DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS Poste Supérieur immédiat

 DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS Poste
Directeur de l’administration
Supérieur immédiat
Le président-directeur général
Supervision exercée
Les professionnels de la direction de l’administration, la réceptionniste et les contractuels dont les services
sont reliés aux mandats de la direction.
Relation fonctionnelle
La direction de la formation, la direction croissance et associations et la direction des communications
Nature de la fonction
Planifie, organise, dirige, contrôle et évalue l’ensemble des activités reliées à la gestion des ressources
humaines, des ressources financières et des technologies de l’information.
Participe à la gestion de l’organisme de la façon suivante :
•
Assume la gestion des systèmes de technologie de l’information et apporte une assistance technique
auprès des autres directions.
•
Veille à la saine gestion des ressources financières et contrôle les opérations comptables et
budgétaires.
•
Assume les responsabilités reliées la gestion des ressources humaines.
•
Assiste la direction générale dans les dossiers relevant de ses responsabilités.
•
Assure la gestion de l’organisation matérielle et voit au respect des règles de sécurité de l’édifice.
•
Supervise le personnel professionnel de sa direction, la réceptionniste, de même que les contractuels
et pigistes œuvrant dans sa direction.
•
Assume toute autre tâche connexe.
Responsabilités détaillées
Assume la gestion des systèmes de technologie de l’information et apporte une assistance
technique auprès des autres directions
•
Assure la gestion des systèmes de technologie de l’information, notamment par les moyens suivants :
o l’acquisition et la gestion des systèmes informatisés, de réseautique et de téléphonie;
o le développement de la base de données du Centre selon les besoins de l’organisation;
o le développement du site Internet du Centre;
o la sécurité des équipements et des données informatisées;
o l’identification des nouvelles technologies de l’information pouvant aider le Centre à mieux
rejoindre sa clientèle actuelle et potentielle;
o la coordination du travail du professionnel œuvrant dans ce champ d’expertise, à savoir un
conseiller en informatique;
o le développement des applications requises avec l’aide de consultants, au besoin;
o la planification et la budgétisation des ressources appropriées pour le bon fonctionnement des
systèmes de technologie de l’information;
o en agissant en tant que personne-ressource auprès des divers utilisateurs.
Veille à la saine gestion des ressources financières de l’organisme et contrôle les opérations
comptables et budgétaires
•
Supervise le travail de l’adjointe à la gestion financière.
•
S’assure du bon fonctionnement de l’ensemble des éléments du système d’information comptable et
de la documentation des processus.
•
Supervise la préparation des budgets, des états financiers et de différents rapports de gestion.
•
Recueille, auprès de l’adjointe à la gestion financière, l’information requise par la direction générale.
•
Conseille la direction générale en matière de gestion financière, système comptable et contrôle interne.
•
Au besoin, développe les outils pour améliorer l’efficacité des contrôles internes en place.
Assume les responsabilités reliées la gestion des ressources humaines de l’organisme
•
Assume les tâches reliées à la dotation du personnel (recrutement, sélection, embauche, accueil,
intégration et dossier de l’employé).
•
Développe les lignes directrices en matière de gestion des ressources humaines (gestion, rétention et
relève).
•
Identifie les outils à développer et les nouvelles pratiques à instaurer.
•
Développe un programme de maintien des connaissances et un plan de formation adaptés aux
besoins des employés.
•
Participe au développement d’une politique de rémunération.
•
Développe des outils d’évaluation du rendement.
•
S’assure de la mobilisation et de la motivation de l’ensemble du personnel au développement du
Centre.
•
Gère le programme d’assurance collective.
•
Agit à titre de personne-ressource auprès des employés à l’égard des responsabilités qui relèvent de
sa direction.
2 Assiste la direction générale dans les dossiers relevant de ses responsabilités
•
Participe, en tant que gestionnaire, à divers comités et travaux, notamment :
o au comité de direction
o au comité de production
o à l’exercice de planification de l’organisme
•
Agit en tant que personne-ressource auprès des autres directions en matière de gestion des
ressources humaines et relativement aux différents dossiers relevant de ses compétences.
Assure la gestion de l’organisation matérielle de même que la sécurité au Centre
•
Assure la communication régulière avec la direction de l’édifice concernant les locaux.
•
Voit au respect des règles de sécurité de l’édifice et agit comme chef d’étage pour ces questions.
•
S’assure de l’aménagement approprié des lieux.
•
Participe à l’analyse concernant le renouvellement du bail ou le choix d’un nouveau site.
•
Procède à l’achat ou à la location du mobilier et des équipements requis de même qu’à la disposition
de ceux-ci, le cas échéant.
•
Maintient les contrats de service requis.
•
S’assure d’une saine utilisation du matériel, des équipements et de la gestion des risques associée à
ceux-ci.
Compétences et profil recherchés
•
Diplôme universitaire en administration, technologie de l’information ou dans toute autre discipline
appropriée. Un diplôme de 2e cycle pertinent aux exigences du poste constitue un atout.
•
Expérience de travail pertinente d’au moins sept ans, incluant trois années dans un poste de cadre.
•
Solide expérience en gestion des technologies de l’information.
•
Compétences démontrées en gestion des ressources humaines, matérielles et financières.
•
Réalisations professionnelles démontrant un bon sens stratégique.
•
Capacité à mettre en œuvre et à gérer le changement.
•
Capacité à mobiliser son entourage et bonnes habiletés relationnelles.
•
Rigueur, esprit de synthèse et d’analyse.
• Excellent français parlé et écrit. Avril 2016 3