Le mode Document Maître dans Word

Le mode Document Maître dans Word
Jacqueline Frey, [email protected], arobasque
Convention pictographique
Ω = 15 min
M = facile
ΩΩ = 30 min
MM = moyen
ΩΩΩ = 45 min
MMM = difficile
Temps:
entre ΩΩ et ΩΩΩ
Difficulté: MM
Public cible: utilisateurs de Word souhaitant gérer de longs
documents
Ce
mode de travail de Word – couramment utilisé
jadis pour gérer de longs documents – est depuis
pas mal d’années en sérieuse perte de vitesse. Au premier
coup d’œil, je vois 3 raisons à cela: premièrement, l’arrivée
de FrameMaker, deuxièmement, nos ordinateurs sont de
plus en plus performants et troisièmement, la très grande
discrétion de ce mode de travail qui a disparu du menu
Affichage depuis plusieurs versions.
Bien entendu, tout le monde n’a pas la chance de disposer de FrameMaker ou d’un ordinateur puissant capable de
gérer des fichiers de plusieurs dizaines de méga-octets. Dans
certaines situations, le recours au mode Document Maître se
justifie parfaitement,… encore faut-il le trouver dans Word…
Pour les distraits, je rappelle que l’utilisation d’un document
maître permet d’organiser et de gérer un long document en
le divisant en sous-documents plus légers en Kilo-octets et
donc plus maniables. Le mode Document Maître permet
de créer une table des matières, un index, des renvois et des
en-têtes et pieds de page qui s’appliquent à l’ensemble des
sous-documents. Et dernière chose… un document maître
contient des liens pointant vers un ensemble de sous-documents liés. Ces détails étant réglés…, passons, si vous le
voulez bien, aux choses sérieuses…
Préparation d’un document maître
❚ Ouvrez le document qui fera office de document maître
(ou en mode Plan, créez un nouveau document et tapez
les sujets principaux de votre document.)
❚ Menu Affichage > Plan.
❚ Si nécessaire, cliquez sur le bouton ci-contre
pour afficher la barre d’outils mode Document
Maître.
❚ Attribuez un style de titre à chaque titre (choisissez Titre 1 pour le document maître et Titre 2 pour chaque
sous-document, par exemple).
❚ Assurez-vous que le premier titre de la sélection soit mis
en forme avec le style de titre ou le niveau de plan que
vous souhaitez utiliser pour le début de chaque sousdocument. Par exemple, si la sélection commence par
Titre 2, Word crée un nouveau sous-document pour
chaque Titre 2 du texte sélectionné.
Scinder un document maître en sous-documents
❚ Une fois les niveaux du plan définis, sélectionnez les titres
pour lesquels vous désirez créer des sous-documents. Si
vous sélectionnez plusieurs titres à la fois, Word crée un
sous-document pour chaque titre du niveau le plus haut
de votre sélection: par exemple, si votre sélection commence par un titre de niveau 2, Word crée un sous-document chaque fois qu’il rencontre un titre de niveau 2.
Les titres et le texte situés sous un titre accompagnent
évidemment celui-ci dans le sous-document
❚ Cliquez sur le bouton Créer sous-document.
Chaque sous-document constitue alors une zone
et une icône de sous-document apparaît en haut
à gauche de celle-ci.
Enregistrement du document maître et de sa
structure
❚ Enregistrez votre document maître par la commande
Fichier > Enregistrer sous. Word enregistre alors le document maître et tous ses sous-documents au même endroit,
en nommant automatiquement les sous-documents par
des noms qu’il choisit (en général, ils commencent tous
par les mêmes caractères que le titre du chapitre).
Mise en forme d’un document maître
Vous pouvez mettre en forme un document maître de
la même façon que n’importe quel document Word. De
plus, chaque sous-document constituant une section dans
le document principal, vous pouvez formater différemment
chacun d’entre eux.
En-tête et pied de page
Les mises en forme, telles que les en-têtes, styles, marges,
s’appliqueront à tous les sous-documents si elles sont définies
dans le document principal, ou seulement au sous-document
actif si vous les définissez dans un sous-document.
Mise en forme des sous-documents
Idéalement les sous-documents ne devraient pas être mis
en forme de façon indépendante, ceci pour deux raisons:
1. on souhaite généralement une certaine cohérence au sein
d’un même document;
2. certaines mises en forme faites dans le document maître
deviennent prioritaires. Toutefois, si les sous-documents
possèdent des en-têtes et pieds de page ou des marges
différentes, ces paramètres seront conservés lors de l’importation du sous-document.
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Le Mode Document maître
Travail dans un document maître
Réduire l’affichage des sous-documents
❚ Cliquez sur le bouton ci-contre pour afficher ou
réduire l’affichage des sous-documents. Lorsque
les sous-documents sont réduits dans le document
maître, chaque sous-document apparaît sous forme de
lien hypertexte bleu.
❚ Si vous cliquez sur le lien hypertexte, Word ouvre le
sous-document dans une fenêtre à part.
Insérer un document Word existant dans un
document maître
❚ Ouvrez le document maître.
❚ Cliquez à l’endroit où vous souhaitez ajouter le document
existant (par exemple à la fin ou entre deux sous-documents… dans ce cas veillez à cliquer sur une ligne vide
entre les sous-documents existants).
❚ Dans la barre d’outils Mode Plan, cliquez sur
Insérer un sous-document.
❚ Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom du document
à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir. Word insère alors un
saut de section de type Page suivante avant le sous-document et un saut de section Continu après.
Gestion des sous-documents
Ouvrir un sous-document
❚ Pour ouvrir un sous-document, ouvrez d’abord le document maître.
❚ Passez en Mode Plan et double-cliquez sur l’icône
du sous-document à ouvrir.
Il est également possible d’ouvrir directement un sous-document (par la commande Fichier > Ouvrir) pour y travailler;
il est cependant très important de l’ouvrir à partir du document principal si vous désirez le renommer ou l’enregistrer
ailleurs. De même, si vous désirez apporter des modifications
qui influencent l’ensemble du document principal, comme
supprimer ou ajouter des sous-documents, faites-le toujours
à partir du document maître.
Renommer un sous-document
❚ Ouvrez le document maître.
❚ Menu Affichage > Plan.
❚ Si les sous-documents sont développés, cliquez
sur Réduire les sous-documents.
❚ Appuyez sur CTRL et cliquez sur le lien du sous-document à renommer.
❚ Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
❚ Tapez le nouveau nom de fichier ou le nouvel emplacement du sous-document, puis cliquez sur Enregistrer.
❚ Pour fermer le sous-document et revenir au document
maître, ouvrez le menu Fichier et choisissez Fermer.
❚ Finalement, enregistrez le document maître pour sauvegarder la nouvelle structure puis fermez-le.
Lorsque vous renommez un sous-document, la version
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précédente du fichier du sous-document demeure à l’emplacement d’origine. Vous pouvez éventuellement supprimer ce
premier fichier devenu inutile.
Diviser un sous-document
Si un sous-document devient trop volumineux, vous pouvez le diviser en plusieurs parties, chacune d’elles devenant à
son tour un sous-document.
❚ Pour cela, positionnez votre pointeur à l’endroit
où vous désirez effectuer la séparation.
❚ Cliquez sur le bouton Diviser sous-document.
❚ Enregistrez le document maître afin qu’il tienne
compte de la nouvelle structure.
Fusionner des sous-documents
❚ Ouvrez le document maître.
❚ Menu Affichage > Plan.
❚ Sélectionnez les sous-documents à fusionner en
cliquant sur leur icône. Pour sélectionner plusieurs sous-documents adjacents, cliquez sur la première
icône, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur
la dernière icône.
❚ Dans la barre d’outils Mode Document Maître,
cliquez sur Fusionner sous-documents.
Supprimer un sous-document
❚ Ouvrez le document maître.
❚ Menu Affichage > Plan.
❚ Si vous désirez ramener le contenu d’un sous-document au niveau de simples titres du document
principal, cliquez sur son icône puis sur le bouton
Supprimer sous-document.
Supprimer le contenu d’un sous-document
❚ Ouvrez le document maître.
❚ Menu Affichage > Plan.
❚ Cliquez sur l’icône du sous-document à supprimer.
❚ Appuyez sur la touche Delete. Notez que dans ce cas, le
fichier existe encore à l’emplacement où il était enregistré,
mais il n’a plus de rapport avec le document principal.
Protection des sous-documents
Si vous apercevez une icône en forme de cadenas
dans une zone de sous-document, cela signifie que le
sous-document est en lecture seule et ne peut donc
être modifié.
❚ Vous pouvez le déverrouiller en le sélectionnant et
en cliquant sur le bouton Verrouiller document.
Bien entendu, utilisez ce même bouton si vous souhaitez
verrouiller un sous-document. Ceci dit, si vous désirez
véritablement protéger un document, cliquez sur le
bouton Options de la boîte de dialogue Enregistrer ou
Enregistrer sous et tapez un mot de passe de protection.
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