Description d`un document maître Création de document

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Fiche n° 33
20/05/2002
WORD : document maître et sous-documents
Description d'un document maître
Un document maître est un document qui contient un ensemble de documents associés. Utilisez un
document maître pour organiser et effectuer le suivi d'un document long en le divisant en sousdocuments plus petits et plus faciles à traiter. Par exemple, utilisez un document maître pour organiser
les chapitres d'un manuel. Dans un groupe de travail, stockez un document maître sur un réseau afin de
partager la propriété d'un document en le divisant en sous-documents individuels sur lesquels plusieurs
utilisateurs peuvent travailler de façon simultanée.
Création de document maître et de sous-documents
Pour créer un document maître, vous commencez par un plan en mode Plan et identifiez les titres du
plan en tant que sous-documents. Lorsque vous enregistrez le document maître, Word affecte des
noms à chacun des sous-documents en fonction du texte utilisé dans les titres du plan. Vous pouvez
également convertir un document existant en document maître et le diviser en sous-documents ou bien
ajouter des documents existants à un document maître pour en faire des sous-documents.
Création du plan d'un document maître
1. Créer un nouveau document
2. En mode Plan, tapez les titres du document et de chaque sous-document. Veillez à appuyer sur
ENTRÉE après avoir tapé chaque titre. Word met les titres en forme à l'aide du style de titre
prédéfini Titre 1.
3. Affectez un style à chaque titre (utilisez Titre 1 pour le titre du document maître et Titre 2
pour le titre de chaque sous-document, par exemple).
Création d'un sous-document à partir d'un titre de plan
Vous devez utiliser un plan de document maître pour créer un sous-document à partir d'un titre de
plan.
1. Dans le document maître, sélectionnez les titres et le texte que vous souhaitez séparer en sousdocuments. Assurez-vous que le premier titre de la sélection est mis en forme avec le style de
titre ou le niveau de plan que vous souhaitez utiliser pour le début de chaque sous-document.
Par exemple, si la sélection commence par Titre 2, Word crée un nouveau sous-document pour
chaque Titre 2 du texte sélectionné.
2. Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquez sur Créer sous-document.
Insertion d'un document Word dans un document maître
1. Affichez le document maître en mode Plan.
2. Développez les sous-documents.
3. Cliquez à l'endroit où vous voulez ajouter le document existant. Veillez à cliquer sur une ligne
blanche entre des sous-documents existants.
4. Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquez sur Insérer sous-document.
5. Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom du document à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.
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Fiche N°33 : WORD : document maître et sous-documents
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Enregistrement d'un document maître
Lorsque vous enregistrez un document maître, Word nomme les sous-documents à votre place.
Obtenir des informations sur les noms de fichier de sous-document.
1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
2. Tapez un nom de fichier et un emplacement pour le document maître, puis cliquez sur
Enregistrer.
Impression d'un document maître
Pour imprimer la totalité d'un document maître, développez ses sous-documents, passez en mode
Normal, puis imprimez le document normalement. Pour spécifier le niveau de détails à imprimer,
procédez de la manière suivante :
1. Affichez le document maître en mode Plan.
2. Développez les sous-documents.
3. Développez ou réduisez les différents titres de façon à afficher les parties du document à
imprimer.
4. Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer.
Utilisation d'un document maître et des sous-documents
Dans un document maître, vous pouvez rapidement changer la structure de niveau supérieur du
document en ajoutant, supprimant, combinant, fractionnant, renommant et réorganisant vos sousdocuments. Vous pouvez également créer une table des matières, un index, des renvois, des en-têtes et
des pieds de page pour tous les sous-documents. Le modèle du document maître s'applique à tous les
sous-documents afin que l'intégralité du document ait une présentation cohérente. Vous utilisez le
mode Plan pour travailler avec un document maître. Par défaut, tous les sous-documents sont masqués
lorsque vous ouvrez un document maître, mais vous pouvez développer ou réduire les sous-documents
ou basculer en affichage normal pour afficher ou masquer les détails. Dans un sous-document, vous
pouvez travailler comme avec n'importe quel autre document.
Développement ou réduction des sous-documents
1. Affichez le document maître en mode Plan.
2. Pour développer les sous-documents, cliquez dans la barre d'outils Mode Plan sur
Développer les sous-documents.
Pour réduire les sous-documents, cliquez dans la barre d'outils Mode Plan sur Réduire les sousdocuments.
Ouverture d'un sous-document à partir d'un document maître
Si un sous-document est verrouillé (une icône de verrou s'affiche à côté du nom du sous-document),
vous devez déverrouiller le sous-document avant de l'ouvrir pour y apporter des modifications.
1. Affichez le document maître en mode Plan.
2. Si les sous-documents sont réduits, cliquez sur le lien hypertexte du sous-document à ouvrir.
Si les sous-documents sont développés, double-cliquez sur l'icône du sous-document à ouvrir.
(Cliquez sur Mode Document maître dans la barre d'outils Mode Plan si l'icône du sous-document
n'est pas visible.)
Attribution d'un nouveau nom à un sous-document
N'utilisez ni l'Explorateur Windows 95, ni le Gestionnaire de fichiers Windows NT, ni MS-DOS pour
renommer ou déplacer un sous-document. Le document maître serait alors dans l'incapacité de le
retrouver ou de le reconnaître. Procédez plutôt de la manière suivante :
1. Affichez le document maître en mode Plan.
2. Réduisez les sous-documents.
3. Cliquez sur le lien hypertexte du sous-document à renommer.
4. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
5. Tapez le nouveau nom de fichier ou le nouvel emplacement du sous-document, puis cliquez
sur Enregistrer.
6. Pour fermer le sous-document et revenir au document maître, cliquez dans le menu Fichier
sur Fermer.
7. Enregistrez et fermez le document maître.
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Réorganisation des sous-documents dans un document maître
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Affichez le document maître en mode Plan.
Développez les sous-documents.
Si les sous-documents à réorganiser sont verrouillés, déverrouillez-les.
Pour sélectionner le sous-document à déplacer, cliquez sur son icône. Pour sélectionner
plusieurs sous-documents adjacents, cliquez sur la première icône, maintenez la touche MAJ
enfoncée et cliquez sur la dernière icône du groupe. (Cliquez sur Mode Document maître
dans la barre d'outils Mode Plan si l'icône du sous-document n'est pas visible.)
5. Faites glisser l'icône du sous-document jusqu'à son nouvel emplacement.
Fractionnement d'un sous-document en deux sous-documents
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Affichez le document maître en mode Plan.
Développez les sous-documents.
Si le sous-document à fractionner est verrouillé, déverrouillez-le.
Créez, si besoin est, un titre pour le nouveau sous-document, puis appliquez-lui un style de
titre prédéfini ou un niveau hiérarchique..
5. Sélectionnez le nouveau titre.
6. Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquez sur Fractionner le sous-document.
Fusion de sous-documents
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Affichez le document maître en mode Plan.
Développez les sous-documents.
Si les sous-documents à fusionner sont verrouillés, déverrouillez-les.
Placez les sous-documents à fusionner les uns à côté des autres.
Sélectionnez le premier sous-document à fusionner en cliquant sur son icône.(Cliquez sur
Mode Document maître dans la barre d'outils Mode Plan si l'icône du sous-document n'est
pas visible.)
6. Maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur la dernière icône du groupe de sousdocuments à fusionner.
7. Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquez sur Fusionner sous-documents.
Suppression d'un sous-document dans un document maître
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Affichez le document maître en mode Plan.
Développez les sous-documents.
Si les sous-documents que vous souhaitez supprimer sont verrouillés, déverrouillez-les.
Cliquez sur l'icône du sous-document pour le sous-document que vous souhaitez supprimer.
(Cliquez sur Mode Document maître dans la barre d'outils Mode Plan si l'icône du sousdocument n'est pas visible.)
5. Appuyez sur SUPPR.
Conversion d'un sous-document en élément d'un document maître
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Affichez le document maître en mode Plan.
Développez les sous-documents.
Si le sous-document à convertir est verrouillé, déverrouillez-le.
Cliquez sur l'icône du sous-document à intégrer dans le document maître. (Cliquez sur Mode
Document maître dans la barre d'outils Mode Plan si l'icône du sous-document n'est pas
visible.)
5. Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquez sur Supprimer le sous-document.
Création d'une table des matières dans un document maître
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Affichez le document maître en mode Plan.
Développez les sous-documents.
Cliquez à l'endroit où vous voulez insérer la table des matières.
Créez la table des matières.
Création de renvois dans un document maître
1. Développez les sous-documents.
2. Passez en mode Normal.
3. Créez les renvois.
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Création d'un index dans un document maître
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Affichez le document maître en mode Plan.
Ajoutez des entrées d'index pendant que vous travaillez dans les sous-documents.
Développez les sous-documents.
Cliquez à l'endroit où vous voulez insérer l'index.
Créez l'index.
Mettre en forme le document maître et les sous-documents
Utilisation d'une mise en forme identique dans le document maître et les sous-documents
Pour contrôler la mise en forme de l'intégralité du document, vous pouvez effectuer les actions
suivantes :
• Déterminer les styles et les paramètres disponibles Pour définir le modèle qui contrôle les
insertions automatiques, les raccourcis clavier, les macros et les styles de texte pour
l'intégralité du document, attachez le modèle que vous souhaitez utiliser.
• Ajouter ou modifier les styles Pour ajouter ou modifier les styles utilisés pour l'intégralité
du document, modifiez le modèle attaché au document maître.
• Numéroter les pages Pour numéroter les pages de façon consécutive pour l'intégralité du
document, insérez des numéros de page dans un en-tête ou un pied de page du document
maître.
• Ajouter des bordures de page Vous pouvez ajouter une bordure, y compris une bordure
d'images (par exemple, une rangée d'arbres), à un ou à tous les côtés de chaque page d'un
document.
Utilisation de plusieurs mises en forme dans les sous-documents
Vous pouvez contrôler la mise en forme d'un sous-document à partir du document maître ou du sousdocument, en fonction des modifications de mise en forme que vous souhaitez réaliser.
• Définissez l'emplacement où le sous-document commence sur une page Pour modifier la
manière dont débute un sous-document (notamment pour commencer un chapitre en haut
d'une page impaire), modifiez le type de saut de section. (Par défaut, quand vous créez un
nouveau sous-document, Word insère un saut de section Continu avant et après le sousdocument. Quand vous insérez un document existant sous forme de sous-document, Word
insère un saut de section Page suivante avant le sous-document et un saut de section Continu
après celui-ci.).
• Utilisez des en-têtes et des pieds de page différents sur les pages paires et impaires Pour
modifier le texte ou la position du texte dans les en-têtes et les pieds de page des pages paires
et impaires (par exemple, pour que les numéros de page s'affichent en dehors du bord de pages
en vis-à-vis dans un manuel), vous pouvez indiquer que les différents en-têtes et pieds de page
s'affichent en fonction des numéros de page.
Ouvrez les sous-documents pour apportez ces modifications :
• Utilisez différentes mises en forme pour les sous-sections d'un sous-document Pour
contrôler la mise en forme d'une section à l'intérieur d'un sous-document, ajoutez des sauts de
section.
• Utilisez des numérotations de page différentes pour chaque sous-document Pour
redémarrer les numéros de page au début de chaque sous-document, insérez des numéros de
page dans un en-tête ou un pied de page du sous-document.
• Affichez ou imprimez le sous-document avec les styles de texte dans un autre modèle Si
le modèle du sous-document utilise des styles différents de ceux du modèle du document
maître, vous devez ouvrir le sous-document pour l'afficher ou l'imprimer avec ces styles.