Direction
o Tutorat des stagiaires en formation sur le poste de secrétaire de Direction
AGENCE ERASMUS+ France / EDUCATION & FORMATION
24-25, quai des Chartrons – 33080 Bordeaux Cedex
Tél : 05 56 00 94 00 – Fax : 05 56 00 94 80
[email protected]
o Formation des nouvelles (eaux) collègues sur le logiciel de missions
b) Compétences-clés :
- connaître le fonctionnement d’un GIP,
- sens de l’organisation,
- maîtrise des outils bureautiques,
- connaissances en anglais oral et écrit.
3. Qualités recherchées :
- impartialité
- rigueur
- sens du service public
- sens de l’organisation
- discrétion
- réactivité
4- contraintes liées au poste
Disponibilité et amplitude horaire variable en lien avec l’agenda du directeur général (système de
récupération).
Diplôme : Bac +2 - ou expérience
Rémunération : statutaire selon le profil du/de la candidat/e retenu(e)
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à transmettre au plus tard le 12/02/2015 par
courrier électronique à Antoine Godbert : [email protected] et copie à Christelle
Auxemery : [email protected]
AGENCE ERASMUS+ France / EDUCATION & FORMATION
24-25, quai des Chartrons – 33080 Bordeaux Cedex
Tél : 05 56 00 94 00 – Fax : 05 56 00 94 80
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