Tout savoir sur le document unique. wwwobservatoire

Bien qu’obligatoire depuis le décret du 5 novembre 2001, le document unique
n’est pas toujours exploité à sa juste mesure par les employeurs publics
comme privés. Pourtant bien au-delà de la contrainte réglementaire, ce peutêtre un outil de prévention des risques et de lutte contre l’absentéisme. SMACL
Assurances propose aux collectivités une assistance leur permettant
d’identifier les risques auxquels sont exposés leurs agents et de décliner des
actions de prévention concrètes et efficaces.
Quels fondements juridiques ?
1° La directive européenne n°89/391/CEE du 12 juin 198 9
Cette directive définit les principes fondamentaux de la protection des travailleurs et
place l’évaluation des risques au sommet de la hiérarchie des principes de
prévention dès lors que les risques ne peuvent pas être évités à la source.
2° La loi n°91-1414 du 31 décembre 1991
Elle transpose dans le code du travail (articles L4121-1 et suivants du code du
travail) trois principes généraux issus du droit communautaire :
- l'obligation générale de sécurité qui pèse sur l’employeur (Article L4121-1 du code
du travail) ;
- la mise en œuvre des principes généraux de prévention des risques professionnels
au rang desquels figure l’évaluation des risques (Article L4121-2 du code du travail) ;
- la traduction de l’obligation d’évaluation des risques dans la mise en œuvre
d'actions de prévention (Article L4121-3 du code du travail)
Depuis, cette obligation d’évaluation des risques a été déclinée dans différents textes
correspondant à un type de danger, de produit ou d’activité (amiante, bruit, risque
biologique, chimique, cancérogène, manutention de charge, BTP, coactivité...).
3° Le décret n°2001-1016 du 5 novembre 2001
Il vient préciser les modalités de l’évaluation des risques de deux manières :
- d’une part il impose à l’employeur de conserver les résultats de l’évaluation des
risques ;
- il définit les modalités de mise à disposition du document aux acteurs externes et
internes de l’entreprise.
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Les obligations qui pèsent en la matière sur l'employeur sont désormais décrites aux
articles R4121-1 et suivants du code du travail et explicitées par la circulaire DRT n°
6 du 18 avril 2002.
Désormais l'évaluation "comporte un inventaire des risques identifiés dans chaque
unité de travail de l'entreprise ou de l'établissement, y compris ceux liés aux
ambiances thermiques" (article R4121-1 du code du travail).
4° Le décret n° 2008-1347 du 17 décembre 2008
Relatif à l'information et à la formation des travailleurs sur les risques pour leur santé
et leur sécurité, ce décret étend à l'ensemble des travailleurs (et donc des agents) le
droit de consulter le document. L'employeur doit informer les travailleurs sur les
modalités d'accès au document.
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Quelle forme doit revêtir le document unique ?
Les textes n’imposent aucune forme particulière. Il peut donc s’agir d’un support
papier ou d’un support numérique.
La circulaire circulaire DRT n° 6 du 18 avril 2002 précise que l’obligation de
centralisation des données dans un document unique répond à trois objectifs :
cohérence ;
commodité d’accès ;
traçabilité.
Attention : tout support comportant des informations nominatives devra faire
l’objet d’une déclaration auprès de la Commission nationale informatique et
liberté (CNIL).
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Comment procéder à l’inventaire des risques ?
L’inventaire des risques comprend deux étapes :
l’identification des dangers soit, selon la circulaire, « la propriété ou la capacité
intrinsèque d’un équipement, d’une substance, d’une méthode de travail, de causer
un dommage pour la santé des travailleurs » ;
l’analyse des risques c’est-à-dire le « résultat de l’étude des conditions d’exposition
des travailleurs à ces dangers ».
Tous les aspects liés au travail doivent être pris en compte, y compris :
« le choix des procédés de fabrication, des équipements de travail, des substances
ou préparations chimiques » ;
« l’aménagement ou le réaménagement des lieux de travail ou des installations » ;
« la définition des postes de travail » (Article L4121-3 du code du travail).
Réglementairement il est possible de s’en tenir à cette seule phase de recensement
des risques (mais cela comporte des risques en terme de responsabilités ; voir infra).
Dans un objectif de prévention, il n’est naturellement pas interdit d’aller plus loin en
procédant à un classement des risques selon, par exemple, leur probabilité de
survenance et les conséquences plus ou moins graves qu’elles peuvent avoir sur
l’intégrité physique des agents (ce qui permet d’identifier des zones particulières de
vulnérabilité qui devront être traitées en priorité).
Attention : la combinaison de facteurs liés à l’organisation du travail doit être
prise en compte, même si ces facteurs, pris isolément, ne sont pas identifiés
comme dangereux. La circulaire cite ainsi l’exemple de l’association du rythme
et de la durée du travail qui peut constituer un risque psychosocial.
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Qu’est-ce qu’une unité de travail ?
Le texte ne définit pas ce qu’est une unité de travail. Selon la circulaire, cette notion
doit être entendue au sens large afin de recouvrir les façons très diverses
d’organisation du travail. Son champ peut ainsi s’étendre d’un poste de travail à
plusieurs types de postes occupés par les travailleurs ou à des situations de travail
présentant les mêmes caractéristiques.
Plusieurs critères peuvent être retenus :
critère géographique (communauté de travailleurs situés sur un même lieu de
travail) ;
critère de métier ou de poste (regroupement des travailleurs par activité ou par
poste de travail) ;
critère d’autonomie (communauté de travailleurs exerçant de façon indépendante
leurs activités avec leurs ressources et leurs besoins propres).
Attention : les regroupements opérés ne doivent pas occulter les particularités
de certaines expositions individuelles.
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Que faut-il entendre par entreprise ou établissement ?
Un document unique doit être établi par entreprise ou par établissement. Là encore
ni les dispositions du décret, ni celles de la circulaire ne précisent ce que recouvrent
ces notions. Imprécision d’autant plus regrettable que la terminologie employée n’est
guère adaptée aux collectivités locales.
Un service relativement autonome doit-il être considéré comme un établissement au
sens de l’article R4121-1 du code du travail ou faut-il nécessairement un document
unique par collectivité ?
Si l’on s’en tient au droit communautaire, le document unique est à la charge de
l’employeur défini par l’article 3 de la directive européenne comme “toute personne
physique ou morale qui est titulaire de la relation de travail avec le travailleur et qui a
la responsabilité de l’entreprise et/ou de l’établissement”. Si cette conception prévaut
cela signifie qu’il faut un document unique par collectivité locale.
Mais selon l’INRS (ED 887) la notion d’établissement doit s’entendre dans le sens où
elle est retenue par la jurisprudence sociale pour la création du CHSCT. C’est dire,
toujours selon l’INRS, que le document unique n’implique pas nécessairement qu’il
n’existe qu’un seul document par entreprise (et donc par analogie par collectivité)
mais qu’un document unique doit être établi pour chaque “entité où une stratégie de
prévention autonome a été mise en œuvre”.
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Quand le document unique doit-il être mis à jour ?
Le document doit être mis à jour dans trois hypothèses :
a minima une fois par an (ce qui impose que les mises à jour soient datées pour en
assurer la traçabilité) ;
lors de toute décision d’aménagement important modifiant les conditions d’hygiène
et de sécurité ou les conditions de sécurité. Sont ici visées les transformations
importantes des postes de travail découlant de la modification d’un outillage, d’un
changement de produit, d’une modification de l’organisation du travail, des cadences,
des normes de productivité liées ou non à la rémunération du travail.
lors du recueil de toute information supplémentaire concernant l’évaluation d’un
risque dans une unité de travail. Ce peut être le cas en d’évolution des
connaissances scientifiques (ex : troubles musculo-squelettiques) ou par l’évolution
de la réglementation (ex : risques psycho-sociaux). Il ne s’agit pas pour autant de
reporter toute nouvelle mesure prescrite par la réglementation : encore faut-il que
celle-ci ait une incidence sur l’évaluation des risques.
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Qui peut avoir accès au document ?
Initialement seules certaines catégories de personne pouvaient avoir accès au
document. Il s’agissait :
1° d’acteurs externes à l’entreprise (ou à l’associ ation-employeur ou à la
collectivité) :
inspecteurs du travail (lesquels sont compétents pour y compris au sein des
collectivités locales pour tous les agents contractuels de droit privé) ;
agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale (pour les
agents relevant du droit privé).
des agents des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions
de travail.
Des inspecteurs de la radioprotection mentionnés à l’article L. 1333-17 du code de
la santé publique et des agents mentionnés à l’article L. 1333-18 du même code, en
ce qui concerne les résultats des évaluations liées à l’exposition des travailleurs aux
rayonnements ionisants, pour les installations et activités dont ils ont respectivement
la charge.
2° d’acteurs internes à l’entreprise (ou à l’associ ation-employeur ou à la
collectivité) :
membres du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail ou des
instances qui en tiennent lieu ;
délégués du personnel ou, à défaut, des personnes soumises à un risque pour leur
santé ou leur sécurité ;
médecin du travail.
Là encore la terminologie employée n’est guère adaptée aux collectivités locales.
Quid par exemple des agents chargés de la mise en œuvre des règles d’hygiène et
sécurité (ACMO) ou des agents chargés des fonction d’inspection (ACFI) ?
Toujours est-il que le décret du 17 décembre 2008 vient lever toute ambiguïté en la
matière puisqu’il est désormais spécifiquement prévu que tous les travailleurs (et
donc tous les agents) doivent avoir accès au document unique. Y compris donc les
ACMO et les ACFI.
Attention : si l’on s’en tient aux textes, une collectivité qui a délégué les
fonctions d’inspection au centre de gestion (CDG) peut refuser de
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communiquer le document unique aux inspecteurs du CDG. Pas sûr que le
juge apprécierait cependant : en cas d’accident et de poursuites pour homicide
ou blessures involontaires, le juge pourrait très bien déceler dans cette
rétention une mauvaise volonté attestant d’une carence et d’une incohérence
dans la politique de prévention des risques de la collectivité.
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Comment les agents doivent-ils être informés ?
L’employeur est tenu d’informer « les travailleurs sur les risques pour leur santé et
leur sécurité d’une manière compréhensible pour chacun. Cette information ainsi que
la formation à la sécurité sont dispensées lors de l’embauche et chaque fois que
nécessaire » (Article R4141-2).
L’article R4141-3-1 décline les modalités de ce devoir d’information en précisant que
l’employeur (public ou privé) doit ainsi informer les travailleurs « des modalités
d’accès au document unique d’évaluation des risques ».
A cet égard « un avis indiquant les modalités d’accès des travailleurs au document
unique est affiché à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de
travail. Dans les entreprises ou établissements dotés d’un règlement intérieur, cet
avis est affiché au même emplacement que celui réservé au règlement intérieur »
(Article R4121-4 du code du travail).
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Quelles sanctions ?
Est passible des peines d’amende pour les contraventions de 5è classe (soit 1500
euros d’amende , 3000 euros en cas de récidive), le fait pour un employeur (public
ou privé) de :
ne pas avoir transcrit les résultats de l’évaluation des risques ;
de pas avoir mis à jour le document unique
En outre en cas d’accident et de poursuites pour homicide et blessures involontaires
un document unique inexistant, incomplet, non mis à jour seront autant d’éléments à
charge démontrant une carence de l’employeur dans sa politique de prévention des
risques. De même, lorsqu’un risque est clairement identifié dans le document unique
sans qu’aient été mis en œuvre des moyens de prévention pour y remédier ou le
corriger, il sera difficile à l’employeur de venir contester qu’il avait conscience du
danger auquel était exposé les agents.
Lors du colloque de l’Observatoire organisé en 2004 (Possibilité de commander les
actes du colloque) Jacques Fournier de Laurière (président de section à la Cour
administrative d’appel de Paris) a été particulièrement ferme sur la question.
Morceaux choisis :
« Chacun doit en effet prendre conscience des implications d’une absence de
document unique, sur le plan pénal et plus généralement sur les systèmes de
présomption de responsabilités, avec des conséquences qui peuvent donc se révéler
extrêmement lourdes ».
« Mais attention ! Ne croyez pas que cette évaluation soit une fin en soi. C’est plutôt
le début d’une course contre la montre où vous n’avez pas de temps à perdre.
Prenez en effet bien conscience qu’une telle phase d’évaluation engendre, dans un
premier temps, une crête en terme de responsabilités, au fur et à mesure que vous
pointez des risques que vous n’avez pas encore circonscrits. Autrement dit : vous
n’avez pas encore pris les mesures immédiates de protection qu’impose la
connaissance que, désormais, vous en avez ! Mais il es vrai qu’il ne tient qu’à vous je parle aux décideurs territoriaux- que cette phase d’accentuation potentielle de
votre responsabilité soit la plus courte possible ».
A la question « est-ce que le fait d’avoir commencé la démarche de rédaction du
document unique serait une circonstance atténuante devant le juge ? », la réponse
du magistrat est sans ambiguïté :
« Imaginez un automobiliste qui prendrait le volant sans attendre de passer le permis
mais qui, après un accident, chercherait la clémence du tribunal sous prétexte que le
fait d’avoir commencé à prendre des leçons témoigne de sa bonne volonté ! ».
Bref pas de tergiversations possibles aux yeux du juge : le document unique est une
stricte obligation à laquelle tous les employeurs, publics ou privés, doivent se
conformer. Non pour dresser un inventaire à la Prévert dans un joli document bien
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rangé dans une armoire ou stocké sur un ordinateur, mais bien pour s’inscrire dans
une véritable politique de prévention des risques.
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Comment SMACL Assurances peut-elle nous aider ?
SMACL Assurances, mutuelle spécialisée dans l’assurance des collectivités locales
depuis 1974, dispose d’un outil d’aide à l’élaboration du document unique des
collectivités locales.
Le document unique SMACL c’est :
Un outil nouvelle génération ;
Sans installation et accessible de n’importe quel poste équipé d’un accès internet ;
Simple d’utilisation et convivial ;
Adaptable à chaque organisation ;
Sécurisé d’accès.
Le document unique SMACL permet :
d’identifier et hiérarchiser les risques pouvant nuire à la santé et sécurité de toutes
les unités de travail de l’établissement ;
la préconisation d’actions visant à réduire, au mieux supprimer les risques et ainsi
définir un programme d’actions prévention annuel ;
La visualisation et l’édition d’un document unique papier
L’export des données à des fins statistiques en vue de la diminution des accidents
de travail et maladies professionnelles voire des arrêts maladie.
Une fois le plan d’actions défini par le document unique, SMACL Assurances peut
vous aider à trouver des solutions en adéquation avec votre plan d’actions. Elle a
noué différents partenariats en réponse à vos besoins et peut prendre en charge une
partie des prestations spécifiques et adaptées aux collectivités.
Télécharger le diaporama de présentation de l’outil SMACL d’aide à l’élaboration du
document unique
Pour en savoir plus contacter : [email protected]
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