BNP Paribas Lease Group s`appuie sur Adobe LiveCycle pour
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BNP Paribas Lease Group s`appuie sur Adobe LiveCycle pour
TÉMOIGNAGE CLIENT BNP Paribas Lease Group s’appuie sur Adobe LiveCycle pour dématérialiser ses documents contractuels. INDUSTRIE • Banque ENJEUX • Automatiser la production des documents contractuels ; • Donner de l’homogénéité aux différents contrats ; • Sécuriser la fabrication des contrats pour éviter les erreurs juridiques ; • Faciliter la mise en place de la stratégie commerciale. SOLUTION • Dématérialiser l’ensemble de la production documentaire contractuelle ; • Mutualiser les contrats dans Adobe LiveCycle et les découper en blocs de contenus réexploitables ; • Faire du format normé PDF le format pivot des échanges de documents électroniques ; • Appliquer des droits numériques aux documents PDF pour suivre leur utilisation ; • Mettre en place un processus de révision basé sur le document électronique ; • Utiliser Adobe Acrobat Pro pour intégrer la charte graphique au document électronique avant BAT pour l’impression. BÉNÉFICES • Gain de réactivité BNP Paribas Lease Group réduit de 12 à 5 semaines le délai nécessaire entre l’initialisation d’un processus d’édition de contrat jusqu’à son aboutissement. • Gain d’efficacité La dématérialisation facilite la mise en place de la stratégie commerciale de l’entreprise grâce à une meilleure visibilité sur les contrats édités. • Gain de sécurité La fabrication d’un document contractuel est sécurisée : un collaborateur ne peut accéder qu’aux blocs d’informations en rapport direct avec le type de contrat en cours d’édition. Le risque d’erreur sur les conditions générales de vente est considérablement réduit ainsi que le risque juridique.. • Gain de productivité L’utilisation du format PDF comme format d’échange permet à BNP Paribas Lease Group de simplifier le processus de révision d’un document contractuel et de faciliter les échanges avec l’imprimerie. LOGICIELS UTILISÉS • Adobe LiveCycle® Output • Adobe LiveCycle® Rights Management • Adobe LiveCycle® Reader Extensions • Adobe Flex® • Adobe Acrobat® Pro BNP Paribas Lease Group modernise son système d’éditique en le faisant passer d’une approche PAO classique vers la dématérialisation complète des documents contractuels et des processus avec Adobe LiveCycle. Une petite révolution qui bouleverse les modes de fonctionnement et vise à rendre l’édition contractuelle plus efficace et sécurisée. L’objectif ? Replacer le contrat au cœur de la stratégie commerciale du groupe. Comment s’assurer de la cohérence des documents émis par l’entreprise ? Comment maîtriser aussi bien l’édition du contenu que son archivage et son historique ? Quel processus d’édition mettre en place pour faciliter la définition de la stratégie commerciale ? Toutes ces questions ont été au cœur de la réflexion menée par BNP Paribas Lease Group. Cette filiale de BNP Paribas est spécialisée dans les solutions locatives pour les équipements professionnels. Son offre s’étend du financement locatif à l’externalisation de parcs en passant par la location évolutive et la location longue durée. Elle a entrepris il y a près d’un an de refondre son système d’édition pour migrer vers une dématérialisation progressive de ses documents. « Nous avons décidé de replacer le contrat au cœur de notre stratégie commerciale en dématérialisant le document et son processus d’édition. C’était la condition nécessaire pour assurer une meilleure visibilité commerciale sur nos produits financiers et pour garantir une parfaite cohérence de nos différents contrats », estime Pascale Goddefroy, responsable conception documents contractuels chez BNP Paribas Lease Group. Un projet de modernisation mené à bien avec le support de la solution Adobe LiveCycle. Moderniser le processus en place pour gagner en cohérence Pendant de longues années, BNP Paribas Lease Group avait une approche d’édition documentaire inspirée de la PAO. « Nous avons travaillé pendant longtemps sur du format papier, en traitant le contrat comme un document standard et non pas comme une finalité de la politique commerciale », explique Pascale Goddefroy. Le processus était organisé autour d’un logiciel de mise en page professionnel et de l’intervention de graphistes maquettistes. Le contrat qui lie l’entreprise à ses clients était géré comme un document standard. Au fil du temps, l’offre de BNP Paribas Lease Group s’est étoffée, la gamme de produits financiers s’est développée et le nombre de contrats s’est démultiplié. Dans un tel contexte, le système en place présentait d’importantes lacunes. Il ne permettait pas à BNP Paribas Lease Group de garder l’historique de l’édition contractuelle, d’archiver ses documents, ni de s’assurer de la cohérence des différents contrats édités. « Le processus en place nous préserve des erreurs. Nous changeons les conditions générales de vente environ quatre fois par an. Nous sommes sûrs que le contrat sera édité avec les dernières dispositions, et qu’il n’y aura pas de confusion entre les conditions de vente des différents produits financiers ». Pascale Goddefroy, Responsable conception documents contractuels « Nous avions besoin de moderniser notre processus d’édition et de gestion des contrats tout à la fois pour gagner en sécurisation, pour faciliter l’élaboration de la stratégie commerciale et pour mutualiser les différents types de contrats existants », se souvient Pascale Goddefroy. La problématique identifiée par BNP Paribas Lease Group porte donc sur la maîtrise du processus d’édition des contrats afin de gagner en cohérence, de s’assurer de la conformité juridique de chaque contrat et de mettre en place un circuit de validation et d’archivage pour conserver l’historique de chaque contrat. BNP Paribas Lease Group décide donc de transformer radicalement son processus d’édition et de remplacer la solution de mise en page par une solution d’automatisation des processus documentaires. L’entreprise évalue bien les solutions concurrentes existantes, mais son choix se porte très rapidement sur Adobe LiveCycle. Les deux critères qui ont prévalu ? Adobe LiveCycle répondait parfaitement au cahier des charges de BNP Paribas Lease Group et lui permettait d’initier un processus de dématérialisation documentaire évolutif. « LiveCycle est une solution suivie par un éditeur avec lequel nous entretenions une relation forte d’information et de suivi sur les produits. Nous savions donc que dans ce projet de dématérialisation, nous pourrions nous reposer sur le soutien d’Adobe. Par ailleurs nous étions sur un projet de dématérialisation des contrats mais avec l’ambition d’étendre cette dématérialisation à d’autres familles de documents. LiveCycle nous permettait de nous appuyer sur une solution fiable, puissante et que nous pouvions faire évoluer en fonction de nos besoins en ajoutant de nouveaux modules », explique Pascale Goddefroy. Mutualiser les documents contractuels La refonte du processus d’édition passe par une étape de révision des contrats pour identifier les blocs communs et distincts ainsi que par une étape d’éditique consistant à définir les possibilités pour chaque service d’éditer et adapter un contrat en toute autonomie. « Nous avons 100 modèles de contrats distincts, qui font chacun 9 pages sans la couverture. Nous avons d’abord travaillé à découper et mutualiser les blocs communs, comme par exemple les coordonnées du client ou du fournisseur ou encore les informations financières du crédit commercial. Auparavant, nous reproduisions l’information autant de fois qu’il y avait de contrats. Nous avons donc découpé les contrats en 263 blocs de contenus, combinés avec les 100 références de contrats. Il a fallu articuler toutes les combinaisons, ce qui nous donne donc une arborescence avec une matrice de 4104 lignes pour 263 fragments distincts », détaille Pascale Goddefroy. BNP Paribas Lease Group pousse LiveCycle dans ses retranchements mais le résultat est à la hauteur de l’enjeu pour l’entreprise : les contenus sont mutualisés et garantissent une homogénéité dans la construction des contrats. Le service Editique accède ainsi automatiquement aux informations relatives à son produit financier, puis à son objet contractuel et peut ensuite ajuster sur mesure les termes de son contrat en sélectionnant dynamiquement les blocs utiles. « Le processus en place nous préserve des erreurs. Nous changeons les conditions générales de vente environ quatre fois par an. Nous sommes sûrs que le contrat sera édité avec les dernières informations, et qu’il n’y aura pas de confusion entre les conditions de vente des différents produits financiers », estime Pascale Goddefroy. L’édition des termes du contrat est déconnectée de la mise en page graphique, ce qui permet à BNP Paribas Lease Group de produire des documents contractuels avec l’identité graphique de ses clients en couverture du document. Une fois préparé, le document contractuel est édité au format PDF. « Nous avons ajouté une application Flex qui nous permet d’éditer le document en PDF mais la résolution est inadaptée pour l’impression. À ce stade, le document est neutre de toute chartre graphique. Il dispose seulement de codes couleurs, selon le type de produit financier qu’il recouvre. On l’importe dans Adobe Acrobat Pro et on applique des filtres Pantone et les repères de coupe pour avoir le document final. Le fichier PDF est ensuite transmis à l’imprimerie », explique Pascale Goddefroy. Chaque document PDF est protégé par des DRM mis en place par BNP Paribas Lease Group avec LiveCycle Rights Management. Ainsi, BNP Paribas Lease Group garde l’entier contrôle sur le contenu et l’utilisation des contrats que la société édite. LG1301EL.qxd:LG786EL.qxd 11/06/10 14:20 Page 2 location Contrat de LG1301EL - 130110 fr Un processus de révision transverse Réf. LG1301EL 110610 Malgré sa volonté de dématérialiser le processus de gestion des documents contractuels, BNP Paribas Lease Group ne fait pas encore l’impasse sur l’édition papier. « Auparavant, nous devions éditer une version papier dès qu’il y avait unewww.bnpparibasleasegroup.fr révision du document. Aujourd’hui, le processus de révision est dématérialisé jusqu’à la maquette finale. Le format PDF permet à chaque collaborateur d’apporter ses commentaires ou sa validation sur les termes du contrat, notamment les juristes, qui ont été rassurés par l’utilisation d’un format qui est normé, standardisé », confie Pascale Goddefroy. Si la dématérialisation des documents est bien accomplie, la dématérialisation des processus n’est pas encore totale. Le processus de révision est donc encore transverse, passant du format électronique au papier. « Il y a encore des habitudes de travail qui doivent évoluer et nous devons intégrer la solution au SI de l’entreprise pour mettre en place un processus de révision entièrement dématérialisé. Mais nous devrons toujours éditer un BAT papier pour vérifier la conformité du document avant impression, car nous avons des particularités de mise en page qui sont très difficiles à vérifier sur un document électronique », précise‐t‐elle. Pour déployer et concevoir le nouveau processus de gestion documentaire des contrats, BNP Paribas Lease Group a travaillé avec un partenaire, Aubay. « Aubay aussi bien qu’Adobe se sont montrés très impliqués dans le projet tout au long de son déroulement. Nous avons transmis une pile de contrats papier à Aubay qui devait mutualiser les informations pour tout intégrer dans LiveCycle. Dès réception des premiers fragments, nous avons commencé à entrevoir le potentiel de l’outil. C’est un projet difficile à appréhender, car il associe des compétences techniques sur l’outil, mais aussi une vision de l’éditique, des compétences graphiques et une culture du financement pour parvenir à bien mutualiser les éléments qui pouvaient l’être et concevoir une architecture d’éditique à la fois performante et fiable », estime Pascale Goddefroy. Un gain d’efficacité et de sécurisation Fiche d’identité BNP PARIBAS LEASE GROUP BNP Paribas Lease Group est la filiale BNP Paribas spécialisée dans les solutions de leasing et de location pour les entreprises et les professionnels. Ces solutions sont proposées soit en direct, soit par l’intermédiaire de partenaires, de constructeurs d’équipements, de distributeurs et d’éditeurs. Organisé en trois activités internationales (Technology Solutions, Equipment & Logistics Solutions, Retail & Industry), BNP Paribas Lease Group a pour mission de fournir des solutions de location et des crédits qui sont accompagnés de services tels que des contrats d’assurance, de maintenance et de réparation. Depuis l’intégration des équipes Arius (1) et Artegy (2) dans sa structure commerciale, BNP Paribas Lease Group est le seul en mesure de proposer une offre aussi vaste, allant des simples accords de leasing aux contrats de location longue durée et à l’externalisation de parcs. BNP Paribas Lease Group est présent sur ce marché depuis plus de 50 ans et leader des marchés français et européens. Il propose aux constructeurs, aux importateurs et aux prestataires de services logistiques, ainsi qu’aux éditeurs de logiciels un service complet pour financer leurs ventes et développer avec eux des partenariats locaux, nationaux et internationaux, allant des accords de conseil aux sociétés communes de financement. BNP Paribas Lease Group offre également les services de financement de location d’immobilier et d’équipements que le réseau bancaire BNP Paribas propose à ses clients. BNP Paribas Lease Group est présent dans 20 pays : présence directe en Autriche, Belgique, France, Allemagne, Grèce, Hongrie, Inde (joint‐venture avec SREI), Italie, Pays‐Bas, Pologne, Portugal, Roumanie, Espagne, Royaume‐Uni et Ukraine ; ou par le biais des entités du Groupe BNP Paribas en Algérie (El Djazaïr), Maroc (BMCI Leasing), Tunisie (UBCI Leasing), Turquie (TEB Leasing) et États‐Unis (Trinity Vendor Finance). Adobe Systems France 112 avenue Kléber 75784 Paris cedex 16 www.adobe.com/fr Adobe, le logo Adobe, Acrobat, LiveCycle et Flex sont des marques ou des marques déposées d’Adobe Systems Incorporated aux États-Unis et/ou dans d’autres pays. Toutes les autres marques citées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. © 2010 – Adobe Systems Incorporated. Tous droits réservés. SH-2010/07a Les bénéfices attendus de la solution mise en place portent sur un gain de productivité et de sécurisation des contenus. La rationalisation et la sécurisation de la fabrication des contrats permettent à BNP Paribas Lease Group de gagner en réactivité. « Précédemment, quand nous entamions un processus éditique, il nous fallait environ douze semaines entre l’initiation du processus et la finalisation pour livrer nos forces commerciales. Aujourd’hui, nous sommes dans un système de dématérialisation partielle, qui nous permet de réduire ce délai en passant à cinq semaines environ », estime Pascale Goddefroy. Le gain de temps est important et peut encore être amélioré : « Lorsque nous serons dans un processus entièrement dématérialisé, il faudra une journée pour éditer le contrat et environ trois semaines pour mener le processus à terme », juge‐t‐elle. La dématérialisation du processus permet également à BNP Paribas Lease Group d’harmoniser l’édition de ses contrats, facilitant ainsi la mise en œuvre d’une stratégie commerciale. Alors qu’auparavant, les collaborateurs devaient passer au crible des centaines de contrats papier, vérifier pochette par pochette et contrat par contrat les éléments qui correspondaient à un projet avec un risque important d’erreur, la dématérialisation rend l’édition des contrats plus cohérente et facilite la définition de la stratégie commerciale. Étendre la dématérialisation à d’autres services Aujourd’hui, le projet est un succès. La prochaine étape consiste à interfacer LiveCycle avec le système d’informations de l’entreprise pour fusionner les flux de données et faciliter la production dynamique des documents PDF. Lorsque la dématérialisation sera totale sur toute la chaine, BNP Paribas Lease Group pourra également mettre en place un circuit de révision construit sur le document électronique et faire abstraction des versions papier. Le déploiement de documents contractuels dématérialisés a aussi fait naître de nouveaux besoins. « Humainement, la dématérialisation révolutionne les modes de fonctionnement. Elle crée également de nouveaux besoins, notamment de sécurisation des documents. Nous nous intéressons à la dématérialisation des documents dans d’autres services, comme les ressources humaines ou encore pour aider les prescripteurs à gérer la déclaration des sinistres de nos clients finaux. Nous étudions également la possibilité d’intégrer le module LiveCycle Process Management pour mettre en place un processus d’édition et de révision totalement dématérialisé », confie Pascale Goddefroy.